Bagaimana Cara Membuat Inquiry Letter yang Baik?

Inquiry letter atau surat permintaan tentu sudah menjadi makanan sehari-hari bagi pelaku usaha atau perusahaan yang kerap melakukan pemesanan barang atau jasa dari pihak lain. Namun, meski bukan lagi menjadi sesuatu yang asing, sebenarnya tak banyak juga, lho, yang tahu format penyusunan dokumen yang satu ini dengan benar.

Terlebih lagi jika kita bicara tentang pelaku usaha yang memang dalam proses bisnisnya tidak perlu melakukan pemesanan barang dan jasa kepada pihak lain, misalnya saja mereka yang bergerak di sektor UKM, tentu akan semakin bingung lagi saat diminta untuk membuat surat permintaan dengan format yang benar, kan?

Sebelum kita membahas lebih jauh terkait dokumen bisnis yang satu ini, sebenarnya untuk apa, sih, surat permintaan dibuat? Bagaimana format penyusunannya yang benar?

Penasaran? Kita bahas bersama-sama, yuk!

Baca juga: Pre Order adalah: Pengertian, Sistem, hingga Keuntungannya

Inquiry Letter adalah …

Apa yang dimaksud inquiry letter dan contohnya? Secara singkat, inquiry letter adalah dokumen yang dikirimkan oleh seorang pelaku usaha atau perusahaan kepada pihak supplier untuk memesan barang maupun jasa yang dibutuhkannya untuk proses produksi pada bisnisnya sendiri.

Yap, benar sekali! Surat ini dapat digunakan untuk memesan bahan baku yang ingin diolah menjadi produk jadi siap jual atau bahkan memesan layanan jasa untuk menjalankan proses produksi itu sendiri. Tidak sampai di sana, surat permintaan ini juga bisa digunakan untuk mengetahui harga barang atau jasa yang ingin dipesan, lho!

Dengan kata lain, sebenarnya surat permintaan ini tidak bisa dijadikan patokan terjadinya pemesanan. Seseorang bisa saja mengirimkan surat permintaan tanpa menindaklanjutinya dengan melakukan pemesanan.

Dalam situasi di atas, bisa jadi pihak pengirim surat permintaan mengirimkan permintaannya ke beberapa pemasok sekaligus agar dapat membandingkan harga untuk barang atau jasa yang ditawarkan. Setelah memperoleh informasi yang diinginkan, pihak pengirim baru menentukan akan memesan dari pemasok yang mana.

Baca juga: Benarkah Procurement adalah Divisi Penting dalam Perusahaan?

Jenis-Jenis Inquiry Letter

Sekalipun memiliki fungsi yang serupa, ternyata ada lebih dari satu jenis inquiry letter, lho! Perbedaan jenis surat permintaan ini umumnya didasarkan pada tujuan dikirimkannya surat tersebut dan juga intensitas pengirimannya.

Dari perbedaan tujuan tersebut, kita dapat memisahkan surat permintaan menjadi dua jenis, yaitu surat permintaan pertama atau first inquiry letter dan juga surat permintaan rutin atau routine inquiry letter.

Apa, sih, yang membedakan keduanya?

First Inquiry Letter

First inquiry letter merupakan surat permintaan yang pertama kali dikirimkan oleh seorang pelaku usaha atau perusahaan kepada pemasok yang dituju. Karena baru pertama kali mengirimkan permintaan, umumnya surat ini ditujukan untuk mencari tahu informasi terkait barang atau jasa yang dibutuhkan secara rinci.

Jangan salah, informasi yang dibutuhkan tidak terbatas pada harga saja, lho! Karena sebelumnya memang tidak pernah melakukan pemesanan pada pemasok yang dituju, sebenarnya ada banyak informasi yang dibutuhkan oleh pengirim surat permintaan ini, terutama terkait kualitas produk atau jasa yang ditawarkan.

Bahkan, bukan tidak menutup kemungkinan pula seseorang mencantumkan permohonan pengiriman sampel barang dalam surat permintaan pertama ini. Dengan adanya sampel, pelaku usaha pun dapat lebih mudah menentukan kualitas produk yang ingin dipesannya dan bisa merasa lebih mantap untuk melakukan pemesanan.

Selain itu, tak jarang pula surat permintaan pertama ini juga mencakup pertanyaan terkait mekanisme pengiriman dan juga lamanya barang dapat diterima setelah pemesanan dilakukan. Informasi ini menjadi sesuatu yang penting diketahui karena pelaku usaha yang ingin melakukan pemesanan tersebut harus menghitung beban produksi untuk bisnisnya sendiri.

Informasi lain yang juga kerap ditanyakan mencakup deskripsi atau spesifikasi barang maupun jasa yang ingin dipesan, termasuk fungsi dan cara penggunaan barang tersebut. Melalui surat permintaan ini, pelaku usaha pun memiliki bahan pertimbangan yang cukup sebelum memutuskan untuk melakukan pembelian.

Bagaimanapun juga, bisnis tetaplah bisnis, kan? Tak ada salahnya untuk mengetahui terlebih dahulu seluruh informasi yang dibutuhkan sebelum memesan agar bisnis pun dapat terhindar dari risiko kerugian akibat memesan sesuatu dengan spesifikasi yang berbeda dari yang sebenarnya dibutuhkan.

Routine Inquiry Letter

Berbeda dengan surat permintaan pertama, routine inquiry letter adalah jenis surat permintaan yang dikirimkan kepada pemasok yang pernah diajak bekerja sama sebelumnya.

Nah, karena sebelumnya pernah memesan barang atau jasa dari pemasok tersebut, untuk surat-surat permintaan rutin, umumnya informasi-informasi dasar terkait spesifikasi dan kualitas barang pun umumnya hanya diminta untuk memenuhi formalitas semata, dan surat permintaan yang dikirimkan pun dianggap sebagai itikad baik untuk melakukan pemesanan.

Dengan mengirimkan surat permintaan ini, pelaku usaha memberi tahu pemasok bahwa pesanan akan segera masuk sehingga pemasok dapat bersiap-siap memproses pesanan tersebut.

Meski demikian, bukan tidak mungkin surat permintaan rutin ini diperlakukan selayaknya surat permintaan pertama. Biasanya, situasi ini terjadi apabila jarak antara pesanan sebelumnya dengan yang berikutnya memiliki jeda yang cukup panjang, sehingga pengirim surat permintaan perlu mengetahui apakah ada penyesuaian harga maupun spesifikasi yang perlu diketahuinya sebelum melakukan pemesanan.

Dalam situasi lain, misalnya saja, penyesuaian harga terjadi karena ada perubahan harga bahan baku yang dibutuhkan atau alasan lain. Penyesuaian harga juga dapat terjadi untuk menghitung ulang besarnya potongan harga yang bisa diberikan pemasok kepada pengirim surat permintaan dengan mempertimbangkan seringnya pembeli dilakukan oleh pihak pengirim surat permintaan.

Atau, dalam beberapa kasus, informasi yang mendetail perlu diberikan karena pemasok melakukan penyesuaian terhadap kualitas produk atau jasa yang ditawarkannya. Apabila ini terjadi, pengirim surat permintaan pun dapat mempertimbangkan ulang apakah spesifikasi yang baru untuk produk yang ingin dipesannya masih sesuai dengan kebutuhan bisnisnya.

Karena keperluan tersebut, terkadang pemasok pun tetap diminta untuk mengirimkan sampel barang yang ditawarkannya sehingga pihak pengirim surat permintaan pun dapat memiliki bayangan yang lebih jelas terkait penyesuaian kualitas produk yang mungkin dilakukan oleh pemasok.

Cara Membuat Inquiry Letter

Bagaimana menyusun inquiry letter? Cara membuat inquiry letter sebenarnya cukup mudah, cukup pastikan surat permintaan dibuat berdasarkan format yang jelas.

Untuk surat permintaan pertama, pelaku usaha yang ingin melakukan pemesanan umumnya masih belum mengetahui dengan jelas informasi terkait barang atau jasa yang ingin dipesannya. Oleh karena itu, penting untuk mencari tahu terlebih dahulu informasi tersebut melalui sumber-sumber lain.

Biasanya, proses ini dapat diselesaikan melalui bahan yang disediakan oleh pemasok di berbagai saluran, mulai dari pamflet, iklan, maupun internet. Selain itu, informasi terkait juga dapat diketahui dari ulasan atau testimoni yang diberikan oleh pelanggan lain.

Selanjutnya, pelaku usaha tersebut dapat mengirimkan surat permintaan untuk mengetahui daftar harga dari produk atau jasa yang dibutuhkannya kepada pemasok. Agar lebih jelas, pastikan untuk menanyakan detail informasi lain yang dibutuhkan selain harga, dengan demikian pemasok pun dapat secara tepat memberikan informasi yang diminta.

Untuk mengetahui cara membuat inquiry letter, tentu kita perlu tahu format yang benar, dong!

Baca juga: Pengadaan Barang dan Jasa: Proses, Prosedur, serta Jenisnya

Mengenal Format Inquiry Letter

Seperti yang sempat disinggung sebelumnya format inquiry letter sebenarnya tidak terlalu sulit untuk disusun. Setidaknya, ada tiga bagian utama yang perlu ada dalam setiap surat permintaan, yaitu pembuka, isi, dan juga penutup.

Jika dilihat sekilas, format yang dimiliki surat permintaan mungkin tidak jauh berbeda dengan kebanyakan dokumen surat-menyurat lainnya, kan? Namun, sesungguhnya ada perlakuan khusus, lho, saat menyusun surat permintaan.

Dalam bagian pembuka, misalnya, pelaku usaha disarankan untuk memperkenalkan secara singkat model bisnis yang dijalankan sehingga pemasok dapat memperkirakan produk atau jasa seperti apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh pengirim surat permintaan.

Selain itu, pada bagian isi, selain menjelaskan maksud dan tujuan pengiriman surat pemesanan, detail informasi yang diinginkan pun sebaiknya dinyatakan secara jelas dalam bentuk daftar agar pemasok dapat mengirimkan jawaban secara tepat sesuai dengan kebutuhan. Pada bagian ini, sebaiknya juga dijelaskan dari mana informasi terkait produk tersebut diketahui untuk membantu pemasok mengukur efektivitas kegiatan pemasaran yang telah dilakukannya.

Selanjutnya, selain ucapan terima kasih yang umum ditemukan dalam dokumen surat-menyurat serupa, pihak pengirim surat permintaan juga dapat mengulang kembali permintaan agar pemasok mengirimkan balasan tanggapan. Umumnya, kita dapat memanfaatkan bagian ini untuk meminta pemasok mengirimkan sampel maupun materi promosi yang dimilikinya untuk memberikan informasi umum dari produk atau jasa yang ingin dipesan.

Pada dasarnya, format inquiry letter digunakan untuk mempertegas kebutuhan produk atau jasa yang diinginkan. Oleh karena itu, pastikan untuk menyertakan kebutuhan tersebut secara jelas dan rinci dalam surat permintaan.

Mencari Inspirasi dari Contoh Inquiry Letter

Setelah mengetahui format dan cara menyusun surat permintaan yang benar, tak ada salahnya untuk melihat juga contoh inquiry letter berikut sebagai acuan dalam membuat surat permintaan yang baik.

Dari contoh inquiry letter di atas, kita dapat melihat tiga bagian utama dengan jelas mulai dari pembuka yang diikuti dengan perkenalan singkat terkait bisnis yang dijalankan, penjabaran maksud dan tujuan, serta ucapan terima kasih selaku penutup. Tidak sulit, kan?

Agar lebih mudah dalam melakukan pemesanan, pelaku usaha juga dapat memanfaatkan layanan dari aplikasi majoo dengan fitur inventarisnya yang sudah terintegrasi lengkap sehingga pesanan pun dapat dilakukan dengan beberapa klik saja setelah mengirimkan inquiry letter. Mudah sekali, kan?

Jadi, tunggu apa lagi? Ayo segera berlangganan layanan aplikasi majoo sekarang juga!

Baca juga: Definisi Repeat Order dan Cara Meningkatkannya