Mengenal Timesheet Kerja Karyawan: Pengertian dan Fungsinya

Jika kamu sudah lama berkecimpung di dunia human resources, timesheet karyawan tentu menjadi hal yang tidak asing dalam hidupmu. Timesheet karyawan atau timesheet kerja biasanya digunakan perusahaan untuk melakukan perhitungan gaji karyawan berdasarkan jam kerjanya. Dengan adanya timesheet tersebut, operasional perusahaan terkait sistem penggajian dapat berjalan dengan lebih cepat dan praktis, apalagi jika kamu menggunakan software yang memiliki fitur timesheet dan perhitungan secara otomatis. Hal ini tentu memungkinkanmu untuk menghitung gaji dengan lebih efektif dan efisien.

Selain itu, timesheet juga digunakan untuk mencatat data proyek, klien, dan pekerjaan lainnya yang dilakukan oleh karyawan selama jam kerja. Jadi, selain untuk menghitung jam kerja karyawan, timesheet juga menjadi dokumentasi kegiatan karyawan selama bekerja di perusahaan. Timesheet sendiri memiliki berbagai jenis dan digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Sebelum membahas lebih jauh, ada baiknya kita mengenal dan memahami pengertian timesheet, dimulai dari kegunaan hingga fungsinya. Langsung saja, simak ulasannya berikut ini! 

Apa yang Dimaksud dengan Timesheet Kerja?

Istilah “timesheet” atau “time-sheet”berasal dari kata dalam bahasa Inggris yang memiliki arti selembar kertas yang digunakan oleh seorang karyawan untuk merekam jumlah jam kerja. Secara sederhana, timesheet adalah dokumen atau file yang berisi data jam masuk dan jam keluar karyawan. Timesheet karyawan merujuk pada media berupa fisik maupun virtual yang digunakan untuk menghitung jumlah jam kerja karyawan. Biasanya, timesheet karyawan juga disebut dengan lembar kerja karyawan.

Hal-hal yang dicatat dalam timesheet karyawan antara lain adalah jam masuk, jam keluar (pulang), tugas yang dilakukan, proyek, klien, dan hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan di kantor. Timesheet menjadi dasar penghitungan jumlah jam kerja yang menentukan jumlah gaji yang diterima oleh karyawan. Oleh sebab itu, proses pengisian timesheet harus dilakukan dengan teliti untuk menghindari terjadinya kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian.

Saat ini, terdapat beberapa jenis timesheet karyawan yang digunakan oleh perusahaan, misalnya timesheet kertas yang berbentuk punch card, timesheet Excel atau spreadsheet, dan timesheet digital berupa software atau aplikasi pada gadget/komputer. Secara sederhana, timesheet bekerja dengan cara mencatat waktu kehadiran karyawan setiap harinya. Jika perusahaan menggunakan cara manual, karyawan yang datang akan mencatat waktu kehadiran dalam sebuah kolom pada kertas yang sudah disediakan. Sementara itu, jika perusahaan menggunakan sistem yang lebih modern, timesheet dapat berupa fingerprint atau media absensi lainnya.

Baca juga: Apa Itu KPI? Pentingkah Menetapkan KPI dalam Bisnis?

Apa Kegunaan Timesheet?

Setelah memahami apa yang dimaksud dengan timesheet kerja, saatnya ketahui apa kegunaan timesheet.

1. Time Management Karyawan

Fungsi pertama dari timesheet adalah sebagai manajemen waktu karyawan dan berhubungan dengan efektivitas kerja. Dengan menggunakan timesheet, tim HR bisa melakukan pemantauan atas efektivitas kerja karyawan setiap harinya. Timesheet dapat berfungsi sebagai time tracking yang nantinya menjadi dasar perhitungan gaji. Time tracking tersebut mencakup beberapa hal, seperti waktu masuk dan keluar karyawan, lamanya waktu lembur, cuti, dan lain sebagainya.

2. Data dalam Proses Payroll Karyawan

Upah ataupun gaji menjadi salah satu hak karyawan yang wajib dipenuhi perusahaan. Oleh sebab itu, perhitungan gaji atau proses payroll dalam suatu perusahaan harus dilakukan secara transparan dan sesuai dengan perjanjian kerja yang disepakati. Dalam hal ini, timesheet berfungsi untuk menampilkan jumlah jam kerja ataupun jam lembur karyawan yang akan menjadi dasar perhitungan gaji yang akan dibayar oleh perusahaan.

3. Informasi Mengenai Kinerja Karyawan

Fungsi ketiga dari timesheet adalah untuk menampilkan dan memberikan penilaian performa karyawan dari efektivitas kerjanya. Selain itu, data yang ada dalam timesheet juga bisa menjadi bahan pertimbangan manajer sebelum memberikan tugas tambahan pada karyawan. Pertimbangan tersebut juga bisa menjadi faktor penilaian mengenai banyaknya beban kerja yang diberikan pada karyawan. Jika terlalu banyak, performa karyawan tentu menjadi tidak maksimal. Sebaliknya, beban kerja yang terlalu sedikit perlu mendapat penyesuaian.

Baca juga: Pengertian Manajemen Operasional, Fungsi, serta Contohnya

Jenis-Jenis Timesheet

Setelah memahami kegunaan timesheet, saatnya ketahui jenis-jenis timesheet.

1. Timesheet Kertas (Hard Copy)

Jenis  timesheet yang pertama adalah timesheet kertas. Sama seperti namanya, jenis timesheet ini berbentuk kertas (hard copy). Sebelum adanya timesheet digital, jenis timesheet ini sudah lebih dulu digunakan. Sayangnya, jenis timesheet ini mempunyai beberapa kelemahan, seperti proses pendataan yang lebih lama dan rentan terjadi kesalahan. Selain itu, karena berbentuk kertas, timesheet ini lebih sulit untuk disimpan dan berpotensi hilang.

2. Timesheet Digital (Soft Copy)

Jenis timesheet yang kedua adalah digital atau soft copy. Jenis timesheet ini adalah versi pengembangan dari jenis yang pertama dengan memanfaatkan teknologi. Proses pendataan waktu kerja dalam timesheet digital bisa dilakukan secara cepat, sehingga waktu kerja dari tim HR menjadi lebih efektif dan dapat meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi. Selain itu, timesheet ini juga lebih mudah disimpan dan didapatkan jika sewaktu-waktu diperlukan. Timesheet digital juga penting bagi karyawan yang sedang mengerjakan project tertentu.

Selain bentuk, timesheet juga dibagi berdasarkan waktunya, yaitu sebagai berikut:

a. Mingguan

Dari jenis fungsi, timesheet mingguan biasanya digunakan oleh perusahaan kecil dengan jangka waktu yang singkat atau karyawan dengan masa kontrak jangka pendek.

b. Bulanan

Sedangkan untuk timesheet bulanan, digunakan pada perusahaan dengan lingkup yang lebih besar. bentuk bulanan dapat membantu perusahaan dalam memantau kinerja karyawan lebih mudah karena volume data yang dapat disimpan jauh lebih banyak.

1. Pekerja Shift

Pada jenis ini dirancang dengan membagi ke dalam 3 waktu keluar dan masuk sesuai dengan jadwal shift setiap pekerja. Selain itu, timesheet pekerja shift dibuat dengan pola setiap 2 minggu sekali.

2. Per Project

Dalam suatu event atau acara-acara tertentu, jenis timesheet per/project ini digunakan untuk menghitung waktu kerja para karyawannya. Biasanya project yang dikerjakan berlangsung secara singkat.

Baca juga: Pengertian, Jenis, dan Contoh Perusahaan Perseorangan

Penutup

Berdasarkan penjelasan di atas, timesheet karyawan yang secara umum berfungsi sebagai kemudahan tim HR dalam memantau para pekerja mulai dari cara bekerja hingga pembagian gaji. Semua pekerjaan karyawan dapat terpantau hanya dengan melalui timesheet. Di zaman yang sudah serba modern seperti saat ini, pengelolaan timesheet digital sudah menjadi pilihan utama di banyak perusahaan. Dengan menggunakan aplikasi penilaian kinerja karyawan, maka berbagai urusan tersebut pun bisa dilakukan secara efektif dan efisien. Aplikasi untuk mengatur karyawan dengan pin/password level dan hak akses. Laporan absensi karyawan lengkap dengan foto; jam masuk jam pulang; dan total jam kerja, serta otorisasi persetujuan absensi karyawan oleh atasan. Kelola komisi mudah sampai dengan multi komisi (satu transaksi dibagi beberapa komisi), laporan komisi lengkap berdasarkan transaksi, produk dan karyawan, pembayaran komisi dapat diposting ke akun pengeluaran.

Selain informasi mengenai timesheet, temukan juga berbagai informasi seputar online shopping, digital marketing, peluang usaha, dan strategi bisnis yang tepat di sini. Untuk urusan partner pembayaran, jangan ragu memilih majoo yang setia menemani langkahmu dalam bekerja dan membangun bisnis. Dalam aplikasi majoo, terdapat berbagai fitur praktis dan menarik yang dapat disesuaikan dengan segala kebutuhanmu. Tunggu apa lagi? Yuk, berlangganan sekarang!