Membangun Sistem Informasi Akuntansi? Kenapa Tidak?!

Sistem informasi akuntansi mungkin memang bukan sesuatu yang menjadi fokus perhatian utama banyak pelaku usaha. Wajar saja, kok, bicara tentang akuntansi sendiri saja sudah cukup membuat sakit kepala karena bidang ini banyak melibatkan hitungan yang kompleks dan sama sekali tak boleh ada kesalahan, apalagi jika bentuknya adalah sistem yang jelas lebih rumit lagi, kan?

Namun, sebenarnya tak perlu terlalu bingung dengan sistem yang satu ini, lho, terlebih jika memang sudah paham benar apa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi itu sendiri.

Tidak percaya? Bagaimana jika kita sekarang bersama-sama membahas sistem ini, jadi bisa lebih yakin apakah sistem ini memang membingungkan atau tidak? Langsung saja, yuk!

Sistem Informasi Akuntansi adalah …

Seorang pakar ekonomi dan bisnis, Krismiaji, pernah menjelaskan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem untuk memproses data serta transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan suatu bisnis.

Nah, dari penjelasan tersebut sebenarnya sudah mulai terlihat, kan, bahwa sistem ini tidak serumit yang awalnya kita bayangkan. Bukan tidak mungkin setiap pelaku usaha mungkin pernah melakukan sesuatu yang bisa dikategorikan sebagai sistem karena toh kegiatan di dalamnya bisa dibilang cukup umum, yakni mencatat dan mengolah data terkait transaksi bisnis sebagai pertimbangan dalam mengambil sebuah keputusan bisnis.

Secara sederhana, anggapan tersebut tidak sepenuhnya salah, karena sistem informasi akuntansi adalah praktik akuntansi yang tergolong umum dan dilakukan banyak orang, tetapi dibuat secara sistemik sehingga memiliki tahapan atau alur kerja yang jelas.

Pada dasarnya, setiap pemilik usaha toh pasti akan mencatat setiap transaksi yang berkaitan dengan bisnisnya, kemudian mengolah data tersebut sebagai bahan pertimbangan dalam menyusun strategi bisnis, kan? Hanya saja mungkin tidak semua pemilik usaha mematenkan kegiatan tersebut menjadi sebuah sistem.

Unsur Unsur Sistem Informasi Akuntansi

Agar dapat bekerja secara optimal, ada unsur unsur sistem informasi akuntansi yang harus diperhatikan, yaitu:

• Perangkat Kerja

Operasional sistem tentu tidak dapat berjalan apabila tidak ada perangkat yang bisa digunakan untuk mengoperasikannya. Dalam hal ini, laptop, komputer, atau perangkat lainnya kerap dijadikan pilihan untuk mengoperasikan sistem tersebut.

• Tenaga Kerja

Tidak seperti sihir, komputer maupun perangkat kerja lainnya tidak dapat bekerja sendiri apabila tidak ada yang menjalankan. Oleh karena itu, sumber daya manusia yang mengoperasikan perangkat ini pun menjadi unsur yang tak boleh ditinggalkan.

• Data dan Informasi

Bagaimanapun juga, sistem ini dibentuk untuk tujuan yang lebih besar, yaitu mengambil langkah bisnis yang tepat dengan dasar pertimbangan yang juga kuat. Oleh karena itu, data dan informasi, baik yang digunakan sebagai input maupun dihasilkan sebagai output menjadi unsur unsur sistem informasi akuntansi yang harus ada.

• Formulir

Tak kalah penting, sistem ini juga membutuhkan semacam formulir yang berfungsi sebagai media rekam untuk setiap transaksi yang sudah dilakukan. Tak jarang transaksi yang tercatat dalam formulir kemudian dibuat pula cadangannya dalam buku atau bentuk catatan lainnya.

Mengenal Jenis Sistem Informasi Akuntansi

Setidaknya, ada lima jenis sistem informasi akuntansi yang kerap digunakan, mulai dari financial accounting, cost accounting, tax accounting, management accounting, dan auditing.

Setiap jenis sistem ini memiliki karakter yang berbeda, dan kerap dibuat untuk memenuhi tujuan yang spesifik sesuai dengan karakternya tersebut. Sekalipun sama-sama berhubungan dengan transaksi dan akuntansi, bentuk sistem yang berbuat pun bisa berbeda-beda.

Untuk jenis sistem informasi akuntansi auditing misalnya saja, bentuknya akan berupa pemeriksaan hasil pencatatan sesuai dengan laporan keuangan yang dibuat. Sementara itu, cost accounting justru dibuat untuk memastikan laporan keuangan dapat disusun dengan akurat sesuai dengan transaksi yang terjadi.

Dari contoh di atas, bukan tidak mungkin seorang pemilik usaha menjalankan beberapa jenis sistem sekaligus dalam pengelolaan bisnisnya. Misalnya saja cost accounting untuk menyusun laporan keuangan, kemudian auditing untuk memeriksa keabsahan laporan keuangan yang sudah dibuat tersebut.

Setelahnya, bisa jadi pemilik usaha pun membuat sistem tax accounting untuk menghasilkan laporan pajak yang benar dan sesuai. Agak sedikit rumit, ya?

Baca juga: Memahami Sistem dan Manfaat Akuntansi Perbankan

Memahami Cara Kerja Sistem Informasi Akuntansi

Cara kerja sistem informasi akuntansi meliputi lima tahapan kegiatan yang berbeda, yaitu:

• Pengumpulan Data

Tahapan pertama adalah pengumpulan data yang dilakukan melalui catatan setiap transaksi yang terjadi. Ingat unsur-unsur yang sempat disinggung sebelumnya? Yak, benar sekali, sumber data yang akan dikumpulkan diambil dari formulir yang sudah disiapkan.

• Pengolahan Data

Data yang sudah dikumpulkan pun diolah. Prosesnya beragam tergantung dari tujuan dibuatnya sistem itu sendiri. Pun demikian, umumnya data akan dipilah dan dikelompokkan sesuai dengan kategorinya masing-masing.

• Pengelolaan Data

Sedikit berbeda dengan pengolahan data, pengelolaan data kerap berhubungan dengan penyimpanan serta pemutakhiran data. Tak jarang pula dalam tahapan ini dilakukan evaluasi hasil pengolahan data, lho!

• Pengendalian Data

Setelah dikelola, data kemudian dikendalikan agar tidak bocor atau disalahgunakan. Keamanan data menjadi penting dalam cara kerja sistem informasi akuntansi karena data-data yang ada di sini umumnya bersifat sensitif.

• Penyajian Data

Sebagai tahapan terakhir, data kemudian akan disajikan dalam bentuk laporan keuangan dan analisis terperinci terkait performa bisnis.

Baca juga: Wajib Tahu! Metode Perpetual adalah Sistem Mencatat Transaksi

Menilai Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

Meski sudah mengetahui definisi dan juga cara kerjanya, tak semua pemilik usaha lantas menganggap bahwa penggunaan sistem informasi akuntansi diperlukan dalam pengelolaan bisnisnya.

Wajar saja, kok, sebenarnya. Mengelola bisnis itu sendiri, kan, bukanlah perkara yang mudah. Apabila pengelolaan sistem akuntansi juga dimasukkan dalam proses bisnis, tentu akan ada banyak sekali hal yang harus diurus.

Sebagai bahan pertimbangan apakah akan memasukkan penggunaan sistem informasi akuntansi dalam mengelola bisnis, tak ada salahnya jika kita bahas juga kelebihan dan juga kekurangan yang dimiliki oleh sistem ini. Bukan tidak mungkin kita berubah pikiran setelah memahami untung dan ruginya menjalankan suatu sistem.

Yap, benar sekali! Sama seperti banyak hal lainnya, sistem informasi akuntansi tidak melulu diisi dengan keuntungan, potensi kerugiannya pun tetap ada. Nah, dengan memahami kelebihan dan kekurangannya, kita dapat dengan tepat mengoptimalkan sistem yang ingin kita jalankan sembari melakukan penyesuaian untuk menutupi kekurangannya, kan?

Apa saja, sih, kelebihan dan kekurangan sistem informasi akuntansi?

Kelebihan Sistem Informasi Akuntansi

Salah satu kelebihan sistem informasi akuntansi yang membuat banyak pemilik usaha rela menjalankan kegiatan tambahan dalam pengelolaan rantai bisnisnya adalah tersedianya informasi yang aktual serta akurat dalam menjelaskan performa bisnis.

Karena informasi yang dihasilkan oleh sistem ini didasarkan pada pengolahan data seluruh transaksi yang terjadi, pemilik usaha pun bisa secara tepat mengetahui performa dari setiap proses bisnis yang dijalankan. Dengan demikian, strategi bisnis yang dirancang pun bisa lebih baik dalam menjawab tantangan bisnis.

Misalnya saja, berdasarkan hasil pengolahan data, diketahui bahwa penambahan biaya produksi tidak berdampak positif secara signifikan pada angka penjualan, pemilik usaha dapat dengan mudah mengganti strategi bisnisnya untuk meningkatkan penjualan dengan lebih efektif dan efisien.

Melalui kelebihan sistem informasi akuntansi yang satu ini, pengelolaan bisnis pun dapat dilakukan dengan lebih terarah sesuai target berdasarkan data faktual. Tanpa adanya keunggulan tersebut, bukan tidak mungkin pemilik usaha akan terus-menerus mengalami kerugian karena tidak mampu mengidentifikasi performa bisnis yang dijalankannya.

Kekurangan Sistem Informasi Akuntansi

Bagi pemilik usaha yang tertarik untuk mencoba membuat sistem akuntansi, perhatikan dulu apakah inventaris yang dimiliki bisnisnya terdapat dalam satu tempat atau berada di banyak tempat sekaligus? Pasalnya, salah satu kekurangan sistem informasi akuntansi adalah tidak tersedianya sistem yang terintegrasi antara lebih dari satu gudang.

Sistem ada yang saat ini hanya dapat mengelola data dari satu sumber saja, sementara dalam pengoperasian lebih dari satu gudang sekaligus, umumnya transaksi dilakukan per gudang agar dapat membuat laporan keuangan yang lebih rinci.

Sebenarnya ini bukan masalah yang besar karena kita dapat menyesuaikan akun-akun keuangan yang ada untuk mengakomodir pengelolaan lebih dari satu tempat penyimpanan produk sekaligus dalam satu waktu, akan tetapi jelas ini akan menjadi pekerjaan tambahan bagi pemilik keuangan. Selain itu, keakuratan data pun menjadi sulit untuk divalidasi apabila penyesuaian ini diterapkan.

Masalah lain yang sering ditemukan adalah berbedanya format neraca yang digunakan dalam sistem dengan yang biasa dibuat dalam menyusun laporan keuangan. Situasi ini terjadi lebih sering pada perusahaan yang tidak mengembangkan sendiri sistemnya, sehingga format neraca yang disediakan pun mengikuti format asal pengembangan sistem.

Jika permasalahan gudang dapat diakali, format neraca akan lebih sulit untuk dihindari karena penyesuaian yang dibutuhkan terjadi pada tahap persiapan sistem, bahkan sebelum sistem itu sendiri digunakan. Satu-satunya solusi yang bisa dilakukan adalah melakukan pengembangan sistem secara mandiri.

Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi

Apa, sih, sebenarnya tujuan pengembangan sistem informasi akuntansi? Secara sederhana, pengembangan ini jelas dilakukan untuk menyajikan informasi data yang lebih akurat dan tepat guna.

Seiring dengan berkembangnya zaman, perubahan tren dan kebutuhan bisnis pun ikut berkembang. Terkadang, sistem yang saat ini digunakan menjadi usang dan tak dapat digunakan lagi karena tidak mencakup perubahan-perubahan terkini.

Akan tetapi, apabila pemilik usaha secara rutin melakukan pengembangan sistem, pemilik usaha pun dapat memasukkan temuan-temuan baru dalam proses atau cara kerja sistemnya. Bagaimanapun juga, sistem ini sedari awal memang dibuat untuk menyajikan informasi yang akurat dan aktual, kan?

Selain itu, ada pula tujuan pengembangan sistem informasi akuntansi yang tak dapat diabaikan, yaitu guna memenuhi tanggung jawab perusahaan sebagai sebuah stakeholder atau pemangku kepentingan terhadap stakeholder lainnya. Kondisi ini menjadi krusial bagi perusahaan yang sumber dananya berasal dari investasi.

Seperti yang kita tahu, perusahaan memiliki tanggung jawab untuk menyediakan laporan keuangan yang akurat kepada investor, kan? Dengan memanfaatkan sistem informasi akuntansi, tanggung jawab ini pun dapat dipenuhi dengan baik.

Baca juga: Pengertian Persamaan Dasar Akuntansi, Rumus, dan Contohnya

Manfaat Sistem Informasi Akuntansi bagi Perusahaan

Apakah ada manfaat sistem informasi akuntansi bagi perusahaan yang menerapkannya? Jelas ada, dong, jika tidak sudah barang tentu sistem ini tidak akan dikembangkan sedemikian rupa, kan?

Salah satu manfaatnya yang paling terasa, khususnya bagi karyawan, adalah semakin mudahnya kegiatan operasional bisnis harian dilakukan. Sebuah sistem, apa pun bentuknya, bekerja dengan memberikan batasan-batasan yang dapat membuat suatu aktivitas bisa dijalankan dengan lancar, termasuk dengan sistem informasi akuntansi ini.

Di samping itu, dengan adanya sistem ini, pemilik usaha pun jadi memiliki basis data dari seluruh transaksi bisnis yang pernah terjadi, sehingga ketika suatu waktu dibutuhkan kembali, bagian keuangan yang dipekerjakan pun tidak harus repot menurut transaksi tersebut sampai ke hulu.

Manfaat sistem informasi akuntansi bagi perusahaan yang juga menjadi salah satu daya tarik utamanya adalah tersedianya laporan keuangan yang akurat dan terperinci. Tidak hanya untuk pengambilan keputusan bisnis atau perancangan strategi bisnis yang lebih baik saja, laporan ini juga dapat digunakan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan terhadap pemilik modal.

Contoh Sistem Informasi Akuntansi

Ada beberapa contoh sistem informasi akuntansi yang kerap digunakan oleh pemilik usaha, khususnya ketika mereka ingin mengeluarkan produk baru dalam lini bisnisnya.

Saat meluncurkan sebuah produk yang benar-benar baru, tentu pemilik usaha tidak bisa melakukannya secara asal dan tanpa pertimbangan apa pun. Dalam situasi ini, beragam riset dan juga analisis kerap dijadikan pedoman untuk memastikan produk tersebut akan laku di pasaran.

Nah, dengan menerapkan sistem ini, pemilik usaha pun dapat membuat proyeksi keuntungan yang bisa diharapkan dari produk tersebut. Dengan demikian, target penjualan serta pemasaran pun bisa ditetapkan secara tepat dan bukannya asal memasang angka.

Contoh sistem informasi akuntansi yang juga sering diterapkan adalah saat sebuah perusahaan ingin melakukan audit untuk mengetahui status performa bisnisnya, apakah masih berada di angka yang sehat atau justru tengah diancam bahaya?

Sistem informasi akuntansi dapat menyediakan basis data yang diperlukan untuk kelancaran proses audit tersebut. Tanpa adanya sistem ini, auditor harus memeriksa seluruh transaksi yang pernah terjadi secara manual. Sebagai akibatnya, bukan tidak mungkin proses audit tersebut akan memakan waktu dan juga biaya yang lebih besar.

Bagaimana Membangun Sistem Informasi Akuntansi yang Berkualitas?

Setelah memahami serba-serbi terkait sistem informasi akuntansi, pasti tak sedikit yang ingin mencoba menerapkannya dalam pengelolaan bisnis, kan? Pertanyaannya, bagaimana membangun sistem informasi akuntansi yang berkualitas? Kembali ke awal adalah jawabannya.

Jika kita ulas kembali, tahapan paling awal dalam cara kerja sistem ini adalah pengumpulan data. Artinya, agar dapat mengembangkan sistem yang benar-benar berkualitas, kita harus memastikan terlebih dahulu data yang akan dikumpulkan juga baik kualitasnya.

Bagaimana caranya, ya? Hmm, tidak susah, kok, coba mulai dengan memastikan seluruh transaksi yang ada sudah tercatat dengan baik, akurat, dan sesuai kenyataan. Baik uang yang masuk maupun keluar, pastikan semuanya sudah tercatat.

Dengan pencatatan transaksi yang akurat, data yang nantinya dikumpulkan untuk diolah dalam sistem pun juga akan tepat guna. Sebaliknya, apabila pemilik usaha tidak secara rajin mencatatkan setiap transaksi yang ada segera setelah transaksi tersebut terjadi, sistem pun akan kesulitan dalam mengumpulkan serta mengolah data, dan sebagai akibatnya, informasi data yang disajikan pun akan terasa mentah.

Tak perlu cemas menjaga keakuratan pencatatan transaksi, ya! Manfaatkan saja fitur keuangan dari aplikasi majoo yang akan secara otomatis mencatat seluruh transaksi yang terjadi saat itu juga. Dengan demikian, sistem informasi akuntansi pun dapat dengan lebih mudah melakukan pengumpulan serta pengolahan data.

Ayo, segera berlangganan layanan aplikasi majoo sekarang juga!

Baca juga: Belajar Akuntansi Dasar dengan Cara Mudah dan Menyenangkan