1500 460
Pengertian Sistem Pembelian dalam Bisnis
Sistem pembelian dalam bisnis adalah proses penting yang perlu dioptimalkan untuk memastikan kesuksesan perusahaan dalam jangka panjang. Dengan memahami faktor-faktor penting dalam sistem pembelian, mengoptimalkan proses, dan menghindari risiko, perusahaan dapat memastikan efisiensi operasional dan keberlanjutan bisnisnya. Selain itu, sistem pembelian yang efisien akan memberikan manfaat berupa pengurangan biaya, peningkatan kualitas produk, dan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.
Faktor Penting dalam Sistem Pembelian
Ada beberapa faktor penting yang perlu diperhatikan saat mengelola sistem pembelian, antara lain:
Kualitas barang atau jasa
Pastikan bahwa produk yang dibeli memenuhi standar kualitas yang diharapkan.
Harga
Negosiasi harga yang wajar dan kompetitif dengan pemasok.
Ketepatan waktu pengiriman
Pastikan pengiriman tepat waktu agar tidak menghambat operasional perusahaan.
Hubungan dengan pemasok
Jaga hubungan yang baik dengan pemasok untuk memastikan ketersediaan produk dan layanan yang dibutuhkan.
Baca Juga: Meningkatkan Efisiensi Proses Pembelian Dengan Purchase order
Langkah-langkah Mengoptimalkan Sistem Pembelian dalam Bisnis
Evaluasi Kebutuhan Perusahaan
Sebelum memulai proses pembelian, evaluasi kebutuhan perusahaan terlebih dahulu. Identifikasi barang dan jasa yang diperlukan, serta jumlah yang tepat. Dengan memahami kebutuhan ini, perusahaan dapat membuat keputusan pembelian yang lebih baik.
Pilih Pemasok yang Tepat
Lakukan penelitian dan bandingkan beberapa pemasok untuk menemukan yang terbaik. Dalam memilih pemasok, perusahaan harus mempertimbangkan beberapa faktor penting seperti:
Kualitas produk atau layanan yang ditawarkan
Harga yang kompetitif
Kecepatan dan ketepatan pengiriman
Reputasi pemasok di pasar
Kemampuan pemasok untuk memenuhi kebutuhan perusahaan
Kebijakan lingkungan dan sosial pemasok
Proses Pembelian yang Efisien
Untuk mengoptimalkan sistem pembelian, perusahaan harus memiliki proses pembelian yang efisien. Beberapa cara untuk mencapainya antara lain:
Digitalisasi proses
Gunakan sistem e-procurement atau aplikasi lainnya untuk mengotomatiskan dan mempercepat proses pembelian.
Pembayaran yang lancar
Pastikan pembayaran dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan syarat yang disepakati.
Pantau kinerja pemasok
Rutin evaluasi kinerja pemasok dan pastikan mereka memenuhi standar yang diharapkan.
Manfaat Mengoptimalkan Sistem Pembelian dalam Bisnis
Pengurangan Biaya
Mengoptimalkan sistem pembelian dapat mengurangi biaya perusahaan, baik dalam hal harga produk, ongkos pengiriman, maupun biaya administrasi. Dengan negosiasi
harga yang efektif dan pemilihan pemasok yang tepat, perusahaan dapat menghemat biaya yang signifikan.
Meningkatkan Kualitas Produk
Dengan fokus pada kualitas barang atau jasa yang dibeli, perusahaan dapat meningkatkan kualitas produk atau layanan yang ditawarkan kepada pelanggan. Hal ini akan berdampak positif pada reputasi perusahaan dan kepuasan pelanggan.
Efisiensi Operasional
Mengoptimalkan sistem pembelian akan membantu perusahaan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk proses pembelian dan pengelolaan persediaan. Hal ini akan meningkatkan efisiensi operasional dan memungkinkan perusahaan fokus pada aspek bisnis yang lebih penting.
Prosedur Sistem Pembelian
Ada sistem yang terdiri dari jaringan prosedur dalam akuntansi pemberian. Berikut ini adalah ringkasan prosedur yang ada dalam jaringan tersebut:
Tata cara permohonan pembelian, di mana departemen gudang mengajukan permohonan pembelian dengan mengisi formulir permohonan pembelian yang diajukan kepada divisi pembelian.
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, di mana bagian pembelian mengirimkan permintaan penawaran harga kepada calon pemasok untuk mendapatkan informasi harga dan syarat pembelian dengan tujuan memilih pemasok yang sesuai.
Prosedur pemesanan pembelian, di mana bagian pembelian mengirimkan surat pesanan pembelian kepada pemasok terpilih.
Prosedur penerimaan barang, di mana bagian penerimaan memeriksa berbagai jenis, kuantitas, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok, kemudian membuat laporan penerimaan barang.
Prosedur pencatatan utang, di mana bagian akuntansi memeriksa semua dokumen terkait pembelian.
Tata cara penyebaran pembelian, meliputi penyebaran akun yang akan didebitkan dari transaksi pembelian guna keperluan penyusunan laporan pengelolaan.
Risiko yang Harus Dihindari dalam Sistem Pembelian
Terlalu Bergantung pada Satu Pemasok
Mengandalkan satu pemasok saja dapat menimbulkan risiko ketersediaan produk atau layanan. Untuk mengurangi risiko ini, perusahaan sebaiknya bekerja dengan beberapa pemasok yang dapat diandalkan.
Kurangnya Kontrol Kualitas
Kurangnya kontrol kualitas dalam sistem pembelian dapat menyebabkan perusahaan membeli produk atau layanan yang tidak memenuhi standar. Oleh karena itu, penting untuk menjalankan proses kontrol kualitas yang ketat dan konsisten.
Penundaan Pengiriman
Penundaan pengiriman barang atau jasa dapat mengakibatkan gangguan operasional dan menurunkan produktivitas perusahaan. Untuk mengurangi risiko ini, perusahaan harus bekerja sama dengan pemasok yang memiliki rekam jejak pengiriman yang baik.
Teknologi yang Dapat Meningkatkan Sistem Pembelian
E-Procurement
E-Procurement adalah sistem pembelian elektronik yang membantu perusahaan mengotomatiskan proses pembelian. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mencari pemasok, mengirimkan permintaan penawaran, dan melacak pesanan dengan mudah. Selain itu, e-procurement dapat membantu perusahaan mengurangi biaya administrasi dan mempercepat proses pembelian.
Baca Juga: Benarkah Procurement adalah Divisi Penting Dalam Perusahaan?
Manajemen Persediaan Otomatis
Manajemen persediaan otomatis adalah sistem yang memantau stok produk secara real-time dan mengirimkan notifikasi kepada perusahaan ketika persediaan mencapai batas tertentu. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat memastikan ketersediaan produk dan mengurangi risiko kekurangan stok.
Analisis Data
Memanfaatkan teknologi analisis data dalam sistem pembelian dapat membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih cerdas dan efisien. Analisis data dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren pembelian, mengevaluasi kinerja pemasok, dan mengoptimalkan strategi pengelolaan persediaan.
Tips Sukses dalam Mengelola Sistem Pembelian
Menyusun Rencana Pembelian
Perencanaan adalah kunci sukses dalam mengelola sistem pembelian. Buatlah rencana pembelian yang mencakup kebutuhan produk, jadwal pengiriman, dan anggaran. Rencana ini akan membantu perusahaan menghindari pembelian yang tidak perlu dan mengontrol pengeluaran.
Melakukan Evaluasi Berkala
Evaluasi sistem pembelian secara berkala untuk memastikan proses berjalan efisien dan efektif. Identifikasi area yang memerlukan perbaikan dan buat rencana tindakan untuk mengatasi masalah yang ditemukan.
Pelatihan Karyawan
Karyawan yang terlibat dalam sistem pembelian harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup untuk menjalankan proses dengan baik. Berikan pelatihan yang diperlukan agar karyawan dapat bekerja dengan lebih efisien dan efektif dalam mengelola sistem pembelian.
Membangun Hubungan Jangka Panjang dengan Pemasok
Membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok yang terpercaya akan membantu perusahaan memastikan ketersediaan produk dan layanan yang dibutuhkan. Selain itu, hubungan yang baik dengan pemasok dapat menghasilkan negosiasi harga yang lebih menguntungkan dan kondisi pengiriman yang lebih baik.
Dalam keseluruhan, sistem pembelian dalam bisnis adalah komponen penting yang mempengaruhi kesuksesan perusahaan. Mengoptimalkan sistem pembelian melalui pemilihan pemasok yang tepat, proses yang efisien, penggunaan teknologi, dan perencanaan yang matang dapat menghasilkan manfaat signifikan bagi perusahaan, termasuk pengurangan biaya, peningkatan kualitas produk, dan efisiensi operasional yang lebih baik. Selalu evaluasi dan tinjau kembali sistem pembelianmu untuk memastikan kemajuan yang berkelanjutan dan keberhasilan bisnismu dalam jangka panjang.
Kebijakan Pembelian yang Baik
Transparansi dan Akuntabilitas
Dalam sistem pembelian, penting untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas. Pastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam proses pembelian memahami tanggung jawab mereka dan tindakan yang diharapkan. Transparansi dalam komunikasi dan pengambilan keputusan dapat membantu mengurangi risiko kesalahan dan penyalahgunaan.
Kepatuhan Hukum dan Regulasi
Perusahaan harus mematuhi hukum dan regulasi yang berlaku dalam proses pembelian. Hal ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada, peraturan tentang pajak, bea cukai, dan perizinan. Memastikan kepatuhan hukum dan regulasi akan membantu perusahaan menghindari denda, sanksi, dan kerugian reputasi.
Kebijakan Pengadaan Berkelanjutan
Menerapkan kebijakan pengadaan berkelanjutan dalam sistem pembelian dapat membantu perusahaan meningkatkan citra mereka di mata pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya. Kebijakan ini meliputi pembelian barang dan jasa dari pemasok yang menjalankan praktik bisnis yang ramah lingkungan, etis, dan bertanggung jawab secara sosial.
Penilaian Risiko
Melakukan penilaian risiko secara berkala pada sistem pembelian akan membantu perusahaan mengidentifikasi potensi ancaman dan mengambil langkah-langkah pencegahan yang diperlukan. Penilaian risiko harus mencakup berbagai faktor, seperti kualitas produk, stabilitas pemasok, dan kepatuhan terhadap peraturan.
Mengukur Kinerja Sistem Pembelian
Indikator Kinerja Utama (KPI)
Mengukur kinerja sistem pembelian adalah langkah penting untuk memastikan efisiensi dan efektivitas proses. Beberapa indikator kinerja utama (KPI) yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja sistem pembelian meliputi:
Waktu siklus pembelian: durasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses pembelian
Tingkat kepatuhan pengadaan: persentase pembelian yang sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan
Biaya pengadaan: biaya total yang terkait dengan proses pembelian, termasuk biaya administrasi, biaya penyimpanan, dan biaya transportasi
Tingkat ketersediaan produk: persentase waktu di mana produk yang dibutuhkan tersedia dalam persediaan
Tingkat kepuasan pelanggan: sejauh mana pelanggan puas dengan produk atau layanan yang dibeli
Evaluasi dan Penyempurnaan Sistem Pembelian
Berdasarkan hasil pengukuran kinerja, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan sistem pembelian. Hal ini dapat mencakup pelatihan karyawan, perubahan proses, atau penggunaan teknologi baru.
Secara berkala, evaluasi dan penyempurnaan sistem pembelian akan membantu perusahaan mencapai tujuan mereka, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Strategi Pengelolaan Persediaan yang Efektif
Perencanaan Persediaan
Perencanaan persediaan yang efektif adalah kunci untuk mengelola sistem pembelian dan memastikan kelancaran operasional perusahaan. Tentukan jumlah persediaan yang optimal dan jadwal pembelian yang tepat untuk memastikan ketersediaan produk saat dibutuhkan.
Sistem Informasi Persediaan
Menggunakan sistem informasi persediaan yang canggih akan membantu perusahaan memantau stok produk secara akurat dan mengambil keputusan pembelian yang tepat waktu. Sistem ini dapat menyediakan informasi tentang ketersediaan produk, permintaan, dan tren penjualan, yang akan membantu perusahaan mengoptimalkan strategi pengelolaan persediaan mereka.
Untuk mempermudah dalam mengelola persediaan stok produkmu, percayakan semuanya pada aplikasi Inventory Majoo. Ini merupakan aplikasi inventory terbaik dalam mendukung perkembangan bisnis.
Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai fitur yang memudahkan kamu dalam mengelola persediaan barang, seperti produk dan varian, resep dan bahan baku, stok masuk dan purchase order, HPP, stok terbuang, opname, terbuang, hingga mutasi stok antar barang.
Segera upgrade level bisnis kamu sekarang juga dengan menggunakan aplikasi Inventory Majoo. Mudah dalam mengelola semua produk dengan satu aplikasi dan bantu dalam memajukan bisnis.
Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan melibatkan pemantauan dan pengaturan jumlah produk yang tersedia untuk memastikan keseimbangan antara kebutuhan perusahaan dan biaya penyimpanan. Hal ini meliputi penggunaan teknik seperti sistem pesanan ulang, sistem persediaan just-in-time, dan manajemen rantai pasokan yang efisien.
Dengan menerapkan strategi pengelolaan persediaan yang efektif, perusahaan dapat mengurangi biaya penyimpanan, memastikan ketersediaan produk, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Selain itu, pengelolaan persediaan yang baik akan membantu perusahaan dalam mengoptimalkan sistem pembelian dan mencapai tujuan bisnis mereka.
Sistem pembelian dalam bisnis memiliki peran penting dalam menentukan keberhasilan perusahaan. Mengelola sistem pembelian yang efisien dan efektif melibatkan berbagai aspek, seperti pemilihan pemasok yang tepat, penggunaan teknologi, pengelolaan persediaan yang baik, dan kebijakan pembelian yang sesuai. Dengan menerapkan strategi yang tepat dan mengukur kinerja secara berkala, perusahaan dapat mengoptimalkan sistem pembelian mereka, mencapai tujuan bisnis, dan menghadapi persaingan di pasar.
Sumber:
https://eosteknologi.com/pengertian-sistem-pembelian-perusahaan-penjelasan-lengkap/
https://www.hashmicro.com/id/blog/mengenal-sistem-pembelian-fungsi-serta-manfaatnya-bagi-perusahaan/
https://unsplash.com/
Lihat promo
Lihat brochure
1500 460 (24 jam)
