1500 460
Kamu pernah menerima surat undangan rapat? Pastinya pernah, ya? Contoh surat undangan rapat apa yang pernah kamu terima? Dari sekolah? Dari Karang Taruna? Dari Kantor Kelurahan? Dari dewan direksi di kantor tempatmu bekerja?
Undangan pelaksanaan rapat umumnya berupa surat cetak dengan komponen-komponen tertentu yang tercantum di dalamnya. Namun seiring perkembangan zaman, pemberitahuan tentang kegiatan rapat dan pengirimannya dilakukan melalui surel, pesan WhatsApp, maupun aplikasi yang memanfaatkan teknologi digital.
Meskipun demikian, undangan pelaksanaan rapat tetap harus ditulis dengan format yang baik dan benar, ya, majoopreneurs, agar tidak terjadi kesalahpahaman di kemudian hari. Sebab, surat tersebut juga diberikan sebagai bentuk rasa hormat kepada pihak-pihak yang akan terlibat dalam sebuah rapat.
Surat undangan rapat ini pun harus kamu berikan beberapa hari sebelum rapat dilaksanakan. Jadi, sekiranya ada laporan–laporan atau pembahasan yang ingin dibahas, para peserta rapat akan bisa mempersiapkan diri terlebih dahulu, seperti laporan promosi produk terbaru ataupun laporan penjualan perusahaan.
Dari manapun asalnya surat undangan rapat tersebut, mungkin menarik minatmu untuk mengetahui lebih lanjut. Bagaimana cara membuat surat undangan rapat yang benar? Kapan surat undangan itu harus dikirimkan?
Kali ini, majoo akan mengajakmu mengetahui cara membuat surat undangan rapat disertai beberapa contohnya. Yuk!
Baca juga: 5 Contoh Daftar Riwayat Hidup atau curriculum vitae ( CV )
Apa itu Surat Undangan Rapat?
Definisi surat undangan rapat adalah sebuah dokumen berisi ajakan atau undangan secara resmi kepada suatu instansi atau perorangan untuk datang dan hadir pada rapat sesuai dengan tempat dan waktu yang telah ditentukan sebelumnya.
Rapat merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi untuk mencari sebuah keputusan secara musyawarah. Biasanya dalam rapat, pihak yang hadir akan membahas mengenai satu atau beberapa cara mengatasi suatu permasalahan.
Nah, fungsi dari surat undangan rapat adalah untuk mengundang pihak-pihak yang terlibat dalam rapat tersebut. Surat undangan rapat yang baik dan benar dapat memberikan representasi yang baik bagi penerima.
Apa saja isi di dalam surat undangan tersebut? Minimal, terdapat tema atau topik rapat, waktu dan tempat pelaksanaan rapat, serta beberapa informasi lainnya sebagai pendukung surat.
Buatlah isi surat dengan mencantumkan informasi secara lengkap, sehingga peserta rapat akan mengetahui secara jelas dan bisa mempersiapkan dirinya lebih matang.
Surat undangan rapat dapat termasuk pada undangan resmi atau tidak resmi. Surat undangan resmi adalah surat undangan yang instansi keluarkan lengkap dengan stempel pada surat tersebut. Hal ini karena surat undangan resmi adalah surat yang mewajibkan orang yang diundang datang pada acara tersebut.
Komponen Surat Undangan Rapat
Ketika kamu hendak membuat sebuah surat undangan rapat, pastikan beberapa komponennya sudah dicek dan tidak ada kesalahan di dalamnya.
Berikut penjelasan mengenai komponen atau struktur surat ini:
1. Kop Surat
Kop surat atau kepala surat adalah komponen wajib di setiap surat yang bersifat resmi. Kepala surat ini berfungsi untuk menunjukkan asal instansi dari pengirim surat, karena setiap instansi sudah pasti memiliki ciri khas pada kop suratnya. Biasanya, kop surat terdiri dari nama lengkap instansi, logo, alamat, hingga nomor telepon.
2. Nomor dan Tanggal Surat
Nomor dan tanggal surat berfungsi untuk memudahkan pengarsipan. Tak hanya itu, kedua poin ini juga bisa memberitahu penerima surat tentang waktu surat tersebut kamu buat.
3. Nama Penerima Surat
Nama bisa memperjelas isi surat dan memberitahu bahwa surat hanya kamu tujukan kepada nama tersebut, sehingga orang lain tak berhak untuk membacanya tanpa izin. Selain itu, menulis nama juga memberikan kesan bahwa kamu berbicara dua arah secara tak langsung.
4. Isi Surat
Isi surat ini menerangkan maksud dan tujuan kamu, seperti mengundang ke rapat terbatas atau rapat umum lainnya. Sebaiknya kamu menulisnya dengan jelas dan tidak bertele-tele.
5. Informasi Acara
Jangan lupa untuk memastikan kamu sudah menuliskan informasi acara dengan detail, seperti tempat dan waktu pelaksanaannya. kamu juga bisa menambahkan durasi acara agar penerima surat bisa mendapat gambaran lebih jelas. Karena jadwal orang tentulah berbeda, sehingga mereka perlu menyesuaikan dengan keperluan lainnya.
Atau, bila agenda rapat akan dilangsungkan secara online, pastikan kamu juga melampirkan link-nya.
6. Agenda Acara
Acara rapat formal dan penting seharusnya sudah kamu susun dari jauh hari sebelum menyebar surat undangan rapat. Maka dari itu, kamu juga harus melampirkan agenda rapat di dalam surat tersebut. Jangan lupa untuk memberikan perkiraan durasi dari setiap agenda, ya.
7. Kalimat Penutup dan RSVP
Terakhir, sertakan kalimat penutup dan jika diperlukan kamu juga bisa menyertakan cara konfirmasi RSVP untuk penerima surat. Sertakan juga nama jelas dan tanda tangan pengirim di akhir surat.
8. Tanda Tangan dan Stempel Pengirim
Sebagai bukti bahwa surat ini memang berasal dari instansi, kamu wajib membubuhkan tanda tangan. Jangan lupa, kamu juga menambahkan stempel basah di atasnya. Oh ya, pastikan yang menandatangani dan memberikan stempel memang orang yang berwenang di dalam organisasi atau perusahaan kamu.
9. Bahasa Surat
Terakhir, perhatikan pemilihan kata dan tata bahasa kamu di surat undangan rapat ini. Pastikan, kamu menuliskannya dengan sopan dan tidak berbelit-belit. Usahakan, maksud surat to the point dan jelas. Perhatikan juga tanda baca agar surat nyaman dibaca oleh penerima.
Contoh Surat Undangan Rapat
Di bawah ini adalah beberapa contoh surat undangan rapat yang bisa kamu pelajari untuk diubah sesuai kebutuhan agenda rapat di kantor kamu, ya, majoopreneurs.
Contoh Surat Undangan Rapat Pemerintah
Pertama adalah template resmi sebuah surat undangan rapat resmi dari kementrian yang bisa kamu perhatikan di bawah ini.
(sumber: talenta.co)
Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
Rapat yang membutuhkan kehadiran seluruh ketua divisi memerlukan sebuah surat undangan rapat resmi dan harus diberikan segera. Apalagi jika ada masalah penurunan omzet perusahaan, maka rapat penting perlu dilakukan secepatnya seperti yang tercantum di dalam surat undangan rapat perusahaan di bawah ini.
(sumber: mekarisign.com)
Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah
Setiap sekolah pasti selalu mengadakan rapat, baik yang dilakukan untuk kalangan internal seperti rapat guru dan kepala sekolah maupun rapat pihak sekolah dengan orang tua atau wali murid. Contoh rapat daring di bawah ini salah satunya.
(sumber: jatikom.com)
Contoh Surat Undangan Rapat Kantor
Di bawah ini ada dua contoh surat undangan rapat kantor, yaitu untuk dibagikan kepada pihak internal dan eksternal.
-
Contoh Surat Undangan untuk Rapat Internal
-
Contoh Surat Undangan untuk Rapat Eksternal
(sumber: greatdayhr.com)
Contoh Surat Undangan Rapat Rukun Tetangga
Di lingkungan terkecil pun, sebagai warga yang berdomisili di dalam satu rukun tetangga, tentunya sesekali mendapatkan surat undangan rapat, bukan? Di bawah ini contoh surat undangan rapat rukun warga.
(sumber: jatikom.com)
Contoh Surat Undangan Rapat Komunitas
Sebuah komunitas pun secara berkala mengadakan rapat dengan agenda yang disesuaikan menurut keperluannya. Berikut ini adalah contoh surat undangan rapat komunitas.
(sumber: talenta.co)
Contoh Surat Undangan Rapat Resmi OSIS
Sekolah tingkat SMP dan SMA memiliki organisasi yang mengharuskan pengurusnya mengikuti rapat di waktu tertentu. Untuk hal tersebut, Ketua OSIS mengirimkan surat undangan kepada para anggota dan pengurusnya. Berikut ini adalah conto surat undangan rapat organisasi sekolah.
(sumber: mekarisign.co)
Contoh Surat Undangan Rapat Musyawarah
Jika ada sesuatu yang harus dimusyawarahkan, biasanya sebuah surat undangan rapat musyawarah akan dikirimkan kepada beberapa orang atau pihak terkait. Di bawah ini adalah contohnya.
(sumber: skocikita.blogspot.com)
Baca juga: Lihat Contoh Surat Paklaring Kerja dan Cara Membuatnya!
Kesimpulan
Surat undangan rapat merupakan sebuah undangan yang resmi dan berisi sebuah ajakan kepada pihak tertentu untuk menghadiri rapat sesuai dengan waktu dan tempat yang tercantum.
Setelah membaca artikel tentang contoh surat undangan rapat di atas, kamu bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan di kantor atau organisasi yang kamu ikuti. Ingat komponen atau struktur yang tercantum di dalam suratnya, ya!
Sekarang kamu bisa pindah ke artikel lain yang sudah majoo siapkan agar bisnis dan kariermu semakin cemerlang!
Lihat promo
Lihat brochure
1500 460 (24 jam)
