Cycle Count adalah: Pengertian dan Kaitannya dengan Inventory

Apakah kamu pernah bertanya-tanya bagaimana bisnis besar dapat menjaga persediaan mereka tetap terorganisir? Jawabannya mungkin terletak pada proses sederhana yang disebut cycle count di gudang mereka. Cycle count adalah konsep perhitungan yang bukan hanya berkaitan dengan menghitung barang, tapi juga tentang mengoptimalkan operasi bisnis secara keseluruhan. 

Cycle count memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian stok dengan cepat, mencegah kehilangan barang, dan meningkatkan akurasi inventaris. Dengan kata lain, cycle count adalah pondasi penting untuk keberhasilan operasional dan keuangan suatu bisnis. 

Apa Itu Cycle Count?

Apa itu cycle count? Secara sederhana, istilah cycle count dalam warehouse adalah proses penghitungan stok barang secara berkala dalam gudang. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan keakuratan data stok dengan cara melakukan penghitungan secara teratur tanpa harus menghentikan operasi gudang secara keseluruhan.

Umumnya metode tradisional akan melibatkan penghitungan stok secara menyeluruh pada suatu waktu tertentu (seperti saat inventarisasi tahunan). Tapi, cycle count gudang adalah metode yang membagi gudang menjadi sejumlah siklus. Setiap siklus tersebut kemudian diperiksa dan dihitung stoknya dalam periode waktu tertentu.

Metode ini memiliki beberapa keuntungan. Pertama, dengan melakukan penghitungan secara teratur, kesalahan atau perbedaan stok dapat segera terdeteksi dan diperbaiki. Hal ini akan meminimalkan risiko kehilangan barang atau kesalahan dalam pengiriman kepada pelanggan. 

Kedua, cycle count adalah metode yang dapat membuka peluang bagi perusahaan untuk tetap menjalankan operasi gudang. Dengan penerapannya yang tidak harus mengalami perubahan besar yang biasanya terjadi selama inventarisasi keseluruhan produk.

Namun, untuk menjalankan cycle count dengan efektif, diperlukan perencanaan yang matang. Penting untuk menentukan frekuensi penghitungan yang tepat, mengidentifikasi produk yang akan dihitung, serta menetapkan metode penghitungan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Beberapa perusahaan bisa saja memilih untuk melakukan cycle count pada produk dengan perputaran cepat lebih sering, daripada produk dengan perputaran yang lambat.

Selain itu, teknologi juga memainkan peran penting dalam pelaksanaan cycle count. Sistem manajemen gudang yang terintegrasi dengan teknologi barcode atau RFID (Radio Frequency Identification) dapat mempermudah proses penghitungan stok dan mengurangi kesalahan manusia.

Dengan memahami dan menerapkan cycle count secara efektif, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan gudang mereka. Ini tidak hanya menguntungkan perusahaan dalam hal penghematan waktu dan biaya, tetapi juga memperkuat kepuasan pelanggan dengan memastikan ketersediaan barang yang tepat pada waktu yang tepat.

Baca Juga: Jenis-Jenis Gudang: Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya

Macam-Macam Kegiatan yang Mempengaruhi Cycle Counting Gudang

Sebagai metode pencatatan data stok, ada beberapa kegiatan yang dapat memengaruhi cycle count. Kegiatan yang mempengaruhi cycle counting gudang antara lain:

• Proses penerimaan barang baru ke gudang
• Pemindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lain dalam gudang
• Pengambilan barang dari gudang untuk diproses atau dikirim ke pelanggan
• Pengembalian barang ke gudang oleh pelanggan atau departemen internal
• Penyesuaian stok antara jumlah fisik dan jumlah yang tercatat dalam sistem
• Fluktuasi perubahan dalam kebutuhan pelanggan
• Perubahan dalam kebijakan pengelolaan stok perusahaan atau perubahan dalam sistem manajemen gudang.

Hubungan Cycle Count dan Inventory Bisnis

Hubungan antara cycle count gudang dan inventarisasi (inventory) sangat erat. Alasannya adalah karena keduanya saling berkaitan dalam upaya memastikan akurasi dan ketersediaan stok barang dalam gudang. Inilah yang biasa disebut dengan inventory cycle count.

Beberapa aspek penting dalam hubungan antara inventarisasi dengan cycle count adalah: 

1. Pengelolaan Stok

Keduanya berfungsi untuk mengelola stok barang dalam gudang. Cycle count gudang merupakan metode yang digunakan secara berkala untuk memeriksa dan menghitung jumlah stok barang yang ada. Sementara inventarisasi adalah proses menyeluruh yang biasanya dilakukan satu atau beberapa kali dalam setahun untuk memverifikasi seluruh stok barang.

2. Akurasi Data Stok

Baik cycle count gudang maupun inventarisasi bertujuan untuk memastikan akurasi data stok. Dengan melakukan penghitungan secara berkala dan menyeluruh, kesalahan atau perbedaan stok dapat terdeteksi dan diperbaiki, sehingga data stok yang tersedia di dalam sistem informasi manajemen gudang menjadi lebih akurat.

3. Deteksi Kecurangan atau Kesalahan

Cycle count gudang dan inventarisasi sama-sama dapat membantu dalam mendeteksi kecurangan atau kesalahan yang terjadi dalam pengelolaan stok. Dengan membandingkan hasil penghitungan dengan data yang seharusnya ada, perbedaan yang ditemui dapat mengindikasikan adanya kecurangan atau kesalahan dalam penyimpanan atau pengelolaan stok.

4. Optimasi Rantai Pasokan

Data stok yang akurat yang diperoleh melalui cycle count gudang dan inventarisasi dapat membantu perusahaan mengoptimalkan rantai pasokan mereka. Informasi yang tepat tentang ketersediaan barang memungkinkan perencanaan yang lebih baik dalam hal pengadaan, produksi, dan distribusi barang.

5. Pengendalian Biaya

Dengan memastikan akurasi data stok, baik melalui cycle count gudang maupun inventarisasi, perusahaan dapat mengendalikan biaya operasional mereka. Pengurangan kehilangan stok atau kesalahan pengiriman dapat menghemat biaya yang sebelumnya dibutuhkan untuk mengatasi masalah tersebut.

Dengan demikian, cycle count gudang dan inventarisasi memiliki peran yang saling melengkapi dalam upaya menjaga akurasi dan ketersediaan stok barang dalam gudang serta mengoptimalkan pengelolaan rantai pasokan dan pengendalian biaya dalam operasi bisnis.

Baca Juga: Pentingkah SOP Gudang Penyimpanan? Simak di Sini!

Kelebihan dan Kekurangan Cycle Count

Dari penjelasan tadi, bisa disimpulkan bahwa cycle count adalah metode yang memiliki banyak fungsi dan manfaat bagi operasional perusahaan. Meskipun dianggap sebagai metode penghitungan yang efisien, cycle count tetap memiliki kelemahan. 

Berikut adalah ringkasan lengkap tentang kelebihan dan kekurangan inventory cycle count:

1. Kelebihan

• Lebih sederhana dibanding metode penghitungan stok lainnya.

• Mengurangi gangguan dalam operasi gudang.

• Meminimalkan biaya, terutama dalam hal penghitungan fisik persediaan.

2. Kekurangan

• Sulit menentukan nilai yang akurat pada akhir tahun buku karena catatan persediaan tidak selalu diperbarui secara bersamaan.

Kenapa Pemilik Bisnis Sebaiknya Memahami Cycle Count?

Sebagai pemilik bisnis, kamu memang sebaiknya memahami tentang istilah cycle count dalam warehouse dan semua hal yang berkaitan dengan metode tersebut. Kenapa? Karena pemahaman tersebut dapat memberikan beberapa manfaat penting bagi keseluruhan operasional dan keberhasilan bisnis. 

Berikut adalah beberapa alasan mengapa kamu dan pemilik bisnis lainnya perlu  memahami tentang cycle count gudang:

1. Mengoptimalkan Efisiensi Operasional

Dengan memahami cycle count, kamu dapat mengoptimalkan efisiensi operasional gudang. Kamu juga dapat menetapkan frekuensi dan metode penghitungan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, sehingga memastikan stok barang tetap terkelola dengan baik tanpa mengganggu aktivitas operasional sehari-hari.

2. Mengurangi Risiko Kehilangan Stok atau Kekurangan Barang

Cycle count adalah metode yang membantu dalam mendeteksi perbedaan stok yang mungkin terjadi. Dengan pemahaman tentang proses ini, kamu sebagai pemilik bisnis dapat mengurangi risiko kehilangan stok atau kekurangan barang yang dapat mengganggu kelancaran operasi bisnis.

3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Akurasi stok yang diperoleh melalui cycle count dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan memastikan ketersediaan barang yang tepat pada waktu yang tepat, kamu dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih baik, mengurangi risiko keterlambatan dalam pengiriman, dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.

4. Mengurangi Biaya Operasional

Cycle count dapat membantu dalam mengurangi biaya operasional dengan mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan dalam pengelolaan stok. Pemahaman mengenai praktik terbaik dalam cycle count dapat membantu kamu menghindari pemborosan sumber daya dan mengoptimalkan penggunaan aset.

5. Meningkatkan Pengendalian Bisnis

Pemahaman tentang cycle count adalah peluang bagi kamu untuk memiliki kontrol yang lebih baik atas operasional gudang. Kamu dapat secara proaktif mengidentifikasi dan mengatasi masalah dalam pengelolaan stok, sehingga meminimalkan risiko kerugian atau gangguan dalam operasional bisnis.

Baca Juga: Apa itu Warehouse: Fungsi, Manfaat, dan Jenis

Kesimpulan

Dengan memahami cycle count gudang, pemilik bisnis dapat meningkatkan efisiensi operasional. Mulai dari mengurangi risiko kehilangan stok atau kekurangan barang, meningkatkan kepuasan pelanggan, mengoptimalkan rantai pasokan, mengurangi biaya operasional, hingga meningkatkan pengendalian bisnis mereka secara keseluruhan. 

Oleh karena itu, pemahaman tentang cycle count adalah hal yang sangat penting bagi kesuksesan bisnis jangka panjang. Perlu kamu ingat bahwa sebaiknya tetap mempertimbangkan kelebihan maupun kekurangan dari metode ini sebelum menerapkannya. 

Mengetahui kapan dan bagaimana melakukan cycle counting dengan efektif dapat membantu meningkatkan akurasi inventaris. Selain itu juga berpengaruh dalam mengurangi kerugian stok dan memperbaiki efisiensi operasional.

Kamu juga bisa memanfaatkan aplikasi keuangan dari majoo, yang memudahkan operasional bisnis. Bukan hanya yang berkaitan dengan keuangan dan finansial bisnis, tapi juga pencatatan stok dan transaksi yang terjadi sehari-hari dengan akurat. Stok produk aman, keuangan aman, dengan bantuan majoo sebagai partner bisnismu! 

Sumber:

• https://komerce.id/blog/cycle-count-gudang/
• https://accurate.id/aplikasi-kasir/cycle-counting/