Surat Niaga: Definisi, Fungsi, dan Contoh Surat Niaga

Salah satu jenis surat yang memiliki kaitan erat dengan dunia bisnis adalah surat niaga. Surat niaga sering digunakan oleh para pemilik bisnis untuk hal-hal yang berhubungan dengan beberapa aktivitas bisnis. 

Bila diartikan secara sederhana, pengertian surat niaga adalah surat resmi yang dibuat dengan tujuan mencari keuntungan dari berbagai aktivitas bisnis. Pihak yang membuat surat niaga biasanya adalah perseorangan, perusahaan atau badan usaha. 

Surat niaga bukan hanya digunakan untuk keperluan eksternal antara pihak pebisnis dengan klien, misalnya. Melainkan juga memiliki fungsi dalam hal internal sebagai media komunikasi antara pihak tertentu dalam sebuah bisnis yang sama, baik dari tingkat pusat sampai ke cabang-cabangnya. 

Definisi Surat Niaga 

Menurut para ahli, definisi surat niaga adalah suatu surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh seseorang atau  untuk keperluan niaga atau bisnis. Surat niaga mampu mempermudah kegiatan komunikasi perniagaan antar bisnis atau perusahaan.

Bisa dikatakan juga bahwa surat niaga adalah salah satu jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang atau jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Dengan kata lain, surat niaga adalah surat resmi yang dibuat seseorang atau badan usaha untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis.

Jenis-jenis Surat Niaga 

Surat niaga terdiri dari berbagai jenis, antara lain:

1. Surat Perkenalan

Surat perkenalan merupakan contoh surat niaga yang dibuat oleh perusahaan dengan tujuan untuk memperkenalkan usahanya, baik barang maupun jasa, kepada pihak lain. Surat ini umumnya berisi penjelasan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan secara lengkap dan terperinci. 

2. Surat Permintaan Penawaran

Jenis surat niaga yang satu ini merupakan surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perusahaan penjual. Isinya adalah permintaan untuk menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut secara rinci mengenai katalog produk, harga, promo, dan sebagainya.

3. Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang biasanya dibuat oleh penjual dengan tujuan untuk menawarkan produknya baik barang maupun jasa. Surat penawaran biasanya dibuat atas inisiatif perusahaan atau untuk membalas surat permintaan penawaran. 

Baca Juga: Memahami Cara Membuat Surat Penawaran Barang yang Baik

4. Surat Pesanan

Ada juga yang disebut dengan surat pesanan. Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perusahaan penjual yang berisi tentang informasi mengenai produk atau layanan yang akan mereka beli. 

5. Surat Konfirmasi Pesanan

Dari namanya, sudah bisa dipahami bahwa surat konfirmasi pesanan adalah surat balasan sebagai bentuk respon dari pihak penjual yang ditujukan kepada calon pembeli. Tujuannya adalah untuk memastikan barang atau jasa apa saja yang dipesan, harga total pemesanan, cara pembayaran, dan detail pengiriman.

6. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat pemberitahuan pengiriman barang adalah surat niaga yang dibuat oleh penjual setelah setuju dan sepakat dengan aturan pemesanan yang dilakukan oleh pihak pembeli. Surat ini berfungsi untuk memberitahukan kepada pembeli bahwa barang siap untuk dikirim dengan tambahan informasi mengenai kondisi barang dan asuransi jika ada.

7. Surat Penolakan Pesanan

Surat penolakan pesanan adalah surat yang dibuat oleh pihak penjual jika ternyata mereka tidak dapat menyetujui permintaan dari pembeli karena berbagai alasan.

8. Surat Penagihan

Surat penagihan dibuat jika proses jual-beli barang atau jasa bersifat utang. Surat ini akan dibuat oleh pihak penjual untuk memberitahukan kepada pembeli kapan saatnya melakukan pembayaran atau waktu jatuh tempo. 

9. Surat Pengiriman Pembayaran

Surat pengiriman pembayaran dibuat oleh pembeli setelah menerima barang yang dipesan. Umumnya surat ini juga disertai dengan jumlah uang yang dibayarkan, metode pembayaran, dan bukti pembayaran.

10. Surat Penangguhan Pembayaran

Jenis surat niaga berikutnya adalah surat penangguhan pembayaran. Surat ini dibuat oleh pembeli atas surat tagihan yang dikirim pihak penjual. Biasanya surat penangguhan pembayaran ini dibuat karena pembeli tidak bisa membayar dalam waktu tertentu atau penjelasan lain yang mengakibatkan kegiatan pembayaran belum terlaksana.

11. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Surat jawaban penangguhan pembayaran dibuat oleh penjual sebagai bentuk respon atau jawaban dari surat penangguhan pembayaran yang dibuat oleh pihak pembeli. Surat ini dapat berisi penolakan penangguhan, atau persyaratan pembayaran yang baru.

12. Surat Komplain atau Pengaduan 

Surat pengaduan dibuat oleh pembeli karena produk yang diterima mengalami kerusakan atau cacat, dan dirasa tidak sesuai dengan pesanan.

13. Surat Jawaban Pengaduan

Jenis surat niaga yang terakhir adalah surat jawaban pengaduan yang dibuat oleh penjual sebagai balasan atas surat pengaduan dari pembeli. Surat ini berisi tentang permintaan maaf dan pemecahan masalah tersebut.

Fungsi Surat Niaga 

Dari penjelasan mengenai definisi dan jenis surat niaga, mungkin kamu sudah mendapatkan gambaran seperti apa sih sebenarnya fungsi surat niaga ini. Fungsi-fungsi dari surat niaga cukup banyak dan berhubungan erat dengan urusan jual-beli hingga tawar-menawar dengan pemilik bisnis atau pihak perusahaan lain.

Salah satu fungsi surat niaga yang utama adalah sebagai bukti sah adanya perjanjian kerjasama untuk kegiatan niaga dengan pihak lain. Bukti ini nantinya akan berguna dalam laporan keuangan bisnis yang kamu susun di akhir periode perhitungan akuntansi bisnis. 

Beberapa fungsi surat niaga, adalah:

• Sebagai bukti nyata hitam di atas putih mengenai surat-surat perjanjian.
• Sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
• Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
• Sebagai alat pengingat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
• Sebagai perwakilan dari pihak pembuat surat dalam pertemuan dengan partner
• Sebagai alat promosi.
• Sebagai bukti sejarah perjalanan bisnis.

Ciri-ciri dan Karakteristik Surat Niaga

Dalam dunia bisnis, surat niaga adalah surat resmi yang bisa dengan mudah kamu kenali dari ciri-ciri dan karakteristiknya yang khas, antara lain:

• Surat niaga selalu berkaitan dengan bisnis atau perdagangan.
• Pembuatan dan penulisannya dilakukan secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang benar.
• Pemilihan penggunaan kata-kata dilakukan dengan baik dan ada unsur persuasif untuk menarik perhatian.
• Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
• Umumnya menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.

Struktur Surat Niaga

Dalam proses penulisannya, surat niaga tidak bisa dibuat secara sembarangan. Ada beberapa struktur surat niaga yang memang tidak bisa ditinggalkan. Struktur atau unsur-unsur ini harus ada dalam sebuah surat niaga.

Struktur surat niaga tersebut, yakni:

• Kop surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Perihal
• Tanggal surat
• Alamat surat
• Salam pembuka
• Isi surat (pendahuluan, inti, dan penutup)
• Salam penutup
• Tanda tangan pengirim surat
• Jabatan pengirim surat

Selain struktur surat niaga di atas, ada juga beberapa hal yang perlu kamu perhatikan dalam membuat sebuah surat niaga. Apa pun bentuk surat niaga yang akan kamu buat, hal-hal di bawah ini wajib diperhatikan dengan benar.

• Menyebutkan maksud, tujuan, dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut.
• Menyebutkan jenis dan jumlah produk/jasa yang akan dipesan.
• Menyebutkan cara mengirim barang/jasa yang ingin dipesan.
• Menyebutkan cara pembayaran.
• Menyebutkan cara pengepakan barang.

Baca Juga: Ketahui Definisi, Fungsi, dan Contoh Surat Jalan Barang

Contoh Surat Niaga 

Setelah mengetahui surat niaga adalah surat resmi yang berperan penting dalam aktivitas bisnis, fungsinya, dan apa saja struktur surat niaga yang harus dicantumkan dalam penulisannya, ada baiknya kamu melihat langsung contoh surat niaga agar lebih mudah dalam memahaminya. 

Jika dilihat dari jenis-jenis surat niaga yang sudah dijelaskan di atas, ada cukup banyak contoh surat niaga yang memang biasa dibuat dalam bisnis. Namun, kali ini akan diberikan beberapa contoh saja.

Contoh Surat Niaga Pengenalan Produk

Seperti yang sudah sedikit dijelaskan tadi, contoh surat niaga perkenalan produk biasanya dibuat dengan tujuan pihak lain akan lebih mengenal produk dan jasa yang kamu tawarkan sehingga kemungkinan mereka untuk membeli akan lebih besar.

Surat niaga ini memiliki peranan yang cukup penting dalam sebuah bisnis, apalagi jika ternyata bisnis tersebut baru saja didirikan. Bisnis baru tentu perlu memperkenalkan diri kepada pihak lain atau lebih tepatnya pada calon klien atau calon konsumen. 

Semakin cepat pihak lain mengenal bisnis yang kamu jalankan, semakin lebih baik tentunya bagi perkembangan bisnis itu sendiri. Proses perkenalan ini bisa kamu lakukan dengan bantuan surat niaga. Dalam hal ini, surat niaga juga bisa berfungsi sebagai media komunikasi yang baik. 

Contoh Surat Niaga Penawaran Barang

Dalam jalannya sebuah bisnis, penawaran barang adalah hal yang sangat umum dan sering terjadi. Hal ini wajar dilakukan karena proses bisnis perusahaan adalah menjual barang yang mereka produksi ke pelanggan. Penawaran barang dapat terjadi dalam lingkungan internal perusahaan, baik antar perusahaan atau juga langsung ke pelanggan (eksternal). 

Contoh surat niaga penawaran barang biasanya dibutuhkan saat kamu ingin menawarkan barang dengan antar perusahaan. Surat niaga ini dapat menjadi salah satu representatif dari perusahaan yang menginginkan feedback positif dari adanya surat niaga yang disampaikan.

Contoh Surat Niaga Pemesanan Barang

Bila contoh surat niaga penawaran barang sudah kamu kirimkan, biasanya akan datang contoh surat niaga pemesanan barang yang dibuat oleh pihak pembeli dengan tujuan memesan barang.

Selain bertujuan untuk memesan barang, surat ini nantinya juga dapat digunakan sebagai bukti sah jual beli antara pihak penjual dan pembeli. Lantaran itulah, surat pemesanan barang ini harus dibuat dengan benar, jangan sampai salah karena menyangkut kerjasama dua lembaga.

Contoh Surat Niaga Permintaan 

Contoh surat niaga terakhir yang akan kamu pelajari adalah contoh surat niaga permintaan. Salah satu jenis surat niaga yang sering digunakan adalah surat permintaan barang. Surat ini biasanya dikirimkan oleh sebuah bisnis kepada bisnis lainnya dengan tujuan meminta pihak penjual untuk mengirimkan barang tertentu. 

Bila kamu lihat dari tujuan pengirimannya, surat permintaan barang ini tidak berbeda dengan surat pesanan barang. Contoh surat permintaan barang merupakan surat yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual yang berisi pesanan akan barang tertentu. Umumnya, surat permintaan barang ini diterbitkan karena 2 hal, yakni atas keinginan sendiri maupun sebagai  balasan surat penawaran sebelumnya.

Penutup

Sebagai seorang pelaku bisnis, penting bagi kamu untuk mengetahui dan memahami pengertian surat niaga dan fungsi surat niaga. Bukan hanya digunakan sebagai media atau sarana berkomunikasi baik dalam lingkup internal atau eksternal, surat niaga ternyata juga bisa membantu kelancaran berbagai aktivitas bisnis yang kamu jalankan.

Ada beberapa jenis surat niaga sesuai dengan fungsi dan kegunaannya masing-masing. Perlu diingat bahwa dalam proses penulisan atau pembuatannya, tidaklah bisa dilakukan dengan asal-asalan. 

Terdapat struktur surat niaga dan juga beberapa hal lainnya yang perlu kamu cantumkan dalam surat tersebut agar memudahkan untuk dimengerti oleh pihak penerima surat. 

Bukan hanya itu, surat niaga adalah suatu bentuk bukti tertulis yang berisikan informasi transaksi antara pihak penjual dan pembeli. Bukti ini nantinya akan berguna dalam pembuatan laporan keuangan bisnis. Secara tidak langsung juga berfungsi sebagai salah satu faktor penting dalam kegiatan analisis bisnis. 

Baca Juga: Mengenal Bukti Transaksi dari Definisi Hingga Contohnya

Namun, surat niaga bukanlah satu-satunya faktor penting dalam laporan bisnis. Semua transaksi yang terjadi perlu kamu catat dengan baik agar tidak terjadi kesalahan perhitungan nantinya. Fitur aplikasi kasir dari majoo bisa membantu kamu dalam hal ini. Tidak perlu khawatir ada kesalahan catat lagi. Langganan majoo sekarang, yuk!