Bagaimana Cara Membuat Surat Izin Kerja yang Benar?!

Berbeda dengan bayangan yang mungkin melintas di kepala, yang dimaksud dengan surat izin kerja sesungguhnya bukanlah surat yang dibuat ketika kita ingin mengambil libur di hari kerja, lho!

Tidak seperti surat izin yang dibuat saat sekolah, izin kerja ternyata memiliki pengertian yang jauh berbeda. Nah, agar tidak salah mempersiapkan dokumen yang sesuai, bagaimana jika kita bahas bersama-sama terkait izin kerja ini? Mulai dari pengertiannya, tujuan pembuatannya, dan juga contoh-contohnya?

Langsung saja, yuk! 

Pengertian Surat Izin Kerja

Pengertian surat izin kerja yang tepat adalah dokumen yang menjelaskan kesiapan seseorang untuk bekerja, baik untuk penugasan normal maupun penugasan khusus, yang umumnya berkaitan dengan keamanan orang tersebut dalam menjalankan tugasnya.

Izin ini menjadi sesuatu yang wajib dipersiapkan khususnya jika daerah penempatan atau penugasan yang ada perlu dilakukan berada di area yang tergolong berbahaya atau di ambang batas normal. Tak hanya terkait tempat, keamanan yang dimaksud dalam izin kerja ini juga kerap merujuk pada peralatan yang digunakan untuk menjalankan suatu tugas.

Pasalnya, tak semua karyawan akan mendapatkan penugasan di belakang meja yang cenderung aman. Beberapa orang, misalnya saja, bisa ditempatkan di daerah dengan suhu yang ekstrem atau diberi tanggung jawab untuk mengoperasikan peralatan kerja yang dapat mengancam keselamatan jiwanya.

Tanpa adanya izin kerja, orang tersebut atau pengawas areanya dapat menolak pengerjaan tugas yang diberikan. Oleh karena itu, dalam beberapa situasi, menyiapkan izin kerja menjadi sesuatu yang tak boleh diabaikan.

Nah, dari pengertian surat izin kerja tersebut, kira-kira sudah terbayang belum tujuan pembuatannya?

Baca juga: 18 Contoh Surat Lamaran Kerja dan Jenis nya 2022 Terbaru

Apa Tujuan Membuat Surat Izin Kerja?

Seperti yang sempat disinggung dalam pengertiannya, pembuatan izin kerja digunakan sebagai pegangan bagi seseorang untuk melakukan pekerjaan yang ditugaskan kepadanya.

Surat izin kerja ini dapat dijadikan sebagai jaminan bahwa jenis pekerjaan, area kerja, maupun peralatan kerja yang digunakan sudah memenuhi standar keamanan yang berlaku. Dengan demikian, karyawan yang memegang izin kerja atau work permit ini dapat diperkenankan untuk menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan penugasan yang diterima.

Sebagai contoh, seorang karyawan bisa saja ditugaskan untuk melakukan perbaikan di dalam pipa yang area geraknya terbatas dan memiliki potensi kecelakaan kerja seperti terhimpit atau terkena longsor. Berbeda dengan pekerjaan di belakang meja yang cenderung aman, pekerjaan ini jelas memiliki risiko yang lebih tinggi.

Masalahnya, apabila perbaikan tidak dilakukan, kerusakan pipa tersebut akan semakin parah dan perusahaan harus menanggung kerugian, kan? Oleh karena itu karyawan yang ditunjuk dipegangi izin kerja yang menyatakan bahwa karyawan yang bersangkutan telah memiliki pengalaman dan keahlian yang dibutuhkan serta penjelasan berdasarkan riset awal bahwa pipa tidak akan longsor atau tertimbun.

Baca juga: Lihat Contoh Surat Paklaring Kerja dan Cara Membuatnya!

Seperti Apa Format Surat Izin Kerja?

Bicara tentang format surat izin kerja atau work permit, perlu dipahami bahwa pembuatan izin kerja dapat berbeda-beda tergantung dari peruntukannya. Secara umum, tujuan yang dimiliki memang sama, yaitu menjamin keselamatan kerja karyawan selama penugasan, akan tetapi teknisnya dapat berbeda-beda.

Secara umum, izin kerja terbagi menjadi dua seksi yang berbeda: seksi pertama yang menjadi daftar pemeriksaan keamanan kerja dan seksi kedua yang berisi prosedur keselamatan kerja.

Dalam bagian daftar pemeriksaan keamanan kerja, format surat izin kerja akan mencantumkan nama yang menjadi pemeriksa keselamatan kerja, nama orang yang ditunjuk untuk menjalankan penugasan, dan juga beberapa daftar centang terkait situasi keamanan kerja.

Sementara itu, pada bagian prosedur keselamatan kerja, informasi yang ada di dalamnya umumnya menjelaskan tindakan yang perlu dilakukan oleh karyawan untuk menjamin keselamatannya saat menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan.

Baik bagian pertama maupun kedua dapat berbeda tergantung dari jenis maupun sifat penugasan. Wajar saja, sebenarnya, prosedur keselamatan di tempat dengan suhu panas yang ekstrem tentu akan berbeda dengan prosedur keselamatan di tempat dengan suhu dingin yang ekstrem, kan?

Bagaimana Cara Membuat Surat Izin Kerja?

Ada beberapa langkah yang harus diikuti dalam cara membuat surat izin kerja. Pertama-tama, tentu pembuat atau penerbit izin kerja harus mencari tahu terlebih dahulu risiko keselamatan kerja terkait penugasan yang akan diberikan.

Risiko-risiko tersebut kemudian dapat dituliskan dalam bentuk daftar centang atau keterangan untuk menginformasikan seberapa mungkin risiko yang dimaksud terjadi selama penugasan. Idealnya, seluruh risiko tersebut diperiksa dengan saksama dan sudah dinyatakan aman sebelum penugasan diberikan.

Langkah selanjutnya adalah menjabarkan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan oleh karyawan apabila terjadi situasi yang tidak diharapkan agar kecelakaan kerja dapat diminimalkan atau bahkan dihindari sama sekali. Bagaimanapun juga, risiko kecelakaan kerja akan selalu ada sekalipun pemeriksaan sudah dilakukan dengan secermat dan seteliti mungkin.

Nah, kedua bagian tersebut kemudian dirumuskan dalam izin kerja yang bisa dibawa oleh karyawan sebagai jaminan untuk menyelesaikan penugasannya. Cara membuat surat izin kerja ini tidak terlalu rumit, kan?

Baca juga: Perhatikan Hal Ini Sebelum Tanda Tangani Perjanjian Kerjamu!

Menerapkan Beragam Contoh Surat Izin Kerja

Setelah memahami pengertian yang benar dan juga cara membuatnya, selanjutnya kita dapat mencoba membuat izin kerja yang sesuai dengan penugasan. Seperti yang sudah disampaikan, izin kerja dapat beragam tergantung dari jenis penugasannya.

Agar tidak bingung, coba perhatikan penerapannya dalam beberapa contoh berikut:

• Contoh Surat Izin Kerja Malam

Risiko keselamatan kerja dalam contoh surat izin kerja malam umumnya berkaitan keamanan daerah atau pihak lain apabila seorang karyawan bekerja terlalu larut di luar jam operasional yang wajar.

Misalnya saja, apabila karyawan berada di suatu tempat larut malam, pihak keamanan setempat mungkin saja, kan, mencurigai karyawan tersebut hendak berbuat jahat seperti mencuri, begal, atau semacamnya? Jika sudah demikian, praktis karyawan tersebut akan kesulitan menyelesaikan pekerjaannya sesuai yang ditugaskan.

Agar situasi tersebut tidak terjadi, izin kerja pun dibuat dengan format yang sedikit berbeda sebagai berikut:

Bisa dilihat dalam contoh surat izin kerja malam di atas tidak ada daftar centang keselamatan kerja karena tidak ada risiko kecelakaan kerja yang sifatnya genting, tetapi dapat ditunjukkan oleh Bagus Mulia untuk menjelaskan bahwa keberadaannya di tempat tersebut larut malam memang sudah diotorisasi secara sah.

• Contoh Surat Izin Kerja ke Luar Negeri

Sama seperti izin kerja malam, contoh surat izin kerja ke luar negeri umumnya juga tidak dilengkapi dengan daftar centang keselamatan kerja karena fungsinya ditujukan untuk menjelaskan bahwa karyawan memang ditugaskan untuk bekerja di luar negeri.

Izin kerja ini dibutuhkan untuk banyak keperluan seperti mengurus visa kerja, keperluan imigrasi, maupun sebagai jaminan bahwa keberadaan karyawan di luar negeri bersifat sementara dan masa berlakunya habis ketika penugasan telah selesai.

Izin kerja ini menjadi sesuatu yang wajib karena menyangkut keselamatan pihak yang ada di negara tujuan. Bagaimanapun juga, pemerintah suatu negara akan berupaya maksimal untuk menjaga kedaulatan rakyat dan negerinya, oleh karena itu, mereka akan meminta izin kerja untuk memastikan bahwa karyawan ini memang benar-benar memiliki otorisasi yang dibutuhkan untuk berada di kawasan negaranya.

Tanpa adanya izin kerja, bukan tidak mungkin pengurusan visa untuk masuk ke negara tujuan ditolak karena pemerintah negara tersebut tidak yakin dengan status karyawan yang mengajukan visa.

Pasalnya, kerap terjadi penipuan dengan modus mengunjungi suatu negara untuk urusan yang berbeda, tetapi setelah urusan tersebut selesai, orang yang bersangkutan memilih untuk tetap berada di negara tujuan tanpa pulang ke negara asal. Tentunya situasi ini akan menjadi beban yang dapat merupakan negara tujuan apabila tidak diperhatikan dengan baik.

Oleh karena itu, jika memang seseorang benar ditugaskan ke suatu negara, contoh surat izin kerja ke luar negeri perlu dipersiapkan sebagai jaminan keberadaan karyawan terkait di negara tujuan.

• Contoh Surat Izin Kerja Orang Tua

Dalam contoh surat izin kerja orang tua, pemegang surat bukanlah orang yang terlibat dalam hubungan pekerjaan dengan penerbit surat, melainkan anak dari salah seorang karyawan yang bekerja pada penerbit surat tersebut.

Tidak berkaitan dengan keselamatan kerja orang tua, surat ini dibutuhkan untuk menyelesaikan sejumlah urusan anak yang berkaitan dengan status kerja anak. Misalnya saja ketika seseorang ingin mengajukan kredit, tetapi dirinya sebenarnya belum bekerja dan tidak memiliki penghasilan untuk menyelesaikan pembayaran kreditnya.

Dalam situasi tersebut, orang tua dapat dijadikan sebagai penjamin, sehingga izin kerja orang tua pun dibutuhkan untuk memberi kepastian bahwa orang tua dari pihak yang mengajukan kredit memiliki kemampuan bayar.’

Agar lebih jelas, coba perhatikan contoh surat izin kerja orang tua berikut:

• Contoh Surat Izin Kerja dari Perusahaan

Jika pada contoh-contoh sebelumnya tidak ada yang berkaitan denga keselamatan kerja, coba perhatikan contoh surat izin kerja dari perusahaan berikut ini:

Dapat dilihat dalam contoh surat izin kerja dari perusahaan di atas beberapa indikator risiko keselamatan kerja yang mungkin terjadi. Kita dapat melihat bahwa analisis keselamatan kerja sudah dilakukan terlebih dahulu untuk memastikan keamanan pengerjaan, dengan demikian setiap pihak yang bertugas dapat mengukur potensi risiko yang ada.

Harap diperhatikan bahwa satu izin kerja hanya bisa digunakan untuk satu pekerjaan risiko saja. Jadi, apabila seorang karyawan ditugaskan untuk melakukan perbaikan di ruang dengan area gerak yang terbatas dan perlu mengoperasikan alat panas bersuhu ekstrem, ada dua surat izin kerja yang perlu diajukan dan tidak bisa hanya dengan satu izin kerja saja.

Setelah mengantongi surat izin kerja pastikan juga untuk menggunakan aplikasi majoo agar pengelolaan bisnis menjadi lebih mudah, akurat, dan efisien! Yuk, gunakan aplikasi majoo sekarang juga!

Baca juga: Pekerja Wajib Tahu: Panduan Hak Cuti Karyawan