Stock Take: Pengertian, Manfaat, dan Tips Melakukannya

Dalam bisnis yang memiliki persediaan barang, pemahaman yang akurat tentang stok yang dimiliki sangatlah vital. Oleh karena itu, proses stock take, atau penghitungan dan pencatatan menyeluruh atas persediaan, menjadi kunci untuk menjaga keakuratan dan efisiensi dalam manajemen inventarisasi. 

Dengan melakukan stock take secara teratur, pemilik bisnis dapat mengelola persediaan mereka dengan lebih efektif dan efisien. Ini dapat membantu mengoptimalkan operasional, mengurangi risiko kerugian, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan standar yang berlaku.

Baca Juga: Pengertian dan Tujuan Stock Opname yang Tertata dan Akurat

Apa Itu Stock Take?

Stock take adalah proses penghitungan dan pencatatan secara menyeluruh terhadap semua stok atau persediaan yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau organisasi pada suatu waktu tertentu. 

Stock take dikenal juga dengan istilah inventory stock take. Proses ini merupakan  bagian dari manajemen inventarisasi yang bertujuan untuk memastikan keakuratan, kecukupan, dan kelengkapan data persediaan.

Tujuan dari stock take adalah untuk memperbarui catatan persediaan, memverifikasi keberadaan fisik stok dengan catatan sistem. Termasuk juga mengidentifikasi perbedaan dan ketidaksesuaian yang mungkin terjadi.

Proses stock take biasanya meliputi penghitungan jumlah fisik barang yang ada di gudang, rak, atau tempat penyimpanan lainnya. Selama proses stock take, staf atau tim yang bertanggung jawab akan melakukan perhitungan secara manual atau dengan menggunakan teknologi seperti pemindai barcode atau sistem pengenalan radio frekuensi. 

Kemudian, seluruh data yang diperoleh selama stock take akan dibandingkan dengan catatan sistem atau database inventarisasi yang ada. Hasil dari inventory stock take dapat memberikan gambaran yang jelas tentang jumlah stok aktual, nilai persediaan, tren permintaan, dan kinerja inventarisasi perusahaan. 

Data ini berperan penting bagi [para pemilik bisnis. Khususnya untuk pengambilan keputusan yang tepat dalam perencanaan persediaan, pengadaan, pengaturan harga, dan strategi bisnis.

Stock take dilakukan secara berkala, misalnya bulanan, kuartalan, atau tahunan, tergantung pada kebutuhan dan skala operasi perusahaan. Selain itu, stock take juga dapat dilakukan dalam situasi tertentu, seperti saat pergantian tahun, akhir periode akuntansi, atau sebelum atau sesudah inventarisasi besar-besaran.

Ini memungkinkan perusahaan untuk memantau dan memperbarui data persediaan secara teratur, mengidentifikasi ketidaksesuaian, perbedaan, atau masalah yang mungkin terjadi, serta mengoptimalkan manajemen persediaan dan operasi bisnis.

Manfaat Stock Take dalam Bisnis

Melakukan inventory stock take secara teratur dan akurat, artinya pemilik bisnis atau perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap peraturan, menghindari kerugian akibat persediaan yang hilang atau rusak, serta meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.

Selain itu, beberapa manfaat stock take adalah:

Akurasi Data Persediaan

Stock take dapat membantu memastikan keakuratan catatan persediaan dengan membandingkan jumlah fisik dengan jumlah yang tercatat dalam sistem. Ini akan membantu mengidentifikasi dan mengatasi perbedaan dan ketidaksesuaian yang mungkin terjadi, seperti barang yang hilang, rusak, atau dicuri.

Pengendalian Persediaan

Dengan melakukan stock take secara teratur, para pemilik bisnis dapat memantau persediaan dan mengidentifikasi pola konsumsi atau tren permintaan. Informasi ini dapat digunakan untuk mengoptimalkan pengadaan, menghindari kekurangan stok, atau mengurangi kelebihan persediaan yang tidak perlu.

Perencanaan dan Penganggaran

Data yang dihasilkan dari stock take dapat digunakan sebagai dasar untuk perencanaan dan penganggaran. Informasi tentang tingkat persediaan aktual membantu dalam merencanakan kebutuhan, menetapkan target penjualan, atau memperkirakan biaya produksi.

Pemenuhan Persyaratan Hukum

Beberapa pemilik bisnis biasanya diwajibkan oleh undang-undang untuk melakukan stock take secara teratur. Misalnya, dalam konteks perpajakan, karena stock take dapat digunakan untuk menghitung nilai persediaan yang harus dilaporkan untuk tujuan perpajakan.

Baca Juga: Dead Stock adalah ? Kenali Penyebab dan Cara Mengatasinya!

Tips Melakukan Stock Take

Lantaran fungsinya yang penting dalam operasional bisnis, stock take adalah proses yang tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum, saat, dan sesudah melakukan stock take pada setiap periode. 

Berikut adalah beberapa tips agar dapat melakukan stock take dengan efisien dan akurat:

Rencanakan dengan Baik

Persiapkan rencana yang terperinci sebelum melakukan stock take. Tentukan waktu, tanggal, dan durasi stock take. Koordinasikan dengan tim terkait dan pastikan semua sumber daya yang diperlukan tersedia, seperti alat hitung, perangkat pemindai barcode, formulir pencatatan, dan sebagainya.

Tepat Waktu

Jadwalkan untuk melakukan stock take pada waktu yang tepat, biasanya di luar jam operasional normal untuk menghindari gangguan proses bisnis sehari-hari. Pastikan stok sudah stabil sebelum memulai proses penghitungan.

Organisasi Stok

Pastikan stok diatur dengan baik sebelum stock take dilakukan. Kelompokkan barang berdasarkan jenis, kategori, atau nomor identifikasi untuk memudahkan penghitungan. Pastikan stok teratur, mudah dijangkau, dan jelas terlabel.

Gunakan Teknologi

Manfaatkan teknologi seperti pemindai barcode untuk mempercepat dan mempermudah proses penghitungan. Alat-alat ini dapat membantu menghindari kesalahan manusia dan meningkatkan akurasi pencatatan.

Tim yang Terlatih

Pastikan anggota tim yang terlibat dalam stock take adalah individu yang telah mendapatkan pelatihan yang memadai. Mereka harus memahami metode penghitungan yang digunakan, instruksi penggunaan alat teknologi (jika ada), serta memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan dan prosedur stock take.

Verifikasi Ganda

Gunakan sistem verifikasi ganda untuk memastikan keakuratan penghitungan. Misalnya, meminta dua orang untuk menghitung secara independen dan membandingkan hasilnya. Jika terdapat perbedaan, lakukan investigasi untuk menemukan penyebabnya.

Catat Perbedaan atau Selisih Jumlah Stok 

Jika terdapat perbedaan atau selisih antara stok fisik dan catatan sistem, catat dengan jelas dan teliti. Identifikasi penyebab perbedaan tersebut, seperti barang yang hilang, rusak, atau dicuri. Langkah selanjutnya adalah mengambil tindakan yang tepat untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Rekonsiliasi dan Pembaruan Data

Setelah stock take selesai, lakukan rekonsiliasi antara catatan fisik dan catatan sistem. Update catatan persediaan dengan jumlah yang akurat berdasarkan hasil stock take. Pastikan data persediaan yang diperbarui disinkronisasi dengan sistem inventarisasi yang digunakan perusahaan.

Evaluasi dan Tindak Lanjut

Tinjau ulang hasil stock take dan lakukan identifikasi peluang perbaikan atau peningkatan. Pelajari pola dan tren dari hasil stock take untuk membantu perencanaan dan pengambilan keputusan di masa depan. 

Terapkan tindakan perbaikan atau peningkatan yang diperlukan untuk mencegah perbedaan dan meningkatkan efisiensi proses stock take berikutnya.

Kesimpulan 

Stock take atau inventory stock take merupakan proses penghitungan dan pencatatan secara menyeluruh terhadap semua item persediaan atau stok yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau bisnis pada suatu waktu tertentu.

Stock take adalah proses yang dapat membantu memverifikasi keakuratan data persediaan dengan membandingkan jumlah fisik stok dengan catatan yang ada dalam sistem. 

Dengan melakukan stock take secara teratur, kamu dan para pemilik bisnis lainnya dapat memperbarui catatan persediaan. Dapat juga memastikan bahwa jumlah yang tercatat sesuai dengan jumlah fisik yang sebenarnya.

Tambahkan juga aplikasi inventori dari majoo pada bisnismu agar pengaturan stok dapat dilakukan secara real time dan lebih akurat. Dengan aplikasi inventori ini, pencatatan pergerakan barang dalam bisnismu akan dilakukan mulai dari masuknya barang, catatan stok opname hingga stok yang terbuang. 

Sudah saatnya menjalankan bisnis dengan lebih mudah tapi tetap akurat, kan? Pakai majoo dan buktikan sendiri!