Bagaimana Cara Mengisi Kartu Stok Barang Manual

Bagi kamu yang bergerak di bidang usaha perdagangan, terlebih yang skala usahanya tergolong mikro, kecil, atau menengah, tentu sudah cukup familier dengan kartu stok barang manual, kan?

Terkadang, mereka yang bergerak di bidang usaha jasa juga membutuhkan kartu stock ini untuk memastikan pengelolaan persediaan barang yang dimiliki selalu terjaga rapi. Namun, bagi mereka yang bergerak di bidang usaha dagang, keberadaan kartu ini menjadi penting sekali karena jumlah persediaan barang yang dimiliki juga lebih banyak.

Sebenarnya, apa, sih, yang dimaksud dengan kartu stok ini? Mengapa kita sebagai pelaku usaha perlu mencoba memahaminya? Bagaimana, sih, cara membuatnya? Bagi kamu yang masih belum menerapkan sistem pengelolaan persediaan barang secara rapi dan tertata, simak lebih lanjut jawabannya berikut! Let’s go!

Apa Itu Kartu Stok Barang Manual?

Dikenal juga sebagai bin card atau stock card, kartu stok barang manual merupakan salah satu jenis pembukuan atau kumpulan laporan yang memuat informasi terkait keluar dan masuknya stok barang di gudang.

Umumnya, kumpulan laporan ini dapat dikerjakan secara otomatis menggunakan aplikasi yang dapat melacak serta menghitung sisa persediaan barang yang ada di gudang secara otomatis begitu barang tersebut keluar atau masuk gudang. Namun, kali ini kita akan membahas kartu stok barang manual, artinya pembuatan laporan persediaan barang ini dilakukan secara mandiri.

Dari penjelasan tersebut, tentu tak sulit untuk memahami mengapa pelaku usaha yang bergerak di bidang usaha dagang merupakan pihak yang paling membutuhkan keberadaan kartu ini, kan? Wajar saja, dong, karena dalam bidang usaha dagang, intensitas keluar dan masuknya barang akan jauh lebih besar karena komoditas bisnis yang digarap adalah barang-barang tersebut.

Dalam usaha manufaktur, kartu stok ini dapat digunakan untuk mengelola jumlah persediaan bahan baku dan juga barang jadi, tetapi biasanya akan digunakan jenis pembukuan yang berbeda, mengikuti sifat yang dimilikinya.

Baca Juga: Paham Rumus Safety Stock adalah Kunci Bisnis Sukses, Kenapa?

Bagaimana Cara Membuat Kartu Stok Barang?

Sebenarnya, cara membuat kartu stok barang tidak begitu sulit, terlebih bila ingin mengerjakannya secara otomatis menggunakan beragam aplikasi yang memang menyediakan layanan pengelolaan persediaan barang.

Namun, bagi kamu yang ingin membuatnya secara manual, kamu bisa melakukannya dengan mudah, baik secara konvensional dengan kertas dan pena, atau secara digital menggunakan aplikasi pengolahan dokumen seperti Excel.

Ada banyak sekali format yang bisa digunakan dalam cara membuat kartu stok barang secara manual. Format-format yang tersedia ini pada umumnya memiliki susunan yang kurang lebih sama, sehingga sebenarnya tak terlalu sulit untuk mempelajarinya.

Nah, daripada terlalu bingung memikirkan format seperti apa yang ingin digunakan, bagaimana jika langsung saja kita bahas bersama-sama salah satu format yang cukup sederhana untuk dipraktikkan, bahkan oleh pelaku usaha yang sama sekali tidak familier dengan stock card ini sekalipun.

• Mengenal Format Kartu Stok

Seperti selayaknya jenis pembukuan lain yang berkaitan dengan stok persediaan barang, format kartu stok selalu diawali dengan identitas tempat usaha yang mencakup nama tempat usaha, nama barang yang ingin didata lengkap dengan kode barangnya, serta jumlah stok minimum dan maksimal yang mungkin dimiliki.

Terkadang, ada pula pelaku usaha yang menambahkan informasi khusus seperti lokasi gudang atau tempat usaha di mana persediaan barang nantinya akan disimpan dan juga keterangan waktu kapan pemesanan ulang harus dilakukan. Kamu bisa menyesuaikannya dengan kebutuhanmu.

Selanjutnya, format kartu stok akan memuat tabel yang nantinya akan digunakan untuk mendata persediaan barang yang ada, lengkap dengan arus keluar dan masuk barang tersebut.

Umumnya, terdapat lima hingga tujuh kolom dalam format yang digunakan. Dua kolom pertama untuk menunjukkan tanggal dan keterangan, sementara kolom ketiga hingga keenam digunakan untuk mencatat berapa jumlah barang yang masuk atau keluar. Selanjutnya, kolom terakhir akan memuat informasi sisa persediaan barang yang ada setelah barang masuk maupun keluar.

Sama sekali tidak sulit, kan?

Baca Juga: Kartu Stok Adalah: Manfaat, Fungsi, dan Cara Mengisi

Memahami Cara Pengisian Kartu Stok Barang

Untuk mempermudah cara pengisian kartu stok barang, terlebih yang dilakukan secara manual, pemantauan yang rutin dan teratur terhadap arus keluar masuknya barang harus benar-benar diperhatikan. Selain untuk menghindari risiko terjadinya kesalahan penghitungan, pemantauan yang rutin juga akan memberikan informasi yang akurat terkait stok barang yang masih tersedia.

Oleh karena itu, penting sekali untuk selalu mencatat setiap kali ada barang yang keluar maupun masuk, dengan demikian tidak akan ada kesalahan penghitungan dan hasil pelaporan pun bisa benar-benar akurat sesuai dengan situasi riil stok yang tersedia.

Dalam pengisian kartu stok, jangan lupa untuk memperhatikan informasi yang dibutuhkan seperti masa hidup produk atau barang yang disimpan. Misalnya saja, untuk makanan dan obat-obatan, penting untuk mencatat pula tanggal kedaluwarsa barang produk tersebut, sehingga kita bisa terhindar dari penggunaan produk yang sebenarnya sudah habis masa berlakunya.

Namun, sekali lagi, yang paling utama dalam cara pengisian kartu stok barang adalah konsistensi pencatatan yang dilakukan. Lalai dalam mencatat setiap ada barang yang masuk atau keluar bisa jadi akan menimbulkan kerugian yang lebih besar di kemudian hari, lho.

• Cara Pengisian Kartu Stok Dipisahkan Berdasarkan Apa?

Biasanya, cara pengisian kartu stok dipisahkan berdasarkan jenis barang ingin dicatat. Dalam hal ini, baiknya setiap barang memiliki kartunya sendiri, alih-alih dicampur menjadi satu dalam sebuah kartu.

Dengan pemisahan berdasarkan varian barang, kita bisa lebih akurat dalam memantau arus keluar masuk barang persediaan sesuai dengan tanggalnya. Sistem ini akan sangat cocok sekali bagi pelaku usaha yang biasa melakukan stok opname setiap hari.

Bagi pelaku usaha yang melakukan stok opname setiap bulan sekalipun, sistem ini akan tetap efektif untuk memastikan keakuratan informasi persediaan barang yang dimiliki, karena cara ini akan mempermudah kita dalam melakukan pemeriksaan silang terhadap stok persediaan barang yang dimiliki.

Menerapkan pengisian kartu stok dipisahkan berdasarkan varian produk juga akan sangat membantu kita dalam mengelompokkan setiap barang yang dimiliki sesuai dengan akunnya masing-masing dalam pembukuan. Dengan memastikan setiap varian produk memiliki kartunya sendiri, pemeriksaan ulang pun bisa lebih mudah dilakukan, tentunya selama kartu-kartu tersebut tidak tertukar dalam pencatatannya.

Baca Juga: Pentingnya Menerapkan dan Mengelola Buku stok barang Dengan Baik

Manfaat Menerapkan Sistem Kartu Stok Manual

Salah satu manfaat yang bisa diperoleh dari penerapan sistem kartu stok manual adalah mudahnya kita untuk mengetahui berapa banyak sisa persediaan barang yang dimiliki. Dengan informasi kapan pemesanan ulang dapat dilakukan, pelaku usaha pun dapat dengan mudah mengambil keputusan berdasarkan sisa jumlah barang yang tersedia.

Tanpa adanya stock card, mau tak mau kita harus mengingat satu per satu setiap tanggal pemesanan ulang dari seluruh persediaan barang yang dimiliki. Tentunya, selain akan memakan banyak waktu, cara ini juga akan rentan terhadap kesalahan, misalnya ketika ada informasi yang terlupa.

Bukan tidak mungkin operasional bisnis harus dihentikan untuk sementara karena kita tidak memiliki sisa persediaan barang yang dapat dijual atau digunakan untuk proses produksi, kan?

Penerapan kartu stok manual ini juga akan sangat membantu untuk menghindari kesalahan penghitungan yang bisa menyebabkan bisnis mengalami kerugian. Jadi, jangan ragu untuk menerapkan sistem kartu stok barang manual dalam bisnismu, ya!

Tak perlu repot, kamu bisa menggunakan fitur inventaris dalam aplikasi majoo yang tak hanya dapat mempermudah pencatatan sisa persediaan barang, tetapi juga mempermudahmu dalam melakukan pemesanan ulang. Yuk, segeralah berlangganan layanan aplikasi POS majoo!

Sumber: https://jubelio.com/apa-itu-kartu-stok-barang/#:~:text=Pengertian%20Kartu%20Stok%20Barang,stock%20card%20atau%20bin%20card.