Dokumentasi Adalah: Pengertian, Jenis-jenis, dan Contohnya

Dalam berbagai macam kegiatan, mulai dari aktivitas pribadi sampai dengan urusan bisnis, dokumentasi adalah hal kecil yang sering kurang dianggap, padahal sebenarnya sangat penting. 

Kenapa dokumen dinilai sebagai sesuatu yang penting? Karena nantinya dokumentasi dalam bentuk apa pun akan sangat berguna sebagai rekam jejak suatu kegiatan atau kejadian.

Dokumentasi Adalah …

Bila mengutip dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan, pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan seperti gambar, kutipan, kliping, dan bahan referensi lainnya.

Kata dokumentasi diadaptasi dari bahasa Inggris “documentation” yang ternyata dapat mengandung dua pengertian, yaitu;

• Materi yang memberikan informasi atau bukti resmi, atau yang berfungsi sebagai catatan.
• Tindakan mencatat dan mengklasifikasikan informasi secara tertulis, foto, video, dan lain sebagainya.

Jadi, pengertian dokumentasi adalah aktivitas atau proses yang sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan penyediaan dokumen. Tujuannya adalah untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.

Bisa pula diartikan bahwa dokumentasi adalah aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi yang dilakukan untuk penyimpanan dokumen dengan memakai aktualitas yang teliti dari penulisan sumber informasi khusus dari sebuah risalah, amanat, buku dan Undang-Undang.

Baca Juga: 4 Rekomendasi Buku untuk Mencapai Kebebasan Berwirausaha

Pengertian Dokumentasi Adalah: Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah beberapa pengertian dokumentasi adalah menurut para ahli.

Sugiyono 

Dokumentasi adalah catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari seorang. 

Dokumen yang berbentuk tulisan misalnya catatan harian, sejarah kehidupan (life histories), cerita, biografi, peraturan, kebijakan. Sementara, dokumen yang berbentuk gambar misalnya foto, gambar hidup, sketsa dan lain-lain.

Paul Otlet

Dokumentasi adalah suatu kegiatan berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, dan penyebaran suatu dokumen.

Nurhadi Magetsari, dkk

Mereka berpendapat bahwa pengertian dokumentasi adalah suatu bahan yang tergolong dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun yang terkait dengan tempat informasi yang direkam, rekaman tertulis, atau pahatan yang menyuguhkan informasi fakta.

FID (Federation International de Documentation)

Dokumentasi adalah proses pengumpulan dan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenisnya tentang semua lapangan pekerjaan manusia.

Tung Palan

Pengertian dokumentasi adalah suatu catatan otentik yang bisa dibuktikan dan mampu dijadikan bukti di mata hukum yang mana dokumentasi tersebut berisi data yang lengkap dan fakta.

Jenis-Jenis Dokumentasi

Dokumentasi bisa digolongkan menjadi 6 jenis. Jenis-jenis dokumentasi tersebut adalah: 

Dokumentasi Berdasarkan Aktivitasnya

Berdasarkan aktivitasnya, jenis-jenis dokumentasi masih dibagi lagi menjadi 3 bagian, yaitu: 

1. Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang mengait kebutuhan individual. Contohnya , akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah dan NPWP.
2. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berhubungan dengan perniagaan jual beli. Contohnya, cek, nota, dan kuitansi.
3. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang mengandung tentang informasi politik suatu pemerintahan. Contohnya, Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah.

Baca Juga: Hal-hal Penting Mengenai Kwitansi sebagai Bukti Transaksi

Dokumentasi Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Berdasarkan bentuk fisiknya, jenis dokumentasi ini digolongkan menjadi 3 bagian, antara lain:

1. Dokumen literer, yaitu dokumen yang terdapat karena dicetak, ditulis, divisualisasikan, maupun direkam. Umumnya dokumen tersebut dikumpulkan atau disimpan di perpustakaan. Contohnya, buku, majalah dan film.
2. Dokumen korporil, yaitu dokumen sebagai benda bersejarah. Umumnya dokumen tersebut disimpan atau dikumpulkan di dalam museum. Contohnya, patung, fosil zaman prasejarah dan benda-benda peninggalan zaman dulu.
3. Dokumen privat, yang merupakan dokumen dalam bentuk surat atau berkas dan umumnya disimpan dengan sistem dokumentasi. Contohnya, surat niaga, surat dinas dan laporan.

Dokumentasi Berdasarkan Fungsinya

Berdasarkan fungsinya, jenis dokumentasi adalah:

1. Dokumen dinamis, yaitu dokumen yang dipakai secara terbuka dalam prosedur penanggulangan pekerjaan kantor.
2. Dokumen statis, yaitu dokumen yang tidak dipakai secara terbuka dalam pekerjaan kantor.

Dokumentasi Berdasarkan Sifatnya

Jenis-jenis dokumentasi bila digolongkan berdasarkan sifatnya, yakni:

1. Dokumen tekstual, yaitu dokumen yang menyimpan informasi dalam bentuk tertulis. Contohnya , majalah, buku, katalog, dan surat kabar.
2. Dokumen nontekstual, yaitu dokumen yang menyimpan beberapa teks. Contohnya, peta, grafik, gambar dan rekaman.

Dokumentasi Berdasarkan Jenisnya

Berdasarkan jenisnya, jenis dokumentasi ini terdapat 2 bagian, antara lain:

1. Dokumen fisik, yaitu dokumen yang mengaitkan objek ukuran, berat, lokasi, sarana prasarana dan lain-lainnya.
2. Dokumen intelektual, yaitu dokumen yang membentuk pada tujuan, isi subjek, sumber, proses transmisi, sistem mendapat, orisinalitas dokumen dan lain-lainnya.

Dokumentasi Berdasarkan Informasi

Berdasarkan informasi yang disimpan, jenis dokumentasi dibagi menjadi 3, antara lain:

• Dokumen Primer, yaitu dokumen yang menyimpan informasi tentang hasil observasi asli atau terbuka dari sumbernya. Contohnya, hak paten observasi, laporan dan disertasi.
• Dokumen Sekunder, yaitu dokumen yang menyimpan informasi tentang literatur primer. Biasanya dokumen sekunder disebut juga dokumen bibliografi.
• Dokumen Tersier, yaitu dokumen yang menyimpan informasi mengenai literatur sekunder. Contohnya, buku dan teks petunjuk literatur.

Kegiatan dan Tugas Dokumentasi

Pada penerapannya, ternyata ada berbagai kegiatan dan tugas dokumentasi, yaitu: 

1. Mencari dan mengumpulkan bahan.
2. Mencatat dokumen dan mengolahnya.
3. Mengorganisasikan dokumen
4. Membuat dokumen
5. Menyimpan dan memberitahukan dokumen
6. Mempublikasikan dan mendistribusikan dokumen (yang diperlukan).
7. Melakukan filling atau pengarsipan.
8. Menyajikan dan melindungi dokumen

Fungsi Dokumentasi

Dari penjelasan mengenai kegiatan dan tugas dokumentasi tadi, bisa kita simpulkan bahwa ada beberapa fungsi dokumentasi, yakni:

• Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna
• Menyampaikan informasi tentang isi dokumen bagi yang membutuhkannya
• Menyajikan alat bukti dan data tentang informasi dokumen
• Menyajikan dan memelihara objek seta isi dokumen
• Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen dari kerusakan
• Menyajikan isi dokumen berupa bahan observasi para ilmuwan
• Meningkatkan pusparagam dokumen bagi bangsa dan negara
• Bisa menanggung kepatuhan dan otentisitas informasi yang terdapat dalam dokumen

Itu tadi beberapa fungsi dokumentasi secara umum. Jika berbicara mengenai perusahaan atau bisnis, apakah dokumentasi yang dibuat juga memiliki fungsi? Ini penjelasannya. 

Fungsi dokumentasi dalam perusahaan adalah: 

• Sebagai sumber memori perusahaan yang digunakan untuk menjaga instansi
• Untuk membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan dan melakukan pengawasan
• Sebagai alat pembuktian
• Sebagai rujukan historis
• Penyedia informasi bagi keuangan, personalia dan hal lain yang kelak pasti dibutuhkan oleh berbagai manajemen perusahaan
• Sebagai media pendidikan karyawan baru
• Untuk memelihara hubungan perusahaan dengan masyarakat, terlebih klien

Baca Juga: Pengertian, Jenis, dan Contoh Perusahaan Perseorangan

Tujuan Dokumentasi

Lantas, apakah tujuan dokumentasi adalah hanya untuk mengabadikan sesuatu? tentu tidak. Masih ada beberapa tujuan dokumentasi lainnya yang biasanya dibuat dengan secara sengaja, yaitu: 

• Membantu pelayanan di bidang dokumentasi.
• Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi.
• Mengadakan konferensi seminar ilmiah.
• Membantu perkembangan ilmu pengetahuan.
• Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen.
• Membuat dan mengembangkan katalog.

Cara Membuat Dokumentasi

Kalau selama ini kamu berpikir bahwa cara membuat dokumentasi adalah hal yang sederhana, sepertinya itu kurang tepat. Membuat dokumentasi bukan hanya menulis, memotret, menggambar, atau melukis. Berikut langkah-langkah cara membuat dokumentasi agar hasilnya baik dan bisa disimpan dengan baik pula.

1. Kumpulkan file yang akan didokumentasikan ke dalam sebuah folder
2. Siapkan lembaran baru Powerpoint
3. Salin satu per satu file gambar ke lembar kerja Powerpoint
4. Atur ukuran file sesuai kebutuhan (jangan terlalu besar/kecil)
5. Berikan komen di sekitar gambar dengan insert text box
6. Simpan file Powerpoint dengan nama sesuai gambar yang ada

Contoh Dokumentasi

Seperti apa sih contoh dokumentasi yang mungkin tanpa sadar sudah sering kamu temui dalam kehidupan sehari-hari. Secara umum, inilah berbagai macam cpntoh dokumentasi.

• Akta Kelahiran
• Akta Kematian
• KTP
• Kartu Keluarga
• Undang-Undang
• Laporan Observasi
• Laporan Penelitian Ilmiah
• Bibliografi
• Buku
• Katalog
• Peta
• dan masih banyak lagi.

Contoh Dokumentasi dalam Laporan Bisnis

Sementara, pada kegiatan di dunia bisnis, contoh dokumentasi dalam laporan merupakan hal yang paling sering ditemukan. Hampir seluruh laporan bisnis bisa dikategorikan sebagai suatu bentuk dokumentasi.

Alasannya jelas, karena dokumentasi adalah suatu hal yang penting agar perusahaan bisa melakukan strategi dan analisis berdasarkan data valid dari sebuah bentuk dokumen. Biasanya perusahaan menggunakan dokumen untuk berkomunikasi dan bertransaksi agar mencapai persetujuan yang legal. 

Bila harus disebutkan satu per satu, ada cukup banyak contoh dokumentasi bisnis. Namun, ada beberapa contoh dokumentasi dalam laporan bisnis yang perlu kamu ketahui, antara lain:

Email dan Memorandum

Karyawan biasanya menggunakan email untuk berinteraksi, namun sebelum media ini populer, mereka lebih sering memakai memorandum. Tapi, bukan berarti memo sudah tidak dipakai sama sekali, memo masih dipakai bila ada hal yang wajib dijaga privasinya, terutama yang berkaitan dengan filing.

Business Letters

Business letters atau surat bisnis biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan, bisa meliputi kolega, konsumen, servis, profesional, pemerintah, calon karyawan dan masih banyak lagi. Saat ini, surat bisnis lebih banyak dikirim via email dengan alasan efektivitas.

Baca Juga: Contoh Surat Bisnis dan Fungsinya

Business Report

Format business report umumnya lebih formal dan lebih panjang dengan cakupan topik seperti data finansial, sales figures, safety compliance, marketing plans dan sejenisnya. 

Business report termasuk contoh dokumentasi dalam laporan yang lengkap dengan penambahan chart, gambar, grafik, studi kasus sampai dengan statistik. Umumnya laporan ini juga diberikan pada investor seperti laporan penjualan dan perbandingannya.

Dokumen Transaksi

Dokumen transaksi digunakan untuk memangkas waktu agar transaksi bisnis jadi lebih cepat. Biasanya contoh dokumentasi ini dibuat dalam bentuk invoice, surat order dan sebagainya. Tergantung jenis bisnisnya.

Dokumen Finansial

Dokumen finansial digunakan untuk mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls, history bank, dsb. Laporan ini digunakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan. 

Dari sekian banyak contoh dokumentasi yang ada dan sering digunakan, salah satu yang paling penting yaitu dokumen yang menyangkut bisnis jual beli atau perdagangan. Dokumen-dokumen tersebut antara lain:

• Surat/dokumen perkenalan.
• Surat/dokumen daftar harga.
• Surat/dokumen penawaran.
• Surat/dokumen pesanan.
• Surat/dokumen invoice (tagihan).
• Surat/dokumen pengiriman barang.
• Rekening dan Faktur.
• Surat/dokumen pengaduan.
• Surat/dokumen berisi tuntutan beserta penyelesaiannya.
• Surat/dokumen gugatan.
• Surat/dokumen memo kredit.
• Surat/dokumen pengajuan kredit.
• Surat/dokumen perjanjian.
• Surat/dokumen rekomendasi.
• Surat/dokumen keputusan.

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa secara umum dokumentasi adalah sesuatu yang berhubungan dengan materi yang dapat dikomunikasikan untuk menjelaskan atau menginstruksikan mengenai suatu hal. Isi dokumentasi biasanya terdiri dari dokumen yang memberikan bukti atau merupakan catatan tentang sesuatu. 

Jika kamu baru saja memulai sebuah bisnis atau mendirikan perusahaan, sebaiknya segera pikirkan mengenai proses dokumentasi dalam bisnis. Mungkin proses dokumentasi adalah hal yang dinilai paling remeh oleh beberapa pihak, namun percayalah bahwa sebenarnya proses tersebut cukup memakan waktu. Lantara itulah, ketika bisnis baru dimulai, membangun sistem administrasi dan dokumentasi yang tepat harus segera kamu lakukan.

Jangan lupa juga untuk menambahkan layanan aplikasi keuangan seperti majoo pada bisnismu. Aplikasi majoo menawarkan berbagai fitur yang menarik, termasuk fitur pencatat transaksi keuangan secara otomatis yang akan membantu proses dokumentasi bisnismu. Bisa menghemat waktu dan tenaga, lho! Coba sekarang, yuk!