Penerapan Contoh Petty Cash dalam Bisnis: Harian dan Bulanan

Beberapa pelaku usaha mungkin sudah menerapkan contoh petty cash dalam pengelolaan bisnisnya, tetapi beberapa yang lain mungkin belum mencobanya. Padahal, keberadaan petty cash atau uang tunai cukup penting, lho, dalam operasional harian bisnis.

Baik digunakan sebagai uang kembalian, kas kecil untuk biaya overhead atau urusan yang tidak dianggarkan secara mendetail, hingga pengeluaran-pengeluaran tak terduga lainnya, ada banyak sekali fungsi yang dimiliki oleh petty cash. Jadi, wajar saja, kan, jika menyediakan petty cash di tempat usaha merupakan salah satu langkah wajib yang sebaiknya dilakukan oleh pelaku usaha.

Sebenarnya, bagaimana, sih, penerapan petty cash yang ideal di tempat usaha? Khususnya untuk bisnis yang bergerak di sektor usaha mikro, kecil, dan menengah? Langsung saja kita bahas sampai jelas bersama-sama, yuk!

Mengenal Contoh Petty Cash dalam Bisnis UMKM

Ada banyak sekali penerapan contoh petty cash dalam bisnis rumahan maupun UMKM, atau bisnis-bisnis sejenis yang berhubungan langsung dengan konsumen akhir dan dikelola dalam skala yang kecil seperti toko kelontong, penjual makanan, maupun bisnis-bisnis sejenis.

Bagaimanapun juga, dalam bisnis-bisnis dengan skala kecil tersebut, penggunaan petty cash akan lebih masif, sekalipun dalam bisnis dengan skala yang lebih besar pun petty cash tetap digunakan, hanya saja untuk keperluan yang berbeda.

Sebagai contoh, untuk sektor usaha mikro, kecil, dan menengah yang dikelola di area perumahan, terkadang tempat usaha didatangi oleh pengelola pemukiman yang ingin memungut iuran sampah atau iuran keamanan.

Dalam anggaran, mungkin biaya-biaya ini tidak pernah dianggarkan secara khusus. Namun, biaya tersebut toh tetap harus dikeluarkan sebagai bentuk kontribusi tempat usaha terhadap kebersihan serta keamanan lingkungan tempatnya berada.

Nah, biaya-biaya semacam ini, umumnya ditutup dari petty cash yang telah disiapkan sebelumnya. Tentu terbayang, dong, apa jadinya bila bisnis kita tidak dibekali dengan petty cash yang cukup? Oleh karena itu, penting sekali bagi pelaku usaha untuk menyediakan petty cash, karena kita tak pernah tahu biaya trivial macam apa yang perlu kita keluarkan dalam menjamin kelancaran operasional bisnis.

Baca Juga: Bagaimana Cara Kerja Form Bukti Pengeluaran Kas Kecil?

Bagaimana Cara Membuat Laporan Petty Cash?

Sekalipun mungkin petty cash tidak dialokasikan secara mendetail, bukan berarti penggunaannya bisa dilakukan secara asal dan bebas, lho! Agar bisnis dapat terhindar dari risiko kerugian, laporan keuangan yang akurat perlu disusun secara menyeluruh, termasuk untuk petty cash.

Agar laporan keuangan tetap rapi dan dapat secara akurat menunjukkan performa bisnis, pelaku usaha pun perlu tahu bagaimana cara membuat laporan petty cash. Sama sekali tidak sulit, kok, terlebih sekarang ini kita bisa menemukan banyak sekali contoh laporan petty cash yang bisa dijadikan inspirasi.

Pada dasarnya, petty cash merupakan kas kecil yang bisa digunakan sewaktu-waktu apabila dibutuhkan dalam menjalankan operasional harian bisnis. Oleh karena itu, laporan keuangan yang dibuat pun harus dapat menunjukkan arus kas yang keluar dan masuk.

Untuk cara membuat laporan petty cash, cukup catat setiap transaksi yang terjadi menggunakan petty cash tersebut. Ingat untuk mengurangi kolom saldo sesuai dengan nilai petty cash yang digunakan. Kemudian, tergantung jenis laporan petty cash, yang digunakan, sisa saldo tersebut nantinya ditotal di akhir periode pencatatan keuangan.

Baca Juga: Apa Itu Petty Cash? Bagaimana Cara Mengelolanya?

Mengenal Ragam Contoh Laporan Petty Cash

Sebelum mulai menerapkan cara membuat laporan petty cash, pastikan untuk tahu terlebih dahulu jenis laporan petty cash yang ingin dibuat.

Yap, benar sekali! Tergantung dari waktu penyusunan laporan keuangannya, kita dapat memilih untuk menggunakan contoh laporan petty cash harian atau contoh laporan petty cash bulanan. Coba pertimbangkan terlebih dahulu jenis yang mana yang lebih dibutuhkan, atau bahkan kedua-duanya perlu disusun?

Sesuai dengan namanya, laporan harian akan mencatat dan menghitung seluruh transaksi yang terjadi setiap harinya yang menggunakan petty cash. Sementara itu, laporan bulanan bisa dibilang hasil rekapitulasi dari catatan harian yang telah dibuat.

• Penerapan Contoh Laporan Petty Cash Harian

Dalam contoh laporan petty cash harian, kita hanya perlu memperhatikan saldo petty cash dari hari kemarin dan juga saldo petty cash di akhir hari tersebut. Oleh karena itu, penyusunan laporan keuangan yang satu ini sebaiknya dilakukan di penghujung hari, sehingga keesokan harinya kita hanya perlu memeriksa kesesuaian laporan dengan saldo yang ada di kas.

Pastikan untuk mencatat dengan detail setiap pengeluaran yang dilakukan dengan petty cash setiap harinya agar petty cash tidak disalahgunakan. Idealnya, setelah laporan harian selesai dibuat, nilai saldo dapat dikembalikan dengan mengambil uang dari saldo kas besar. Dengan demikian saat operasional bisnis dijalankan besoknya, kita tidak perlu kerepotan lagi dalam mencari petty cash.

Apabila praktik tersebut dilakukan, pastikan untuk mencatat pula pengalihan uang dari saldo kas besar ke kas kecil dengan keterangan penggunaan untuk petty cash, ya!

• Penerapan Contoh Laporan Petty Cash Bulanan

Seperti yang sudah sempat disinggung sebelumnya, penerapan contoh laporan petty cash bulanan sebenarnya tak jauh berbeda dari rekapitulasi laporan harian. Tak ubahnya jurnal umum dan jurnal khusus, pengeluaran yang tercatat dalam laporan bulanan akan bersifat umum.

Kita hanya perlu menjumlahkan seluruh pengeluaran petty cash sesuai dengan kategori posnya, kemudian mencatatkannya dalam laporan bulanan. Dengan demikian, kolom-kolom yang dibutuhkan dalam laporan bulanan ini juga cenderung lebih sederhana karena hanya akan menggambarkan transaksi secara umum saja.

Umumnya, dalam contoh laporan petty cash bulanan, kolom penerimaan hanya mencakup pos pengisian kas kecil saja, sementara keterangan pada kolom pengeluaran akan mengikuti transaksi yang terjadi selama bulan berjalan tersebut.

Tak jarang, pelaku usaha benar-benar membuat laporan bulanan ini secara umum dengan mengelompokkan terlebih dahulu setiap transaksi yang terjadi sesuai dengan pos pengeluarannya, tetapi banyak pula pelaku usaha yang memilih untuk tetap mencatatkan setiap transaksi secara mendetail dan kronologis.

Agar tidak terlalu membingungkan, penyusunan laporan bulanan secara kronologis lebih sering digunakan. Dengan model penyusunan ini, pelaku usaha dapat memantau setiap transaksi sesuai dengan tanggal terjadinya.

Baca Juga: Jurnal Kas Kecil: Pengertian, Contoh, dan Metodenya

Manfaat Petty Cash untuk Apa Saja?

Sebenarnya penggunaan petty cash untuk apa saja, sih? Seperti yang sudah dijelaskan di atas, petty cash digunakan untuk menyelesaikan biaya-biaya yang mungkin terjadi selama menjalankan operasional bisnis yang tidak bisa dianggarkan secara tepat.

Sebagai contoh, biaya telepon, misalnya saja, kadang dibayarkan dari petty cash, karena sekalipun jadwal pembayarannya selalu di tanggal yang sama setiap bulannya, besarnya biaya yang harus dibayarkan tak bisa ditentukan karena tergantung pemakaian. Oleh karena itu, petty cash yang tak memiliki alokasi anggaran yang tetap bisa digunakan.

Dengan kata lain, sebenarnya penggunaan petty cash untuk apa saja bisa dilakukan, selama biaya tersebut muncul dari berjalannya operasional bisnis, termasuk untuk membayar iuran kebersihan dan juga keamanan di lingkungan sekitar tempat usaha.

Selain itu, petty cash juga kerap digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran tak terduga yang cukup trivial. Misalnya saja ketika salah seorang karyawan kasir kehabisan kertas nota yang biasa digunakan sebagai bukti transaksi, petty cash bisa digunakan untuk membeli buku nota baru di hari itu juga tanpa harus menunggu anggaran alat tulis kantor.

Dalam skala yang lebih besar, petty cash juga bisa digunakan untuk membiayai perjalanan dinas seorang karyawan. Misalnya saja untuk transportasi ke bandara yang mengikuti argo transportasi umum, sehingga jumlahnya tidak bisa dianggarkan di awal. Banyak sekali, kan, fungsi dari petty cash ini?

Tidak perlu bingung bagaimana cara mengelola petty cash. Maksimalkan saja fitur keuangan dari aplikasi majoo yang bisa mencatat setiap transaksi secara tepat, akurat, dan otomatis, sehingga kita tidak perlu mengerjakannya secara manual.

Dengan fitur andal dari aplikasi majoo ini, contoh petty cash yang ingin diterapkan pun bisa dikelola dengan baik. Penyusunan laporan keuangannya pun akan lebih mudah pula, baik yang dilakukan harian maupun bulanan. Jadi, yuk, tunggu apa lagi? Langsung saja berlangganan layanan aplikasi POS majoo agar bisnismu terus maju dan berkembang!

Sumber: 

https://www.harmony.co.id/blog/contoh-laporan-kas-kecil/