Memahami Rencana Anggaran Biaya, Termasuk Cara Membuatnya

Perencanaan anggaran bisa dikatakan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari bisnis. Tanpa rencana anggaran biaya (RAB), ada risiko alokasi keuangan bisnis menjadi tidak terarah.

Maka dari itu, kamu perlu memahami terkait RAB bila ingin memastikan pengelolaan keuangan bisnis berjalan dengan baik. Kabar baiknya, kami telah menyiapkan informasi untuk kamu. 

Definisi Rencana Anggaran Biaya

RAB adalah perkiraan biaya yang akan digunakan untuk melaksanakan suatu proyek atau kegiatan bisnis. 

Bahkan, untuk beberapa bisnis dan proyek, anggaran biaya merupakan dokumen yang harus ada supaya dapat melihat nominal biaya yang dibutuhkan. Dengan demikian, alokasi keuangan menjadi lebih terarah.

Sebagai contoh, rencana anggaran biaya yang dibuat sebelum pelaksanaan sebuah proyek menjadi dasar kontraktor untuk membuat penawaran. Biasanya, makin menjanjikan sebuah perencanaan anggaran, kontraktor akan makin tertarik membuat penawaran.

Risiko timbulnya pembengkakan biaya umumnya sulit terhindarkan bila suatu proyek dijalankan tanpa rencana anggaran. Alasannya, pengadaan bahan dan operasional dapat menjadi kurang terkendali tanpa adanya panduan rencana anggaran.

Umumnya, bisnis-bisnis yang mengalami kerugian, bahkan kegagalan, penyebab utamanya adalah ini.

Baca juga: Apa Itu Purchasing serta Bagaimana Prosesnya dalam Bisnis?

Pentingnya Rencana Anggaran Biaya

Sebagai pemilik usaha, kamu tentu perlu melihat jauh ke depan. Visi tersebut idealnya mencakup perencanaan anggaran.

Melalui perencanaan anggaran, kamu tidak hanya bisa melihat biaya operasional yang dibutuhkan perusahaan dalam satu periode, tetapi juga memperbaiki budgeting pada waktu yang akan datang.

Dengan demikian, aktivitas bisnis bisa makin efisien dari waktu ke waktu. Selain itu, dari perencanaan tersebut, kamu juga dapat mengevaluasi aktivitas bisnis mana yang paling banyak mendatangkan keuntungan.

Dengan kata lain, pentingnya menyusun RAB adalah perusahaan lebih mudah menentukan kebijakan yang relevan dengan kapasitas pembiayaan yang dimilikinya. Jadi, probabilitas rencana atau kebijakan tersebut berhasil pun lebih tinggi.

Inilah Cara Membuat Rencana Anggaran Biaya

Kamu telah mengetahui pengertian dan alasan mengapa perencanaan anggaran itu penting. Sekarang saatnya mempelajari cara membuat rencana anggaran biaya.

Sebetulnya, kamu tidak harus memiliki sistem khusus untuk membuat RAB. Kamu bisa menggunakan Microsoft Excel. Meskipun begitu, jika ingin lebih simpel, terdapat berbagai sistem atau aplikasi yang menyediakan template rencana anggaran.

Sebelum melihat format RAB, mari kita cermati langkah pembuatannya satu per satu!

• Menentukan tujuan penggunaan anggaran dan waktu penggunaannya

  Cara membuat RAB yang pertama adalah tentukan terlebih dahulu tujuan penggunaan dari anggaran tersebut.

  Dengan menentukan tujuan penggunaannya sejak awal, diharapkan kamu bisa mengetahui gambaran biaya yang dibutuhkan serta perkiraan biaya secara garis besar.

  Di samping itu, saat penentuan tujuan penggunaan anggaran, kamu juga sekaligus dapat menentukan batasan penggunaan dana.

  Tambahan pula, pada langkah awal, kamu juga perlu menentukan kapan dana yang dianggarkan tersebut akan digunakan.

• Membuat urutan daftar kebutuhan

  Setelah tujuan penggunaan anggaran ditentukan, misalnya untuk pembukaan cabang bisnis baru, kamu bisa mulai membuat daftar kebutuhan.

  Kira-kira item apa saja yang akan dibutuhkan untuk pembukaan cabang baru tersebut. Jangan lupa mengelompokkan kebutuhan berdasarkan cara pemenuhannya seperti disewa atau dibeli.

  Nantinya, saat dimasukkan ke dalam format RAB, setiap item perlu ditulis secara rinci serta dimasukkan ke dalam kategori tersendiri. Tujuannya agar kamu mudah mengkalkulasikan jumlah kebutuhan tersebut di akhir.

• Tentukan jumlah kebutuhan dari setiap item

  Jika kamu sudah menyusun daftar item yang dibutuhkan, kamu perlu menentukan berapa jumlah yang dibutuhkan dari tiap-tiap item tersebut.

  Dalam hal ini, kamu sebisa mungkin perlu membuat estimasi yang tepat agar bahan atau perlengkapan tidak kurang ataupun berlebih.

  Pasalnya, jika item kebutuhan kurang tentu akan menghambat jalannya proyek atau kegiatan bisnis. Sementara itu, perusahaan akan merugi apabila item tersebut berlebih.

• Riset harga satuan dari setiap item yang dibutuhkan

  Karena kamu sedang memastikan pengelolaan anggaran terarah, tentu kamu perlu memasukkan jumlah biaya yang akurat untuk setiap item yang dibutuhkan.

  Maka dari itu, sebelum membubuhkan nominal anggaran, kamu perlu melakukan riset harga satuannya terlebih dahulu.

  Pastikan kamu memperoleh informasi harga terkini supaya perencanaan anggaran yang kamu buat akurat. Riset atau survei juga bermanfaat agar kamu bisa menemukan harga yang kompetitif.

  Bila kamu bisa menemukan item dengan fungsi sama dan harga lebih ekonomis, mengapa tidak memilihnya, bukan?

  Usai mendapatkan informasi harga satuan terbaru, kamu bisa memasukkan harga tersebut ke dalam rencana anggaran.

Baca Juga: COGS adalah: Penjelasan Lengkap Mengenai Cost of Goods Sold

• Rekapitulasi dan evaluasi

  Apabila semua data sudah terisi, kamu dapat menghitung jumlah total keseluruhannya.

  Selanjutnya, lakukan evaluasi setelah jumlah akhir diperoleh. Apakah angka tersebut sesuai dengan ekspektasi serta batasan anggaran biaya yang kamu buat di awal?

  Sebelum proyek dimulai, kamu masih dapat melakukan koreksi saat masih ada anggaran biaya yang dianggap belum sesuai.

Sekarang, kami akan membagikan contoh rencana anggaran biaya usaha sederhana agar kamu bisa mendapat gambaran yang lebih jelas tentang cara membuat RAB.

Contoh RAB Sederhana

PEMBUKAAN GERAI BARU KEDAI KOPI “24 COFFEE”

Tabel RAB di atas hanyalah contoh sederhana. Pada kenyataannya, kebutuhan suatu peralatan untuk pembukaan gerai kedai kopi tentu lebih dari rincian tersebut.

Baca juga: Memahami Pengertian dan Contoh Biaya Bayar di Muka

Contoh RAB sederhana

Selain dalam perencanaan bisnis, pembuatan anggaran juga berlaku untuk berbagai kebutuhan lain, mulai dari pelaksanaan suatu acara hingga proyek pembangunan.

Supaya kamu bisa membedakannya, silakan cermati contoh rencana anggaran biaya berikut ini.

Baca Juga: ​​Memahami Definisi dan Contoh Biaya Eksplisit

1. Rancangan Anggaran Biaya Usaha

   Seperti yang telah dibahas sebelumnya, bisnis memerlukan RAB yang akurat dan detail.

   Sudah bukan rahasia bahwa mengumpulkan modal bisnis tidaklah mudah, maka kamu perlu memastikan tidak ada pembengkakan biaya. Pembuatan rencana anggaran bisa menjadi langkah preventif.

   RAB usaha umumnya meliputi peralatan dan perlengkapan. Anggaran peralatan, misalnya pembelian mesin serta perawatannya.

   Sementara itu, perhitungan anggaran perlengkapan meliputi bahan baku yang digunakan, termasuk biaya angkut dalam pengadaan bahan serta perawatan selama bahan dalam penyimpanan di gudang.

   Tidak hanya itu, dalam pelaksanaan bisnis, kamu juga perlu menganggarkan biaya pemasaran. Di dalamnya termasuk biaya kampanye pemasaran dan pemasangan iklan.

   Terakhir, tetapi tidak kalah penting, yaitu anggaran biaya untuk tenaga kerja. Biaya tenaga kerja ini perlu kamu sesuaikan dengan lokasi tempat bisnismu berada. 

2. Rancangan Anggaran Biaya Acara atau Event

   Bisa dikatakan, rencana anggaran biaya untuk event tergolong yang paling sederhana. Cukup banyak orang pernah menjadi panitia acara, baik yang skalanya kecil maupun besar.

   Dalam setiap pelaksanaan acara, rencana anggaran sudah menjadi syarat mutlak. Harus ada perencanaan bujet sebelum mengeksekusi sebuah event. Dokumen perencanaan ini kadang disebut juga dengan proposal.

   Setidaknya, terdapat lima poin yang perlu diperhatikan dalam pembuatan rancangan anggaran sebuah acara, antara lain:

• Bujet untuk menyewa venue tempat berlangsungnya acara,
• Perhitungan biaya untuk peralatan yang diperlukan, baik biaya sewa maupun beli alat,
• Menentukan biaya kepanitiaan seperti biaya transportasi dan honor,
• Biaya menjamu tamu undangan atau tamu penting, seperti honor untuk pembicara bila acara berupa seminar, plakat jika ada pemberian penghargaan, dan sebagainya,
• Anggaran konsumsi yang dihitung berdasarkan jumlah tamu yang hadir, jenis konsumsi, serta intensitas pemberian konsumen, misalnya satu kali snack dan satu kali makan atau dua kali snack.

3. Rancangan Anggaran Organisasi

   Contoh rancangan anggaran biaya lainnya, yaitu RAB untuk kegiatan organisasi. Mungkin organisasi masyarakat, organisasi mahasiswa, ataupun organisasi siswa.

   Untuk RAB yang satu ini, komponen di dalamnya tentu sangat bergantung pada kegiatan yang akan dilaksanakan. 

   Beberapa kegiatan mungkin memerlukan sewa alat, sedangkan sebagian lainnya tidak. Sementara itu, kegiatan tertentu mungkin membutuhkan gedung, tetapi kegiatan lainnya tidak.

   Jadi, item dalam rancangan anggaran memang sangat variatif. Namun, ada satu hal yang perlu menjadi perhatian dalam kegiatan organisasi, yakni sumber pendapatan organisasi itu sendiri.

   Dari mana dana yang tercantum dalam rencana anggaran tersebut akan didapatkan? Apakah anggota organisasi akan mengadakan dana usaha atau ada donor yang menangani kebutuhan dana?

4. Rancangan Anggaran Pembangunan Jalan

   Berikutnya, RAB juga biasanya dibutuhkan sebelum pembangunan jalan raya. Dokumen rancangan anggaran ini sekaligus menjadi bagian dari rencana awal proyek.

   Adapun tujuan dari rencana anggaran proyek pembangunan jalan adalah meminimalkan risiko adanya hambatan dalam pelaksanaan proyek. Tidak hanya itu, RAB juga dapat membantu memastikan agar proyek yang dibangun memenuhi standar tertentu.

   Hampir serupa dengan contoh rencana anggaran biaya usaha, event, dan organisasi, RAB proyek jalan juga mencakup rincian item yang dibutuhkan. 

   Tentu saja item-item tersebut yang sesuai dengan proyek, misalnya bujet untuk bahan material yang sesuai standar, alat-alat yang mendukung pekerjaan, serta tenaga kerja yang terampil. Langkah-langkah pembuatannya pun tidak jauh berbeda dengan RAB lainnya.

Baca Juga: Mari Berkenalan dengan Fixed Cost dan Variable Cost!

Kesimpulan

Demikianlah pembahasan terkait rencana anggaran biaya. Pada prinsipnya, pembuatan RAB adalah hal yang sangat krusial, baik bagi organisasi nirlaba maupun perusahaan.

Tujuannya tentu agar setiap pengeluaran dana dalam kegiatan dapat terkelola dengan baik.

Semoga penjelasan serta contoh RAB sederhana di atas dapat membantumu memahami cara membuat rancangan anggaran, terutama untuk usaha.

Apakah kamu termasuk yang kesulitan memantau dan mengelola anggaran dalam bisnis? Jika jawabannya adalah iya, kamu perlu mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi POS majoo.

Majoo adalah aplikasi POS dengan fitur yang lengkap. Kamu bukan hanya akan mendapatkan aplikasi kasir online, melainkan berbagai fitur lain yang memudahkan pengelolaan bisnis, termasuk laporan keuangan.