Nota Debit adalah: Pengertian dan Fungsinya dalam Transaksi

Nota adalah berkas penting dalam dunia bisnis, khususnya yang berkaitan dengan transaksi penjualan atau pembelian. Bisa dibilang, nota berfungsi sebagai rekap sederhana dari berbagai transaksi bisnis yang sudah terjadi. Nota debit adalah salah satu jenis nota yang sering digunakan, selain nota kredit.

Ada dua jenis nota yang biasa digunakan dalam tiap transaksi bisnis, yaitu nota kredit dan nota debit. Singkatnya, nota debit adalah nota yang dibuat oleh pembeli dan dikirimkan ke pihak penjual, sebaliknya, pengertian nota kredit adalah nota yang dibuat oleh pihak penjual dan dikirim kembali ke pihak pembeli.

Nota Debit adalah …

Nota debit adalah sebuah bukti transaksi pengiriman kembali barang yang dibeli (retur pembelian), yang mungkin disebabkan karena sebagian barang yang dibeli rusak atau tidak sesuai pesanan. Sama halnya dengan retur penjualan, retur pembelian pun bisa terjadi tergantung pada kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli. 

Beberapa alasan perlu adanya pembuatan nota debit adalah:

• Adanya kerusakan atau kondisi cacat pada barang yang diterima 
• Adanya tagihan dengan jumlah yang salah kepada pembeli, baik kurang maupun lebih
• Terdapat kesalahan dalam penulisan jumlah atau nilai nominal pada faktur tagihan. 

Jadi, nota debet dibuat oleh pihak pembeli untuk dikirimkan kepada penjual sebagai bentuk bukti adanya pengurangan utang dari penjual atau pemilik usaha. Bisa juga disebut bahwa nota debit adalah dokumen yang berfungsi untuk mengurangi pinjaman transaksi. 

Jika transaksi dilakukan secara kredit, pembeli akan mendebet akun utangnya pada rekening penjual, yang artinya kewajiban pembeli menjadi berkurang. Namun, jika transaksi dilakukan secara tunai, pembeli akan mendebet akun kasnya sebagai akibat dari penerimaan uangnya kembali. 

Biasanya, sama seperti lembar nota lainnya, nota debit pun dibuat minimal dua rangkap. Satu lembar akan dikirimkan oleh pembeli kepada penjual disertai dengan dikembalikannya barang yang sudah dibeli sebelumnya. Sedangkan, lembar lainnya untuk arsip atau dokumentasi pihak pembeli. Sehingga masing-masing pihak bisa memiliki nota sebagai bukti yang kuat atas transaksi tersebut.

 

Fungsi Nota Debit

Beberapa fungsi nota debit dalam sebuah transaksi jual beli, antara lain adalah:

• Sebagai sarana untuk meminta adanya pengurangan utang dari penjual terkait dengan barang yang dikirimkan. Pengurangan ini secara otomatis akan menjadikan nilai tagihan lebih rendah dari jumlah yang disepakati sebelumnya.
• Sebagai metode untuk meminta koreksi harga untuk produk tertentu. Koreksi harga bisa terjadi jika ternyata barang sudah tidak lagi tren, tidak laku, atau mungkin ada masalah lain.
• Untuk meminta koreksi pada jumlah barang yang telah disepakati. 
• Sebagai bukti untuk melakukan pencatatan stock opname dan pendataan lainnya.

Baca juga: Pengertian dan Tujuan Stock Opname yang Tertata dan Akurat

Komponen Nota Debit 

Tidak seperti nota pembelian standar yang sering digunakan, nota debit umumnya tidak mempunyai template pasti atau yang bisa dijadikan patokan standar dalam pembuatannya. Seringnya, pembuatan nota kredit menyesuaikan dengan kebutuhan dan standarisasi masing-masing perusahaan atau bisnis. 

Namun, tetap ada beberapa komponen penting yang perlu tertulis dalam nota tersebut. Komponen yang harus ada di dalam nota debit adalah:

• Nama PKP pembeli
• Nama PKP penjual
• Nomor nota kredit
• Keterangan jumlah barang yang akan didebitkan
• Jenis barang yang akan didebitkan
• Harga barang per unit
• Total harga barang yang didebitkan
• Tanggal pembuatan nota debit
• Nama dan tanda tangan pembeli

Baca juga: Perbedaan Jurnal Retur Pembelian dan Jurnal Retur Penjualan

Contoh Nota Debit

Berikut beberapa contoh nota debit yang dikirimkan dari pembeli kepada pihak penjual.

(Sumber: urusdokumenakaunperniagaan.blogspot.com)

(Sumber: soalbarudocs.blogspot.com)

Pengertian Nota Kredit

Selain nota debit, ada satu lagi jenis nota yang biasa digunakan dalam transaksi yang berkaitan dengan retur, yaitu nota kredit atau yang bisa disebut dengan Credit Memorandum. 

Pengertian nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara kredit (retur penjualan), atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan. Jadi, nota kredit dibuat oleh pihak penjual dan akan dikirimkan kepada pihak pembeli.

Singkatnya, bila nota debit adalah nota yang dibuat untuk transaksi retur pembelian, nota kredit dibuat kepentingan transaksi penjualan. Misalnya, ada pembeli yang mengembalikan sebagian barang yang diterimanya dengan berbagai alasan, bisa jadi karena barang tidak sesuai pesanan atau sebagian barang ada yang rusak, maka penjual harus membuat nota kredit sebagai bukti bahwa mereka telah menerima pengembalian barang tersebut dan sudah mengkredit akun pembeli. 

Jadi, bila transaksi jual beli yang digunakan adalah secara kredit, pihak penjual akan mengkredit akun piutang pembeli sebagai akibat dari adanya retur penjualan, ini yang akan secara otomatis mengurangi kewajiban pembeli. 

Namun, bila ternyata transaksi dilakukan secara tunai, penjual akan mengurangi harga faktur (mengkredit akun kas) dan mengembalikannya (kas) kepada pembeli. Meskipun, sering juga terjadi pihak pembeli meminta penggantian barang lain dari pihak penjual. Jadi, sekali lagi, transaksi retur atau pengembalian dan penggantian ini tergantung pada kesepakatan bersama antara pembeli dan penjual.

Fungsi Nota Kredit

Sama halnya dengan nota debit, nota kredit juga memiliki beberapa fungsi, yaitu:

• Untuk mengurangi piutang dengan pihak pembeli yang sudah mengajukan nota debit. Pengurangan ini biasanya sesuai dengan kesepakatan bersama. 
• Untuk melakukan pengambilan atau penarikan barang yang tidak laku atau tidak sesuai dengan kesepakatan. Pengambilan ini akan jelas dan tercatat dengan rapi pada nota. 
• Untuk memberikan koreksi harga pada barang yang tidak sesuai lagi dengan kesepakatan. Misalnya, penjual ingin agar barang tetap dipasarkan, tapi pembeli menginginkan adanya pengurangan harga karena tidak sesuai dengan kesepakatan awal.
• Sebagai bukti yang bisa digunakan dalam proses pencatatan administrasi perusahaan. 

Komponen Nota Kredit

Nota kredit umumnya juga tidak memiliki pola paten dalam pembuatannya, semuanya bergantung pada kebijakan dan standarisasi masing-masing perusahaan. Namun, sama dengan nota debit, ada beberapa komponen penting yang harus ada di dalam nota kredit, yaitu:

• Nama PKP penjual
• Nama PKP yang dituju atau pembeli
• Nomor nota kredit
• Tanggal pembuatan nota kredit
• Keterangan jumlah barang yang dikreditkan
• Jenis barang yang dikreditkan
• Harga barang per unit
• Total harga barang yang dikreditkan
• Nama terang dan tanda tangan penjual

Baca juga: Pentingnya Mengenal Pengertian Jurnal Penjualan dalam Bisnis

Kesimpulan 

Pengertian nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara kredit (retur penjualan), atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan. 

Sedangkan, nota debit adalah sebuah bukti transaksi pengiriman kembali barang yang dibeli (retur pembelian), yang mungkin disebabkan karena sebagian barang yang dibeli rusak atau tidak sesuai pesanan. 

Jadi, bisa disimpulkan bahwa ada dua hal yang berhubungan dengan pembuatan nota debit dan nota kredit, yaitu: 

1. Adanya revisi atau penurunan nominal harga penjualan
2. Terjadinya retur pembelian atau adanya pengembalian barang

Saat dua hal tersebut terjadi, pembeli harus menerbitkan nota debit dan melakukan retur pembelian kepada penjual. Setelahnya, penjual harus menerbitkan nota kredit dan mengirimkannya kepada pihak pembeli.

Jika kamu adalah pemilik perusahaan dagang yang aktif melakukan transaksi jual beli, sebaiknya jangan menganggap remeh nota debit sebagai bukti transaksi, ya. Karena bukti transaksi yang disusun dan dibuat dengan rapi akan sangat berpengaruh pada catatan laporan keuangan bisnismu. 

Bukankah perusahaan yang baik adalah bentuk usaha yang keuangannya dipantau dengan baik oleh pemiliknya dan memiliki kondisi kesehatan finansial yang baik pula? Kamu juga pastinya tidak ingin kan bisnismu menjadi kacau karena pencatatan yang kurang rapi?

Untuk membantu kamu memaksimalkan pengelolaan perusahaan jasa dengan lancar, kamu bisa meminta bantuan dari aplikasi point of sales (POS) seperti majoo yang memiliki fitur lengkap, mulai dari pengelolaan karyawan sampai dengan pencatatan transaksi keuangan secara otomatis. Pakai majoo sekarang, yuk!

Referensi:

• https://alinenamaku.blogspot.com/2012/10/nota-debet-dan-nota-kredit.html

Sumber Gambar:

• Freepik.com
• urusdokumenakaunperniagaan.blogspot.com
• soalbarudocs.blogspot.com