Knowledge

Mari Lihat Contoh Surat Permintaan Barang & Pahami Artinya!

02 May 2024

Daftar Isi

Apakah bisnismu baru mulai dan mau melakukan pembelian barang ke perusahaan lain? Kalau begitu, mungkin kamu perlu contoh surat permintaan barang atau letter of request for goods.

Sesuai namanya, jenis surat yang satu ini ditujukan untuk meminta perusahaan penjual mengirimkan barang. Sebelum kamu melihat contohnya, mari simak terlebih dahulu pengertian dan fungsi surat permintaan barang!

Apa yang Dimaksud Surat Permintaan Barang?

Surat permintaan barang adalah surat yang dibuat oleh pihak yang membutuhkan barang kepada pihak yang berwenang ‘memberikan’ barang.

Jenis surat ini paling lazim dibuat antar perusahaan atau sebagai bentuk komunikasi eksternal. Jadi, calon perusahaan pembeli mengirimkan surat kepada produsen atau perusahaan penjual untuk dikirimkan barang tertentu.

Jika komunikasi atar perusahaan tersebut baru terjadi pertama kali, letter of request for goods dibuat sebagai respons atas surat penawaran atau offering letter yang dikirimkan terlebih dahulu oleh perusahaan penjual.

Meskipun begitu, mungkin pula perusahaan calon pembeli menjadi pihak pertama yang mengirimkan surat permohonan permintaan barang.

Sebut saja, calon pembeli tersebut melihat produk yang ditawarkan perusahaan penjual di pameran, brosur, atau OOH (Out of Home) advertising seperti papan iklan. Perusahaan calon pembeli tertarik dan memutuskan menghubungi pihak penjual dengan mengirimkan letter of request for goods.

Surat tersebut akan berisi permintaan terkait keterangan produk atau jasa yang ditawarkan sebelum beralih pada surat pemesanan barang.

Ketahui Fungsi Surat Permintaan Barang

Surat-menyurat, baik internal maupun eksternal, merupakan berkas penting bagi bisnis. Dokumen-dokumen tertulis tersebut dapat menjadi rujukan bila ada data yang tidak sesuai di kemudian hari.

Selain itu, terdapat beberapa fungsi lain dari surat permintaan barang, antara lain:

Informasi permintaan barang kepada penjual atau pihak internal perusahaan lainnya.
Media negosiasi antara calon perusahaan pembeli dengan perusahaan penjual, khusus surat yang berupa surat eksternal.
Bukti tertulis yang berisi detail permintaan barang serta jumlah yang perlu dibayarkan oleh perusahaan pembeli.
Rujukan bila perusahaan pembeli ingin melakukan pembelian ulang barang dengan spesifikasi dan harga yang berlaku sebelumnya.
Bukti tertulis berisi komitmen atau rincian jadwal pengiriman dan estimasi barang tiba di tempat milik perusahaan pembeli.
Menjadi data permintaan barang yang sah antara pihak internal dan eksternal perusahaan atau antar pihak internal.
Informasi rujukan saat pengiriman barang agar tidak ada kekeliruan, maka staf yang bertugas mengirim barang dapat mencocokkan barang dengan informasi yang tertera pada surat permintaan barang.
Dokumentasi transaksi atas permintaan atau pembelian barang.
Informasi rujukan bagi perusahaan penjual untuk memberikan tagihan kepada pembeli sesuai dengan kesepakatan.

Contoh Surat Permintaan Barang

Layaknya berbagai surat resmi lain, terdapat ketentuan-ketentuan dalam pembuatan surat permohonan permintaan barang. Ketentuan tersebut memberikan struktur yang lengkap dan jelas pada surat.

Saat kamu membuat jenis surat yang satu ini, pastikan terdapat bagian-bagian berikut di dalamnya.

Identitas pengirim surat/perusahaan pembeli

Seperti telah disebutkan sebelumnya, letter of request for goods sering kali dikirimkan oleh perusaahaan pembeli kepada penjual atau produsen barang. Maka dari itu, poin pertama yang perlu ada di dalam surat ialah identitas perusahaan pembeli sebagai pengirim surat.

Jadi, perlu ada nama perusahaan, alamat lengkap perusahaan, nomor kontak yang dapat dihubungi, serta informasi penting lain seputar perusahaan terkait.

Jika permintaan barang antar bagian dalam satu perusahaan, maka perlu ada identitas pengirim, misalnya departemen atau divisi yang meminta barang.

Titimangsa surat

Secara harfiah, titimangsa berarti waktu. Dengan demikian, titimangsa surat ialah waktu ketika surat terkait ditulis. Merujuk pada informasi yang dilansir oleh Balai Bahasa, Kemendikbudristek, titimangsa surat perlu mencakup beberapa elemen, yaitu:

Terdapat nama kota tempat ditulisnya surat yang diawali huruf kapital dan diberi tanda koma setelahnya. Nama kota tidak perlu dicantumkan jika surat tersebut sudah menggunakan kepala (kop) surat.
Ada tanggal dan bulan ditulisnya surat.
Nama bulan diawali huruf kapital dan tidak disingkat.
Tidak perlu ada tanda titik atau tanda baca lain di akhir bagian titimangsa.

Nomor surat

Sebagian dari kamu mungkin sudah tahu, nomor surat adalah nomor urut penulisan surat yang dilengkapi kode sehingga pengirim mengetahui tujuan pembuatan surat terkait.

Surat yang berisi permintaan barang mungkin diberi kode berbeda dengan surat penagihan atau surat pemesanan barang. Adapun kode yang digunakan oleh setiap perusahaan kemungkinan besar berbeda-beda.

Namun, secara umum nomor surat terdiri diri nomor urut ditulisnya surat, kode surat yang menunjukkan tujuan atau divisi pengirim surat terkait, tanggal, bulan, serta tahun pembuatan surat.

Identitas penerima surat

Penerima surat dapat perusahaan penjual jika surat permintaan ialah berupa penyediaan barang untuk transaksi jual beli. Namun, penerima surat juga mungkin saja departemen atau divisi lain di dalam satu perusahaan, misalnya bagian gudang.

Departemen tertentu di dalam suatu perusahaan mungkin saja mengirimkan surat permintaan barang ke bagian gudang bila memerlukan barang tertentu yang dapat mendukung kelancaran operasional perusahaan.

Detail barang yang dibutuhkan

Sesuai namanya, letter of request for goods meminta pihak lain menyediakan atau mengirimkan barang yang dibutuhkan oleh pengirim surat. Karena itu, surat tersebut tentu perlu memuat detail barang yang dibutuhkan.

Informasi minimal terkait barang yang dibutuhkan, yaitu nama atau jenis barang, spesifikasi barang, serta jumlahnya. Baik pada surat permintaan internal ataupun eksternal, informasi ini perlu ada.

Adapun dalam surat eksternal yang umumnya bertujuan untuk transaksi jual beli, perlu ada informasi-informasi tambahan, seperti harga, nominal harga satuan, nominal harga total, dan ketentuan pembayaran.

Ketentuan pembayaran mencakup cara pembayaran secara tunai atau kredit. Jika metode pembayaran ialah kredit, komitmen waktu pembayaran dari pembeli pun perlu tercantum sesuai dengan kesepakatan.

Tanda tangan perwakilan pihak pengirim

Dalam dokumen resmi seperti surat resmi, perlu ada tanda tangan pengirim surat. Fungsi keberadaan tanda tangan di sini ialah menunjukkan keabsahan surat serta keaslian identitas penulis surat.

Kejanggalan pada tanda tangan atau tidak adanya tanda tangan pada surat dapat menjadi warning bagi penerima surat untuk mengecek kembali keaslian dokumen.

Penjelasan poin-poin bagian penting dalam letter of request for goods di atas mungkin masih terasa kurang jelas bagi beberapa orang. Supaya kamu memperoleh gambaran yang lebih jelas, mari lihat contoh surat permintaan barang di bawah ini!

Contoh surat permintaan barang ke perusahaan

Seperti telah disebutkan sebelumnya, surat permintaan ini dikirimkan ketika perusahaan pembeli meminta dikirimkan barang kepada perusahaan penjual atau produsen.

Contoh surat permintaan barang ke gudang

Sumber: https://blog.privy.id/contoh-surat-permintaan-barang/

Setelah membaca artikel ini sampai akhir, semoga kamu tidak lagi kebingungan saat akan membuat surat permintaan barang.

Harapannya, bisnismu bisa memiliki pencatatan dan pengarsipan dokumen yang baik, dimulai dari pembuatan permintaan barang secara tertulis. Dengan dokumentasi yang baik, kekeliruan terkait pengadaan barang pun dapat diminimalkan.

Pastikan juga pengaturan persediaan barang dalam bisnismu baik dengan memanfaatkan aplikasi POS yang dilengkapi fitur inventori.

Pemanfaatan aplikasi inventori seperti ini dapat memudahkanmu memantau semua barang masuk dan keluar serta mencegah kamu kehabisan stok dan terlambat melakukan pengadaan. Yuk, manfaatkan digital tools sekarang!