Apa itu Warehouse: Fungsi, Manfaat, dan Jenis

“Kerja di bagian apa?”

“Warehouse.”

“Oh, gudang, ya?”

“Beda. Saya bagian warehouse.”

Apa bedanya warehouse dengan gudang, ya?

Warehouse adalah sistem logistik pada gudang di suatu perusahaan untuk menyimpan dan menyediakan informasi terkait status pengiriman barang serta kondisi fisik hingga persediaan barang yang akan diperbarui datanya pada kurun waktu tertentu.

“Oh, ngurusin logistik juga, ya?”

“Hm, masih belum tepat, nih!”

Bagi kebanyakan orang, warehouse adalah sama dengan logistik. Frasa warehouse dan logistik boleh jadi sering didengar dan digunakan oleh banyak orang sehingga orang-orang menganggap warehouse dan logistik itu sama saja. 

Kenyataannya, kedua perusahaan tersebut mempunyai fungsi yang berbeda meskipun tidak bisa dipisahkan satu sama lain.

Mengapa ada warehouse, apa saja tugasnya, dan bagaimana cara kerjanya? Baca artikel ini sampai tuntas, ya, Majoopreneurs!

Apa Itu Warehouse?

Warehouse adalah sistem pergudangan atau logistik yang digunakan oleh perusahan untuk menyimpan dan menyediakan barang. 

Bedanya dengan gudang biasa adalah warehouse merupakan sistem yang memberikan informasi mengenai ketersediaan atau stok barang, kondisi barang tersebut, hingga status pengiriman barang.

Sistem ini memiliki peran penting pada supply chain management (SCM) atau sistem rantai pasokan yang akan selalu diperbarui dan hanya bisa diakses oleh beberapa pegawai yang ditunjuk sesuai ketentuan. 

Beberapa aktivitas penting yang terjadi pada sistem warehouse adalah menerima barang, unloading, dan melakukan pengiriman barang keluar dari gudang. 

Warehouse akan menyimpan barang dalam jumlah banyak. Itu sebabnya dibutuhkan teknik penataan pada warehouse agar lebih mudah dalam melakukan pencarian barang. 

Hal yang perlu kamu diperhatikan saat hendak membangun atau menyewa gedung warehouse adalah lokasi, tata letak bangunan dan pembagian ruangan, jumlah permintaan barang dari pasar, jenis gudang, dan fasilitas pendukung lainnya. 

Bila perlu, kamu juga bisa melengkapi gedung tersebut dengan teknologi canggih seperti material handling automatic. 

Alasan Gudang untuk Warehouse Diperlukan

Gudang merupakan pendukung logistik yang penting, berikut beberapa alasan gudang penting dalam kegiatan logistik:

1. Transportation – Production Cost Reduction

Gudang berfungsi untuk proses pengendalian dan mengefisiensikan biaya transportasi dan produksi. 

Pada saat pembelian barang terkadang ada volume minimal yang harus dibeli untuk mengefisiensikan biaya angkut, tapi terkadang hal ini memiliki konsekuensinya tersendiri yaitu timbulnya inventori (persediaan barang).

2. Coordination of Supply and Demand

Meskipun gudang pada dasarnya tempat penyimpanan barang, tetapi gudang juga dapat digunakan tempat untuk berkoordinasi antara penawaran dan permintaan.

Di pasar, permintaan sering kali terjadi fluktuasi sehingga gudang diperlukan sebagai penyimpanan barang ketika volume produksi sedang meningkat dan permintaan menurun.

3. Production Needs

Di beberapa proses akhir produksi suatu barang, gudang juga berfungsi sebagai proses akhir tersebut. 

Barang–barang yang membutuhkan waktu simpan untuk meningkatkan kualitas barangnya antara lain misalnya keju dan anggur. Beberapa barang lainnya juga ada yang dilakukan perakitan akhir di gudang.

4. Marketing Considerations

Beberapa barang seperti bahan pangan memerlukan ketersediaan di pasar. 

Untuk menjaga pasokan agar terus menerus tersedia maka diperlukan gudang yang dekat dengan pasar. Gudang diperlukan untuk mempermudah dan mempercepat proses distribusi.

Manfaat Warehouse

Perusahaan warehouse menyediakan fasilitas yang sesuai dengan barang yang akan disimpan. 

Contohnya adalah gudang produk makanan mempunyai fasilitas yang berbeda dengan gudang penyimpanan barang bukan makanan. 

Kualitas produk yang disimpan dalam gudang tetap terjaga sebelum dikirim karena kondisi produk akan dicatat secara berkala.

Selain itu, warehouse juga menjadi pusat informasi yang berguna bagi perusahaan. Dari warehouse, perusahaan bisa mendapatkan informasi mengenai ketersediaan produk, permintaan dan penawaran, perputaran produk, dan pergerakan produk tersebut ke konsumen. 

Dari data tersebut, pihak produsen bisa mengambil keputusan berdasarkan jumlah produk paling banyak terdistribusi dan prediksi produk yang akan tren maupun tidak.

Karena lengkapnya data warehouse, pengiriman produk akan menjadi lebih efisien. Tak hanya membuat produk lebih cepat diterima oleh konsumen, menggunakan jasa warehouse juga akan membuat kepuasan pelanggan meningkat.

Walaupun pada dasarnya warehouse adalah tempat untuk menyimpan produk, warehouse juga bisa memberikan ruang untuk merakit barang sebelum dikirim ke konsumen. 

Warehouse juga bisa menjadi pusat pengembalian barang.

Baca Juga: Pengertian Inventori dan Gunanya bagi Bisnis 

Fungsi Warehouse

Warehouse merupakan salah satu unsur yang memiliki peran penting dalam sistem supply chain management. Fungsi dan peran penting tersebut, seperti:

• Kecepatan (Speeds), salah satu strategi kompetitif perusahaan adalah memasok produk sedekat mungkin dengan pasar agar proses pemasaran atau pengiriman jadi lebih cepat.
• Efisiensi (Efficiency), dinilai dari tingkat efektivitas rantai pasokan produk dari berbagai unit. Biasanya banyak perusahaan akan terus memperbaiki sistem ini.
• Efektivitas (Effectiveness), memberikan kemudahan pada konsumen untuk mengakses dan mendapatkan produk atau barang.
• Reliabilitas (Reliability), memiliki fungsi sistem informatif, komunikatif, hingga eksekusi agar seluruh fungsi yang telah disebutkan berjalan dengan efektif dan efisien.

Baca Juga: Ekspedisi adalah Perjalanan Menjelajahi Dunia? Bukan, dong!

Rekomendasi Tata Letak Warehouse

Agar gudang atau warehouse memiliki ruangan dan sistem logistik yang efektif dengan meminimalisir biaya material handling, berikut ini beberapa metode yang bisa kamu terapkan untuk merancang tata letak warehouse.

• Shared storage, dasar dari metode ini adalah First In First Out (FIFO) di mana produk atau barang yang akan dikirim oleh konsumen dalam waktu dekat diletakkan di dekat pintu in-out (keluar-masuk).
• Dedicated storage, prinsip metode ini adalah menyimpan produk atau barang di bagian yang sudah disediakan dan tetap tidak berubah-ubah.
• Class based storage, prinsip dari metode penataan ini adalah menggolongkan produk ke dalam 3 golongan sesuai pareto analysis atau memperhatikan ukuran hingga jenis produk.
• Continuous warehouse, metode continuous menerapkan prinsip make to order yaitu produk disimpan berdasarkan pesanan atau permintaan pelanggan atau yang sudah masuk ke dalam periode waktu antar produk.

Metode ini juga memperhatikan ketersediaan maksimum dan minimum dari suatu produk atau barang dengan tujuan untuk memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan perusahaan.

Warehouse Staff / Warehouseman Adalah

Karyawan gudang atau warehouse staff adalah pekerja yang bertanggung jawab dalam menjaga kelancaran distribusi serta penataan barang di dalam gedung penyimpanan bahan baku dan produk perusahaan. 

Selain itu, mereka bertugas menempatkan barang sesuai dengan daftar, data, sekaligus memastikan stock opname berjalan sesuai standar operasional. .

Menurut definisi di atas, dapat kita simpulkan bahwa warehouse staff adalah bagian dari divisi logistik.

Tugas mereka mengurusi persediaan, penataan, mencatat stok, memastikan tidak ada produk kadaluarsa, bahkan hingga membuat laporan tiap kali melakukan stock opname.

Selain itu, mereka juga memiliki tanggung jawab dalam pendistribusian mulai dari persiapan hingga melepas barang ke tangan distributor. 

Mengingat tugas mereka sangat banyak, artinya kamu harus memiliki ketelitian tinggi, kekuatan fisik, dan kemauan bekerja keras bila hendak bekerja sebagai warehouse staff. 

Data Warehouse Adalah

Data warehouse adalah suatu tempat penyimpanan data yang berasal dari berbagai resource dan data lain lalu disimpan dengan baik. 

Data warehouse memiliki karakteristik yang terintegrasi, berorientasi lebih pada subjek (pelanggan, penjualan, dan berbagai hal lainnya), mempunyai dimensi waktu, dan lebih bersifat tetap.

Data warehouse juga berarti data yang mampu mendukung proses pengambilan keputusan oleh seluruh pihak manajemen di dalam suatu perusahaan.

Data warehouse mampu mengintegrasikan beragam jenis data yang berasal dari berbagai jenis sistem ataupun aplikasi, sehingga perusahaan hanya perlu mengakses data tersebut dalam satu pintu, khususnya untuk manajemen.

Misalnya, contoh dari data warehouse dalam suatu bisnis adalah data yang terkumpul dalam aplikasi akuntansi, website, marketplace, media sosial, dan masih banyak lagi.

Seluruh info tersebut bisa digunakan oleh pihak perusahaan agar bisa menganalisa serta menentukan metode yang lebih tepat untuk melakukan promosi penjualan.

Jenis Warehouse Berdasarkan Karakteristik

Jenis-jenis warehouse berdasarkan karakteristiknya adalah sebagai berikut:

Raw Material Storage (Stock Room)

Warehouse jenis ini berfungsi untuk menyimpan setiap material yang dibutuhkan proses produksi. 

Warehouse jenis ini terbagi ke dalam dua jenis ruangan, yakni di dalam bangunan pabrik atau ruang produksi (indoor) dan ada beberapa material yang disimpan di luar bangungan (outdoor).

Working Process Storage

Barang-barang yang disimpan di jenis warehouse ini adalah barang atau material yang sedang dalam tahap proses pengerjaan atau produksi. Kamu bisa menemukan jenis warehouse working process storage pada industri manufaktur. 

Pada industri tersebut material-material yang dibutuhkan harus melewati seleksi operasi dan pengerjaan produksi terlebih dahulu.

Finished Goods Storage

Sesuai dengan namanya, jenis warehouse finished goods storage menyimpan produk atau barang yang sudah selesai dikerjakan.

Baca Juga: Operator Produksi: Definisi dan Tugasnya 

Jenis Warehouse Berdasarkan Kepemilikan

Gudang Umum (Public Warehouse) 

Merupakan gudang yang didapatkan dengan cara menyewa dari pihak lain. Gudang umum memiliki berapa jenis lainnya yaitu:

1. General Merchandise

Gudang dirancang untuk digunakan oleh pabrik, distributor, dan pelanggan untuk menyimpan barang yang mereka jual. Barang-barang yang disimpan dalam gudang ini biasanya tidak memerlukan penanganan khusus.

2. Cold Storage Warehouse

Gudang ini biasanya digunakan untuk menyimpan barang atau produk yang membutuhkan suhu tertentu. Produk yang tidak tahan lama (perishable goods) di antaranya:

• Makanan dan Minuman seperti buah, sayur, hasil laut dan susu
• Hasil Pabrik seperti bahan kimia kerta photo, photographics film

3. Bonded Warehouse

Gudang jenis ini biasanya digunakan oleh lembaga bea dan cukai untuk menyimpan barang yang sedang di karantina atau masih dalam pengurusan dokumen pengiriman sebelum barang-barang tersebut diimpor.

4. Households Goods Warehouse

Gudang ini biasanya digunakan pabrik furniture household moving companies. Di beberapa kondisi, gudang ini juga digunakan untuk menaruh barang dagangan.

5. Special Commodity Warehouse

Gudang jenis ini biasanya digunakan khusus menyimpan komoditi tertentu yang membutuhkan satu penanganan khusus. Gudang ini memiliki karakteristik sendiri yang membedakan dengan gudang jenis lainnya, yaitu:

• Merupakan tempat penyimpanan dalam waktu tertentu
• Produk komoditi yang disimpan memiliki kualitas dan grade yang sama
• Pada umumnya, di dalam gudang disediakan fasilitas tambahan seperti mesin penggiling padi dan lainnya

6. Bulk Storage Warehouse

Gudang ini biasanya digunakan untuk menyimpan produk dalam bentuk cairan dan kering dalam ukuran yang besar.

Di dalam gudang ini biasanya terdapat proses pemecahan ukuran menjadi lebih kecil lagi.

Private Warehouse 

Gudang yang dibangun sendiri atau biasanya gudang ini dibangun dengan proses leasing.

Kesimpulan

Kriteria gudang yang berfungsi sebagai lokasi warehouse menunjukan bahwa gudang tidak dibangun dengan cara yang sembarangan. Dalam membangun gudang, memiliki kriteria-kriteria yang menjadi pertimbangan dalam pembangunan sebuah gudang. 

Jenis warehouse terbagi beberapa macam dan semuanya berbeda sesuai dengan peruntukan dan tujuannya. Kamu harus memastikan memiliki gudang yang tepat untuk semua kegiatan warehouse bisnismu, ya, Majoopreneurs!

Setelah mengecek isi gudang dan data warehouse bisnismu, sekarang waktunya kamu membaca artikel lain yang sudah majoo siapkan untuk menemanimu mengembangkan bisnis. 

Yuk, belajar pelajari dan membenahi sistem warehouse bisnismu!