Pentingnya Menerapkan dan Mengelola Buku stok barang Dengan Baik

Bagi bisnis atau perusahaan sangat penting untuk menerapkan dan mengelola buku stok barang dengan baik supaya dapat mengetahui informasi barang secara akurat. Selain itu, mengelola buku stok barang dengan baik juga dapat berpengaruh pada kelancaran operasional bisnis dan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dalam bisnis.

Apa Itu Buku Stok Barang?

Buku stok barang merupakan lembaran yang memiliki fungsi untuk melacak pembelian, penjualan, serta transaksi barang yang lainnya. Buku stok barang ini berisi semua catatan barang atau produk yang ada di gudang penyimpanan barang.

Kegiatan stok barang di gudang adalah kegiatan yang berguna untuk menghitung jumlah semua barang yang ada di dalam gudang secara fisik. Hal ini untuk mengetahui informasi mengenai jumlah barang secara akurat.

Kegiatan stok barang memang membutuhkan waktu lama untuk dapat menghitung semua barang yang ada pada perusahaan. Hal ini juga berguna untuk memeriksa kondisi barang, apakah barang mengalami kecacatan atau kerusakan serta untuk melihat apakah ada terjadi selisih antar barang.

Jika memang ada kesalahan, secepatnya akan diperbaiki supaya stok barang dapat sesuai dan sama antara jumlah fisik di gudang dengan jumlah yang ada di pencatatan. 

Perusahaan terkadang menggunakan barcode pada barang untuk memudahkan dalam pencatatan stok barang. Hal ini juga berguna untuk meminimalisir terjadinya kesalahan dalam menghitung jumlah barang yang ada.    

Baca Juga: Aplikasi Stok Barang: Solusi Manis Untuk Masalah Bisnis

Cara Mengelola Buku Stok Barang Yang Tepat

Buku stok barang memang perlu dikelola dengan baik guna mengetahui informasi mengenai stok barang yang tepat dan akurat. Apapun bisnis yang kamu jalani, tetap saja membutuhkan buku stok barang. Berikut beberapa cara mengelola buku stok barang yang tepat :

1. Simpan cadangan fisik

Agar audit inventaris menjadi lebih efisien, dapat membantu pengecer untuk menyimpan catatan fisik seluruh inventaris bersama dengan dengan cadangan stok barang online atau sebaliknya. Menyimpan salinan fisik asli juga dapat menjadi salah satu persyaratan hukum, khususnya dalam penyusunan pajak.

Hal ini juga dapat membuat informasi menjadi lebih aman jika terjadi situasi dimana integritas server cloud kamu mengalami gangguan. Pada kebanyakan kasus, informasi yang dibutuhkan meliputi inventaris produk (jika berlaku), HPP, inventaris awal, serta nilai inventaris akhir. Inilah salah satu hal penting dalam mengelola buku stok barang.

2. Konsisten dengan metode akuntansi 

Ada banyak langkah guna melacak serta untuk mencatat inventaris. Adapun cara yang dapat kamu pilih yang terpenting harus tetap konsisten dalam memastikan akurasinya. Pada periode akhir tahun keuangan atau akuntansi, kamu perlu menghitung berapa nilai inventaris kamu. Metode yang sering digunakan dalam e-niaga adalah FIFO, LIFO, dan Average.

Baca Juga: LIFO adalah Singkatan dari Last In First Out, Apa Maksudnya?

3. Gunakan aplikasi pendukung

Cara untuk mengelola buku stok barang berikutnya yaitu dengan memanfaatkan aplikasi pendukung. Aplikasi pendukung terbaik yang dapat kamu gunakan yaitu Aplikasi Inventory Majoo. Aplikasi ini dapat memudahkan kamu dalam mengelola seluruh stok barang pada bisnis atau perusahaan.

Dengan aplikasi ini kamu dapat mengelola stok produk dari semua cabang yang berbeda. Kamu juga dapat mengetahui harga modal dan jual, variasi produk, stok masuk dan keluar, opname, laporan keuangan, hingga daftar supplier.

Dengan menggunakan aplikasi ini, kamu dapat mengurangi terjadinya human error, kelalaian, serta kesalahan dalam mendata barang. Beralihlah ke cara baru dan lebih modern guna menunjang bisnis kamu agar menjadi lebih baik.

Manfaat Buku Stok Barang Bagi Perusahaan

Pembuatan buku stok barang sangat penting untuk mengontrol dan mengelola semua stok barang atau produk di gudang perusahaan. Beberapa manfaat dari buku stok barang adalah sebagai berikut:

1. Menyesuaikan jumlah barang

Manfaat buku stok barang yang pertama yaitu untuk menyesuaikan atau mencocokkan jumlah barang yang ada di gudang penyimpanan dengan jumlah yang ada di catatan pembukuan. Hal ini akan memudahkan perusahaan untuk melihat barang apa saja yang masih banyak persediaan, barang lama, serta barang yang memerlukan stok ulang.

2. Mengurangi terjadinya penyimpangan

Penyimpangan dapat terjadi dimana saja dan kapan saja, termasuk dalam sebuah perusahaan. Barang atau produk pada perusahaan dapat saja disalahgunakan atau hilang akibat oknum yang tidak bertanggung jawab. 

Pekerja bisa saja lalai atau lupa sehingga menyebabkan terjadinya penyimpangan pada barang perusahaan. Untuk itu, dengan membuat buku stok barang perusahaan akan perusahaan akan menjadi lebih mudah untuk mengetahui barang yang hilang atau berkurang.

3. Membantu pengambilan keputusan

Buku stok barang berisi informasi mengenai barang secara akurat. Jika ada barang yang hilang atau mengalami kerusakan, maka akan cepat diketahui. Dengan demikian, pihak yang berwenang di perusahaan dapat segera mengambil keputusan yang tepat dengan menggunakan buku stok barang sebagai acuannya.

4. Menghitung kas, aktiva, dan piutang

Manfaat buku stok barang yang lainnya yaitu dapat mengetahui informasi mengenai piutang, kas, dan aktiva dari sebuah perusahaan. Informasi ini berguna bagi perusahaan untuk menerapkan strategi kedepannya demi mendapatkan keuntungan bisnis.

5. Menganalisa perkembangan perusahaan

Buku stok barang juga dapat digunakan sebagai acuan untuk menganalisis perkembangan perusahaan atau bisnis. Hal ini karena kamu dapat mempertimbangkan jumlah stok barang yang dimiliki sebelumnya dengan stok barang tahun ini.

6. Mengurangi kesalahan dalam stok barang

Kesalahan stok barang dapat berdampak pada terganggunya operasional bisnis perusahaan. Untuk itu, dengan memanfaatkan buku stok barang perusahaan akan menjadi lebih mudah untuk mengetahui kerusakan, kehilangan, atau adanya penyelewengan terhadap barang.

7. Mengetahui arus masuk dan keluar perusahaan

Mengetahui arus kas masuk dan keluar perusahaan sangat penting guna mengetahui aktivitas keuangan perusahaan secara detail. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan memanfaatkan buku stok barang. Buku stok barang akan memudahkan perusahaan untuk mengetahui arus kas masuk dan keluar perusahaan sehingga dapat menjadi tolak ukur perusahaan untuk kedepannya. 

Baca Juga: Kartu Stok Adalah: Manfaat, Fungsi, dan Cara Mengisi

Tujuan Membuat Buku Stok Barang

Selain memiliki manfaat bagi bisnis, pembuatan buku stok barang juga memiliki beberapa tujuan. Beberapa tujuan dari pembuatan buku stok barang adalah sebagai berikut:

1. Dapat mencatat pergerakan stok barang, baik itu barang masuk, barang keluar, pemakaian barang, retur pelanggan, hingga transaksi harian.

2. Dapat mengontrol stok barang secara efektif

3. Mencegah terjadinya kecurangan atau penyelewengan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab

4. Digunakan sebagai alat untuk perbandingan audit data barang

5. Sebagai dokumentasi mutasi barang yang sudah terjual atau mutasi barang dari satu gudang ke gudang lainnya.

Mengelola buku stok barang memang penting bagi pelaku usaha atau bisnis. Baik itu usaha besar atau kecil tetap saja membutuhkan buku stok barang guna mengetahui informasi seluruh data barang atau produk. Mengelola buku stok barang yang tepat dapat memberikan pengaruh yang positif bagi perusahaan kedepannya. 

Sumber: 

• https://bukuwarung.com/pentingnya-paham-cara-mengelola-stok-barang/

• https://www.jurnal.id/id/blog/pengertian-dan-contoh-buku-stok-barang-adalah/

• https://mekari.com/blog/buku-stok-barang/

• https://www.freepik.com/