13 Cara Pencegahan Fraud di Perusahaan

Mengapa pemilik perusahaan perlu memahami cara pencegahan fraud? Alasannya jelas karena dampak dari tindakan fraud dapat sangat merugikan perusahaan, baik secara finansial dan reputasional. 

Ketika pemilik memiliki pemahaman yang kuat tentang bagaimana fraud dapat terjadi, mereka dapat mengambil tindakan proaktif untuk melindungi aset perusahaan. Termasuk juga untuk dapat terus menjaga kepercayaan pelanggan, investor, dan mitra bisnis. 

Selain itu, pemilik yang berpengetahuan tentang cara pencegahan fraud juga dapat memimpin dengan contoh, mendorong budaya integritas di seluruh organisasi, dan mengimplementasikan sistem pengawasan yang efektif. Ini tentunya akan membantu menciptakan lingkungan yang lebih aman untuk karyawan melaporkan potensi kecurangan tanpa takut. 

Berbagai Cara Pencegahan Fraud di Perusahaan

Fraud, juga dikenal sebagai penipuan atau kecurangan, adalah tindakan ilegal dan tidak jujur yang dilakukan oleh individu atau entitas tertentu. Tujuannya adalah untuk memperoleh keuntungan atau manfaat pribadi secara curang, seringkali dengan merugikan pihak lain atau organisasi. 

Dalam konteks bisnis dan keuangan, fraud dapat mencakup berbagai tindakan. Mulai dari pemalsuan dokumen keuangan, pencurian uang, manipulasi laporan keuangan, hingga praktik korupsi dan penipuan investor. Fraud dapat merugikan integritas, reputasi, dan kestabilan perusahaan, serta dapat menghasilkan kerugian finansial. 

Itulah sebabnya pencegahan dan deteksi fraud merupakan aspek penting dalam pengelolaan risiko dan integritas bisnis. Berikut beberapa cara pencegahan fraud yang dapat diterapkan di perusahaan.

Baca Juga: Fraud Akuntansi adalah: Pengertian, Jenis, Contoh

1. Kebijakan dan Prosedur yang Kuat

Implementasikan kebijakan dan prosedur yang jelas terkait dengan pengelolaan keuangan, pembayaran, dan pengawasan transaksi keuangan. Pastikan seluruh jajaran di perusahaan sudah paham dan selalu taat pada kebijakan tersebut.

2. Pengawasan Internal

Lakukan audit internal secara berkala untuk memeriksa kepatuhan terhadap prosedur dan kebijakan. Jangan biarkan satu individu memiliki kontrol penuh atas semua aspek keuangan.

3. Pemisahan Tugas

Terapkan prinsip pemisahan tugas. Intinya, tugas-tugas yang terkait dengan keuangan seperti pencatatan, otorisasi, dan pengecekan dilakukan oleh orang yang berbeda.

4. Pengawasan Manajemen

Manajemen harus selalu aktif dalam memantau dan mengawasi aktivitas keuangan. Perhatikan tanda-tanda peringatan seperti perubahan perilaku karyawan atau ketidaksesuaian dalam laporan keuangan.

5. Pelatihan Karyawan

Berikan pelatihan kepada karyawan tentang etika bisnis, integritas, dan risiko fraud. Tingkatkan kesadaran mereka akan pentingnya pencegahan fraud. Memberikan pelatihan anti-fraud kepada karyawan merupakan hal yang tak kalah esensial.  Terutama bagi mereka yang terlibat dalam penyusunan laporan keuangan.

6. Penggunaan Sistem Keamanan TI

Gunakan teknologi atau aplikasi keuangan untuk memantau dan mengawasi transaksi keuangan. Bila perlu terapkan pengendalian akses yang ketat untuk sistem keuangan. Dalam era teknologi yang semakin canggih ini, cara mencegah fraud yang satu ini dianggap sangat efektif. 

7. Laporan Anonim

Menciptakan sarana komunikasi khusus untuk melaporkan fraud bisa menjadi solusi untuk mengetahui adanya kecurangan. Sarana pelaporan khusus ini dapat dibangun melalui telepon atau surel, dengan jaminan bahwa identitas pengirim akan dijaga kerahasiaannya dan tetap anonim. Dengan demikian, pelapor dapat merasa yakin bahwa data mereka akan terjaga dengan baik dan tidak ada ancaman yang mengintai. 

8. Tinjauan Eksternal

Selain secara internal, lakukan pula audit eksternal secara rutin oleh pihak ketiga. Tindakan pengawasan dan peninjauan ini dapat membantu mengidentifikasi potensi fraud yang mungkin terlewatkan dalam pengawasan internal.

9. Kepatuhan Hukum

Sejak awal berdirinya perusahaan sebisa mungkin tetapkan berbagai peraturan secara resmi. Pastikan seluruh bagian dari perusahaan sudah mematuhi semua regulasi dan hukum yang berlaku. 

10. Kebijakan Penalti

Terapkan kebijakan penalti yang ketat bagi pelaku fraud. Langkah ini diambil sebagai tindakan pencegahan dan efek jera.

11. Menerapkan Budaya Integritas pada Karyawan

Bangun budaya perusahaan yang mendorong integritas, transparansi, dan etika bisnis yang tinggi. 

12. Evaluasi Vendor dan Mitra Bisnis

Cara mencegah fraud berikutnya adalah dengan memeriksa reputasi dan praktik bisnis vendor serta mitra bisnis. Pastikan mereka juga sudah mengikuti standar integritas yang tinggi.

13. Manajemen Risiko

Identifikasi potensi risiko fraud dan buat strategi untuk mengatasi dan meminimalkan risiko tersebut. 

Perlu diingat bahwa cara pencegahan fraud adalah upaya yang berkelanjutan dan harus menjadi bagian dari budaya perusahaan. Tindakan yang konsisten dan berkelanjutan akan membantu melindungi perusahaan dari kerugian finansial dan kerusakan reputasi yang disebabkan oleh tindakan fraud.

Baca Juga: Fraud Triangle: Temukan Kecurangan Keuangan Pada Bisnis

Cara Mendeteksi Fraud di Lingkungan Perusahaan 

Apakah fraud bisa dideteksi sebelum terjadi? Jawabannya adalah ya. Mendeteksi fraud di perusahaan bisa menjadi suatu langkah penting untuk mengidentifikasi aktivitas ilegal atau curang yang nantinya dapat merugikan perusahaan. Berikut adalah beberapa cara mendeteksi fraud:

Lakukan Analisis Laporan Keuangan

Tinjau laporan keuangan secara cermat untuk mencari anomali atau ketidaksesuaian yang mencurigakan. Ini termasuk perbandingan antara laporan keuangan tahun ini dengan tahun-tahun sebelumnya.

Pemeriksaan Transaksi

Periksa berbagai transaksi individual yang terjadi. Ini dilakukan untuk mencari tanda-tanda peringatan, seperti transaksi besar yang tidak biasa atau seringnya transaksi kecil untuk menghindari pendeteksian.

Audit Internal

Lakukan audit internal secara rutin. Selain sebagai upaya pencegahan, adanya audit juga bisa menjadi cara mendeteksi fraud yang cukup efektif.

Pengawasan Terhadap Karyawan

Awasi perilaku dan aktivitas karyawan yang dapat mencurigakan. Contohnya bila terjadi perubahan drastis yang tiba-tiba dalam gaya hidupnya. Bisa juga jika ada perubahan yang tidak wajar dalam jam kerja.

Pemeriksaan Dokumen

Periksa dokumen, seperti faktur, kontrak, dan penerimaan, untuk memverifikasi keabsahan dan keakuratan informasi yang terkandung di dalamnya.

Monitoring Pelaporan Keuangan

Pantau dengan cermat penyusunan laporan keuangan. Pastikan bahwa semua transaksi dan catatan dicatat dengan benar.

Analisis Perbandingan

Bandingkan data internal dengan sumber eksternal, seperti data pasar atau indeks industri. Tujuan dari tindakan ini adalah untuk melihat apakah ada penyimpangan yang mencurigakan.

Baca Juga: Internal Audit Adalah Pendeteksi Fraud, Benarkah?

Cara Mengatasi Fraud yang Sudah Terjadi di Perusahaan

Lantas, bagaimana bila fraud sudah terjadi di perusahaan? Bagaimana cara mengatasi fraud tersebut? Mengatasi fraud yang sudah terjadi di perusahaan adalah tindakan yang memerlukan kehati-hatian dan disiplin. 

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil sebagai cara mengatasi fraud yang sudah terjadi:

Menghentikan Aktivitas Fraud

Menghentikan aktivitas fraud harus dilakukan secepat mungkin. Ini untuk mencegah kerugian yang lebih lanjut. Tindakan penghentian ini dapat melibatkan memutuskan akses pelaku fraud ke sumber daya atau sistem perusahaan.

Melindungi Bukti

Sebaiknya, jangan pernah menghapus atau mengubah bukti-bukti yang ada terkait fraud. Pastikan bukti tersebut aman dan terdokumentasi dengan baik untuk digunakan dalam penyelidikan lebih lanjut.

Melaporkan Kejadian

Laporkan fraud kepada pihak berwenang, seperti polisi atau otoritas hukum, jika diperlukan. Ini akan memulai proses hukum dan menyediakan dasar hukum untuk tindakan selanjutnya.

Tinjau Ulang Kebijakan dan Prosedur

Tinjau kembali kebijakan dan prosedur perusahaan yang relevan untuk memastikan mereka mencakup langkah-langkah pencegahan fraud yang memadai.

Selidiki Kasus dengan Cermat

Bentuk tim penyelidik yang terdiri dari profesional yang kompeten untuk menyelidiki kasus fraud secara menyeluruh. Lakukan wawancara terhadap saksi, periksa dokumen, analisis data, dan gunakan alat forensik keuangan jika perlu.

Tingkatkan Keamanan dan Pengawasan

Segera setelah tahu bahwa telah terjadi fraud, sebaiknya langsung tingkatkan sistem keamanan dan pengawasan di perusahaan. Pertimbangkan pula penggunaan perangkat lunak atau teknologi yang lebih kuat untuk memantau aktivitas keuangan.

Evaluasi Ulang Kebijakan dan Pelatihan

Tinjau kembali dan perbarui kebijakan perusahaan dan program pelatihan karyawan. Bisa jadi ada kelonggaran yang menyebabkan beberapa pihak merasa aman untuk melakukan tindakan fraud. Langkah ini sangat penting untuk meningkatkan pencegahan dan deteksi fraud di masa mendatang.

Cara mengatasi fraud yang sudah terjadi adalah proses yang rumit dan memerlukan kerja sama antara berbagai departemen di perusahaan. Mulai dari pihak keuangan, hukum, hingga manajemen. Sebaiknya bertindak dengan cepat dan hati-hati, serta mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengurangi kerugian dan mencegah kejadian serupa di masa depan.

Kesimpulan

Fraud adalah tindakan ilegal yang dilakukan oleh individu atau entitas tertentu. Tujuannya adalah untuk memperoleh keuntungan atau manfaat pribadi secara curang, seringkali dengan merugikan pihak lain atau organisasi. 

Selain cara mendeteksi fraud, cara mencegahnya pun sangat penting diterapkan dalam perusahaan. Ada banyak cara yang bisa dicoba. Intinya semua cara perlu dilakukan secara konsisten dan berkelanjutan. 

Pemilik perusahaan perlu tahu cara pencegahan fraud agar dapat mengambil tindakan proaktif untuk melindungi aset perusahaan. Salah satu cara yang bisa dilakukan dengan menggunakan aplikasi keuangan seperti majoo. Dengan adanya pencatatan berbagai transaksi secara otomatis, potensi fraud atau kecurangan dapat diminimalisir. 

Kamu tentunya ingin melindungi perusahaan semaksimal mungkin, kan? Dengan majoo, bukan hanya pengelolaan bisnis yang menjadi lebih praktis. Keamanan transaksi bisnis yang berkaitan dengan keuangan pun dapat kamu peroleh. Pastikan majoo menjadi mitra pengelola bisnis terbaikmu!

Sumber Data: 

https://konsultanku.co.id/blog/6-cara-mencegah-fraud