ERP adalah: Definisi, Fungsi, dan Manfaatnya

Pernahkah kamu mendengar apa itu ERP dalam dunia bisnis atau operasional perusahaan? ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning atau lebih dikenal dengan sebutan sistem ERP. 

Saat ini, kebanyakan perusahaan menginginkan pekerjaan lebih cepat selesai, dengan waktu yang efisien, dan menginginkan semuanya saling terintegrasi. Mendapatkan laporan kinerja masing-masing karyawannya dengan cepat. 

Termasuk juga tidak perlu menunggu waktu terlalu lama untuk bisa mendapatkan laporan dari masing-masing divisi atau karyawan. Cukup hanya dengan di depan monitor, kita sudah bisa mendapatkan semuanya dalam waktu singkat.

Nah, ERP adalah salah satu solusi terbaik untuk hal ini. Cukup dengan menerapkan satu sistem, pihak perusahaan bisa mendapatkan semuanya. 

ERP adalah … 

ERP adalah singkatan dari tiga elemen kata enterprise (perusahaan/organisasi), resource (sumber daya), planning (perencanaan). Teknologi ini pada awalnya diciptakan oleh Gartner pada tahun 1990 yang memiliki tujuan untuk mendeskripsikan perencanaan kebutuhan material dan perencanaan sumber daya manufaktur.

Di tahun 1970-an, program ini berevolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk penjadwalan proses produksi. Saat masuk era tahun 80-an, MRP di kembangkan untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur, sehingga mengubah namanya menjadi MRP-II atau Material Resource Planning. 

Pada tahun 1990, sistem ini telah memiliki lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan proses operasional lainnya. Di tahun-tahun berikutnya, fungsi ERP adalah cenderung ke fungsi-fungsi back-office lain seperti keuangan, permesinan, manajemen proyek, dan SDM. Di tahun inilah banyak perusahaan mulai menggunakan istilah ERP.

Secara umum, ERP merupakan konsep dalam merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan. ERP umumnya berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan.

ERP adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis dalam kesatuan yang terintegrasi seperti marketing, produksi, pembelian dan akuntansi, serta menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang digunakan perusahaan serta menyediakan manajemen reporting tools.

Konsep sistem ERP adalah dengan menggabungkan beberapa fungsi manajemen ke dalam sistem yang terintegrasi dan memfasilitasi semua arus informasi pada fungsi manajemen tersebut. 

Fungsi ERP adalah … 

Bila dilihat dari pengertiannya, bisa kamu pahami bahwa fungsi ERP adalah untuk menyambungkan beberapa kegiatan fungsional dan teknis dalam sebuah perusahaan, serta memadukan aspek sumber daya manusia di dalamnya.

Bukan itu saja, fungsi ERP adalah juga untuk memberikan standarisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasi proses bisnis dengan beragam sumber daya manusia, sumber keuangan, hingga distribusinya.

Manfaat ERP bagi Perusahaan

Umumnya, perusahaan yang tidak menerapkan sistem ERP menggunakan sistem database yang terpisah. Misalnya, divisi pemasaran yang memiliki database pemasaran, sumber daya manusia atau HRD dengan database HRD tersendiri, purchasing memiliki database pembeliannya tersendiri, dan bagian finance (keuangan) memiliki database keuangan tersendiri.

Sistem terpisah yang seperti itu sering menimbulkan terjadinya ketidaksesuaian yang menyulitkan dalam pengelolaannya. 

Sistem ERP dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem yang terpisah tersebut menjadi terintegrasi sehingga pengelolaannya lebih efektif dan efisien.

Beberapa keuntungan dan manfaat ERP bagi perusahaan, antara lain: 

Integrasi Bisnis dan Akurasi Data yang Lebih Baik

Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan sub-modul yang dapat mewakili komponen bisnis tertentu. Jika kamu memasukkan data pada suatu modul, modul-modul lainnya secara otomatis akan diperbaharui juga. Pembaharuan ini terjadi secara real time pada waktu terjadinya transaksi.

Data yang dimasukan tersebut hanya perlu sekali dimasukkan yaitu saat terjadinya transaksi sehingga tidak perlu lagi ada pemasukan data pada modul lainnya.

Jadi, secara otomatis kebutuhan untuk beberapa kali entri data dapat dihilangkan dan kemungkinan terjadinya kesalahan pengetikan data dan duplikat data juga dapat diminimalisir. 

Baca Juga: Penjelasan Lengkap Mengenai Sistem Informasi Manajemen

Perencanaan dan Manajemen Sistem Informasi

Manfaat ERP bagi perusahaan berikutnya adalah pada sistem perencanaan dan manajemen sistem informasi. Sistem ERP memiliki alat-alat pendukung pengambilan keputusan yang baik. Dalam menyajikan laporan, sistem ERP dapat menghasilkan laporan standar yang sangat diperlukan oleh manajemen dan dapat diakses kapan saja dibutuhkan.

Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Selain menyediakan perencanaan yang lebih baik, sistem ERP juga nyatanya dapat meningkatkan efisiensi pada aktivitas rutin harian perusahaan. Seperti pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, dan manajemen kas.

Dengan adanya sistem ERP, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok pun dapat menjadi lebih singkat. 

Menjadi Penghubung Pihak Manajemen dan Pelanggan

Selanjutnya, manfaat ERP bagi perusahaan yakni bisa menjadi jembatan penghubung antara pihak manajemen dengan para pelanggan.

Kamu dapat memusatkan informasi pelanggan dan bisa mendapatkan akses yang lebih cepat. Selain itu, aktivitas jalur penjualan dan manajemen produk juga akan terpantau secara otomatis ketika melihat sistem yang ada.

Kekurangan ERP 

Sebagai sebuah sistem, selain memiliki keuntungan dan manfaat, ada juga kekurangan ERP yang bisa menjadi bahan pertimbangan para pemilik perusahaan saat akan menerapkannya. 

Kekurangan ERP tersebut, antara lain adalah:

Membutuhkan Sejumlah Modal

ERP adalah sebuah sistem dalam bentuk perangkat lunak, tentu saja kamu tidak bisa mendapatkannya dengan gratis atau harga yang murah. Harga dari sistem ini cukup mahal, mengingat proses pembuatannya juga rumit dan tidak mudah.

Ada beberapa ERP yang menerapkan beli putus (mengeluarkan uang 1 kali untuk pemakaian seumur hidup) dan ada pula yang menerapkan sistem langganan (diperpanjang dalam jangka waktu tertentu dan kembali membayarkan sejumlah uang).  

Sistem ERP yang menggunakan perpanjangan biasanya akan diikuti dengan adanya versi update terbaru, sehingga harus melakukan rekayasa ulang. Perubahan pada umumnya tidak banyak, dan seharusnya semakin memudahkan user dalam mengoperasikannya.

Baca Juga: Memahami Rencana Anggaran Biaya, Termasuk Cara Membuatnya

Membutuhkan Adaptasi 

Pada dasarnya, ERP adalah benda mati yang tentu tidak bisa secara otomatis beradaptasi dan mengikuti alur kerja perusahaan. Sistem ERP yang banyak dijual di pasaran adalah perangkat lunak yang sudah jadi dan digunakan oleh beberapa perusahaan sekaligus. 

Lantaran itulah, pihak pengguna lah yang harus membuat ERP beradaptasi dengan alur kerja atau proses bisnis perusahaan. Bahkan mungkin perusahaan yang harus menyesuaikan dengan sistem ini demi kelancaran kegiatan operasionalnya.

Industri yang Menggunakan Sistem ERP

Ada banyak perusahaan baik dalam skala kecil atau besar yang menggunakan ERP untuk merampingkan alur kerja mereka. Solusi sumber daya perusahaan juga digunakan di berbagai industri.

Beberapa industri yang biasanya menggunakan ERP adalah:

• Ritel
• Farmasi
• Distribusi
• Teknologi
• Perhotelan
• Konstruksi

Baca Juga: Apa Itu Bisnis Ritel? Pahami Definisi hingga Jenisnya!

Contoh ERP adalah … 

Dalam penerapannya, ada beberapa contoh ERP yang banyak digunakan oleh berbagai perusahaan. Di Indonesia sendiri, ERP yang sering digunakan adalah seperti berikut ini.

Contoh ERP adalah: 

NetSuite ERP

Dalam bidang perindustrian, yang paling sering digunakan contoh ERP adalah NetSuite ERP.

Aplikasi yang satu ini memang memiliki banyak kelebihan, salah satunya adalah memiliki fitur yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Dengan kelebihan yang dimiliki oleh NetSuite ERP ini, sistemnya dianggap akan sangat cocok digunakan pada semua kalangan bisnis.

Brightpearl

Aplikasi ERP yang satu ini memiliki kelebihan yaitu dapat terintegrasi dengan platform toko online berskala internasional, contoh seperti  Amazon, Shopify, Bay, dan masih banyak lagi.

Aplikasi Brightpearl dinilai dapat membantu perusahaan dalam mengelola alur kerja secara back office dan juga membantu mengembangkan bisnis.

Sistem pada aplikasi ERP Brightpearl akan menjaga pembaruan data penjualan secara berkala dan real time. Jadi, kamu bisa mengontrol stok barang yang tersedia serta barang yang disimpan pun akan dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.

majoo

majoo merupakan aplikasi wirausaha yang sangat lengkap untuk membantu pengelolaan bisnis menjadi lebih maju. Cukup menggunakan satu aplikasi sebagai solusi untuk para pebisnis.

majoo bisa digunakan untuk semua layanan jenis usaha yang dibutuhkan oleh para pebisnis, mulai dari pengelolaan penjualan, pelanggan, pembayaran, inventori, keuangan, karyawan, sampai dengan pembiayaan usaha. 

Tips Memilih ERP 

Sebelum kamu memilih sistem ERP yang akan digunakan untuk keperluan bisnis perusahaan, ada baiknya kamu perhatikan hal-hal berikut ini. 

Kebutuhan Bisnis 

Setiap perusahaan tentunya memiliki kebutuhan yang berbeda. Tantangan yang dihadapi oleh perusahaan kamu bisa jadi berbeda dari perusahaan lain. 

Pastikan kamu sudah paham apa saja tantangan bisnis yang kamu hadapi dan solusi yang diharapkan dari sistem ERP. 

Pengalaman Vendor

Cari tahu informasi detail mengenai vendor ERP yang akan kamu pilih, termasuk pengalaman mereka dalam menyediakan solusi ERP untuk berbagai bisnis. 

Siapa saja klien mereka? Apa saja industri yang mereka tangani? Berapa lama vendor telah beroperasi?

Bila perlu mintalah testimonial dari setiap klien mereka. Tanyakan langsung kepada klien mereka mengenai manfaat yang mereka dapatkan semenjak menggunakan software ERP tersebut. 

Kemudahan Integrasi dan Kustomisasi

ERP yang baik memberikan kemudahan bagi penggunanya untuk mengintegrasi dan menyesuaikannya. Mungkin saat ini kamu belum membutuhkan banyak integrasi atau penyesuaian, tetapi kebutuhan bisnis pastinya dapat berubah sewaktu-waktu.

Ketika bisnis semakin besar, maka kebutuhannya menjadi semakin kompleks. Jadi, pastikan bahwa software ERP pilihan kamu dapat dengan mudah menyesuaikan skala bisnis. 

Perhitungan Anggaran 

Software ERP yang menawarkan biaya lebih murah mungkin dapat meminimalkan biaya pengeluaran perusahaan. Namun di sisi lain, perangkat lunak yang harganya relatif murah mungkin membutuhkan proses implementasi yang lebih lama dan hasilnya bisa jadi kurang efektif. 

Perhitungkan anggaran untuk hal ini secara cermat sehingga tidak akan menghabiskan biaya operasional perusahaan. 

Setelah mengetahui bahwa ERP adalah sebuah sistem yang bisa membantu kamu dalam pengelolaan bisnis perusahaan, pastinya kamu sudah bisa menentukan pula aplikasi ERP mana yang sesuai untuk kamu terapkan dalam bisnis. 

Jangan lupa juga untuk menyertainya dengan penggunaan aplikasi POS yang mumpuni seperti majoo. Banyaknya fitur menarik yang bisa kamu pilih pastinya akan lebih memudahkan kamu dalam mengelola bisnis. Berlangganan majoo sekarang, yuk!