Apa Itu Sistem Dana Tidak Tetap? Apa Fungsinya?

Sistem dana tidak tetap, juga dikenal sebagai sistem dana terbuka, adalah metode pengelolaan dan alokasi dana dalam perhitungan akuntansi. Sistem ini tentunya berbeda dari sistem dana tetap. 

Keberhasilan penerapan sistem dana tidak tetap bergantung pada pengelolaan yang bijak dan pemantauan yang cermat terhadap pengeluaran. Jadi, meskipun memberikan fleksibilitas, sistem ini ternyata juga memiliki risiko penggunaan dana yang tidak efisien jika tidak diatur dengan baik.

Apa Itu Sistem Dana Tidak Tetap?

Sistem dana tidak tetap adalah metode pengelolaan keuangan yang tidak memiliki alokasi dana yang tetap atau terbatas untuk pengeluaran dalam periode tertentu. Dengan kata lain, pemilik bisnis memiliki fleksibilitas untuk mengeluarkan dana sesuai dengan kebutuhan dan tanpa batasan anggaran yang ketat. 

Jadi, dana yang ada pada kas kecil dapat dikeluarkan sesuai dengan kebutuhan tanpa batasan tertentu yang telah ditentukan sebelumnya. Fungsi utama dari sistem dana tidak tetap adalah memberikan fleksibilitas dalam pengeluaran, yang memungkinkan perusahaan untuk merespons perubahan dan situasi bisnis dengan cepat. 

Beberapa hal yang identik dengan penerapan sistem dana tidak tetap, antara lain adalah:

1. Tidak Ada Batasan Jumlah Awal

Dalam sistem dana tidak tetap, tidak ada batasan pada jumlah dana yang awalnya dialokasikan untuk kas kecil. Dana tersebut dapat dikeluarkan sesuai kebutuhan, tanpa harus mengikuti alokasi awal tertentu.

2. Tidak Ada Batasan Waktu atau Periode Tertentu

Sistem dana tidak tetap tidak membatasi waktu atau periode khusus untuk pengeluaran. Dana dapat digunakan kapan saja dan sebanyak yang diperlukan, tanpa harus menunggu akhir periode anggaran.

3. Pengeluaran yang Lebih Fleksibel

Dengan penerapan sistem dana tidak tetap, pemilik bisnis memiliki fleksibilitas untuk merespons perubahan dan kebutuhan mendesak dengan cepat. Ini bisa dilakukan tanpa harus meminta persetujuan tambahan atau menunggu pengisian ulang kas kecil.

4. Tidak Sesuai untuk Anggaran yang Ketat

Sistem dana tidak tetap lebih cocok untuk situasi yang memerlukan adanya fleksibilitas dalam pengeluaran dan ketatnya pengendalian dana tidak diperlukan. Namun, dalam konteks anggaran yang ketat, sistem dana tetap sering lebih disukai karena memberikan kendali yang lebih ketat atas pengeluaran.

Contoh sistem dana tidak tetap dalam bisnis adalah pada biaya operasional harian. Bisnis dapat memiliki dana yang tersedia untuk pengeluaran sehari-hari seperti biaya bahan baku, biaya tenaga kerja harian, atau biaya pemeliharaan. Dana ini tidak terikat pada alokasi tetap dan dapat digunakan sesuai kebutuhan.

Baca Juga: Pentingnya Dana Darurat untuk Pribadi dan dalam Bisnis

Penerapan Kas Kecil Sistem Dana Tidak Tetap

Pada dasarnya, penerapan kas kecil sistem dana tidak tetap melibatkan serangkaian langkah untuk memastikan bahwa pengeluaran kas kecil diatur dan dicatat dengan baik, meskipun tanpa alokasi dana tetap. Tahapan yang bisa dilakukan adalah:

• Menentukan prosedur yang jelas untuk pengeluaran dari kas kecil. 

• Meskipun tidak ada alokasi dana tetap, tetapkan jumlah dana awal yang akan ditempatkan dalam kas kecil untuk periode tertentu. 

• Setiap pengeluaran dari kas kecil harus didokumentasikan secara rinci. Dokumen yang mendukung, seperti faktur atau tanda terima, harus diperoleh dan dilampirkan ke catatan pengeluaran. 

• Setiap pengeluaran harus dicatat dengan jelas dalam catatan pengeluaran. Informasi yang mencakup deskripsi pengeluaran, tanggal, jumlah yang dikeluarkan, dan nomor referensi dokumen harus dimasukkan.

• Saat jumlah dana dalam kas kecil semakin rendah dan mendekati nol, tentukan prosedur pengisian kembali. Ini bisa dilakukan dengan membuat penarikan dari rekening bank dan memasukkan uang tunai ke dalam kas kecil.

Meskipun dananya tidak tetap, sebaiknya pemilik bisnis melakukan rekonsiliasi berkala untuk memastikan bahwa jumlah dana dalam kas kecil sesuai dengan pencatatan pengeluaran. Ini akan membantu dalam memantau kebijakan anggaran dan mencegah perbedaan yang tidak tercatat.

Penerapan kas kecil sistem dana tidak tetap membutuhkan perhatian terhadap dokumentasi, pengendalian, dan pelaporan yang ketat. Tujuanya adalah untuk memastikan bahwa dana digunakan dengan bijak dan sesuai dengan tujuan organisasi.

Baca Juga: Dana Hibah: Pengertian, Proses & Peluang

Kelebihan Sistem Dana Tidak Tetap

Sistem dana tidak tetap biasanya digunakan dalam situasi saat manajemen bisnis memerlukan fleksibilitas dalam pengeluaran dan tidak memiliki batasan yang ketat pada alokasi dana. Namun, perlu kamu ingat bahwa pengelolaan keuangan yang baik dan dokumentasi yang tepat tetap penting untuk memastikan bahwa dana digunakan dengan bijak dan sesuai dengan kebijakan.

Sistem dana tidak tetap memiliki sejumlah kelebihan yang dapat menjadi pertimbangan dalam situasi tertentu. Beberapa kelebihan dari sistem dana tidak tetap yang bisa kamu dapatkan bila menerapkannya adalah:

1. Adanya Fleksibilitas Pengeluaran

Sistem dana tidak tetap memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam pengeluaran. Kamu dapat menyesuaikan pengeluaran sesuai dengan kebutuhan mendesak atau perubahan dalam situasi bisnis tanpa harus menunggu periode anggaran baru.

2. Respons Cepat terhadap Perubahan

Dalam situasi saat adanya perubahan tiba-tiba yang perlu direspon dengan cepat, sistem dana tidak tetap memudahkan kamu sebagai pebisnis untuk bertindak tanpa hambatan. Ini tentunya dapat menjadi peritmbangan penting dalam situasi krisis atau bisnis yang cepat berubah.

3. Kemudahan Penggunaan

Karena tidak ada batasan jumlah awal atau periode tertentu, sistem ini sering lebih mudah digunakan dan mengurangi birokrasi yang terkait dengan pengeluaran.

4. Tidak Terikat pada Anggaran Tertentu

Sistem ini tidak mengikat dana pada anggaran tertentu atau periode waktu tertentu. Ini memungkinkan organisasi untuk mengalokasikan dana ke berbagai proyek atau keperluan sesuai dengan prioritas yang berubah seiring waktu.

5. Pengambilan Keputusan yang Cepat

Penerapan sistem dana yang tidak tetap akan mempermudah proses pengambilan keputusan yang lebih cepat. Kenapa bisa begitu? Karena memang tidak ada proses persetujuan yang rumit yang terkait dengan penggunaan dana.

6. Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Karyawan mungkin merasa lebih dihargai saat mereka memiliki fleksibilitas dalam mengelola dana bisnis. Khususnya yang memang diperlukan untuk menjalankan tugas mereka.

7. Mengatasi Kendala Anggaran yang Kaku

Dalam situasi adanya anggaran yang kaku mungkin membatasi kemajuan proyek atau inisiatif tertentu, sistem dana tidak tetap dapat menjadi suatu cara untuk memberikan fleksibilitas secara lebih luwes.  

Kelemahan Sistem Dana Tidak Tetap

Sesuatu yang memiliki kelebihan pasti juga ada kelemahannya. Beberapa kelemahan sistem dana tidak tetap adalah:

1. Kurangnya Kendali Pengeluaran

Salah satu kelemahan sistem dana tidak tetap adalah kurangnya kendali atas pengeluaran bisnis. Tanpa batasan jumlah awal atau periode tertentu, pengeluaran dapat menjadi sulit untuk diprediksi dan mengendalikan. Ini meningkatkan risiko pemborosan atau penggunaan dana yang tidak efisien.

2. Kurangnya Transparansi

Sistem dana tidak tetap juga cenderung kurang transparan dibandingkan dengan sistem dana tetap. Kurangnya dokumentasi yang ketat dapat menyebabkan hilangnya visibilitas atas pengeluaran, yang dapat menjadi masalah dalam hal akuntabilitas dan audit.

3. Memunculkan Potensi Risiko Kecurangan

Tanpa pembatasan yang ketat pada alokasi dana awal, ada risiko penyalahgunaan dana atau kecurangan. Hal tersebut dapat terjadi jika tidak ada kontrol yang memadai atau dokumentasi untuk memverifikasi pengeluaran.

4. Ketidakpastian Anggaran

Sistem dana yang tidak tetap juga dapat menyebabkan ketidakpastian dalam perencanaan anggaran. Pemilik bisnis atau pihak manajemennya mungkin akan kesulitan memprediksi dan mengelola anggaran mereka dengan baik jika pengeluaran kas kecil tidak terkontrol dengan ketat.

5. Kesulitan dalam Pelacakan Pengeluaran

Tanpa adanya dokumentasi dan kendali yang ketat, pelacakan pengeluaran dapat menjadi sulit. Ini pastinya akan dapat mengganggu kemampuan pemilik bisnis untuk memahami bahwa dana sudah digunakan dan sesuai dengan tujuan keuangan bisnis..

6. Kurangnya Rekonsiliasi yang Teratur

Dalam sistem dana tetap, rekonsiliasi dana biasanya dilakukan secara teratur untuk memastikan bahwa dana terjaga dengan benar. Dalam sistem dana tidak tetap, ini mungkin kurang dilakukan, yang bisa mengakibatkan perbedaan antara jumlah dana yang seharusnya ada dan jumlah yang sebenarnya ada.

Kesimpulan 

Sistem dana tidak tetap adalah metode pengelolaan keuangan yang tidak memiliki alokasi dana tetap atau terbatas untuk pengeluaran dalam batas waktu tertentu. Jadi, pemilik bisnis memiliki fleksibilitas untuk mengeluarkan dana sesuai dengan kebutuhan dan tanpa batasan anggaran yang ketat. 

Sistem dana tidak tetap adalah solusi yang sesuai ketika batasan anggaran yang ketat dapat menghambat kemajuan proyek atau inisiatif bisnis. Bisnis dapat melanjutkan proyek tanpa hambatan yang terkait dengan alokasi dana yang tetap.

Meskipun begitu, kamu tetap memerlukan aplikasi wirausaha seperti majoo untuk membantu mengelola seluruh aspek bisnismu. Jadi, akan mengurangi risiko terjadinya kecurangan dan tetap bisa menghasilkan transparansi dalam keuangan bisnis. Bisnismu sudah pakai majoo atau belum?

Sumber Data:

https://iniralas.blogspot.com/2016/07/sistem-dana-tetap-dan-dana-tidak-tetap.html