Kartu Persediaan: Alat Penting dalam Pengelolaan Stok

Ketika berbicara tentang menjalankan bisnis, satu hal yang tidak boleh diabaikan adalah pengelolaan persediaan atau stok barang. Persediaan yang efisien dapat menjadi kunci kesuksesan dalam menjaga ketersediaan produk, memenuhi permintaan pelanggan, dan mengoptimalkan keuntungan. Salah satu alat yang sangat berguna dalam mengelola persediaan adalah kartu persediaan. 

Memahami kartu persediaan, artinya kamu sebagai pebisnis dapat mengoptimalkan jumlah persediaan yang dimiliki. Dengan mengetahui data jumlah yang tepat dari barang yang diperlukan, kamu dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa kelebihan stok yang tidak perlu, yang dapat mengurangi keuntungan. Mari bahas lebih lanjut tentang apa itu kartu persediaan, bagaimana cara kerjanya, dan mengapa penting untuk bisnis yang kamu jalankan.

Apa Itu Kartu Persediaan?

Kartu persediaan adalah dokumen tertulis yang mencatat semua informasi penting tentang persediaan barang dagang suatu perusahaan. Barang dagang adalah barang-barang yang dibeli dengan tujuan untuk dijual kembali. 

Kartu persediaan dikenal juga dengan sebutan stock card atau bin card. Biasanya kartu ini disusun secara sistematis untuk memudahkan pengelolaan dan pemantauan persediaan. Informasi yang dicatat dalam kartu persediaan meliputi jumlah awal barang sampai dengan jumlah barang yang masih tersedia dalam stok. 

Secara lebih rinci, data yang terdapat dalam kartu persediaan barang antara lain:

• Nama produk

• Kode identifikasi produk

• Satuan ukuran produk

• Harga beli produk

• Harga jual produk

• Jumlah persediaan awal

• Tanggal kedatangan produk

• Jumlah produk yang diterima

• Tanggal penjualan produk

• Jumlah produk yang terjual

• Jumlah persediaan akhir

Perlu kamu pahami bahwa persediaan barang dalam jumlah yang terlalu besar dapat mengikis modal kerja perusahaan atau bisnismu. Dengan memahami pencatatan kartu persediaan barang dagang, kamu dan pebisnis lainnya dapat mengelola modal dengan lebih efisien dengan menghindari pembelian barang yang tidak diperlukan dan mengurangi biaya penyimpanan.

Baca Juga: Persediaan adalah: Pengertian dan Manfaatnya Bagi Bisnis

Contoh Kartu Persediaan Sederhana

Berbagai informasi yang terdapat dalam kartu persediaan akan memudahkan kamu untuk merencanakan pembelian dan penjualan secara lebih efektif. Dengan mengetahui kapan persediaan barang mulai menipis atau berlebih, kamu dapat mengatur strategi pembelian dan penjualan yang tepat.

Di sini kamu bisa melihat contoh kartu persediaan sederhana untuk pencatatan barang dagang. Dengan begitu, kamu akan lebih mudah memahami konsep pencatatan stok barang di dalam kartu tersebut.

Sumber: https://jubelio.com/kartu-persediaan-barang-adalah/

Fungsi Kartu Persediaan

Kartu persediaan memiliki beberapa fungsi penting dalam pengelolaan persediaan barang dagang. Beberapa di antara fungsi kartu persediaan tersebut adalah:

1. Untuk Memonitor Persediaan

Kartu persediaan berfungsi untuk memantau persediaan barang secara teratur. Dengan mencatat setiap pergerakan barang, kamu dapat mengetahui dengan pasti berapa banyak barang yang masih tersedia dan kapan perlu memesan lebih banyak barang.

2. Untuk Mengontrol Persediaan

Dengan mengetahui jumlah persediaan barang yang tersedia, kamu akan lebih mudah mengontrol pembelian dan penjualan barang secara lebih efisien. Kontrol persediaan ini akan membantu mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan persediaan yang dapat mengganggu operasi bisnis.

3. Sebagai Panduan Perencanaan Pembelian

Informasi yang tercatat dalam kartu persediaan barang dagang dapat digunakan untuk merencanakan pembelian barang baru. Dengan mengetahui kapan persediaan barang mulai berkurang, kamu dapat memesan barang baru tepat waktu untuk menghindari kehabisan stok.

4. Sebagai Perencanaan Penjualan

Fungsi kartu persediaan berikutnya adalah membantu dalam merencanakan penjualan. Mengetahui berapa banyak barang yang masih tersedia, artinya kamu akan lebih mudah menyesuaikan strategi penjualan untuk memaksimalkan keuntungan.

Baca Juga: 3 Metode Pengendalian Persediaan Bahan Baku, Apa Saja?

Apa Manfaat dari Kartu Persediaan?

Dari penjelasan mengenai berbagai fungsi tersebut, lalu apa manfaat dari kartu persediaan? Kartu persediaan memiliki banyak manfaat bagi bisnis, di antaranya adalah:

1. Menghindari Kekurangan Stok

Dengan memantau stok persediaan barang dagang secara teratur, kamu dapat menghindari kejadian kehabisan stok barang. Hal ini penting karena dapat mengganggu operasi bisnis.

2. Mencegah Kebocoran Keuangan

Adanya kontrol dari kartu persediaan dengan baik dapat mencegah terjadinya kelebihan persediaan barang dagang. Kelebihan tersebut dapat menyebabkan kerugian keuangan akibat penyimpanan barang yang tidak efisien.

3. Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

Apa manfaat dari kartu persediaan juga berhubungan dengan pelayanan pelanggan. Bisnis yang selalu memiliki persediaan barang yang cukup akan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

4. Optimalkan Penggunaan Modal

Dengan mengetahui persediaan barang yang dimiliki, kamu dan pemilik bisnis lainnya dapat mengoptimalkan penggunaan modal. Salah satu caranya adalah dengan membeli barang atau produk hanya ketika diperlukan dan menghindari pengeluaran yang tidak perlu.

5. Memantau Kinerja Bisnis

Informasi yang tercatat dalam kartu persediaan juga dapat digunakan untuk memantau kinerja bisnis secara keseluruhan. Misalnya, dengan melihat pergerakan barang dari waktu ke waktu, kamu dapat lebih mudah mengevaluasi efektivitas strategi pembelian dan penjualan.

Baca Juga: Cara Mengelola Persediaan Barang Untuk Meminimalkan Kerugian

Bagaimana Cara Mengerjakan Kartu Persediaan dengan Tepat?

Pencatatan kartu persediaan sebaiknya dilakukan secara rutin karena dapat memastikan bahwa informasi yang tercatat selalu akurat dan mutakhir. Cara membuat kartu persediaan barang pun dapat dilakukan dengan mudah, baik secara manual maupun menggunakan perangkat lunak komputer. 

Berikut adalah cara mengerjakan kartu persediaan yang perlu kamu perhatikan dengan cermat:

1. Identifikasi Barang Dagang

Tentukan jenis-jenis barang apa saja yang akan dicatat dalam kartu persediaan barang dagang. Termasuk juga informasi apa yang perlu dicatat untuk masing-masing barang.

2. Buat Kartu Persediaan

Buatlah kartu persediaan dengan menyiapkan kolom-kolom untuk mencatat. Kamu bisa mempersiapkan kertas atau spreadsheet seperti Excel. Lalu buatlah kolom untuk mencatat informasi berikut:

• Nama barang

• Kode barang

• Satuan barang

• Harga beli

• Harga jual

• Jumlah stok awal

• Tanggal penerimaan barang

• Jumlah barang yang diterima

• Tanggal penjualan barang

• Jumlah barang yang terjual

• Jumlah stok akhir

3. Catat Pergerakan Barang

Cara mengerjakan kartu persediaan dengan tepat adalah mengisi setiap kolom dengan informasi yang relevan. Setiap kali ada pergerakan barang, catatlah informasi tersebut dalam kartu persediaan. Misalnya, catat setiap pembelian barang baru, setiap penjualan barang, serta setiap pengembalian atau kerusakan barang.

4. Hitung Sisa Barang

Secara teratur, hitunglah sisa barang yang masih tersedia untuk setiap jenis barang yang dicatat dalam kartu persediaan. Pastikan bahwa jumlah sisa barang yang dicatat sesuai dengan jumlah barang yang benar-benar ada dalam stok.

5. Rekonsiliasi dan Penyesuaian

Lakukan rekonsiliasi atau penyesuaian persediaan jika diperlukan. Misalnya, jika suatu saat terjadi kehilangan atau kerusakan barang, sebaiknya segera sesuaikan jumlah sisa barang yang tercatat dalam kartu persediaan.

Kesimpulan

Kesimpulannya, kartu persediaan adalah alat yang sangat penting dalam mengelola persediaan barang untuk bisnis. Dengan mencatat setiap pergerakan barang secara sistematis, kamu dapat memantau persediaan, mengontrol pembelian dan penjualan, serta memaksimalkan keuntungan. 

Pencatatan kartu persediaan barang dagang secara rutin juga dapat membantu mendeteksi adanya kecurangan atau kekeliruan dalam pergerakan barang. Dengan membandingkan jumlah barang yang tercatat dalam kartu persediaan dengan jumlah barang yang sebenarnya ada, kamu dapat mengidentifikasi adanya penyimpangan dan mengambil tindakan yang diperlukan.

Oleh karena itu, setiap pemilik bisnis yang ingin lebih sukses sebaiknya memahami dan menggunakan kartu persediaan dengan baik. Jika kamu menginginkan cara yang lebih efisien dan praktis, kamu dapat menggunakan aplikasi inventori majoo yang akan memudahkan dalam hal manajemen persediaan. 

Aplikasi inventori dari majoo memiliki berbagai fitur khusus, seperti perhitungan stok barang secara otomatis, pencatatan barang dagang masuk dan keluar secara real time, termasuk stock opname dan stok terbuang. Sehingga manajemen persediaan barang dagang bisnismu akan jauh lebih akurat. Tertarik dengan kemudahan ini? Kamu bisa mulai pakai majoo sekarang!

Sumber: 

https://jubelio.com/kartu-persediaan-barang-adalah/

https://www.online-pajak.com/seputar-invoice/kartu-persediaan-barang