Penjelasan Lengkap Mengenai Sistem Informasi Manajemen

Kamu mungkin paham bahwasanya dalam segala bidang kehidupan membutuhkan yang namanya manajemen. Bahkan, dalam organisasi atau perkumpulan yang paling kecil pun, seperti individu dan keluarga, memerlukan penerapan manajemen. 

Apalagi bila organisasi tersebut lebih kompleks seperti perusahaan atau sebuah bisnis yang sedang berjalan. Salah satu hal yang selayaknya mendapatkan perhatian lebih dari seorang manajer adalah terkait pengelolaan kegiatan serta data.

Di dalam dunia bisnis, yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen adalah piranti yang digunakan untuk mendukung proses, operasional, evaluasi, serta teknologi dan informasi. 

Sistem informasi manajemen ini layaknya alat yang memindahkan data dan mengelola informasi yang dihasilkan. Informasi adalah inti dari manajemen informasi dan sering dianggap sebagai sistem pertama dari era informasi.

Sistem informasi manajemen (management information system) mungkin sudah sangat akrab bagi kalangan yang terlibat dalam pengelolaan sebuah perusahaan dan dunia bisnis. 

Manajemen berperan sebagai suatu proses yang bisa digunakan untuk mengatur dan mengelola sesuatu agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan dengan memanfaatkan segala sumber daya yang ada. 

Seiring dengan semakin berkembang dan canggihnya teknologi, manajemen pun secara sistematis dan otomatis terintegrasi menggunakan program dan perangkat komputer, baik yang berbasis website maupun desktop. 

Sistem ini menjadi komponen yang penting bagi suatu perusahaan dan sebuah bisnis untuk bisa mengembangkan bisnis dengan lebih efektif dan efisien. 

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sedari tadi kamu sudah beberapa kali membaca istilah sistem informasi manajemen. Apa itu sistem informasi manajemen yang dimaksud? Berikut definisinya.

Sistem informasi manajemen atau yang biasa disingkat dengan SIM, berasal dari bahasa Inggris yaitu management information system. 

Pengertian sistem informasi manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal dalam bisnis yang terdiri atas pemanfaatan dokumen, manusia, teknologi, serta prosedur dalam akuntansi manajemen.

Umumnya sistem informasi manajemen digunakan untuk memecahkan atau memberikan solusi atas masalah bisnis seperti biaya produksi, layanan, atau  strategi bisnis yang diterapkan.

Sistem informasi manajemen berbeda dengan sistem informasi biasa karena sistem ini digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.

Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan  pada kelompok metode manajemen informasi yang saling terikat atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Perbedaan sistem informasi manajemen dengan sistem informasi biasa lainnya adalah karena sistem ini secara otomatis dapat menyajikan analisis terhadap sistem informasi lain.

Berikut pendapat beberapa ahli mengenai apa itu sistem informasi manajemen. 

• O’brien

Sistem informasi manajemen adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam transformasi yang teratur.

• McLeod

Sistem informasi manajemen diartikan sebagai sebuah sistem berotak komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pengguna dengan kebutuhan sama. Layanan ini menyediakan informasi mengenai sesuatu yang telah, sedang, dan apa yang kemungkinan terjadi untuk waktu yang akan datang. Informasi yang tersedia baik yang berupa laporan periodik, laporan khusus maupun dari data output simulasi matematika tersebut nantinya dapat digunakan pengelola perusahaan untuk proses analisis dan pemecahan masalah serta pembuatan kebijakan.

• Bodnar dan Hopwood

Sistem informasi manajemen adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk informasi yang berguna. (Accounting Information System)

• Turban, McLean, dan Waterbe

Mereka memaparkan pendapatnya tentang apa itu sistem informasi manajemen di dalam buku Information Technology for Management Making Connection for Strategies Advantages: Sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

• L. James Havery

Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

• Azhar Susanto

Pengertian sistem informasi manajemen menurut beliau adalah kumpulan atau grup dari subsistem atau bagian/komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan berkenaan dengan pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

• Ludwig Von Batalanfy

Sistem informasi manajemen menurut beliau merupakan seperangkat unsur yang saling terkait dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

• James A.F Stoner

Sedangkan James A.F Stoner memiliki pandangan lain berhubungan dengan pengertian sistem informasi manajemen. Menurutnya sistem informasi manajemen merupakan satu metode yang resmi yang digunakan untuk menjamin ketersediaan informasi yang tepat dan akurat serta up to date.  Agar bisa segera digunakan oleh manajemen dalam melakukan analisis dan pengambilan keputusan. Diharapkan dengan sistem ini akan terjadi proses manajemen di dalam sebuah perusahaan yang berjalan lebih efektif.

• Danu Wira Pangestu

Pengertian sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai kumpulan interaksi sistem informasi yang bertanggung jawab dan bertugas mengumpulkan serta mengelola data untuk menyediakan layanan informasi yang berguna bagi semua tingkatan manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian. 

Dari pengertian-pengertian yang sudah ada tersebut, secara umum dapat diartikan bahwa sistem informasi manajemen adalah suatu sistem informasi menyeluruh dan terkoordinasi secara terpadu yang berupa data digital sebagai sebuah informasi melalui rangkaian cara tertentu sebagai sarana kontrol dan pengawasan untuk meningkatkan produktivitas yang sesuai target berdasarkan kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Baca Juga: ERP adalah: Definisi, Fungsi, dan Manfaatnya 

Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Fungsi sistem informasi manajemen ini awalnya hanya sebagai transformasi data. Tapi, seiring perkembangan teknologi, fungsinya pun terus berkembang. 

Fungsi dari sistem informasi manajemen ini menjadi banyak sekali. Fungsi dari sistem ini tidak terbatas pada pihak manajemen saja, melainkan juga bagi bisnis secara keseluruhan. 

Berikut ini beberapa fungsi dari sistem informasi manajemen.

• Meningkatkan produktivitas serta penghematan dalam hal biaya di dalam organisasi

• Mempermudah pihak manajemen dalam melakukan pengawasan, perencanaan, pengarahan serta pendelegasian kinerja pada semua departemen yang berkoordinasi.

• Berperan penting dalam proses pengambilan keputusan di dalam bisnis. Karena dalam bisnis, keputusan dibuat berdasarkan informasi yang relevan dan informasi yang relevan hanya dapat diambil dari sistem informasi manajemen.

• Membantu dalam membangun hubungan yang sehat antara setiap orang dari departemen ke departemen melalui pertukaran informasi yang tepat.

• Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengolahan data dengan sajian data secara akurat dan realtime.

• Untuk meminimalisir biaya dan meningkatkan produktivitas suatu perusahaan.

• Untuk memudahkan bagian manajemen melakukan perencanaan, pengawasan, dan pengarahan kerja bagi semua departemen yang akan dikoordinasikan.

• Sebagai sarana untuk peningkatan SDM dengan ketersediaan unit kerja yang sistematis dan terkoordinasi berbasis teknologi.

• Meningkatkan efisiensi serta efektivitas data yang lebih realtime dan akurat.

• Membantu dalam membandingkan kinerja bisnis. Sistem ini menyimpan semua histori data dan informasi dalam basis data. Itu sebabnya sistem ini sangat berguna untuk membandingkan kinerja organisasi bisnis.

Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen memang memiliki peran yang sangat penting dalam pelaksanaan dan perencanaan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau bidang usaha. Tujuannya antara lain:

• Menyediakan informasi yang berguna dalam menganalisis data dan pengambilan keputusan bagi suatu perusahaan atau bisnis.

• Memudahkan pekerjaan dan pengelolaan manajemen dalam suatu perusahaan atau bisnis.

• Menyediakan informasi dalam perhitungan produk, harga pokok jasa, dan tujuan-tujuan lain yang menjadi target manajemen.

• Menyediakan layanan yang dapat digunakan sebagai media pengendali, perencana, evaluasi, dan sebagai sarana perbaikan yang berkelanjutan.

• Memecahkan berbagai masalah dalam bisnis yang meliputi layanan, biaya produk, serta strategi bisnis. 

Dari beberapa tujuan tersebut dapat disimpulkan bahwa seorang manajer atau pemilik bisnis atau juga pimpinan sebuah perusahaan sangat membutuhkan sebuah media, dan perlu mempunyai akses menuju informasi akuntansi manajemen dan juga mengetahui bagaimana cara yang tepat untuk bisa menggunakannya. 

Informasi akuntansi manajemen tersebut dapat membantu mereka dalam mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan suatu masalah dan mengevaluasi kinerja yang sudah dilakukan.

Sistem informasi manajemen inilah yang bisa membantu mereka untuk mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan suatu masalah, dan mengevaluasi kinerja yang sudah dilakukan sebelumnya atau yang sedang berjalan.

Dengan adanya sistem informasi manajemen ini, diharapkan sebuah perusahaan atau bidang bisnis dapat mengantisipasi dan memahami peluang ekonomis dalam menerapkan teknologi informasi baru. 

Sebuah bisnis atau perusahaan juga akan terbantu dalam menjamin kualitas dan keterampilan sumber daya manusia dalam memanfaatkannya.

Selain itu, dengan adanya sistem ini, akses data yang telah disediakan secara akurat dan real time (tepat waktu), pemilik perusahaan atau bisnis dapat mengembangkan perencanaan yang lebih maksimal dan efektif dalam menganalisis pelaksanaan kebijakan program dan mengidentifikasi keperluan untuk mendukung sistem informasi yang telah ada.

Sistem informasi manajemen ini menjadi sangat diperlukan dalam bisnis lantaran adanya kompleksitas tinggi dalam setiap organisasi bisnis. Jika informasi yang ada kurang tepat, maka tidak ada  bisnis manapun yang dapat mengambil langkah yang benar dalam proses pengambilan keputusan.

Itulah sebabnya sistem ini berperan penting dalam pengambilan keputusan bisnis demi kelancaran bisnis tersebut. Jika informasi yang dikumpulkan tidak relevan maka keputusan akan salah dan bisnis mungkin akan menghadapi kerugian besar dan mengalami banyak hambatan dalam beroperasi.

Contoh Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen akan menjadi lebih mudah dipahami melalui contoh. Berikut contoh lengkapnya yang bisa kamu terapkan dalam bisnis. 

1. Executive Support System (ESS)

Sistem ini akan membantu manajer untuk bisa berinteraksi dengan lingkungan perusahaan dan bisnis. Caranya yaitu dengan memakai bantuan dari grafik serta pendukung dari komunikasi yang lain.

2. Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work System (CSCWS)

GDSS fungsinya adalah untuk mencari solusi atas permasalahan untuk pengumpulan pengetahuan  pada kelompok dan bukan individual. GDSS lebih sering ada dalam bentuk kuesioner, konsultasi, serta skenario. Contoh dari GDSS adalah e-government.

3. Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (AI)

Sistem informasi yang ini biasanya memakai kecerdasan buatan dalam menganalisis pemecahan masalah menggunakan pengetahuan tenaga ahli yang sudah diprogram kedalamnya. Contoh dari ES dan AI adalah sistem jadwal mekanik.

4. Decision Support System (DSS)

Selanjutnya, ada sistem informasi yang membantu manajer untuk mengambil keputusan dengan mengamati lingkungan dalam perusahaan. Contoh dari DSS adalah link elektronik.

5. Informatic Management System (IMS)

IMS memiliki fungsi untuk mendukung spektrum tugas di dalam organisasi. IMS juga bisa dimanfaatkan dalam menganalisis pembuatan keputusan. Beberapa fungsi informasi dan program komputerisasi bisa disatukan dalam IMS.

Jangan salah, informatic management systems ini memiliki pengertian yang berbeda dengan sistem informasi manajemen. 

6. Office Automation System (OAS)

Contoh sistem informasi berikutnya adalah OAS atau Office Automation System. Aplikasi ini memiliki fungsi untuk melancarkan komunikasi antara departemen di dalam perusahaan. Caranya dengan mengintegrasi dan menggabungkan server komputer di setiap user perusahaan. Contoh OAS adalah melalui email.

7. Supply Chain Management (SCM)

Pada sistem ini, manfaat yang diperoleh dari manajemen adalah mengintegrasikan data penting seperti suplai dari pemasok, produsen, hingga pengecer. Tidak tanggung-tanggung, bahkan sampai ke konsumen paling akhir.  Biasanya sistem ini menjadi satu dengan sistem pembukuan perusahaan pada software akuntansi.

Contoh software akuntansi di sini yaitu majoo.

8. Enterprise Resource Planning (ERP)

Biasanya perusahaan besarlah yang sering menggunakan sistem informasi manajemen ERP. Tapi, sistem ini juga bisa digunakan dalam skala kecil. ERP biasanya dipakai pada pengelolaan manajemen serta melakukan pengawasan yang terintegrasi antara unit-unit perusahaan.

Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Manfaat sistem informasi manajemen ada banyak sekali. Manfaatnya sangat penting dalam keberlangsungan bisnis atau perusahaan. 

Berikut ini adalah manfaat utama dari penggunaan sistem informasi manajemen yang efektif:

• Manajemen sebuah bisnis atau perusahaan dapat memperoleh gambaran umum dari seluruh operasi mereka.

• Manajer perusahaan  atau pemilik bisnis memiliki kemampuan untuk mendapatkan umpan balik tentang kinerja mereka.

• Sebuah bisnis atau perusahaan dapat memaksimalkan manfaat dari investasi mereka dengan melihat apa yang berfungsi dan apa yang tidak.

• Pemilik bisnis atau manajer perusahaan dapat membandingkan hasil dengan kinerja yang direncanakan dengan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam rencana dan kinerja.