Cara Mengelola Stok Barang Bagi Pelaku UMKM

Dalam menjalankan bisnis atau usaha UMKM perlu mengetahui bagaimana cara mengelola stok barang yang baik dan benar. Semua ini dilakukan supaya kegiatan operasional bisnis UMKM dapat berjalan dengan lancar. Mengelola stok barang yang baik juga dapat berdampak positif bagi perkembangan usaha serta pelayanan konsumen.

Apa Itu Stok Barang?

Secara sederhana stok barang dapat diartikan sebagai barang-barang yang dimiliki oleh pelaku usaha yang nantinya barang ini akan dijual kepada pelanggan. Arti stok di sini tidak selalu berupa barang jadi, namun disesuaikan dengan jenis usaha yang digeluti. Stok barang juga bisa dalam bentuk bahan setengah jadi atau bahan baku yang nantinya akan diolah menjadi sebuah produk.

Cara mengelola stok barang ini harus diperhatikan dengan baik, sesuai dengan karakter dan kondisi barang tersebut. Beberapa stok barang harus mempunyai penyimpanan khusus dengan fitur-fitur tertentu. Misalnya, kebersihan tingkat tinggi, kulkas dengan suhu yang sangat rendah, dan lain-lain.

Cara Mengelola Stok Barang Bagi Pelaku UMKM

Bagi pelaku usaha UMKM sangat penting untuk memahami bagaimana cara mengelola stok barang yang tepat demi kelancaran bisnis. Meskipun tergolong usaha kecil, namun pengelolaan barang ini sangat penting dan dapat berdampak pada perkembangan bisnis. 

Untuk memudahkan kamu dalam mengelola stok barang, gunakan layanan Aplikasi Inventory Majoo. Aplikasi ini akan memberikan kemudahan dalam pengelolaan barang pada bisnismu. 

Dengan menggunakan aplikasi ini kamu dapat melihat semua stok barang secara otomatis dan efisien. Terdapat berbagai fitur yang akan membantu kamu untuk mengelola stok barang, seperti fitur pengaturan produk, harga modal dan jual, varian produk, bahan baku, pengingat stok minimum, opname, hingga mutasi stok.

Dengan begitu, kamu dapat mengelola semua stok barang hanya dari satu layanan aplikasi saja. Mulailah upgrade level bisnismu sekarang dan kembangkan usahamu jadi lebih maju.

Dalam dunia usaha, termasuk UMKM kamu dituntut untuk dapat mengelola semuanya dengan baik, termasuk stok barang. Berikut beberapa cara mengelola stok barang yang dapat kamu terapkan:

1. Catat semua barang keluar dan masuk

Baik itu bisnis besar atau kecil sangat penting untuk selalu mencatat semua barang yang masuk dan juga keluar. Hal ini bertujuan supaya kamu mengetahui semua pengelolaan barang agar dapat merancang strategi. Kamu juga dapat menambahkan keterangan guna memudahkan kamu untuk mengingatnya.

Misalnya, jual nontunai, jual tunai, barang dikeluarkan karena rusak, dan lain sebagainya. Usahakan membuat catatan barang yang sedetail mungkin agar semuanya dapat dipahami dengan baik.

Baca Juga: Apakah Inventory Control adalah Hal Penting dalam Bisnis?

2. Buatlah daftar barang berdasarkan nama

Setelah melakukan semua pencatatan barang masuk dan keluar, kemudian kamu perlu membuat daftar barang berdasarkan namanya. Hal ini akan memudahkan kamu untuk mengetahui barang apa saja yang keluar masuknya tinggi, barang apa yang paling laku dan tidak laku, berapa jumlah barang, dan lain-lain.

3. Buat kode pada setiap barang

Cara mengelola stok barang berikutnya yaitu membuat kode pada setiap batang. Pembuatan kode ini bertujuan untuk efisiensi dalam proses pencatatan keluar masuknya suatu barang. Dengan begitu, kamu tidak perlu lagi untuk menuliskan nama barang secara detail pada setiap transaksi yang dilakukan.

Selain itu, pemberian kode pada barang juga dapat membantu kamu dalam mengemas dan menyusun semua barang sehingga tidak terjadi pertukaran.

4. Pisahkan persediaan stok lama dengan yang baru

Walaupun kamu sudah mempunyai catatan mengenai barang yang keluar masuk, tetap saja kamu butuh catatan mengenai mana saja barang yang lama dan mana barang yang baru. Kamu juga Harus memberlakukan ini untuk penempatan barang.

Sebaiknya stok barang lama ditaruh di tempat yang mudah terlihat supaya tidak terselip atau tertimbun dengan barang yang baru agar segera untuk dijual.

5. Cek fisik barang

Mengecek fisik barang merupakan salah satu cara mengelola stok barang yang tidak boleh kamu tinggalkan. Kamu dapat melakukan pengecekan fisik barang untuk tiga kegiatan berikut ini:

• Cek barang yang baru saja dibeli atau sebelum barang disimpan

Kegiatan ini bertujuan untuk mengecek Apakah barang yang telah dibeli sudah sesuai atau ada yang harus dilakukan retur.

• Cek barang secara berkala

Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan jika barang yang ada di dalam stok penyimpanan masih dalam kondisi yang baik dan dapat digunakan.

• Cek barang saat akan dijual

Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan jika barang yang dijual masih bagus sebelum didistribusikan kepada pelanggan atau konsumen.

6. Simpan barang di tempat yang aman

Untuk menyimpan barang pastikan kamu meletakkan stok barang di tempat yang aman, baik itu dari rayap, pencuri, maupun aman dari hal yang lainnya. Misalnya, terkena hujan atau panas, binatang, atau bencana alam.

Baca Juga: Aplikasi Stok Barang: Solusi Manis Untuk Masalah Bisnis

7. Audit stok barang secara berkala

Hal ini berlaku bagi bisnis kecil ataupun besar. Kamu harus melakukan audit pada stok barang secara berkala atau opname serta memastikan bahwa jumlah barang yang ada pada catatan sama dengan jumlah barang di tempat penyimpanan gudang.

8. Simpan bukti transaksi

Menyimpan bukti transaksi juga salah satu cara mengelola stok barang. Kamu harus menyimpan semua bukti transaksi karena akan berguna sebagai dasar untuk membuat laporan ataupun audit. Kamu dapat menyimpannya pada map khusus atau disimpan dalam satu folder.

9. Lakukan forecasting

Forecasting merupakan perhitungan yang berguna untuk memperkirakan berapa banyak barang yang dibutuhkan dalam kurun waktu tertentu. Kegiatan ini akan memudahkan kamu dalam merencanakan pembelian barang. Forecasting juga dapat meminimalisir potensi kelebihan atau kekurangan barang sehingga jadwal barang yang masuk dan keluar dapat terencana dengan baik.

Manfaat Mengetahui Cara Mengelola Stok Barang Yang Baik

Dengan memahami cara mengelola stok barang yang baik, ada beberapa manfaat dan keuntungan yang akan kamu peroleh. Beberapa manfaat dan keuntungan tersebut adalah sebagai berikut:

• Dapat mengetahui barang-barang yang masih layak untuk dijual.

• Mengetahui barang-barang yang sedikit mengalami kerusakan, namun masih dapat dijual, misalnya dengan pemberian diskon.

• Kamu dapat mengambil tindakan terhadap barang-barang yang mengalami kerusakan, misalnya dijual di tempat daur ulang sehingga masih dapat digunakan serta menghasilkan pemasukan bagi bisnis.

• Sebagai dasar untuk pengambilan keputusan tertentu seperti barang di gudang masih memiliki banyak stok sehingga dapat dilakukan kegiatan program cuci gudang.

• Dapat mengetahui mana barang yang tidak memberikan banyak keuntungan pada bisnis.

• Dapat mengetahui barang mana yang memerlukan restock karena laris dan banyak peminat.

• Dapat memberikan informasi barang mana yang kurang laku atau tidak disukai oleh konsumen sehingga kedepannya jika masih ingin mempertahan barang tersebut maka bisa melakukan trik diskon.

• Kamu dapat bergerak cepat untuk memenuhi pesanan konsumen sehingga berdampak pada pelayanan bisnis yang positif.

• Meminimalisir kemungkinan terjadinya kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan atau pegawai dikarenakan semuanya tercatat dengan baik.

• Dapat membuat perkiraan stok barang atau forecast untuk beberapa waktu kedepan.

Baca Juga: Cara Menghitung Inventory Turnover dengan Rumus yang Tepat!

Dampak Tidak Mengelola Stok Barang Yang Baik

Tidak memahami bagaimana cara mengelola stok barang yang baik akan berdampak pada usaha atau bisnis. Dampak ini bahkan dapat membuat operasional bisnis menjadi terganggu. Berikut beberapa dampak yang dapat terjadi pada bisnis jika tidak mengelola stok barang dengan baik:

1. Stock opname menjadi tidak akurat

Dalam suatu bisnis atau usaha, bagian gudang wajib untuk membuat stok barang yang dicatat secara rutin dan real time. Kegiatan ini berguna agar jumlah dan kondisi barang dapat terlihat jelas serta tidak mengganggu proses pengadaan yang berikutnya.

Mengelola stok barang dengan tidak teliti dapat menyebabkan data batang menjadi tidak valid dan akurat sehingga berdampak pada operasional bisnis yang terganggu.

2. Perencanaan arus barang menjadi tidak teratur

Mencatat stok barang tanpa menggunakan sistem yang jelas dan rinci dapat menyebabkan perencanaan barang yang keluar masuk menjadi terhambat. 

Misalnya, saat perencanaan barang masuk dilakukan secara tidak tepat maka akurasi perencanaan barang masuk akan menjadi terganggu sehingga dapat menurunkan keuntungan bisnis. 

Arus barang, baik itu barang keluar atau batang masuk adalah perencanaan barang yang terjadi secara berkesinambungan di antara satu dengan yang lainnya. Karena itulah semuanya harus diimbangi dengan data yang valid dan akurat agar perencanaan barang menjadi lebih tepat dan tidak meleset.

3. Monitoring arus barang yang tidak sesuai

Dampak tidak mengelola stok barang yang baik yaitu monitoring yang terbatas dilakukan dengan manual. Memiliki dampak pada pengambilan keputusan saat melakukan perencanaan barang yang masuk dan barang yang keluar.

Misalnya, ketika melakukan pengawasan barang yang keluar saat proses distribusi. Ketika ada barang yang keluar namun tidak tercatat dalam sistem maka dapat mengakibatkan terganggunya pengelolaan stok barang pada bisnis yang dapat memicu kerugian.

Cara mengelola stok barang bagi pelaku UMKM sangat penting untuk diketahui karena memiliki banyak manfaat bagi bisnis atau perusahaan. Mengelola stok barang akan memudahkan kamu untuk menjalankan operasional bisnis dengan lancar tanpa kendala. 

Sumber : 

• https://www.ukmindonesia.id/baca-deskripsi-posts/tips-bisnis-tips-mengelola-stok/

• https://www.lummoshop.co.id/blog/cara-kelola-stok-barang-bisnis-umkm/

• https://www.freepik.com/