Minutes of Meeting: Contoh, Definisi dan Cara Membuatnya

Setiap rapat formal ada sesuatu yang penting untuk dipersiapkan, yaitu minutes of meeting. Pasalnya dengan menggunakan minutes of meeting, jalannya rapat akan didokumentasikan secara detail dan rapi. Itulah sebabnya pembuatan Minutes of Meeting (MoM) mesti dilakukan dengan cermat agar tak ada informasi yang terlewatkan dalam setiap kesimpulan meeting.

Untuk kamu yang belum terbiasa membuatnya, berikut penjelasan lebih lengkap terkait minutes of meeting yang perlu kamu ketahui, ya. 

Apa Pengertian MoM (Minutes of Meeting)?

Minutes of meeting adalah suatu catatan tertulis yang memaparkan secara rinci dan jelas pembahasan dari suatu rapat atau konferensi. Mencatat minutes of meeting cukup sulit untuk dilakukan jika kamu belum memiliki pengalaman. Kamu harus mencatat minutes of meeting secara akurat dan detail karena catatan ini sangat dibutuhkan oleh manajemen perusahaan.

Selain itu, pengertian lain dari minutes of meeting adalah suatu catatan yang bisa merekam seluruh poin selama rapat berlangsung. Berbagai catatan tersebut berisi beberapa poin, seperti topik-topik yang dibahas, ide- ide yang diutarakan, dan kesimpulan yang bisa diambil selama rapat berlangsung.

Apabila rapat telah usai, catatan tersebut akan dibagikan pada setiap anggota yang sudah mengikuti rapat agar tetap bisa mengingat poin yang sebelumnya sudah dibahas selama rapat.

Bisa dikatakan bahwa minutes of meeting sangat bermanfaat untuk seluruh anggota rapat dalam mengingat kesimpulan dari hasil rapat yang telah dilakukan. 

Fungsi MoM (Minutes of Meeting)

Supaya poin penting di dalam rapat dapat tercatat dengan baik, ada beberapa fungsi lain dari minutes of meeting, antara lain:

1. Untuk meninjau dan mengevaluasi

Minutes of meeting akan membantu para peserta rapat dalam meninjau dan mengevaluasi kembali poin penting dalam diskusi yang mengarah kepada keputusan akhir sebuah rapat. Tanpa adanya catatan ini, para anggota rapat mungkin saja melupakan poin meeting yang sudah dilaksanakan. 

2. Terhindar dari salah paham

Dengan memberikan catatan tertulis mengenai hasil yang telah disepakati dalam meeting tersebut sehingga semua hasil diskusi dapat terealisasikan dengan baik. Selain itu, tentunya dengan adanya minutes of meeting, setiap anggota rapat terhindar dari salah paham karena perbedaan pendapat. 

3. Sumber informasi bagi yang tidak hadir

Bagi beberapa anggota rapat atau stakeholders yang berhalangan hadir, MoM akan sangat membantu. Terutama, jika hasil dari rapat tersebut memberikan dampak kolaboratif bagi mereka. 

4. Kejelasan hasil rapat

Melalui minutes of meeting akan memberi tahu orang-orang tentang tugas yang diberikan dan membuat deadline yang jelas agar semua orang tetap pada track kerjanya. Adanya minutes of meeting dapat menciptakan kejelasan tentang langkah yang harus diambil ke depannya, siapa penanggung jawabnya, dan memastikan sesuatu agar tidak terlupakan.

Jenis MoM (Minutes of Meeting)

Jenis Minutes of Meeting (MoM) dibagi menjadi dua jenis, yaitu: 

Minutes of Meeting untuk Rapat Formal

Catatan MoM dalam rapat formal biasanya dibuat secara lebih terstruktur dan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Contoh dari rapat formal yang dimaksud, misalnya rapat tahunan, Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), dan lain sebagainya. 

Minutes of Meeting untuk Rapat Informal

Catatan MoM dalam rapat jenis ini biasanya lebih “santai” dan tidak memiliki struktur yang baku. Aka tetapi, kejelasan informasi dari rapat yang telah dilakukan harus tetap dijaga. Contoh rapat ini, misalnya rapat harian, rapat tim internal, briefing divisi, dan lain sebagainya.

Baca juga: Notulen Rapat: Fungsi, Tujuan, dan Contohnya 

Apa Perbedaan Notulen dan Minutes of Meeting?

Dilihat dari definisinya, notulen sekilas mirip dengan Minutes of Meeting (MoM). Namun, terdapat perbedaan yang cukup banyak diantara keduanya, lho! Berikut adalah beberapa perbedaan notulen dan Minutes of Meeting (MoM).

Bisa disimpulkan bahwa Minutes of Meeting (MoM) bersifat lebih formal jika dibandingkan dengan notulen.

Baca juga: 5+ Contoh Surat Undangan Rapat dan Komponennya 

Cara Membuat MoM (Minutes of Meeting)

Lantas, bagaimana cara membuat Minutes of Meeting (MoM)? Simak, panduan penyusunan lengkapnya di bawah ini! 

1. Sebelum Rapat

Tahapan awal ini yang harus kamu persiapkan yaitu menentukan tools yang akan digunakan untuk membuat MoM, misalnya menggunakan laptop, tablet, handphone, atau sekadar selembar kertas dan pulpen. Pastikan alat yang kamu gunakan berfungsi dengan baik dan sediakanlah alternatif bila ternyata terjadi kendala di tengah proses rapat berlangsung.

Setelah menentukan alatnya, tentukanlah format MoM yang ingin kamu gunakan agar memudahkanmu dalam menulis poin-poin dan hasil meeting nanti. Secara umum, format MoM seperti berikut ini.

• Nama perusahaan,
• Waktu dan tempat rapat berlangsung,
• Topik yang akan dibahas,
• Tujuan diadakan rapat,
• Jenis rapat,
• Siapa saja yang hadir beserta pemimpinnya,
• Daftar absensi,
• Poin-poin penting yang dibahas,
• Keputusan yang disepakati,
• Rencana yang akan dilakukan,
• Hasil voting termasuk pertanyaan-pertanyaan beserta jawabannya,
• Kapan pertemuan selanjutnya dilakukan,
• Apa saja catatan tambahan yang penting.

2. Ketika Rapat Berlangsung

Seperti yang sudah dipersiapkan tadi, lakukanlah absensi terlebih dahulu. Catat siapa saja yang hadir atau berikan form absensi ke seluruh anggota rapat. Selama proses rapat, sebagai pencatat MoM, kamu harus fokus dengan pembahasan dan mencatat setiap poin penting yang sedang dibicarakan.

Dalam menulis sebuah catatan sebaiknya dibuat singkat, padat, dan berisi ringkasan yang saling berhubungan antar paragraf, ya. Bila perlu, kamu bisa merekam rapat yang sedang berlangsung agar hasil MoM lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

Jangan lupa untuk membacakannya terlebih dahulu sebelum rapat berakhir. Cara ini dilakukan sebagai mengkonfirmasi, menyampaikan, dan memastikan kebenaran hasil rapat kepada seluruh anggota rapat mengenai setiap poin yang telah ditulis agar nantinya tidak terjadi salah persepsi. 

3. Selesai Rapat

Rapikanlah sesegera mungkin MoM yang telah dibuat agar dapat dibaca dengan baik oleh orang lain.

Pada hasil akhir minutes of meeting, jangan lupa menuliskan nama perusahaan, jabatan setiap peserta, jenis rapat, dan tujuan rapat tersebut. Lalu, baca kembali catatan yang telah dibuat agar tidak ada typo.

Selain itu, kamu bisa meminta bantuan anggota rapat yang lain untuk memeriksa poin yang lupa kamu catat, ya.

Setelah itu usahakan untuk mengirimkannya kepada seluruh anggota rapat; baik melalui email, hardfile, chat group, atau media lain sesuai preferensi. Tentunya cara ini dilakukan agar seluruh anggota rapat bisa mengingat, mempelajari dan menerapkannya dalam pekerjaan masing-masing.

Baca juga: Apa Itu Briefing? Ketahui Manfaat, Tujuan, dan Contohnya 

Contoh Minutes of Meeting

Supaya kamu tidak bingung, di bawah ini adalah contoh Minutes of Meeting (MoM) yang bisa kamu contoh.

Penutup

Jadi, minutes of meeting adalah suatu catatan detail yang berguna sebagai catatan tertulis resmi dari rapat atau kegiatan konferensi.

Selain MoM, di dalam rapat terdapat istilah notulen. Notulen dan MoM ini memiliki perbedaan, lho! Perbedaan paling terlihat yaitu Minutes of Meeting (MoM) bersifat lebih formal jika dibandingkan dengan notulen.

Dalam rapat tahunan atau rapat pemegang saham, tentunya catatan yang tidak kalah penting ialah laporan keuangan. Laporan ini harus disajikan dengan baik dan benar.

Jika kamu mempunyai bisnis, kini, tak perlu risau lagi untuk membuat laporan keuangan bisnismu, nih!

Untungnya, bisnis kamu bisa menggunakan aplikasi majoo. Kenapa? Karena dengan menggunakan aplikasi majoo, kamu bisa membuat lebih dari 30 jenis laporan keuangan yang berbeda secara otomatis, cepat, dan akurat.

Di dalamnya juga sudah tersedia berbagai fitur dan modul yang bisa meningkatkan efektivitas dan efisiensi bisnis milikmu, lho! Yuk, gunakan segera aplikasi majoo agar bisnismu maju seperti #majoopreneur sukses lainnya!

Referensi

• https://vocasia.id/blog/pengertian-minutes-of-meeting/
• https://blog.cakap.com/cara-membuat-minutes-of-meeting/

Sumber Gambar

• Freepik