Recruiter adalah: Pengertian dan Tugas

Recruiter adalah salah satu pelaku usaha yang menyediakan jasa sedikit berbeda dibandingkan beragam jenis penyedia jasa lainnya. Bagaimana tidak? Jika kebanyakan penyedia jasa mungkin menyasar konsumen akhir sebagai pasarnya, recruiter memiliki segmen pasar yang sedikit unik.

Bagaimana tidak, mereka yang menjadi pelanggan dari penyedia jasa yang satu ini bukanlah konsumen, melainkan perusahaan-perusahaan atau pemilik usaha lainnya. Sebenarnya apa, sih, yang dikerjakan oleh recruiter? Mengapa tak sedikit pemilik usaha yang memanfaatkan jasa mereka sebagai metode andalan untuk memastikan bisnis yang dikelolanya dapat lebih maju dan berkembang?

Wah, daripada pusing sendiri bertanya-tanya, bagaimana jika langsung saja kita bahas bersama-sama segala hal yang berkaitan dengan pekerjaan unik ini? Yuk!

Recruiter adalah …

Secara singkat, recruiter adalah istilah dalam bahasa Inggris yang dapat diterjemahkan secara lepas menjadi perekrut atau pihak yang menawarkan jasa untuk menyediakan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dengan kata lain, para perekrut ini bisa saja menjadi bagian dalam suatu perusahaan yang secara eksklusif menangani proses rekrutmen dalam perusahaan tersebut, atau penyedia jasa ketiga yang ditunjuk oleh suatu perusahaan dan bisa saja menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Akan tetapi, umumnya keduanya tetap memiliki lingkup kerja yang sama, karena sekalipun sebuah perusahaan mempekerjakan tim khusus untuk menangani proses rekrutmen, tim tersebut akan tetap memiliki batasan kerja serupa.

Jenis pekerjaan yang satu ini mungkin sudah tidak asing bagi perusahaan-perusahaan besar yang membutuhkan banyak sekali tenaga kerja sepanjang waktunya, sementara untuk usaha mikro, kecil, dan menengah, biasanya tim ini tidak digunakan karena kebutuhannya yang tergolong kecil dan dapat ditangani langsung oleh pemilik usaha. Alasan lain mengapa penyedia jasa ini tidak banyak digunakan dalam bisnis-bisnis kecil, tentu karena besarnya biaya yang harus dikeluarkan untuk memanfaatkan jasa tersebut.

Baca juga: 18 Contoh Surat Lamaran Kerja dan Jenis nya 2022 Terbaru

Tugas Recuriter adalah …

Sempat disinggung sebelumnya, ada sejumlah lingkup tugas recruiter yang harus dipenuhi. Tugas-tugas ini meliputi seluruh proses rekrutmen dari awal hingga akhir, sehingga terkadang ada beberapa recruiter sekaligus yang menangani satu kegiatan rekrutmen yang sama.

Setidaknya, ada lima tugas yang harus dipenuhi agar proses rekrutmen berjalan dengan baik. Seorang recruiter dianggap dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan baik ketika mampu menyediakan tenaga kerja yang benar-benar cocok dengan tugas atau tanggung jawab yang perlu diisi. Oleh karena itu, dalam menjalankan tugasnya, perekrut tidak boleh asal dan melakukannya secara serampangan.

Apa saja, sih, kelima tugas yang dimaksud tersebut? Mari kita bahas satu per satu!

1. Mengenali Kebutuhan Tenaga Kerja

Dalam sebuah perusahaan, umumnya akan ada beberapa divisi berbeda dengan peran serta tanggung jawabnya masing-masing. Sebagai contoh, divisi sales akan menangani seluruh kegiatan penjualan yang jelas berbeda jika dibandingkan dengan divisi pemasaran atau kreatif yang harus memikirkan bagaimana caranya supaya jasa atau produk yang dimiliki dapat ditawarkan dengan baik kepada calon pelanggan.

Peran antara divisi yang satu dengan yang lain bisa jadi sama sekali berbeda atau justru mendukung, tetapi tugas harian yang harus diselesaikan oleh tiap-tiap divisi tersebut akan berbeda sesuai dengan lingkup kerjanya. Nah, karena ingkup kerja yang berbeda ini, setiap divisi akan membutuhkan tenaga kerja dengan keterampilan yang berbeda-beda pula.

Mengenali tenaga kerja seperti apa yang dibutuhkan oleh setiap divisi tidak hanya menjadi tanggung jawab dari kepala divisi itu sendiri saja, tetapi juga menjadi tanggung jawab recruiter karena merekalah yang nantinya akan melakukan proses rekrutmen dan memiliki sebagian wewenang dalam menentukan apakah calon kandidat yang mendaftar nantinya akan diterima kerja atau tidak.

Apabila recruiter tidak memahami dengan baik tenaga kerja yang dibutuhkan, proses rekrutmen yang dilakukan pun akan luas sekali dan perusahaan pun bisa jadi kesulitan dalam menyaring calon kandidat sesuai dengan kebutuhannya.

2. Memastikan Kesiapan Rekrutmen

Setelah mengetahui seperti apa tenaga kerja yang dibutuhkan, tugas recruiter yang berikutnya adalah memastikan kesiapan proses rekrutmen itu sendiri.

Biasanya, setiap perusahaan memiliki ketentuan yang berbeda dalam menjalankan proses rekrutmen. Ada perusahaan yang membuka lowongan kerja secara umum dan dapat diikuti dengan proses rekrutmen yang cenderung sederhana, tetapi ada juga perusahaan yang meminta calon kandidat untuk melewati beberapa tahapan berbeda dalam suatu proses rekrutmen.

Setiap tahapan dalam proses rekrutmen tentu membutuhkan persiapan. Apabila terdapat tes, misalnya saja, perekrut perlu menyiapkan soal-soal yang akan diberikan kepada calon kandidat, sehingga begitu ada lamaran yang masuk, perekrut dapat langsung mengirimkan soal tersebut untuk dikerjakan oleh calon kandidat sebagai bagian dari proses rekrutmen yang harus dilalui.

Tentu untuk proses rekrutmen yang membutuhkan tes masuk, bukan pihak perekrut yang akan membuat soal untuk tes tersebut. Dengan demikian, kerap kali dalam suatu proses rekrutmen, perekrut akan banyak berkoordinasi dengan kepala divisi yang membutuhkan tenaga kerja baru.

Terkadang pihak perekrut juga membutuhkan kerja sama dari divisi lain, misalnya saja meminta materi atau poster lowongan kerja kepada divisi kreatif yang nantinya akan disebarkan secara umum untuk mengumpulkan calon-calon kandidat yang kiranya tertarik untuk mendaftar dan mengisi posisi yang ditawarkan tersebut.

3. Mengumpulkan Calon Kandidat

Setelah seluruh persiapan proses rekrutmen diselesaikan, recruiter dapat mulai mengumpulkan calon kandidat; tidak secara langsung atau dengan hadir secara fisik, tentu saja. Proses ini biasanya dilakukan dengan mengumpulkan seluruh lamaran kerja yang masuk agar dapat disortir untuk menjalani tahapan berikutnya dalam proses rekrutmen.

Dalam tahapan ini, para perekrut sebenarnya sudah bisa memulai proses penyaringan awal dengan memilah pelamar yang sudah menyertakan seluruh dokumen lamaran kerja yang disyaratkan dengan pelamar yang kelengkapan dokumennya masih bolong-bolong.

Proses pengumpulan calon kandidat ini umumnya mengikuti waktu pendaftaran untuk lamaran kerja tersebut. Sebagai contoh, apabila pendaftaran lamaran kerja dibuka selama dua minggu, recruiter pun memiliki waktu selama dua minggu tersebut untuk mengumpulkan calon kandidat.

Dengan kata lain, ketika waktu pendaftaran sudah habis, perekrut pun sudah tak dapat lagi mengumpulkan calon kandidat dan harus melanjutkan proses rekrutmen ke tahapan yang berikutnya. Agar proses ini dapat terjaga, perekrut pun memiliki otoritas untuk menolak seluruh lamaran yang masuk setelah batas waktu yang ditentukan ini habis.

Baca juga: 8 Contoh Resume: Mulai Resume Lamaran Kerja Hingga Seminar

4. Memeriksa Latar Belakang Kandidat

Setelah calon kandidat terkumpul, tugas recruiter berikutnya menjadi salah satu tugas yang paling penting, yaitu melakukan seleksi atau proses penyaringan dengan memeriksa latar belakang calon kandidat.

Jangan terburu-buru menganggapnya sebagai sesuatu yang menyeramkan, ya! Latar belakang yang dimaksud di sini tidak terbatas pada latar belakang kriminal calon kandidat saja, tetapi juga mencakup apakah latar belakang pendidikan yang dimiliki calon kandidat sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak?

Pemeriksaan latar belakang dapat dilakukan dengan memeriksa dokumen-dokumen yang diberikan oleh calon kandidat pada saat melamar kerja, atau juga dengan mengikuti jejak digital calon kandidat tersebut di media-media sosial. Namun, untuk hal yang satu ini, umumnya setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda.

Dalam tahapan ini, recruiter harus dapat memastikan bahwa calon kandidat yang sudah dikumpulkan nantinya dapat memberikan keuntungan pada perusahaan sekaligus menghindari perusahaan mengalami kerugian. Apabila perekrut menemukan indikasi bahwa calon kandidat memiliki perilaku yang buruk, perekrut dapat memutuskan agar tidak melanjutkan proses rekrutmen untuk calon kandidat tersebut dengan asumsi calon kandidat dapat merusak nama baik perusahaan.

Sama halnya apabila perekrut menemukan indikasi bahwa calon kandidat tidak dapat bekerja dengan baik, tentunya akan lebih bijaksana jika proses rekrutmen tidak dilanjutkan ke tahapan berikutnya, kan?

5.              Menyelenggarakan Wawancara Kerja

Nah, tugas recruiter yang terakhir dalam sebuah proses rekrutmen adalah menyelenggarakan wawancara kerja dengan calon kandidat. Sama seperti tugasnya untuk memastikan kesiapan proses rekrutmen, terkait tugasnya yang satu ini perekrut juga perlu banyak melakukan koordinasi dengan kepala divisi yang membutuhkan tenaga kerja.

Bagaimanapun juga, kepala divisi itulah yang memegang keputusan akhir untuk meloloskan calon kandidat, sehingga terkadang proses wawancara kerja pun dilakukan bersama dengan kepala divisi terkait. Agar dapat berjalan dengan baik, pihak perekrut pun harus memastikan jadwal dari setiap pihak yang berkepentingan benar-benar sesuai.

Tak jarang perusahaan membagi proses wawancara kerja ini menjadi dua tahap: pertama dengan pihak perekrut untuk melakukan penyaringan akhir terkait kecocokan latar belakang calon kandidat dengan sifat pekerjaan yang akan dilakukan, kemudian wawancara dengan kepala divisi sebagai penentu apakah calon kandidat akan diterima kerja atau tidak.

Baca juga: Pengertian, Jenis, dan Tugas Karyawan

Kapan Jasa Recruiter Bisa Digunakan?

Kapan, sih, waktu terbaik untuk memanfaatkan jasa recruiter? Jawabannya jelas setiap kali proses rekrutmen akan dilakukan atau ketika perusahaan membutuhkan tenaga kerja baru untuk memastikan operasional bisnisnya dapat dijalankan sesuai dengan harapan.

Terkadang, ada waktu-waktu khusus dalam setahun yang digunakan untuk membuka lowongan pekerjaan secara besar-besaran, tetapi tidak menutup kemungkinan pula muncul kebutuhan tenaga kerja di luar waktu-waktu tersebut. Perbedaannya, apabila kebutuhan tersebut muncul tiba-tiba, umumnya hanya satu atau dua tenaga kerja baru saja yang dibutuhkan, sementara untuk proses rekrutmen tahunan, kebutuhan tenaga kerja yang muncul biasanya akan lebih besar.

Jasa recruiter tentunya paling baik dimanfaatkan untuk proses rekrutmen besar-besaran yang membutuhkan banyak sekali persiapan dan juga pengelolaan. Dengan demikian, setiap divisi pun tetap bisa fokus menjalankan pekerjaannya masing-masing tanpa perlu dipusingkan dengan proses rekrutmen yang berlangsung.

Sebaliknya, apabila hanya ada satu atau dua tenaga kerja saja yang dibutuhkan, perusahaan bisa melakukan proses rekrutmen internal atau tertutup dari orang-orang terdekat karyawan yang ada saat ini, sehingga bisa jadi jasa yang ditawarkan oleh recruiter pun menjadi tidak begitu diperlukan.

Mengapa Recruiter Patut Dijadikan Pilihan?

Dalam bisnis, ada banyak sekali urusan atau masalah yang perlu diselesaikan dengan cepat. Namun, di sisi lain, proses rekrutmen bukanlah sesuatu yang bisa diabaikan karena memegang peranan pula dalam pengembangan bisnis ke depannya.

Salah satu alasan mengapa recruiter adalah pilihan yang dapat diandalkan terletak pada alasan tersebut. Dengan memanfaatkan jasa para perekrut, perusahaan dapat fokus pada pengembangan maupun pelaksanaan operasional bisnisnya, tetapi juga tidak secara sepenuhnya melepaskan tanggung jawab penyelenggaraan proses rekrutmen.

Proses rekrutmen sendiri dapat ditangani oleh recruiter yang memang memiliki bidang keilmuan serta pengalaman dalam mencari tenaga kerja yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Meski mungkin ada biaya tambahan yang harus dikeluarkan dalam memanfaatkan jasa perekrut, tetapi pemilik usaha dapat lebih tenang dalam menjalankan proses rekrutmen karena segala sesuatunya sudah diurus oleh recruiter.

Apabila proses rekrutmen sudah dijalankan dengan baik dan perusahaan mendapatkan tenaga kerja baru sesuai dengan kebutuhannya, pemilik usaha pun dapat memanfaatkan aplikasi majoo yang sudah dilengkapi dengan fitur karyawan untuk mempermudah proses pengelolaan sumber daya manusia. Mulai dari mencatat kehadiran karyawan setiap harinya hingga menghitung bonus yang berhak diterima oleh karyawan, semuanya bisa dilakukan dengan aplikasi majoo!

Jadi, tidak perlu menunggu terlalu lama, langsung saja berlangganan layanan aplikasi majoo!

Baca juga: 7 Aplikasi Absensi Karyawan Online Beserta Manfaatnya