5+ Contoh Surat Undangan Rapat dan Komponennya


28 Sep 2022

Dapatkan Inspirasi Terbaru dari majoo

Blog Detail Banner

Membuat surat undangan rapat perlu menggunakan bahasa yang baik dan benar karena sifatnya resmi.

Kamu pernah menerima surat undangan rapat? Pastinya pernah, ya? Contoh surat undangan rapat apa yang pernah kamu terima? Dari sekolah? Dari Karang Taruna? Dari Kantor Kelurahan? Dari dewan direksi di kantor tempatmu bekerja?

Undangan pelaksanaan rapat umumnya berupa surat cetak dengan komponen-komponen tertentu yang tercantum di dalamnya. Namun seiring perkembangan zaman, pemberitahuan tentang kegiatan rapat dan pengirimannya dilakukan melalui surel, pesan WhatsApp, maupun aplikasi yang memanfaatkan teknologi digital.

Meskipun demikian, undangan pelaksanaan rapat tetap harus ditulis dengan format yang baik dan benar, ya, majoopreneurs, agar tidak terjadi kesalahpahaman di kemudian hari. Sebab, surat tersebut juga diberikan sebagai bentuk rasa hormat kepada pihak-pihak yang akan terlibat dalam sebuah rapat.

Surat undangan rapat ini pun harus kamu berikan beberapa hari sebelum rapat dilaksanakan. Jadi, sekiranya ada laporan–laporan atau pembahasan yang ingin dibahas, para peserta rapat akan bisa mempersiapkan diri terlebih dahulu, seperti laporan promosi produk terbaru ataupun laporan penjualan perusahaan.

Dari manapun asalnya surat undangan rapat tersebut, mungkin menarik minatmu untuk mengetahui lebih lanjut. Bagaimana cara membuat surat undangan rapat yang benar? Kapan surat undangan itu harus dikirimkan?

Kali ini, majoo akan mengajakmu mengetahui cara membuat surat undangan rapat disertai beberapa contohnya. Yuk!

Baca juga: 5 Contoh Daftar Riwayat Hidup atau curriculum vitae ( CV )

Apa itu Surat Undangan Rapat?

Definisi surat undangan rapat adalah sebuah dokumen berisi ajakan atau undangan secara resmi kepada suatu instansi atau perorangan untuk datang dan hadir pada rapat sesuai dengan tempat dan waktu yang telah ditentukan sebelumnya.

Rapat merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi untuk mencari sebuah keputusan secara musyawarah. Biasanya dalam rapat, pihak yang hadir akan membahas mengenai satu atau beberapa cara mengatasi suatu permasalahan. 

Nah, fungsi dari surat undangan rapat adalah untuk mengundang pihak-pihak yang terlibat dalam rapat tersebut. Surat undangan rapat yang baik dan benar dapat memberikan representasi yang baik bagi penerima.

Apa saja isi di dalam surat undangan tersebut? Minimal, terdapat tema atau topik rapat, waktu dan tempat pelaksanaan rapat, serta beberapa informasi lainnya sebagai pendukung surat. 

Buatlah isi surat dengan mencantumkan informasi secara lengkap, sehingga peserta rapat akan mengetahui secara jelas dan bisa mempersiapkan dirinya lebih matang.

Surat undangan rapat dapat termasuk pada undangan resmi atau tidak resmi. Surat undangan resmi adalah surat undangan yang instansi keluarkan lengkap dengan stempel pada surat tersebut. Hal ini karena surat undangan resmi adalah surat yang mewajibkan orang yang diundang datang pada acara tersebut.

Komponen Surat Undangan Rapat

Ketika kamu hendak membuat sebuah surat undangan rapat, pastikan beberapa komponennya sudah dicek dan tidak ada kesalahan di dalamnya. 

Berikut penjelasan mengenai komponen atau struktur surat ini:

1. Kop Surat

Kop surat atau kepala surat adalah komponen wajib di setiap surat yang bersifat resmi. Kepala surat ini berfungsi untuk menunjukkan asal instansi dari pengirim surat, karena setiap instansi sudah pasti memiliki ciri khas pada kop suratnya. Biasanya, kop surat terdiri dari nama lengkap instansi, logo, alamat, hingga nomor telepon.

2. Nomor dan Tanggal Surat

Nomor dan tanggal surat berfungsi untuk memudahkan pengarsipan. Tak hanya itu, kedua poin ini juga bisa memberitahu penerima surat tentang waktu surat tersebut kamu buat.

3. Nama Penerima Surat

Nama bisa memperjelas isi surat dan memberitahu bahwa surat hanya kamu tujukan kepada nama tersebut, sehingga orang lain tak berhak untuk membacanya tanpa izin. Selain itu, menulis nama juga memberikan kesan bahwa kamu berbicara dua arah secara tak langsung.

4. Isi Surat

Isi surat ini menerangkan maksud dan tujuan kamu, seperti mengundang ke rapat terbatas atau rapat umum lainnya. Sebaiknya kamu menulisnya dengan jelas dan tidak bertele-tele.

5. Informasi Acara

Jangan lupa untuk memastikan kamu sudah menuliskan informasi acara dengan detail, seperti tempat dan waktu pelaksanaannya. kamu juga bisa menambahkan durasi acara agar penerima surat bisa mendapat gambaran lebih jelas. Karena jadwal orang tentulah berbeda, sehingga mereka perlu menyesuaikan dengan keperluan lainnya. 

Atau, bila agenda rapat akan dilangsungkan secara online, pastikan kamu juga melampirkan link-nya.

6. Agenda Acara

Acara rapat formal dan penting seharusnya sudah kamu susun dari jauh hari sebelum menyebar surat undangan rapat. Maka dari itu, kamu juga harus melampirkan agenda rapat di dalam surat tersebut. Jangan lupa untuk memberikan perkiraan durasi dari setiap agenda, ya.

7. Kalimat Penutup dan RSVP

Terakhir, sertakan kalimat penutup dan jika diperlukan kamu juga bisa menyertakan cara konfirmasi RSVP untuk penerima surat. Sertakan juga nama jelas dan tanda tangan pengirim di akhir surat. 

8. Tanda Tangan dan Stempel Pengirim

Sebagai bukti bahwa surat ini memang berasal dari instansi, kamu wajib membubuhkan tanda tangan. Jangan lupa, kamu juga menambahkan stempel basah di atasnya. Oh ya, pastikan yang menandatangani dan memberikan stempel memang orang yang berwenang di dalam organisasi atau perusahaan kamu.

9. Bahasa Surat

Terakhir, perhatikan pemilihan kata dan tata bahasa kamu di surat undangan rapat ini. Pastikan, kamu menuliskannya dengan sopan dan tidak berbelit-belit. Usahakan, maksud surat to the point dan jelas. Perhatikan juga tanda baca agar surat nyaman dibaca oleh penerima.

Contoh surat undangan rapat banyak sekali yang dapat kamu jadikan pedoman tanpa melupakan struktur dan isi suratnya. 

Contoh Surat Undangan Rapat

Di bawah ini adalah beberapa contoh surat undangan rapat yang bisa kamu pelajari untuk diubah sesuai kebutuhan agenda rapat di kantor kamu, ya, majoopreneurs. 

Contoh Surat Undangan Rapat Pemerintah

Pertama adalah template resmi sebuah surat undangan rapat resmi dari kementrian yang bisa kamu perhatikan di bawah ini.


(sumber: talenta.co)

Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

Rapat yang membutuhkan kehadiran seluruh ketua divisi memerlukan sebuah surat undangan rapat resmi dan harus diberikan segera. Apalagi jika ada masalah penurunan omzet perusahaan, maka rapat penting perlu dilakukan secepatnya seperti yang tercantum di dalam surat undangan rapat perusahaan di bawah ini.

(sumber: mekarisign.com)

Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah

Setiap sekolah pasti selalu mengadakan rapat, baik yang dilakukan untuk kalangan internal seperti rapat guru dan kepala sekolah maupun rapat pihak sekolah dengan orang tua atau wali murid. Contoh rapat daring di bawah ini salah satunya.


(sumber: jatikom.com)

Contoh Surat Undangan Rapat Kantor

Di bawah ini ada dua contoh surat undangan rapat kantor, yaitu untuk dibagikan kepada pihak internal dan eksternal.

  • Contoh Surat Undangan untuk Rapat Internal

    PT GDHR Jaya Abadi

    Jalan Kayu Rotan No. 99, Bintaro Tengah, Tangerang Utara

    Telp/Fax: 021-987654

    Email: gdhrjayaabadi@smail.com

     

    Tangerang Barat, 18 Mei 2022

     

    Nomor        : 0185/SURI/MB/IV/2022

    Lampiran    : –

    Hal             : Undangan Rapat Internal

     

    Yth.

    Divisi Marketing and Communication

     

    Dengan hormat,

    Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kerja tahunan perusahaan PT GDHR Jaya Abadi, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Sdr/i sekalian untuk menghadiri kegiatan rapat yang akan dilaksanakan pada:

    Hari/Tanggal

    :

    Senin, 23 Mei 2022

    Waktu

    :

    13.00 WIB – Selesai

    Tempat

    :

    Auditorium A Lt. 7 PT GDHR Jaya Abadi

    Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Mengingat pentingnya acara rapat ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/ibu/Sdr/i pada kegiatan rapat tersebut.

    Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

    Hormat kami,                               Mengetahui,                                                                                                                                                                        

     

    (tanda tangan/stempel)                        (tanda tangan/stempel)

    HR PT GDHR Jaya Abadi                     CEO PT GDHR Jaya Abadi

  • Contoh Surat Undangan untuk Rapat Eksternal

    PT GDHR Jaya Abadi

    Jalan Kayu Rotan No. 99, Bintaro Tengah, Tangerang Utara

    Telp/Fax: 021-987654

    Email: gdhrjayaabadi@smail.com

     

    Tangerang Barat, 18 Mei 2022

    Nomor: 0129/URPS/MB/IV/2022

    Lampiran: –

    Hal: Undangan Rapat Pemegang Saham

     

    Yth.

    Ibu Vina Colada, M.M., Ph.D

    CEO PT Piscok Jewelry 

    di Jakarta

    Dengan hormat,

    Sehubungan dengan akan diadakannya Rapat Pemegang Saham Tahunan (RPST) perusahaan PT  GDHR Jaya Abadi, kami bermaksud mengundang Ibu untuk dapat menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:

    Hari/Tanggal  : Jumat, 27 Mei 2022

    Waktu             : 14.00 WIB – 16.00 WIB

    Tempat           : Ballroom The Ritz-Carlton Jakarta, Pacific Place, SCBD, Jakarta Selatan

    Demikian surat ini kami sampaikan. Mengingat pentingnya acara rapat ini, maka kami sangat mengharapkan kehadiran Ibu.

    Atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan terima kasih.

     

    Hormat kami,

     

     

    CEO PT GDHR Jaya Abadi

 

(sumber: greatdayhr.com)

Contoh Surat Undangan Rapat Rukun Tetangga

Di lingkungan terkecil pun, sebagai warga yang berdomisili di dalam satu rukun tetangga, tentunya sesekali mendapatkan surat undangan rapat, bukan? Di bawah ini contoh surat undangan rapat rukun warga.

Bandar Lampung, 20 Januari 2016

No. Surat           : 002/RT 02/I/2016

Hal                     : Undangan Rapat Kerja Bakti

Yth.

Bapak/Ibu Warga RT. 02

Salam hormat,

Sehubungan dengan akan diadakan kerja bakti rutin di lingkungan RT. 02, maka kami selaku pengurus RT bermaksud mengundang Bapak dan Ibu untuk menghadiri acara rapat yang berkaitan dengan hal tersebut. Rapat akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal          : Sabtu, 25 Januari 2016

Waktu                     : 19.30 WIB 

Tempat                   : Rumah Ketua RT. 02

Agenda Rapat        :  1. Jadwal Kerja Bakti

                                  2. Pembentukan Struktur Pengurus Kerja Bakti

                                  3. Susunan Acara Kerja Bakti

 

Kami selaku pengurus RT sangat mengharapkan kehadiran Bapak dan Ibu pada rapat ini. Demikianlah undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak dan Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

 

Ketua RT. 02                                                                 Sekretaris

Ahmad Baehaki                                                         Airin Halimah

 

(sumber: jatikom.com)

Contoh Surat Undangan Rapat Komunitas

Sebuah komunitas pun secara berkala mengadakan rapat dengan agenda yang disesuaikan menurut keperluannya. Berikut ini adalah contoh surat undangan rapat komunitas.

(sumber: talenta.co)

Contoh Surat Undangan Rapat Resmi OSIS

Sekolah tingkat SMP dan SMA memiliki organisasi yang mengharuskan pengurusnya mengikuti rapat di waktu tertentu. Untuk hal tersebut, Ketua OSIS mengirimkan surat undangan kepada para anggota dan pengurusnya. Berikut ini adalah conto surat undangan rapat organisasi sekolah.

(sumber: mekarisign.co)

Contoh Surat Undangan Rapat Musyawarah

Jika ada sesuatu yang harus dimusyawarahkan, biasanya sebuah surat undangan rapat musyawarah akan dikirimkan kepada beberapa orang atau pihak terkait. Di bawah ini adalah contohnya. 

 

Sukaresmi, 5 September 2012

Nomor     : 02/DKM/UH/I/2013

Lampiran : -

Perihal     : UNDANGAN MUSYAWARAH

Kepada Yth.

Bpk. Khoiril Anwar

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Salam dan doa kami sampaikan, semoga aktivitas keseharian kita senantiasa mendapat rida dan lindungan Allah SWT. Aamiin.

Sehubungan dengan adanya hal-hal yang perlu dibicarakan mengenai program DKM ke depan, kami mengundang kepada Bapak/Saudara untuk hadir pada:

Hari       : Kamis

Tanggal : 6 September 2012

Pukul     : 20.00 WIB s.d selesai

Tempat  : Masjid Jami Al Barokah Sukaresmi

Besar harapan kami apabila Bapak/Saudara dapat hadir tepat pada waktunya. Atas perhatian serta kehadirannya kami ucapkan banyak terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

 

Ketua DKM,

Opa Mustopa

(sumber: skocikita.blogspot.com)

Baca juga: Lihat Contoh Surat Paklaring Kerja dan Cara Membuatnya!

Kesimpulan

Surat undangan rapat merupakan sebuah undangan yang resmi dan berisi sebuah ajakan kepada pihak tertentu untuk menghadiri rapat sesuai dengan waktu dan tempat yang tercantum.

Setelah membaca artikel tentang contoh surat undangan rapat di atas, kamu bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan di kantor atau organisasi yang kamu ikuti. Ingat komponen atau struktur yang tercantum di dalam suratnya, ya!

Sekarang kamu bisa pindah ke artikel lain yang sudah majoo siapkan agar bisnis dan kariermu semakin cemerlang!

Footer support

Pustaka majoo

Isi Form dibawah ini untuk download pustaka

format: 62xxxxxxxx
Batal
Icon close

Temukan Paket Paling Tepat untuk Bisnismu

Isi form berikut untuk membantu kami tentukan paket paling sesuai dengan jenis dan skala bisnismu.
solusi bisnis form
Selamat datang di majoo 👋 Hubungi konsultan kami untuk pertanyaan dan info penawaran menarik
1
whatsapp logo