Knowledge

Stok adalah: Definisi, Metode, Jenis, dan Contoh

Penulis Andiana Moedasir
25 February 2022

Daftar Isi

Pernah kesal karena telanjur mengiyakan pesanan barang dari pelanggan, tapi ternyata stok barang yang tersedia tidak cukup jumlahnya?

Huft! Memang mengesalkan. Namun, situasi itu sebetulnya bisa dicegah. Ya, dengan cara rajin mengecek stok.

Ingat, ya, stok tidak boleh terlalu banyak atau sedikit. Tentu saja jika sedikit, kebutuhan pelanggan tidak terlayani. Jika terlalu banyak akan memenuhi gudang yang membuatmu mengeluarkan biaya tambahan.

Jika sudah menguasai manajemen stok barang, berarti bukan hanya keuntungan akan yang kamu dapatkan. Tambahannya adalah kepercayaan dan kesetiaan yang akan kamu raih dari pelanggan.

Definisi Stok

Arti stok memang beragam. Stok berasal dari bahasa Inggris “stock” yang berarti “persediaan”. Namun bahasan stok kita kali ini ada dalam ruang lingkup bisnis.

Stok menjadi penting dalam sebuah bisnis karena berhubungan dengan tata kelola barang. Kelemahan dalam mengelola stok bisa berakibat buruk. Karenanya stok perlu menjadi perhatian mulai dari UMKM sampai perusahaan besar.

Terdapat beberapa definisi stok, sebagai berikut:

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI). Stok adalah persediaan barang untuk perbekalan; sediaan barang yang diperdagangkan.
Warren (2005) dalam buku Accounting. Stok adalah barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi bisnis perusahaan. Dan bahan yang digunakan dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu.
Hadri Mulya (2010) dalam buku Memahami Akuntansi Dasar. Stok adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal perusahaan. Bentuk aktiva yang terlibat dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan. Bisa dalam bentuk bahan baku maupun perlengkapan produksi.
Eddy Herjanto (2007) dalam buku Manajemen Operasi. Stok adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu.

Misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin.

Dari pengertian di atas, secara sederhana, stok barang adalah persediaan barang yang akan digunakan dalam proses produksi atau dijual kepada pelanggan.

Perbedaan Stok dan Inventory

Walau sama-sama barang yang disimpan, lalu apa bedanya stok dan inventory? Berikut perbedaannya:

Inventory

Merupakan persediaan barang yang akan dijual dan langsung menghasilkan profit bagi perusahaan. Ada dua jenis: inventory barang jadi dan inventory barang setengah jadi.

Stok

Merupakan persediaan barang yang disimpan dan akan dikeluarkan untuk dijual ataupun untuk membantu proses produksi (stationery, mesin, dan sebagainya) dalam sebuah perusahaan.

Jenis-Jenis Stok

Terdapat 3 jenis stok yang dikelola dalam bisnis dilihat dari jenis barangnya, yaitu:

Stok bahan baku

Bahan yang dibutuhkan untuk memproduksi berbagai barang. Misalnya: kayu dan paku untuk bisnis furniture atau telur dan tepung untuk usaha roti.

Stok barang dalam proses

Barang yang belum selesai atau sepenuhnya diproduksi. Misalnya jilbab yang selanjutnya masih akan dibordir, minyak esensial yang masih butuh dikemas dalam botol, dan sebagainya.

Stok barang jadi

Barang siap jual yang telah menyelesaikan seluruh proses produksi. Misalnya air mineral dalam kemasan, burger yang siap makan, mukena yang siap jual, dan sebagainya.

Sedangkan jika dilihat dari jenis tujuan penyimpanannya, maka stok dibedakan menjadi:

Stok pengamanan

Jenis stok yang sengaja disimpan untuk memastikan jika produk yang bakal dijual kepada pelanggan tidak akan habis sebelum waktunya.

Stok antisipasi

Jenis stok yang dipersiapkan untuk mengantisipasi fluktuasi (naik turunnya) penjualan dalam kurun waktu tertentu. Stok ini disediakan ketika sebuah produk sedang menjadi tren di kalangan masyarakat.

Stok dalam pengiriman

Jenis stok yang sudah dipesan dan sedang dalam pengiriman oleh pihak supplier. Dipesan beberapa waktu sebelum pengiriman (indent).

Pentingnya Memantau Stok

Melakukan tata kelola stok memiliki banyak sekali manfaat yang membuat bisnis kamu berkembang. Ini dia beberapa di antaranya:

Mengetahui dengan tepat dan aktual mengenai jumlah barang yang tersedia secara fisik di gudang.
Membantu pengelompokkan dan penempatan barang sehingga aktivitas barang masuk dan keluar menjadi terpantau.
Menghindari kesalahan jumlah stok yang disebabkan kehilangan, kerusakan, atau bahkan penyelewengan oleh oknum yang tidak bertanggung jawab.
Membantu auditor internal dalam perhitungan kas, aktiva, piutang, serta hutang perusahaan. Sebagai database untuk perhitungan inventori dan audit.
Membantu dalam pengambilan keputusan dari pemilik usaha terkait jumlah stok yang tersedia saat ini. Atau keputusan untuk melakukan pemesanan kembali.

Metode Pengelolaan Stok Barang

Pemilihan metode pengelolaan stok barang menjadi penting. Mengapa? Karena seperti yang pernah disinggung sebelumnya, yakni stok barang dapat berpengaruh terhadap harga pokok penjualan (HPP) barang.

Sederhananya, ada biaya yang dikeluarkan setiap barang yang ‘menginap’ di gudang. Berikut ini adalah metode pengelolaan stok yang bisa kamu pilih:

Metode FIFO

FIFO merupakan singkatan dari first in first out. Metode ini berprinsip untuk mengeluarkan barang lama yang duluan masuk gudang. Dengan itu, dalam laporan stok barang, jumlah stok akan sama dengan barang yang ada dalam gudang.

Usaha yang biasa menerapkan metode FIFO adalah usaha kue dan makanan, minimarket, dan sebagainya. Karena produk yang disimpan adalah produk yang masa kedaluwarsanya sangat pendek.

Dalam hubungannya dengan HPP, metode FIFO menghasilkan HPP yang rendah namun laba kotor yang tinggi.

Metode LIFO

LIFO merupakan singkatan dari last in first out. Metode LIFO memiliki prinsip yang berkebalikan dengan metode FIFO, yakni mengeluarkan barang yang baru masuk gudang terlebih dahulu. Barang yang lama dijual belakangan.

Metode LIFO membuat penataan barang lebih mudah. Tak cuma itu, metode ini juga menguntungkan karena menghemat pengeluaran pajak ketika sedang terjadi inflasi. Saat inflasi, laba lebih sedikit namun tidak akan mempengaruhi laba operasi.

Usaha yang biasa menerapkan metode LIFO adalah penjual baju. Menjual baju yang sedang tren karena minat pasar sedang tinggi. Cara ini digunakan untuk mendapatkan laba yang lebih besar dalam suatu tren.

Metode FEFO

FEFO merupakan singkatan dari first expired first out. Metode FEFO berprinsip untuk menjual produk dengan jangka waktu kedaluwarsa pendek terlebih dahulu kepada pelanggan.

Jadi pelaku usaha berpatokan tanggal kedaluwarsa barang, bukan tanggal masuk gudang. Usaha yang biasa menerapkan metode FEFO adalah apotek.

Memang, metode FEFO agak mirip dengan metode FIFO. Namun bedanya fokus tanggal pengeluaran barangnya berbeda. Metode FEFO disebut lebih efisien sebab mampu mengurangi angka kerugian dalam sebuah bisnis.

Metode Just in Time

Metode just in time berprinsip untuk tidak menerapkan adanya stok dalam gudang. Jadi kegiatan produksi hanya dilakukan jika ada pesanan. Istilah kekiniannya adalah open PO.

Sebaliknya jika tidak ada pesanan, maka tidak akan ada produksi sama sekali. JIT memang berbeda sekali dengan metode FIFO, LIFO, dan FEFO. Kenapa? JIT tidak melakukan penyimpanan stok seperti kedua metode tersebut.

JIT cocok untuk jenis usaha yang pembuatannya jangka panjang dengan modal yang besar. Misalnya perusahaan otomotif, komputer, furnitur, dan sebagainya.

Teknik Dasar Pengelolaan Stok

Melakukan pengelolaan stok barang ada metoda dan tekniknya. Pelajari agar tidak terjadi salah kelola.

Apapun metode yang kamu pilih dalam mengelola stok, jika kamu tak memilih metode JIT, maka ada teknik dasar yang harus dilakukan agar pengelolaan stok berjalan dengan baik.

Menyediakan tempat penyimpanan. Bisa berupa etalase, rak, barang, maupun gudang. Pemisahan tempat penyimpanan disesuaikan dengan jenis barang stok.
Mencatat data seakurat mungkin. Siapkan tim atau aplikasi yang bertugas melakukan pencatatan barang yang masuk dan keluar.
Membuat data pergerakan stok barang (forecasting). Bagian penting dari strategi pengelolaan stok, terlebih jika jenis barang yang dimiliki sangat beraneka macam. Memberikan perencanaan spesifik tentang jadwal keluar-masuknya barang agar tidak terjadi kekurangan maupun kelebihan barang.
Membuat kode barang. Persediaan barang dapat terus terpantau, karena selalu diketahui barang nomor kode berapa yang telah keluar.
Memisahkan stok barang baru dan lama. Sediakan tempat khusus bagi stok lama dan baru agar tidak bercampur.
Memeriksa barang sebelum disimpan. Berfungsi sebagai penyaringan kualitas barang. Barang yang rusak atau cacat tidak dijual pada pelanggan demi mempertahankan kredibilitas usaha.
Melakukan pencatatan persediaan barang (stok opname) secara berkala. Stock opname adalah kegiatan yang mendata ulang barang secara fisik yang ada di gudang. Kemudian dicocokkan dengan laporan stok barang yang sudah ada.

Pembukuan Stok Barang

Kehadiran pembukuan keluar masuk stok barang adalah untuk mengetahui jumlah stok barang di gudang. Kamu dapat menilai selisih kekurangan dan kelebihan barang yang ada di gudang.

Jangan sampai kamu melewatkan peran penting dari pembukuan stok barang di bawah ini, ya.

Alat pelacak.

Melacak seluruh perputaran stok barang karena berisi mutasi barang dari gudang ke gudang lainnya atau mutasi barang yang telah terjual.

Mengontrol stok gudang.

Sebagai rekaman setiap pergerakan stok barang yang ada di gudang. Mencatat transaksi barang masuk, pemakaian barang, return pelanggan, dan masih banyak lagi.

Alat pembantu saat membuat keputusan.

Sebagai dasar untuk melakukan pembelian barang, catatan ini memiliki fungsi untuk mencatat pergerakan stok.

Pembanding saat stock opname.

Saat stock opname, pembukuan ini dapat menjadi langkah audit pada seluruh dokumen transaksi yang sudah ada.

Meminimalisasi kecurangan.

Menghindari manipulasi data stok barang di gudang.

Contoh Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar

Untuk memudahkan kamu dalam membuat pembukuan stok barang masuk dan keluar, ikuti saja template berikut yang bisa kamu buat di Microsoft Excel.

Contoh 1. Pembukuan stok barang masuk dan keluar manual sederhana.

(sumber: jubelio.com)

Contoh 2. Pembukuan barang masuk dan keluar lengkap sederhana.

(sumber: jubelio.com)

Contoh 3. Pembukuan stock opname.

(sumber: finata.id)

Pembukuan Stok Otomatis

Pencatatan dalam pengelolaan stok memang harus sangat teliti. Kamu tak mau kan jika stok yang tertulis di pembukuan ternyata meleset jauh dengan ketersediaan barang secara fisik di gudang.

Kesalahan penghitungan bisa membuat bisnis yang kamu jalankan menjadi rugi. Karenanya, ada banyak sekali peranti lunak (software) yang bisa kamu pakai untuk membuat pembukuan stok barang.

Pengelolaan stok barang menjadi otomatis, real time, dan tidak lagi manual. Namun tentu saja tetap harus ada pengecekan secara berkala dengan stock opname, ya.

Kamu bisa menggunakan aplikasi majoo untuk mengatur stock.

Kesimpulan

Semoga sampai sini sudah lebih jelas mengenai pentingnya stok dalam dunia usaha, ya. Kunci dari stok yang baik adalah penyimpanan yang rapi, pendataan yang akurat, dan strategi perputaran barang yang dikelola dengan tepat.

Jika usahamu, tak peduli kecil atau besar, sudah menerapkan tata kelola stok dengan baik, maka stabilitas perolehan laba akan kamu raih.

Silakan buka artikel lain terkait bisnis dan dunia UMKM yang sudah majoo sediakan untukmu. Selamat mencatat stok barang usahamu, Majoopreneurs!