Bookkeeper Adalah Posisi Penting, Apa Definisi dan Tugasnya?

Apakah kamu pernah mendengar istilah bookkeeper atau pemegang pembukuan? Banyak orang menganggap bookkeeper adalah istilah lain dari akuntan. Padahal, meskipun sama-sama bekerja di bidang keuangan, kedua profesi tersebut berbeda.

Bookkeeper adalah seseorang yang mencatat seluruh kegiatan transaksi keuangan perusahaan, mulai dari pengeluaran, penjualan, hingga pembelanjaan perusahaan. Dengan kata lain, bookkeeper merupakan pemegang pembukuan yang akan membantu pekerjaan akuntan.

Baca juga: Profesi Akuntan, Fungsi, dan Tugasnya

Kedua profesi ini akan saling berhubungan di perusahaan. Untuk lebih jelasnya, mari kita lihat terlebih dahulu pengertian serta tugas dari seorang pemegang pembukuan.

Apa Itu Bookkeeper?

Berdasarkan catatan sejarah, pembukuan sudah ada sejak 2600 tahun sebelum masehi. Tentunya, kala itu pembukuan masih memanfaatkan media yang tersedia pada masanya, yaitu  stylus dan lempengan batu.

Namun, poin pentingnya ialah ketika ada transaksi, pembukuan memang perlu dilakukan.

Nah, pemegang pembukuan atau bookkeeper adalah seseorang yang menyiapkan akun atau media untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan serta mendokumentasikan seluruh transaksi keuangan harian.

Tentu saja, jumlah transaksi yang perlu dicatat oleh seorang pemegang pembukuan sangat tergantung pada besar atau kecilnya perusahaan. 

Di beberapa perusahaan kecil, pemegang pembukuan memiliki tanggung jawab yang tidak terlalu banyak, misalnya mencatat pengeluaran, mencocokkan pendapatan, serta mengelola laporan bank.

Berdasarkan penjelasan tersebut, tentu kamu sudah bisa menjawab pertanyaan: Apa arti dari bookkeeping? Bookkeeping atau pembukuan adalah proses pencatatan transaksi keuangan perusahaan ke dalam akun yang terorganisasi setiap hari. 

Pencatatan tersebut dapat merujuk pada berbagai teknik pencatatan atau dokumentasi yang digunakan oleh bisnis.

Tugas Bookkeeper

Sampai sini, sebagian dari kamu mungkin sudah mulai memiliki gambaran tentang tugas bookkeeper. Akan tetapi, beberapa dari kamu mungkin masih ada yang bertanya, apa tugas seorang bookkeeper atau pemegang pembukuan? Seorang pemegang pembukuan secara umum bertanggung jawab untuk mencatat setiap transaksi keuangan di buku besar menggunakan pembukuan double-entry atau entri ganda.

Sepintas, kegiatan pembukuan ini mungkin terdengar seperti menuliskan angka-angka saja di dalam jurnal. Namun, sebetulnya pembukuan lebih dari sekadar memasukkan angka ke dalam buku atau spreadsheet.

Perlu analisis yang cermat serta pengetahuan tentang hukum yang mumpuni ketika seseorang mengerjakan pembukuan. Pasalnya, pemegang pembukuan akan membantumu dalam proses audit dengan memastikan seluruh dokumentasi transaksi akurat dan pemotongan transaksi bersifat legal.

Biasanya, pemegang pembukuan bertanggung jawab untuk menyiapkan empat laporan keuangan utama, yaitu:

• Laporan laba rugi: Menunjukkan pendapatan dan pengeluaran perusahaan selama periode waktu tertentu.
• Neraca: Gambaran singkat dari posisi keuangan perusahaan pada satu waktu.
• Laporan arus kas: Catatan kas dan setara kas yang masuk dan keluar perusahaan.
• Pernyataan perubahan ekuitas atau laporan laba ditahan: Menunjukkan bagian modal, cadangan, dan laba ditahan telah berubah dalam suatu periode pelaporan.

Di samping itu, ada beberapa hal penting lainnya yang dapat dilakukan oleh pemegang pembukuan untuk membantu bisnis supaya berjalan mulus, antara lain:

• Memastikan perusahaan menerima pembayaran piutang tepat waktu dan membayar utang atau tagihan tepat waktu
• Mengumpulkan dan menyerahkan pajak penjualan ke pemerintah
• Memantau tingkat utang dan menerapkan pembayaran untuk utang apa pun
• Mencatat kas masuk dan setoran di bank
• Menangani rekonsiliasi bank setiap bulan
• Melengkapi akuntan dengan laporan keuangan yang akurat pada waktu pelaporan pajak
• Mempertahankan anggaran tahunan perusahaan
• Melaporkan masalah dan varian persoalan yang muncul
• Memproses penggajian

Apabila ditilik lebih rinci, tugas bookkeeper sebenarnya dapat dibagi ke dalam beberapa jenis tugas, yaitu tugas inti dan tugas tambahan. Mari kita bahas jenis tugas tersebut satu per satu.

Tugas Inti Bookkeeper

Salah satu tugas inti seorang pemegang pembukuan yaitu mengentri data. Entri data dalam konteks ini adalah mencatat transaksi keuangan dan menyeimbangkan pembukuan.

Selanjutnya, rekonsiliasi bank juga masuk ke dalam tugas ini bookkeeper. Jadi, pemegang pembukuan perlu memeriksa referensi silang buku terhadap laporan bank atau dokumen lain untuk memastikan keakuratannya.

Seperti telah disebutkan sebelumnya, pemegang pembukuan juga bertugas meringkas posisi keuangan bisnis dalam laporan keuangan.

Baca juga: Beragam Jenis Laporan Keuangan untuk Bisnismu

Tugas Tambahan Bookkeeper

1. Kontrol piutang dan kredit

Apabila bisnismu menerapkan sistem kredit, bisnis tentu akan memiliki piutang. Nah, perlu ada seseorang di dalam tim atau perusahaan yang memastikan kredit serta piutang dikelola dengan baik.

Pemegang pembukuan berperan dalam hal tersebut. Pemegang pembukuan bertugas membuat dan mengirim faktur serta menindaklanjuti agar faktur tersebut dibayar tepat waktu.

2. Mengelola akun utang

Sebaliknya, bisnismu juga mungkin memiliki utang kepada pihak pemasok. Layaknya piutang, akun utang pun perlu dikelola dengan baik.

Nah, pemegang pembukuanlah yang bertugas memastikan faktur dari pemasok akurat dan perusahaan membayarnya tepat waktu. 

3. Daftar gaji

Di sisi internal perusahaan, pemegang pembukuan juga bertanggung jawab untuk menghitung gaji karyawan dan potongan-potongannya.

Perbedaan Bookkeeper dan Akuntan

Untuk memahami perbedaan pemegang pembukuan dan akuntan, kita perlu memahami perbedaan antara bookkeeping dan accounting terlebih dahulu.

Jadi, apa perbedaan bookkeeping dan accounting? Jika bookkeeping hanya mencakup pencatatan transaksi keuangan, accounting meliputi proses analisis, verifikasi, dan pelaporan hasil dari transaksi keuangan.

Maka dari itu, ada beberapa tugas terkait keuangan yang tidak dimiliki oleh pemegang pembukuan, tetapi menjadi tanggung jawab seorang akuntan. 

Telah disebutkan sebelumnya bahwa pemegang pembukuan bertugas mencatat transaksi harian secara terorganisasi. Kemudian, akuntan akan memanfaatkan informasi yang telah didokumentasikan oleh pemegang pembukuan tersebut untuk menghasilkan model keuangan.

Ditilik dari karakteristiknya, pembukuan bersifat langsung dan transaksional, sedangkan akuntansi lebih subjektif dan membutuhkan interpretasi yang akurat seperti membantu pemilik atau pimpinan perusahaan memahami waktu yang tepat untuk menggabungkan atau mengajukan pajak sehingga mendapatkan keuntungan terbaik.

Pembukuan juga menawarkan pandangan literal terkait posisi finansial bisnis saat ini dan akuntan akan membantu pemilik bisnis atau manajer melihat gambaran yang lebih besar dan menentukan alur bisnis.

Salah satu perbedaan yang sangat signifikan lainnya ialah seseorang tidak memerlukan pelatihan khusus untuk menjadi bookkeeper atau pemegang pembukuan.

Lain halnya dengan akuntan. Seseorang yang ingin menjadi akuntan harus menempuh pendidikan dan pelatihan ketat serta ujian standar sebelum menjadi Akuntan Publik Bersertifikat atau Certified Public Accountant (CPA).

Cara Memilih Bookkeeper yang Tepat

Pemilik bisnis tentu tidak selalu mempunyai cukup waktu untuk melakukan semua urusan perusahaan seorang diri. Karena itu, untuk pencatatan transaksi keuangan, kamu mungkin memerlukan seorang bookkeeper atau pemegang pembukuan.

Biar bagaimanapun perusahaan pasti sangat lekat dengan transaksi keuangan, seperti membuat faktur, rekonsiliasi bank, membuat laporan, dan lain-lain yang wajib segera ditandatangani setiap hari.

Jadi, kehadiran pemegang pembukuan sangat krusial. Dalam pemilihan pemegang pembukuan, terdapat beberapa kriteria yang bisa kamu pertimbangkan seperti di bawah ini.

Memiliki Pengalaman di Sektor Industri Terkait

Walaupun pembukuan terdiri dari beberapa elemen universal, tetapi akan lebih baik bila pemegang pembukuan memiliki keterampilan dan pengetahuan tertentu dalam bidang industri terkait.

Sebagai contoh, seorang pemegang pembukuan yang mengkhususkan dirinya pada industri ritel akan mempunyai keterampilan pembukuan yang sedikit berbeda dengan pemegang pembukuan yang bekerja untuk industri F&B.

Baca juga: Bisnis F&B adalah Bisnis yang Menguntungkan. Ini Alasannya!

Jadi, sebaiknya kamu memilih pemegang pembukuan yang berpengalaman di bidang bisnismu.

Mampu Berkomunikasi dengan Baik

Merekrut seorang pemegang pembukuan sama seperti merekrut tim untuk bekerja. Kamu perlu memilih pemegang pembukuan yang mampu meninjau kegiatan transaksi secara teratur, mendiskusikan adanya keterlambatan pencatatan, dan kemungkinan lain yang mungkin akan terjadi.

Agar hal-hal di atas berjalan baik tentu kamu perlu memilih seseorang yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik. 

Kamu dapat mengamati cara mereka dalam merespons e-mail, ekspektasi gaji yang mereka harapkan, dan keterbukaan mereka dalam berdiskusi.

Biar bagaimanapun kamu perlu memastikan biaya yang kamu keluarkan untuk proses rekrutmen sesuai dengan kualitas kerja dan hasil kerja karyawan yang kamu rekrut.

Memiliki Referensi Tepercaya 

Bookkeeper adalah orang yang akan selalu mempunyai akses pada keuangan perusahaan. Karena itu, kepercayaan menjadi elemen esensial dalam pemilihan karyawan untuk posisi ini.

Bagian dari langkah antisipatif yang perlu kamu lakukan ialah membuat perjanjian kerja dengan pengacara agar bisa dilakukan langkah hukum yang tepat bila nantinya terjadi kebocoran informasi keuangan perusahaan.

Dalam rangka meminimalisasi risiko tersebut, pertimbangkanlah untuk memilih seseorang yang diberi referensi kualitas, akuntabilitas, etika dan komitmen oleh orang tepercaya yang ada di sekitarmu. 

Biasanya, seorang pemegang pembukuan yang baik pasti akan meninggalkan kesan yang baik pada mereka yang pernah menggunakan jasanya.

Mempunyai Keterampilan sebagai Pemegang Pembukuan

Terdapat beberapa hal mendasar yang harus diketahui oleh seorang bookkeeper, seperti rekonsiliasi rekening bank, penanganan proses utang dan piutang perusahaan, proses penggajian, dan pelacakan informasi terkait masalah keuangan perusahaan secara tepat.

Hal tersebut perlu diperhatikan karena saat kamu memutuskan untuk merekrut seorang pemegang pembukuan, kamu harus memastikan mereka dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tidak berisiko menimbulkan masalah baru.

Maka dari itu, pilihlah seorang pemegang pembukuan yang mampu memahami berbagai tugas pencatatan keuangan dan merupakan seorang komunikator yang bisa menyampaikan informasi secara efektif.

Selain itu, pilih juga pemegang pembukuan yang mampu membuat laporan yang bisa dipahami dengan mudah dan mengerti cara menggunakan software atau tools keuangan bisnis.

Untuk mempermudah pengelolaan bisnis dan menjaga keakuratan dokumentasi transaksi, kamu dapat memanfaatkan aplikasi point of sale (POS) di bisnismu. Aplikasi tersebut akan mendokumentasikan seluruh transaksi penjualan secara otomatis dan real time. 

Lalu, aplikasi POS yang lengkap juga memungkinkan kamu mengelola inventori dan menarik laporan keuangan setiap bulannya. Dengan demikian, risiko kekeliruan pekerjaan dari bookkeeper pun makin minim. Tunggu apa lagi? Yuk, gunakan aplikasi POS lengkap sekarang!