Paham Rumus Safety Stock adalah Kunci Bisnis Sukses, Kenapa?

Mungkin safety stock adalah istilah yang masih asing bagi banyak orang, khususnya mereka yang memang tidak memiliki latar belakang bisnis maupun perdagangan. Namun, bagi para pemilik usaha yang menjual barang atau produk, memahami istilah yang satu ini dengan baik bisa menjadi kunci kesuksesan bisnis, lho!

Hmm, kenapa bisa begitu, ya? Lalu, mengapa pula istilah ini harus benar-benar dipahami oleh pemilik usaha yang bergerak di bidang perdagangan? Apakah berarti pemilik usaha yang bergerak di bidang jasa tidak perlu memahaminya?

Daripada bertanya-tanya, bagaimana jika kita bahas bersama selengkapnya terkait safety stock, mulai dari pengertiannya, manfaat yang dimilikinya, dan juga cara menghitung sekaligus rumus perhitungannya? Yuk! Langsung saja simak artikel berikut!

Pengertian Safety Stock adalah …

Diambil dari bahasa Inggris, kita sebenarnya dapat mengartikan safety stock secara lepas menjadi persediaan keamanan. Namun, jika diartikan apa adanya seperti itu, rasanya agak sulit untuk memahami maksud yang dimilikinya, kan? Sebenarnya apa, sih, yang dimaksud oleh istilah tersebut?

Pada dasarnya, safety stock adalah sebutan untuk cadangan persediaan barang pada sebuah perusahaan dagang untuk mengantisipasi apabila permintaan yang masuk melebihi dari persediaan yang dipersiapkan. Cadangan ini merupakan sesuatu yang umum untuk dipersiapkan mengingat permintaan pasar yang sifatnya fluktuatif.

Untuk barang-barang yang mudah diproduksi atau dipesan ulang secara cepat, cadangan ini umumnya tidak begitu dibutuhkan. Sebaliknya, untuk sejumlah barang yang tidak bisa dipersiapkan dengan cepat sebaiknya memiliki cadangan persediaan yang cukup sehingga setiap permintaan yang masuk dapat terlayani dengan baik.

Tidak mudah untuk menentukan banyaknya persediaan cadangan yang perlu dipersiapkan karena pemilik usaha perlu melakukan perkiraan jumlah permintaan yang masuk berdasarkan berbagai faktor. Pun demikian, persediaan cadangan ini bukanlah sesuatu yang mustahil untuk dihitung, lho!

Baca juga: Stok adalah: Definisi, Metode, Jenis, dan Contoh

Dalam Situasi Apa Safety Stock Dibutuhkan?

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, safety stock sebaiknya dipersiapkan sepanjang waktu sesuai dengan siklus penjualan yang dimiliki, terlebih jika barang atau produk yang dijadikan komoditas bisnis membutuhkan waktu yang cukup panjang untuk proses produksinya.

Jangka waktu untuk setiap siklus persediaan ini merupakan penentu utama apakah pemilik usaha perlu menyiapkan persediaan cadangan atau tidak. Faktor lain yang harus dipertimbangkan adalah pola permintaan pasar terhadap produk tersebut yang dapat berubah sepanjang waktu.

Nah, untuk menentukan apakah seorang pemilik usaha perlu mempersiapkan persediaan cadangan atau tidak, tentu harus kembali lagi pada jenis produk yang ingin dijual. Apabila pengadaan produk tersebut membutuhkan waktu yang lama, persediaan cadangan tentu dibutuhkan agar kelebihan permintaan yang datang dapat dengan cepat diselesaikan.

Setiap barang memiliki jangka waktu pengadaannya masing-masing, sehingga untuk menentukan apakah jangka waktu tersebut cenderung cepat atau lama, pemilik usaha perlu membandingkannya pula dengan jangka waktu penyelesaian pesanan, yaitu lama waktu yang biasanya dibutuhkan untuk memproses pesanan dari pelanggan hingga akhirnya pesanan tersebut didistribusikan.

Umumnya, safety stock dipersiapkan berbarengan ketika pemilik usaha melakukan proses produksi atau pemesanan produk. Dengan demikian, pemilik usaha dapat memperkirakan kuantitas barang yang harus diproduksi sesuai dengan permintaan pasar, ditambah dengan cadangan persediaan yang mungkin akan dibutuhkan jika pada kenyataannya permintaan yang masuk jumlahnya lebih besar dari pola yang diketahui pada periode-periode penjualan sebelumnya.

Manfaat Menghitung Safety Stock dengan Tepat

Ada dua kemungkinan yang terjadi apabila pemilik usaha kurang akurat dalam menghitung kebutuhan safety stock. Kemungkinan pertama adalah jumlah persediaan yang dipersiapkan lebih sedikit dibandingkan jumlah permintaan yang masuk, sementara kemungkinan yang kedua adalah jumlah persediaan yang dipersiapkan lebih banyak dibandingkan dengan jumlah permintaan yang masuk.

Untuk kemungkinan yang kedua, bisnis yang dijalankan akan dihadapkan pada kerugian akibat besarnya biaya pengadaan barang yang tidak sebanding dengan nilai penjualan yang terjadi. Namun, ini tak akan jadi masalah apabila jenis barang yang dijual tersebut memiliki masa hidup yang panjang karena kelebihan persediaan yang ada dapat dialihkan sebagai cadangan untuk periode pengadaan berikutnya.

Namun, apabila barang yang ingin dijual memiliki masa hidup yang terbatas, misalnya saja produk obat-obatan atau peralatan kesehatan yang memiliki masa kedaluwarsa, sehingga persediaan tidak bisa disimpan dalam jangka waktu lama. Jika situasi ini terjadi, tentu bisnis akan mengalami kerugian yang besar karena biaya yang dikeluarkan akan lebih besar dibandingkan dengan pendapatan yang diterima.

Nah, jika kemungkinan kedua tidak selalu berujung pada kerugian, kemungkinan pertama yang kerap menjadi masalah karena pemilik usaha tidak dapat memproses pesanan yang masuk akibat tidak adanya persediaan yang tersisa. Artinya, potensi pendapatan yang seharusnya diterima pun akan hilang, dan di samping itu tingkat kepuasan pelanggan pun akan turun sehingga pemilik usaha tak dapat menjaga tingkat retensi pelanggan tersebut.

Adanya kemungkinan-kemungkinan tersebutlah yang menjadikan cara menghitung safety stock sebagai kunci pengelolaan bisnis yang sukses.

Baca juga: Kartu Stok adalah: Manfaat, Fungsi, dan Cara Mengisi

Contoh Safety Stock dalam Bisnis

Agar lebih mudah memahami manfaat mempersiapkan persediaan cadangan, coba perhatikan ilustrasi contoh safety stock berikut:

Dari ilustrasi di atas, kita dapat melihat safety stock yang dipersiapkan oleh PT Maju Bersama adalah 10 item untuk setiap proses produksi yang dilakukan dengan hitungan bulan.

Dengan adanya persediaan cadangan ini, ketika permintaan yang masuk ternyata melebihi rata-rata penjualan bulanan, PT Maju Bersama masih tetap dapat menyelesaikan pesanan tersebut. Tanpa adanya persediaan cadangan ini, PT Maju Bersama akan kesulitan dalam memenuhi pesanan apabila terjadi deviasi atau kelainan permintaan dari pola yang umum.

Dalam situasi tersebut, PT Maju Bersama tidak berlebihan dalam melakukan proses produksi dengan melebihkan kuantitas produk dari rata-rata penjualan bulanan, tetapi langkah yang tepat karena dalam ilustrasi yang diberikan di atas, ada jangka waktu yang cukup panjang untuk menyelesaikan proses produksi, yaitu satu bulan. Adanya persediaan cadangan ini dapat menghindari PT Maju Bersama dari risiko terjadinya stock out.

Bagaimana Cara Menghitung Safety Stock?

Setelah melihat contoh safety stock yang sudah disampaikan, mungkin ada yang mulai bertanya-tanya bagaimana cara untuk mengetahui jumlah persediaan cadangan dengan tepat. Misalnya saja, mengapa PT Maju Bersama memilih untuk mempersiapkan cadangan sebanyak 10 item setiap bulannya jika dibandingkan dengan rata-rata penjualan bulanan?

Angka tersebut tidak muncul dengan tiba-tiba, lho, tetapi dihitung dengan rumus safety stock berikut:

Dalam rumus tersebut, safety factor dapat dijabarkan sebagai jumlah maksimal untuk penjualan dalam rata-rata siklus yang digunakan. Jika kita mengacu pada ilustrasi dari PT Maju Bersama, 100 item merupakan safety factor karena setiap bulannya, rata-rata penjualan yang dilakukan adalah 95 hingga 100 item, yang berarti 100 item adalah nilai maksimal dari rentang penjualan tersebut.

Sementara itu, standar deviasi menjelaskan besarnya tingkat penyimpangan yang terjadi terhadap safety factor yang dimiliki. Atau, dengan kata lain, berapa banyak kelebihan permintaan yang pernah masuk jika dibandingkan dengan rata-rata penjualan yang dilakukan di setiap siklusnya.

Dalam ilustrasi di atas, cara menghitung safety stock dan penetapan standar deviasi yang dilakukan agak sedikit kompleks karena siklus yang dihitung adalah per tahun dengan proses produksi sekali setiap bulannya. Namun, ketika dimasukkan ke dalam penghitungan, diketahui bahwa PT Maju Bersama perlu menyiapkan 10 persediaan cadangan untuk memenuhi kebutuhan penjualannya dalam setahunnya.

Baca juga: 2 Metode Pencatatan Persediaan Barang Dagang

Menerapkan Rumus Safety Stock

Agak sulit dalam menerapkan rumus safety stock di atas? Tidak apa-apa, wajar-wajar saja, kok, karena penghitungan ini memang memiliki kompleksitas yang cukup beragam berdasarkan beragam faktor yang dipertimbangkan untuk menentukan kebutuhan persediaan cadangan.

Agar tidak salah dalam menghitung kebutuhan persediaan cadangan secara tepat dan menghindarkan bisnis dari kerugian, pemilik usaha perlu mengetahui kuantitas persediaan yang aman untuk memenuhi kebutuhan permintaan pasar. Umumnya, penjualan tertinggi yang kerap terjadi dapat dijadikan patokan untuk mengukurnya.

Sebagai contoh, apabila setiap harinya suatu produk dapat terjual sekitar 8 sampai 10 item, jumlah yang aman untuk memastikan permintaan pasar setiap harinya adalah 10. Ketika setiap harinya kita dapat memastikan tersedia 10 item untuk produk tersebut, kita akan terhindar dari situasi stock out, itulah mengapa jumlah ini dianggap ‘aman’ sebagai persediaan.

Selanjutnya, untuk dapat menerapkan rumus dan menghitung kebutuhan persediaan cadangan secara tepat, pemilik usaha juga perlu mengetahui standar deviasi yang dimiliki oleh setiap produknya. Misalnya saja, untuk suatu produk yang terjual antara 8 sampai 10 setiap harinya, deviasi terjadi ketika suatu hari produk tersebut terjual hingga 15 item, atau memiliki jumlah jauh di atas kuantitas persediaan yang aman.

Deviasi tersebut kemudian diubah menjadi standar deviasi melalui perbandingan dengan rata-rata dan juga lama tunggu. Sebagai contoh, apabila produk tersebut dipesan setiap seminggu sekali, berapa kali terjadi penjualan yang termasuk dalam deviasi? Apabila dalam tujuh hari tersebut hanya terjadi deviasi sekali saja, standar deviasinya adalah 7% per hari.

Standar deviasi yang sudah ditemukan tersebut dapat langsung diterapkan ke dalam rumus sehingga pemilik usaha dapat mengetahui berapa banyak kelebihan persediaan yang perlu dipesan sebagai cadangan. Tidak terlalu sulit, kan?

Mengetahui cara menghitung safety stock adalah langkah pertama untuk memastikan adanya pengelolaan bisnis yang lebih efektif dan efisien. Selanjutnya, pemilik usaha dapat mengoptimalkannya dengan Fitur Inventaris yang dimiliki oleh aplikasi majoo yang memungkinkan pemilik usaha memesan barang kebutuhan bisnis.

Dengan aplikasi majoo, tak perlu lagi takut persediaan barang menipis karena melakukan pemesanan ulang menjadi sesuatu yang sangat mudah sekali untuk dilakukan. Tunggu apa lagi? Segera berlangganan layanan aplikasi majoo untuk menikmati manfaatnya!

Baca juga: Aplikasi Stok Barang: Solusi Manis untuk Masalah Bisnis