Table of Content

    Surat Niaga: Definisi, Fungsi, dan Contoh Surat Niaga

    Surat niaga bisa membantu mempermudah kegiatan bisnis

    Salah satu jenis surat yang memiliki kaitan erat dengan dunia bisnis adalah surat niaga. Surat niaga sering digunakan oleh para pemilik bisnis untuk hal-hal yang berhubungan dengan beberapa aktivitas bisnis. 

    Bila diartikan secara sederhana, pengertian surat niaga adalah surat resmi yang dibuat dengan tujuan mencari keuntungan dari berbagai aktivitas bisnis. Pihak yang membuat surat niaga biasanya adalah perseorangan, perusahaan atau badan usaha. 

    Surat niaga bukan hanya digunakan untuk keperluan eksternal antara pihak pebisnis dengan klien, misalnya. Melainkan juga memiliki fungsi dalam hal internal sebagai media komunikasi antara pihak tertentu dalam sebuah bisnis yang sama, baik dari tingkat pusat sampai ke cabang-cabangnya. 

    Definisi Surat Niaga 

    Menurut para ahli, definisi surat niaga adalah suatu surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh seseorang atau  untuk keperluan niaga atau bisnis. Surat niaga mampu mempermudah kegiatan komunikasi perniagaan antar bisnis atau perusahaan.

    Bisa dikatakan juga bahwa surat niaga adalah salah satu jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang atau jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Dengan kata lain, surat niaga adalah surat resmi yang dibuat seseorang atau badan usaha untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis.

    Jenis-jenis Surat Niaga 

    Surat niaga terdiri dari berbagai jenis, antara lain:

    1. Surat Perkenalan

    Surat perkenalan merupakan contoh surat niaga yang dibuat oleh perusahaan dengan tujuan untuk memperkenalkan usahanya, baik barang maupun jasa, kepada pihak lain. Surat ini umumnya berisi penjelasan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan secara lengkap dan terperinci. 

    2. Surat Permintaan Penawaran

    Jenis surat niaga yang satu ini merupakan surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perusahaan penjual. Isinya adalah permintaan untuk menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut secara rinci mengenai katalog produk, harga, promo, dan sebagainya.

    3. Surat Penawaran

    Surat penawaran adalah surat yang biasanya dibuat oleh penjual dengan tujuan untuk menawarkan produknya baik barang maupun jasa. Surat penawaran biasanya dibuat atas inisiatif perusahaan atau untuk membalas surat permintaan penawaran. 

    Baca Juga: Memahami Cara Membuat Surat Penawaran Barang yang Baik

    4. Surat Pesanan

    Ada juga yang disebut dengan surat pesanan. Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perusahaan penjual yang berisi tentang informasi mengenai produk atau layanan yang akan mereka beli. 

    5. Surat Konfirmasi Pesanan

    Dari namanya, sudah bisa dipahami bahwa surat konfirmasi pesanan adalah surat balasan sebagai bentuk respon dari pihak penjual yang ditujukan kepada calon pembeli. Tujuannya adalah untuk memastikan barang atau jasa apa saja yang dipesan, harga total pemesanan, cara pembayaran, dan detail pengiriman.

    6. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

    Surat pemberitahuan pengiriman barang adalah surat niaga yang dibuat oleh penjual setelah setuju dan sepakat dengan aturan pemesanan yang dilakukan oleh pihak pembeli. Surat ini berfungsi untuk memberitahukan kepada pembeli bahwa barang siap untuk dikirim dengan tambahan informasi mengenai kondisi barang dan asuransi jika ada.

    7. Surat Penolakan Pesanan

    Surat penolakan pesanan adalah surat yang dibuat oleh pihak penjual jika ternyata mereka tidak dapat menyetujui permintaan dari pembeli karena berbagai alasan.

    8. Surat Penagihan

    Surat penagihan dibuat jika proses jual-beli barang atau jasa bersifat utang. Surat ini akan dibuat oleh pihak penjual untuk memberitahukan kepada pembeli kapan saatnya melakukan pembayaran atau waktu jatuh tempo. 

    9. Surat Pengiriman Pembayaran

    Surat pengiriman pembayaran dibuat oleh pembeli setelah menerima barang yang dipesan. Umumnya surat ini juga disertai dengan jumlah uang yang dibayarkan, metode pembayaran, dan bukti pembayaran.

    10. Surat Penangguhan Pembayaran

    Jenis surat niaga berikutnya adalah surat penangguhan pembayaran. Surat ini dibuat oleh pembeli atas surat tagihan yang dikirim pihak penjual. Biasanya surat penangguhan pembayaran ini dibuat karena pembeli tidak bisa membayar dalam waktu tertentu atau penjelasan lain yang mengakibatkan kegiatan pembayaran belum terlaksana.

    11. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

    Surat jawaban penangguhan pembayaran dibuat oleh penjual sebagai bentuk respon atau jawaban dari surat penangguhan pembayaran yang dibuat oleh pihak pembeli. Surat ini dapat berisi penolakan penangguhan, atau persyaratan pembayaran yang baru.

    12. Surat Komplain atau Pengaduan 

    Surat pengaduan dibuat oleh pembeli karena produk yang diterima mengalami kerusakan atau cacat, dan dirasa tidak sesuai dengan pesanan.

    13. Surat Jawaban Pengaduan

    Jenis surat niaga yang terakhir adalah surat jawaban pengaduan yang dibuat oleh penjual sebagai balasan atas surat pengaduan dari pembeli. Surat ini berisi tentang permintaan maaf dan pemecahan masalah tersebut.

    Fungsi Surat Niaga 

    Dari penjelasan mengenai definisi dan jenis surat niaga, mungkin kamu sudah mendapatkan gambaran seperti apa sih sebenarnya fungsi surat niaga ini. Fungsi-fungsi dari surat niaga cukup banyak dan berhubungan erat dengan urusan jual-beli hingga tawar-menawar dengan pemilik bisnis atau pihak perusahaan lain.

    Salah satu fungsi surat niaga yang utama adalah sebagai bukti sah adanya perjanjian kerjasama untuk kegiatan niaga dengan pihak lain. Bukti ini nantinya akan berguna dalam laporan keuangan bisnis yang kamu susun di akhir periode perhitungan akuntansi bisnis. 

    Beberapa fungsi surat niaga, adalah:

    • Sebagai bukti nyata hitam di atas putih mengenai surat-surat perjanjian.
    • Sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
    • Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
    • Sebagai alat pengingat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
    • Sebagai perwakilan dari pihak pembuat surat dalam pertemuan dengan partner
    • Sebagai alat promosi.
    • Sebagai bukti sejarah perjalanan bisnis.

    Ada banyak contoh surat niaga yang biasa digunakan dalam aktivitas bisnis

    Ciri-ciri dan Karakteristik Surat Niaga

    Dalam dunia bisnis, surat niaga adalah surat resmi yang bisa dengan mudah kamu kenali dari ciri-ciri dan karakteristiknya yang khas, antara lain:

    • Surat niaga selalu berkaitan dengan bisnis atau perdagangan.
    • Pembuatan dan penulisannya dilakukan secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang benar.
    • Pemilihan penggunaan kata-kata dilakukan dengan baik dan ada unsur persuasif untuk menarik perhatian.
    • Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
    • Umumnya menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.

    Struktur Surat Niaga

    Dalam proses penulisannya, surat niaga tidak bisa dibuat secara sembarangan. Ada beberapa struktur surat niaga yang memang tidak bisa ditinggalkan. Struktur atau unsur-unsur ini harus ada dalam sebuah surat niaga.

    Struktur surat niaga tersebut, yakni:

    • Kop surat
    • Nomor surat
    • Lampiran
    • Perihal
    • Tanggal surat
    • Alamat surat
    • Salam pembuka
    • Isi surat (pendahuluan, inti, dan penutup)
    • Salam penutup
    • Tanda tangan pengirim surat
    • Jabatan pengirim surat

    Selain struktur surat niaga di atas, ada juga beberapa hal yang perlu kamu perhatikan dalam membuat sebuah surat niaga. Apa pun bentuk surat niaga yang akan kamu buat, hal-hal di bawah ini wajib diperhatikan dengan benar.

    • Menyebutkan maksud, tujuan, dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut.
    • Menyebutkan jenis dan jumlah produk/jasa yang akan dipesan.
    • Menyebutkan cara mengirim barang/jasa yang ingin dipesan.
    • Menyebutkan cara pembayaran.
    • Menyebutkan cara pengepakan barang.

    Baca Juga: Ketahui Definisi, Fungsi, dan Contoh Surat Jalan Barang

    Contoh Surat Niaga 

    Setelah mengetahui surat niaga adalah surat resmi yang berperan penting dalam aktivitas bisnis, fungsinya, dan apa saja struktur surat niaga yang harus dicantumkan dalam penulisannya, ada baiknya kamu melihat langsung contoh surat niaga agar lebih mudah dalam memahaminya. 

    Jika dilihat dari jenis-jenis surat niaga yang sudah dijelaskan di atas, ada cukup banyak contoh surat niaga yang memang biasa dibuat dalam bisnis. Namun, kali ini akan diberikan beberapa contoh saja.

    Contoh Surat Niaga Pengenalan Produk

    Seperti yang sudah sedikit dijelaskan tadi, contoh surat niaga perkenalan produk biasanya dibuat dengan tujuan pihak lain akan lebih mengenal produk dan jasa yang kamu tawarkan sehingga kemungkinan mereka untuk membeli akan lebih besar.

    Surat niaga ini memiliki peranan yang cukup penting dalam sebuah bisnis, apalagi jika ternyata bisnis tersebut baru saja didirikan. Bisnis baru tentu perlu memperkenalkan diri kepada pihak lain atau lebih tepatnya pada calon klien atau calon konsumen. 

    Semakin cepat pihak lain mengenal bisnis yang kamu jalankan, semakin lebih baik tentunya bagi perkembangan bisnis itu sendiri. Proses perkenalan ini bisa kamu lakukan dengan bantuan surat niaga. Dalam hal ini, surat niaga juga bisa berfungsi sebagai media komunikasi yang baik. 


    PT. ABADI BAHAGIA

    Komputer dan Elektronik

    Jl. Merdeka 45, Surabaya

    Telp. 031-123456, Email : abadibahagiapt@gmail.com

     

    Surabaya, 10 Januari 2022

    Nomor : 001/ABHG/09/2022

    Perihal : Perkenalan Barang

    Lampiran : 1 Buah Katalog

     

    Kepada Yth,

    Pimpinan PT. Lancar Jaya

    Jl. Jend. Sudirman 123

    Surabaya

     

    Dengan hormat,

    PT. Abadi Bahagia adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi perangkat elektronika dan komputer. Perusahaan kami telah berdiri sejak kurang lebih 2 tahun yang lalu dan sudah memiliki banyak pelanggan. Begitu juga dengan produk produk yang kami sediakan, merupakan perangkat dan komputer dengan spesifikasi terkini yang dibutuhkan oleh banyak pihak.

     

    Sehubungan dengan hal tersebut, bersama ini kami bermaksud memperkenalkan produk yang kami miliki kepada saudara. Ke depannya, kami berharap bisa menjadi salah satu penyalur perangkat elektronik dan komputer untuk perusahaan saudara. Untuk itu, bersama ini kami  melampirkan satu buah katalog mengenai produk kami.

    Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terimakasih.

     

    Hormat Kami,

    Direktur PT. Abadi Bahagia,

     

    Raymond Gunawan

     

    Contoh Surat Niaga Penawaran Barang

    Dalam jalannya sebuah bisnis, penawaran barang adalah hal yang sangat umum dan sering terjadi. Hal ini wajar dilakukan karena proses bisnis perusahaan adalah menjual barang yang mereka produksi ke pelanggan. Penawaran barang dapat terjadi dalam lingkungan internal perusahaan, baik antar perusahaan atau juga langsung ke pelanggan (eksternal). 

    Contoh surat niaga penawaran barang biasanya dibutuhkan saat kamu ingin menawarkan barang dengan antar perusahaan. Surat niaga ini dapat menjadi salah satu representatif dari perusahaan yang menginginkan feedback positif dari adanya surat niaga yang disampaikan.

     

    PT ABADI BAHAGIA

    Komputer dan Elektronik

    Jl. Merdeka 45, Surabaya

    Telp. 031-123456, Email : abadibahagiapt@gmail.com

     

    Surabaya, 20 Januari  2022

    Nomor             : 26/ABHG/BS/VIII/2022

    Lampiran         : 1 Berkas

    Perihal : Penawaran Barang

     

    Kepada Yth,

    Pimpinan PT. Lancar Jaya

    Jl. Jend. Sudirman 123

    Surabaya

     

    Dengan hormat,

    Melalui surat ini izinkan kami memberikan penawaran barang seperti yang kami miliki sebagai pemasok perangkat elektronika dan komputer. Kelebihan kami adalah harga yang murah namun barang berkualitas tinggi. 

     

    Bersama surat ini kami lampirkan dokumen pendukung yang diperlukan dan dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan kerjasama. Kami menyediakan berbagai pilihan pembayaran, mulai dari pembayaran cash ketika barang sampai. Ada juga pembayaran melalui kartu kredit, serta sistem pembayaran cicilan dengan DP sebesar 50% pemesanan.

     

    Demikian surat penawaran ini disampaikan. Untuk perhatian saudara kami mengucapkan terima kasih banyak.

    Hormat kami

     

    Raymond Gunawan

    Contoh Surat Niaga Pemesanan Barang

    Bila contoh surat niaga penawaran barang sudah kamu kirimkan, biasanya akan datang contoh surat niaga pemesanan barang yang dibuat oleh pihak pembeli dengan tujuan memesan barang.

    Selain bertujuan untuk memesan barang, surat ini nantinya juga dapat digunakan sebagai bukti sah jual beli antara pihak penjual dan pembeli. Lantaran itulah, surat pemesanan barang ini harus dibuat dengan benar, jangan sampai salah karena menyangkut kerjasama dua lembaga.

     

    PT. LANCAR JAYA

    Jl. Jend. Sudirman 123

    Surabaya

    Telp. 031-123456, Email : ptlancarjayasby@gmail.com

     

    Surabaya, 02 Februari 2022

    Nomor             : 09/II/2022

    Lampiran         : 1 Berkas

    Perihal : Pemesanan Barang

     

    Kepada Yth,

    Pimpinan PT.  ABADI BAHAGIA

    Komputer dan Elektronik

    Jl. Merdeka 45, Surabaya

     

    Dengan hormat,

    Surat yang Bapak/Ibu kirimkan dengan nomor surat 26/ABHG/BS/VIII/2022 sudah kami terima dalam keadaan baik. Kami mengucapkan terima kasih atas penawarannya dan bermaksud untuk memesan barang karena tertarik dengan harga dan kualitas yang ditawarkan. 

     

    Berikut rincian barang yang kami pesan:

    1. 8 Unit Komputer 

    2. 3 Unit Kipas Angin Dinding

    3. 2 Unit TV LED Sharp 24 Inchi

     

    Besar harapan kami agar barang yang kami pesan dapat diproses dan kami terima secepatnya, sebelum tanggal 10 Februari 2022.

    Untuk pembayaran kami akan melakukan pembayaran melalui metode transfer dimana setelah 1 hari barang tersebut telah kami terima dan kami periksa. Bukti pembayaran berupa struk transfer akan kami kirimkan salinannya. 

     

    Demikian surat pesanan ini disampaikan untuk perhatian serta pelayanan baik dari saudara kami mengucapkan terima kasih banyak.

     

    Surabaya, 02 Februari 2022

    Hormat kami

     

    Ronny Surya


    Contoh Surat Niaga Permintaan 

    Contoh surat niaga terakhir yang akan kamu pelajari adalah contoh surat niaga permintaan. Salah satu jenis surat niaga yang sering digunakan adalah surat permintaan barang. Surat ini biasanya dikirimkan oleh sebuah bisnis kepada bisnis lainnya dengan tujuan meminta pihak penjual untuk mengirimkan barang tertentu. 

    Bila kamu lihat dari tujuan pengirimannya, surat permintaan barang ini tidak berbeda dengan surat pesanan barang. Contoh surat permintaan barang merupakan surat yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual yang berisi pesanan akan barang tertentu. Umumnya, surat permintaan barang ini diterbitkan karena 2 hal, yakni atas keinginan sendiri maupun sebagai  balasan surat penawaran sebelumnya.

     

    PT. ABADI BAHAGIA

    Komputer dan Elektronik

    Jl. Merdeka 45, Surabaya

    Telp. 031-123456, Email : abadibahagiapt@gmail.com

     

    Surabaya, 10 Januari 2022

    Nomor : 001/ABHG/09/2022

    Perihal : Permintaan Pengadaan Alat Tulis Kantor

     

    Kepada Yth,

    Manajer Pengadaan Barang

    di tempat

     

    Dengan hormat,

    Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan training untuk seluruh karyawan perusahaan, maka dari itu kami dari departemen Sumber Daya Manusia bermaksud untuk memohon pengadaan alat tulis kantor berupa sebagai berikut.

     

    1. Kertas HVS 80gr sebanyak 10 Rim

    2. Note Book A5 50 lembar sebanyak 1500 buah

    3. Pulpen Hitam sebanyak 40 Lusin

    4. Pensil 2B sebanyak 10 Lusin

    5. Pensil HB sebanyak 10 Lusin

    6. Penghapus sebanyak 10 pak isi 15 buah

    Demikian surat permohonan pengadaan barang ini dibuat. Untuk estimasi harga barang kami lampirkan bersama surat ini. Atas waktu dan perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

     

    Hormat Saya,

    Raymond Gunawan


    Penutup

    Sebagai seorang pelaku bisnis, penting bagi kamu untuk mengetahui dan memahami pengertian surat niaga dan fungsi surat niaga. Bukan hanya digunakan sebagai media atau sarana berkomunikasi baik dalam lingkup internal atau eksternal, surat niaga ternyata juga bisa membantu kelancaran berbagai aktivitas bisnis yang kamu jalankan.

    Ada beberapa jenis surat niaga sesuai dengan fungsi dan kegunaannya masing-masing. Perlu diingat bahwa dalam proses penulisan atau pembuatannya, tidaklah bisa dilakukan dengan asal-asalan. 

    Terdapat struktur surat niaga dan juga beberapa hal lainnya yang perlu kamu cantumkan dalam surat tersebut agar memudahkan untuk dimengerti oleh pihak penerima surat. 

    Bukan hanya itu, surat niaga adalah suatu bentuk bukti tertulis yang berisikan informasi transaksi antara pihak penjual dan pembeli. Bukti ini nantinya akan berguna dalam pembuatan laporan keuangan bisnis. Secara tidak langsung juga berfungsi sebagai salah satu faktor penting dalam kegiatan analisis bisnis. 

    Baca Juga: Mengenal Bukti Transaksi dari Definisi Hingga Contohnya

    Namun, surat niaga bukanlah satu-satunya faktor penting dalam laporan bisnis. Semua transaksi yang terjadi perlu kamu catat dengan baik agar tidak terjadi kesalahan perhitungan nantinya. Fitur aplikasi kasir dari majoo bisa membantu kamu dalam hal ini. Tidak perlu khawatir ada kesalahan catat lagi. Langganan majoo sekarang, yuk! 

    Upcoming Event

    Ikuti event-event yang sangat bermanfaat buat kamu.

    Lihat semua event

    Download Majalah

    Cover majalah wirausaha Indonesia
    Lihat semua edisi

    Download Ebook

    Cover Ebook
    Lihat semua edisi

    Related Article

    9 Cara Memulai Bisnis dari Nol, Perhatikan Di Sini!
    Diperlukan langkah dan strategi yang matang untuk memulai sebuah bisnis. Pertimbangan ini dapat membantumu melewati setiap hambatan yang mungkin terjadi.
    Tokopedia Paylater adalah Bentuk Kenikmatan Belanja Online
    Tokopedia Paylater membantu lebih dari 100 juta pelanggan aktif Tokopedia untuk beli sekarang bayar nanti. Mau mencoba? Baca dulu tipsnya!
    RAB adalah Rencana Anggaran Biaya, Bagaimana Cara Buatnya?
    RAB adalah singkatan dari rencana anggaran dan biaya, lalu mengapa dokumen yang satu ini sangat dibutuhkan oleh pemilik usaha dalam operasional bisnis?
    Stakeholder adalah: Pengertian, Fungsi, dan Jenis
    Operasional sebuah bisnis mustahil dijalankan tanpa adanya peran stakeholder. Namun, seberapa penting sebenarnya keberadaan peran ini dalam bisnis?