Struktur Organisasi: Bagan, Jenis, dan Faktor Penentu

Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, seperti sekolah, kampus, tempat kerja, dan lainnya kamu akan menjumpai informasi tentang struktur organisasi. Struktur ini biasanya dipajang di titik strategis sehingga bisa dilihat oleh siapapun. 

Misalnya, saat kamu masuk ke ruang kerja Kepala Sekolah, kamu akan melihat sebuah papan tulis besar dengan bagan struktur organisasi berisi nama dan jabatan dari setiap orang yang terpajang di dalamnya. 

Menurutmu, apa alasan suatu organisasi atau perusahaan membangun struktur organisasi tersebut? 

Secara umum, sebuah struktur di dalam organisasi dibuat untuk memudahkan proses tata kelola SDM sekaligus menyusun strategi pencapaian suatu tujuan. Pembuatannya menjadi hal penting sehingga dilakukan oleh semua organisasi, khususnya yang sudah profesional. 

Demi kelancaran berjalannya aktivitas sebuah perusahaan, adanya struktur organisasi memegang peranan yang sangat penting.

Level perusahaan tersebut berskala kecil atau besar bukan menjadi masalah, karena adanya pengorganisasian akan menjadikan pekerjaan lebih efektif dan tidak terpusat pada satu kendali.

Adapun, fungsi dari adanya struktur organisasi juga adalah untuk memperjelas hubungan antar bagian dalam sebuah perusahaan. Jadi, akan terlihat jelas orang yang bertanggung jawab terhadap sebuah pekerjaan atau tugas.

Kamu pasti sering melihat kalau sebuah struktur organisasi biasanya digambarkan dalam sebuah bagan atau chart. 

Nah, majoo akan mengajak kamu untuk membaca artikel tentang struktur organisasi di bawah ini. Kita mulai, yuk!

Baca juga: Struktur Organisasi Perusahaan dan Tugasnya

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah suatu sistem yang digunakan untuk mendefinisikan suatu hierarki dalam suatu organisasi. Struktur ini mengidentifikasi setiap pekerjaan, fungsinya, dan garis tanggung jawab laporannya di dalam organisasi.

Struktur organisasi ini dikembangkan untuk menetapkan cara bisnis beroperasi dan membantu usaha dalam mencapai tujuannya untuk memungkinkan pertumbuhan di masa depan. Struktur kerja dan tanggung jawab ini pun digambarkan menggunakan bagan organisasi.

Struktur organisasi juga menentukan cara arus informasi terbentuk antar level dalam perusahaan. Misalnya, dalam struktur terpusat, keputusan mengalir dari atas ke bawah. Sementara di dalam struktur desentralisasi, kekuatan pengambilan keputusan didistribusikan di antara berbagai tingkatan organisasi.

Secara garis besar, struktur organisasi perusahaan merupakan suatu tingkatan atau susunan yang berisi pembagian tugas dan peran perorangan berdasarkan jabatannya di perusahaan.

Struktur organisasi membantu perusahaan untuk menempatkan individu-individu yang berpotensi dan memiliki kompetensi sesuai dengan bidang dan keahliannya. 

Perusahaan dinilai sukses umumnya memiliki struktur organisasi yang tertata dan jelas. Itu artinya struktur dibuat dan dijalankan sesuai dengan fungsinya.

Bagaimana Cara Membuat Struktur Organisasi?

Salah satu manfaat Microsoft Office bisa digunakan untuk membuat bagan organisasi. Membuat struktur organisasi di Word bisa dilakukan dengan memilih opsi SmartArt. Berikut langkah-langkahnya: 

1. Buka aplikasi Ms.Word atau Power Point, lalu pilih menu Insert atau Sisipkan dan klik SmartArt. 

Contoh dari PowerPoint 2016

(sumber: support.mircosoft.com)

2. Pilih Hierarchy/Hierarki dan pilih grafik desain struktur sesuai kebutuhan, kemudian klik OK.

(sumber: support.mircosoft.com)

3. Klik dalam kotak di Grafik SmartArt, lalu ketikkan teks dalam struktur organisasi dengan nama jabatan. 

(sumber: support.microsoft.com)

4. Untuk menambahkan kotak baru, klik menu Desain > Add Shape. 

5. Kamu bisa menerapkan kombinasi warna yang berasal dari warna tema ke kotak di Grafik SmartArt.

• Klik grafik SmartArt yang warnanya ingin kamu ubah.
• Di bawah Alat SmartArt, pada tab Desain, di dalam grup Gaya SmartArt, klik Ubah Warna.
  
  Jika kamu tidak melihat alat SmartArt atau tab Desain , pastikan kamu telah memilih Grafik SmartArt.
• Klik kombinasi warna yang kamu inginkan.

6. Jika sudah, kamu bisa mempercantik desain dengan berbagai pilihan menu yang tersedia di bagian "Desain".

Baca Juga: Organisasi adalah: Pengertian, Tujuan, Prinsip, dan Contoh

Contoh Struktur Organisasi Perusahaan

Bagan struktur organisasi adalah diagram yang menyampaikan struktur internal perusahaan secara visual dengan menjelaskan peran, tanggung jawab, dan hubungan antar individu dalam suatu lembaga atau organisasi. Bagan struktur organisasi menggambarkan secara luas seluruh perusahaan atau menelusuri ke departemen atau unit tertentu.

Dalam sebuah struktur organisasi sebuah bisnis atau perusahaan terdapat beberapa jabatan atau posisi. Jabatan pada struktur organisasi bermacam-macam, tergantung skala, kebutuhan, dan jenis perusahaan kamu.

Namun, setidaknya ada empat jabatan yang selalu ada pada struktur organisasi. Di bawah ini penjelasannya singkatnya.

(sumber: organisasi.co.id)

• Direksi

Direksi adalah orang yang memiliki tugas dan wewenang untuk mengurus perusahaan, khususnya perseroan terbatas. Jabatan ini berupa jajaran individu yang memiliki peran penting dalam struktur organisasi.

Mereka menjadi ujung tombak yang memiliki wewenang dalam hal pengambilan keputusan terhadap kelangsungan dan perkembangan perusahaan. Misalnya keputusan jenis bisnis yang akan dikembangkan dan produk yang akan diproduksi.

Umumnya, sebuah perusahaan mempunyai satu orang sebagai direktur utama (dirut), tiga orang sebagai wakil direktur utama, dan enam orang direktur.

• Manajer

Manajer perusahaan adalah orang yang berperan untuk mengintegrasikan potensi dan karakteristik para karyawan demi tercapainya tujuan perusahaan.

Manajer bertugas mengadakan pembinaan dan arahan, membuat kebijakan, monitoring, hingga supervisi, untuk meningkatkan profit perusahaan.

Umumnya, setiap tim memiliki seorang manajer sebagai pengelola utama dari divisi tersebut. Contohnya adalah manajer pemasaran, manajer personalia, manajer keuangan, dan lain-lain.

• Departemen atau Divisi

Dalam sebuah struktur organisasi terdapat beberapa departemen dan/atau divisi yang tentunya sesuai dengan jenis dan kebutuhan perusahaan.

Bagian ini umumnya dipimpin oleh kepada departemen dan/atau kepala divisi. Di beberapa perusahaan mungkin juga menyebutnya dengan istilah team leader.

Beberapa divisi yang biasanya ada di setiap struktur organisasi sebuah perusahaan adalah divisi pemasaran, produksi, administrasi, personalia, dan sebagainya.

• Administrasi dan Gudang

Bagian administrasi dan gudang umumnya terbagi menjadi beberapa subbagian seperti accounting, CMT (Cut, Make, Trim), dan kasir.

Posisi ini berperan dalam mengatur dan menganalisis keuangan perusahaan dengan membuat laporan keuangan yang berisi catatan pengeluaran, pemasukan, dan lain sebagainya.

Jabatan ini juga bertanggung jawab terhadap inventaris perusahaan, mulai dari keluar masuknya inventaris hingga pemeliharaan stok.

Elemen Struktur Organisasi

Lanjut ke pembahasan tentang elemen struktur organisasi untuk mengetahui cara kerja sebuah organisasi, ya.

1. Spesialisasi pekerjaan. Untuk melihat sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
2. Departementalisasi. Dasar yang digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
3. Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke bagian paling bawah dan menjelaskan pihak yang bertanggung jawab kepada atasannya.
4. Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
5. Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada lapisan tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
6. Formalisasi. Standar yang digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi.

Apa Saja Ciri–Ciri Struktur Organisasi?

Sebagai suatu hal yang memegang peran penting dalam perusahaan, struktur organisasi memiliki ciri–ciri tertentu. Seperti struktur organisasi garis atau lini, struktur organisasi fungsional, struktur organisasi fungsional dan staf, dan struktur organisasi garis dan staf.

Ciri–ciri struktur organisasi garis di antaranya:

1. Hubungan antara pemimpin dan bawahan bersifat langsung, yaitu melalui satu garis wewenang.
2. Selain top manajer, di bawahnya hanya sebagai pelaksana.
3. Jumlah karyawan relatif sedikit.
4. Sarana dan alat yang dimiliki terbatas.
5. Bentuk lini pada pemilik perusahaan, perusahaan perseorangan, adalah sebagai top manajer.
6. Organisasi relatif kecil.

Ciri–ciri struktur organisasi fungsional:

1. Organisasi masih tergolong kecil.
2. Di dalamnya terdapat kelompok–kelompok kerja staf ahli.
3. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas.
4. Target yang hendak dicapai sudah jelas dan pasti.
5. Pengawasan sudah dilakukan secara ketat.

Ciri–ciri struktur organisasi fungsional dan staf:

1. Memiliki tujuan dan sasaran untuk dicapai.
2. Memiliki aturan yang jelas dan harus ditaati oleh anggota organisasi.
3. Memiliki pembagian kerja atau dapat digolongkan dalam kerja sama, tetapi dengan tanggung jawab masing–masing.
4. Ada koordinator yang mengkoordinasikan tugas dan wewenang.

Ciri–ciri struktur organisasi garis dan staf:

1. Hubungan bawahan dan atasan tidak sepenuhnya secara langsung.
2. Karyawan berjumlah banyak.
3. Organisasi relatif besar.
4. Terdapat dua kelompok kerja pada organisasi sehingga menekankan adanya spesialisasi.

Faktor Penentu Struktur Organisasi

Ada beberapa faktor yang memengaruhi struktur organisasi, yaitu strategi organisasi, skala organisasi, teknologi, serta lingkungan. 

• Strategi Organisasi 

Dikutip dari buku Pengantar Bisnis bagi Pemula (2017) karya Rafsandjani dan Rieza Firdian, strategi organisasi dibuat untuk mencapai tujuan organisasi. Apabila disusun untuk mencapai tujuan, struktur organisasi hendaknya sejalan dengan strategi organisasi. Terjadinya perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pada perubahan struktur organisasi, baik langsung maupun tidak. 

• Skala Organisasi 

Skala organisasi merupakan salah satu faktor yang memengaruhi struktur organisasi. Kian besar skalanya, kian besar dan rumit pula struktur organisasinya. Menurut Sitti Mujahida dalam buku Pengantar Manajemen (2018), skala organisasi dipengaruhi beberapa faktor, yakni jumlah penjualan, target pasar, serta jumlah tenaga kerja.

• Teknologi 

Faktor teknologi lebih merujuk pada cara melakukan suatu pekerjaan. Teknologi juga mengacu pada penggunaan alat bantu dalam organisasi. Kehadiran teknologi menimbulkan perbedaan efektivitas dan efisiensi sebuah organisasi. Setidaknya setiap organisasi memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya manusia, sumber daya finansial, maupun sumber daya lainnya. 

• Lingkungan 

Struktur organisasi akan berubah menyesuaikan kondisi, jika lingkungannya bersifat dinamis. Sebaliknya, struktur organisasi tidak akan terlalu banyak berubah, apabila lingkungannya bersifat statis.

Apa Saja Jenis Struktur Organisasi?

Setidaknya ada empat jenis struktur organisasi yang ada di berbagai perusahaan. Di bawah ini penjelasannya.

• Struktur Fungsional

Cara membuat struktur ini adalah dengan mengelompokkan organisasi menjadi beberapa bagian departemen dan memasukan nama pekerja di dalamnya.

Bagian departemen tersebut adalah divisi personalia, pemasaran, produksi, pembelian dan divisi umum.

Jenis ini akan menunjukan nama kepala departemen hingga anggotanya yang berkewajiban melapor pada kepala.

Biasanya selain nama dan foto, jenis ini juga memasukan posisi, kewajiban tugas, kontak nomor telepon atau email hingga alamat rumah.

(sumber: karyaone.com)

• Struktur Hierarki

Jenis struktur ini akan dimulai dengan pimpinan perusahaan atau CEO lalu bergerak ke bawah, sesuai contoh.

Adanya garis vertikal antara satu posisi dengan yang lain, akan menandakan bahwa posisi yang di atas, berkewajiban mengawasi posisi di bawahnya secara langsung.

Selain itu, ada juga garis horizontal yang menandakan bahwa kedua posisi tersebut memiliki hubungan/jabatan yang sejajar.

Jenis struktur ini juga paling banyak digunakan, terutama untuk perusahaan yang menjalankan usaha kecil atau menengah karena struktur ini sangat sederhana dan mudah diterapkan.

(sumber: creately.com)

• Struktur Organisasi Lingkaran

Jenis struktur ini memang lebih modern dibandingkan tipe hierarki yang masih sangat tradisional dan cenderung terdapat kesenjangan perbedaan yang sangat signifikan.

Adanya struktur tipe ini sebenarnya dimaksudkan untuk memperlihatkan bahwa semua individu di dalam perusahaan adalah bagian dari tim dan memiliki peran penting dalam perusahaan.

(sumber: broadly.com)

• Struktur Metriks

Selanjutnya adalah jenis struktur organisasi metriks, yang cocok jika perusahaan kamu memiliki banyak pengawasan.

Sama seperti jenis hierarki, jenis ini akan menggambarkan hubungan pegawai dengan pengawasan langsung.

Namun bedanya adalah, pada jenis matriks terdapat garis putus-putus yang menggambarkan hubungan tidak langsung antara karyawan dengan manajer atau kepada divisi.

(sumber: creately.com)

Kesimpulan

Setelah membaca artikel tentang struktur organisasi di atas, kamu sekarang menjadi paham bahwa setiap organisasi berbeda dan tidak ada struktur organisasi yang sempurna.

Dalam membangun perusahaan atau bisnis yang mencakup banyak orang di dalamnya, memiliki struktur organisasi adalah hal penting yang bahkan harus diprioritaskan.

Namun tidak hanya itu saja yang penting, adanya aliran dana modal yang lancar juga penting demi kelancaran sebuah bisnis dari suatu perusahaan.

Nah, jika kamu membutuhkan bantuan dana usaha, majoo bisa membantu kamu, loh! Ayo, ajukan sekarang agar bisnismu bisa semakin berkembang!