Aplikasi Kasir untuk Toko dengan Banyak Cabang

Sebagai seorang wirausahawan, khususnya pemilik toko, tentunya kamu terus menginginkan perkembangan dan pertumbuhan tokomu. Ada kalanya kamu harus membuka lebih dari satu cabang di kota yang sama, atau bahkan membuka sejumlah cabang di berbagai kota yang berbeda untuk memperluas jaringan pasarmu. Beberapa wirausahawan melakukannya secara bertahap, khususnya bila modal investasi untuk membuka satu toko dan mengisi barang dagangan yang diperlukan cukup besar. Sebagian wirausahawan lainnya, yang memiliki modal besar atau mendapatkan investor dengan modal besar, bisa membuka beberapa cabang sekaligus.

Tentunya, ketika kamu memiliki banyak cabang, banyak hal pula yang harus kamu persiapkan jauh-jauh hari selain modal yang dibutuhkan. Kamu juga harus mempersiapkan sumber daya manusianya. Tidak hanya itu, kamu juga harus mempersiapkan prosedur operasional standar untuk pelaporan hasil penjualan, ketersediaan dan permintaan penyediaan barang, pencatatan arus kas secara mendetail dan lain sebagainya.

Kompleksitas Toko dengan Banyak Cabang

Toko-toko yang memiliki banyak cabang, biasanya menerapkan salah satu dari beberapa model pelaporan. Toko berskala besar, misalnya, masing-masing cabangnya cenderung berdiri sendiri, dengan model pelaporan mingguan atau bulanan. Sudah bisa dipastikan, dengan skalanya yang besar, masing-masing cabang akan memiliki penanggung jawabnya sendiri, staf keuangan tersendiri, bahkan mungkin departemen SDM sendiri. Artinya, volume modal masing-masing cabang ini pun cukup besar.

Toko yang berskala menengah atau kecil, juga bisa memiliki banyak cabang. Namun demikian, akan terlihat sebagai pemborosan kalau masing-masing cabangnya memiliki penanggung jawabnya sendiri. Toko-toko dengan skala ini biasanya menerapkan model pelaporan regional, dengan satu penanggung jawab untuk beberapa cabang. Setiap cabang akan memberikan laporan harian atau mingguan kepada si penanggung jawab, dan si penanggung jawab akan menyerahkan laporannya secara mingguan atau bulanan kepada pemilik atau penanggung jawab di pusat.

Dalam era digital ini, ada perubahan perilaku konsumen yang menuntut setiap usaha untuk menyesuaikan diri. Dengan begitu menggiurkannya dan potensialnya e-commerce, hampir semua usaha selain memiliki toko offline, juga memiliki toko online. Pasokan barang atau stok untuk toko online ini bisa saja dipisahkan dari stok toko offline. Namun, apabila transaksi pembelian lebih banyak terjadi secara online, sementara secara offline hampir tidak ada, kenapa tidak digabungkan saja?

Selain itu, kamu sebagai pemilik usaha juga harus selalu memantau perkembangan penjualan masing-masing cabangmu, sebisa mungkin secara real-time, agar kamu bisa langsung mengambil keputusan dan tindakan ketika dibutuhkan.

Apabila kamu masih menggunakan cara yang konvensional, kamu akan mengalami banyak tantangan dalam menyikapi kasus-kasus seperti kehabisan stok di cabang tertentu. Mengapa demikian?

Cara pencatatan dan pelaporan penjualan yang konvensional membutuhkan waktu yang lebih lama. Biasanya, penjualan baru akan ditotal dan dilaporkan paling cepat setiap pergantian shift, dan paling lama setiap tutup toko. Artinya, kamu baru akan bisa mengetahui status penjualan tokomu selama shift pagi pada saat shift siang sudah dimulai, dan baru akan bisa mengetahui total penjualan tokomu dalam satu hari paling cepat beberapa waktu setelah tokomu tutup. Belum lagi dengan banyaknya cabang, proses perangkuman dari semua cabang mungkin baru bisa dilakukan keesokan harinya. Andai terjadi kehabisan suatu stok di satu cabang, sementara stok masih menumpuk di cabang lainnya, kamu akan kesulitan untuk menanganinya saat itu juga.

Pilihannya tentu saja ada padamu sendiri. Kamu bisa mulai mengelola cabang-cabangmu seperti toko-toko yang berskala besar. Kamu bisa menjadikan masing-masing cabang bisa berdiri sendiri secara mandiri, dengan segala kelengkapan dan kebutuhannya. Tentu, biayanya sangat besar.

Memanfaatkan Aplikasi Kasir Toko

Kamu juga bisa memanfaatkan teknologi, yang tidak hanya bisa memangkas waktu untuk keseluruhan proses, tetapi juga membuatmu bisa memantau penjualan dan stok secara online dan realtime. Salah satunya dengan menggunakan aplikasi kasir.

Aplikasi kasir toko merupakan teknologi yang sangat membantu, khususnya mempermudah proses pelaporan dan pemantauan. Dengan menggunakan aplikasi kasir ini di tokomu yang memiliki banyak cabang, penjualan masing-masing cabang bisa kamu pantau kapan saja, dari mana saja, secara realtime.

Meskipun sifatnya online dan realtime, jika kondisinya tokomu tidak selalu memiliki koneksi internet pun tidak masalah, karena beberapa aplikasi kasir yang canggih seperti majoo, memungkinkan bisnismu untuk menyimpan data transaksi di dalam aplikasi, kemudian saat ada koneksi internet, data transaksi yang sudah disimpan akan otomatis dikirimkan ke sistem sebagai laporan penjualan.

Aplikasi kasir ini juga terintegrasi dengan stok barang, baik itu stok barang di masing-masing cabang, maupun stok barang di gudang utamamu. Artinya, ketika penjualan suatu barang di suatu cabang sangat tinggi pada hari itu hingga stoknya di cabang tersebut mulai menipis, kamu bisa langsung mengambil keputusan untuk melakukan restok saat itu juga. Atau, kamu bisa mengalihkan stok di cabang terdekat yang masih di atas batas aman ke cabang yang nyaris kehabisan tadi.

Tidak hanya itu. Salah satu fitur yang akan sangat membantumu sebagai wirausahawan dari aplikasi kasir ini adalah fitur analisa bisnisnya. Fitur ini akan menyajikan data penjualanmu dalam grafik dan tabel, yang menunjukkan produk apa yang paling banyak penjualannya di cabang yang mana. Bahkan, fitur ini juga bisa menyajikan data waktu teramai, yaitu waktu-waktu ketika cabangmu dibanjiri konsumen.

Dengan fitur ini, kamu bisa mengambil beberapa langkah ke depan lebih awal. Kamu bisa menentukan, misalnya, jumlah stok jenis produk tertentu di cabang tertentu. Kamu bisa merencanakan jadwal stok ulang dari gudang, atau kamu bisa segera memesan barang tertentu yang stoknya mulai menipis dari pemasoknya. Kamu bahkan bisa merencanakan kampanye marketing dan program-program promosi berdasarkan informasi ini. Semua informasi ini bisa kamu akses secara realtime, karena semua cabangmu terhubung ke dalam aplikasi ini.

Kamu juga bisa meninggalkan kekhawatiranmu akan terjadinya kesalahan dalam pencatatan atau pelaporan penjualan harian, karena setiap penjualan akan langsung tercatat dalam sistem, yang secara otomatis mengurangi stok.

Masih berhubungan dengan stok barang, aplikasi kasir juga memudahkanmu menangani pembatalan pesanan atau refund barang. Barang yang telah dipesan atau dibayar dapat dibatalkan oleh kasir dengan persetujuan otoritas manajer, dan semua barang yang dibatalkan akan dicatat dalam laporan. Semua pembatalan maupun refund harus dilakukan oleh kasir dengan persetujuan otoritas manajer dapat dilakukan manajer dengan PIN maupun melalui token yang dikirimkan melalui email manajer.

Refund dapat diatur dengan pilihan barang untuk dikembalikan ke stok barang atau inventory maupun tidak, serta pilihan pengembalian total, sebagian atau berdasarkan produk yang telah dibeli. Lengkap juga dengan pilihan refund menggunakan uang kas kasir atau kas outlet.

Di sisi pembayaran, memiliki aplikasi kasir akan sangat membantumu dalam mengelola pembayaran sebuah transaksi. Dengan aplikasi kasir, satu transaksi dapat dibayar dengan lebih dari satu jenis pembayaran dan aplikasi seperti ini memiliki kemampuan membedakan jenis pembayaran, baik cash, EDC, transfer bank, wallet, compliment, deposit, poin dan kupon yang terhubung dengan fungsi keuangan akunting.

Investasi yang harus kamu keluarkan untuk mengadopsi teknologi ini pun jauh lebih kecil daripada jumlah yang harus kamu keluarkan untuk menambah staf dan penanggung jawab untuk masing-masing cabangmu. Teknologi, apabila kamu gunakan dengan bijak, bisa membantumu memajukan usahamu.