Pencatatan Transaksi Keuangan: Pengertian hingga Contohnya

Saat menjalankan suatu bisnis, pencatatan transaksi merupakan bagian yang tidak boleh terlewatkan. Kenapa? Karena berkaitan langsung dengan siklus atau perputaran keuangan bisnis. 

Transaksi yang dicatat dengan tidak sistematis akan menyebabkan kerancuan pada cash flow keuangan bisnis. Akibatnya akan sulit untuk melacak transaksi keuangan secara efektif. Ini dapat mengakibatkan ketidak jelasan mengenai sumber pendapatan dan pengeluaran bisnis, sehingga sulit untuk membuat laporan keuangan yang akurat.

Laporan keuangan yang tidak akurat dapat menyebabkan kesalahan dalam mengevaluasi kondisi kesehatan keuangan bisnis. Akan menyulitkan kamu sebagai pemilik bisnis untuk membuat keputusan dan memberikan informasi yang tidak tepat kepada pihak eksternal seperti investor atau kreditur.

Baca Juga: Transaksi Bisnis Adalah: Definisi, Tujuan, dan Siklusnya

Apa Itu Pencatatan Transaksi Keuangan?

Pencatatan transaksi adalah proses merekam dan mencatat setiap kegiatan keuangan bisnis yang melibatkan perubahan aset, kewajiban, dan modal. Tujuan utama dari pencatatan transaksi adalah untuk menciptakan catatan yang akurat, terperinci, dan terstruktur mengenai semua kegiatan keuangan yang terjadi dalam suatu usaha. 

Pencatatan transaksi keuangan merupakan bagian penting dari sistem akuntansi bisnis. Dengan adanya pencatatan tersebut, kamu dan pemilik bisnis lainnya dapat memonitor kesehatan keuangan bisnis dengan mudah, membuat keputusan berdasarkan data yang akurat, dan memenuhi persyaratan pembuatan laporan keuangan.

Sistem pencatatan transaksi adalah rangkaian prosedur, prinsip, dan metode yang digunakan oleh suatu bisnis atau perusahaan untuk merekam, melacak, dan memproses semua kegiatan keuangan atau bisnis yang terjadi. Beberapa poin penting terkait dengan sistem pencatatan transaksi adalah:

1. Rekam Jejak Finansial

Pencatatan transaksi menghasilkan jejak finansial yang rinci mengenai segala sesuatu yang terjadi dalam suatu bisnis. Termasuk transaksi pembelian, penjualan, pengeluaran, penerimaan, dan perubahan keuangan lainnya.

2. Informasi Keuangan yang Akurat

Seperti tadi sudah disebutkan bahwa transaksi yang dicatat dengan baik bisa menjadi dasar yang kuat untuk menyusun laporan keuangan yang akurat. Ini membantu kamu sebagai pemilik bisnis, manajer, dan pihak terkait lainnya untuk memahami performa keuangan dalam periode tertentu.

3. Kepatuhan Pajak

Pencatatan transaksi juga sangat penting untuk memenuhi persyaratan perpajakan. Dengan memiliki catatan yang baik, pebisnis dapat dengan mudah menyusun laporan pajak dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan pajak yang berlaku.

4. Pemantauan Arus Kas

Sistem pencatatan transaksi yang baik akan membantu memantau arus kas bisnis, yang sangat penting untuk menjaga kelangsungan operasional dan keberlanjutan bisnis.

5. Proses Audit dan Verifikasi

Semua bentuk transaksi yang dicatat dengan sistematis dan rinci akan menjadi landasan yang kuat untuk proses audit dan verifikasi, baik internal maupun eksternal. 

Dengan menjalankan pencatatan dengan baik, pemilik bisnis dapat menerapkan alur keuangan yang transparan, mengoptimalkan pengelolaan keuangan, dan menghadapi tantangan bisnis dengan cara lebih efektif.

Baca Juga: Mengenal Beragam Contoh Sistem Pemrosesan Transaksi!

Aturan Pencatatan Transaksi yang Perlu Dipahami Pebisnis 

Untuk membuat pencatatan transaksi keuangan ternyata ada beberapa aturan yang perlu dipahami lebih dulu. Pencatatan semua transaksi tersebut harus mematuhi peraturan dan undang-undang yang berlaku. Dengan begitu bisa memastikan tidak ada kesalahan yang dilakukan saat proses pencatatan.

Aturan pencatatan transaksi adalah prinsip-prinsip dan pedoman yang harus diikuti saat mencatat berbagai kegiatan keuangan bisnis dalam sistem akuntansi suatu bisnis atau perusahaan. Aturan ini membantu memastikan bahwa pencatatan transaksi dilakukan dengan konsistensi, akurasi, dan transparansi. 

Secara umum, beberapa aturan pencatatan transaksi tersebut adalah:

1. Prinsip Dasar Akuntansi

Terdapat prinsip-prinsip dasar akuntansi yang harus diikuti. Mulai dari prinsip keterkaitan, prinsip objektivitas, prinsip biaya historis, sampai dengan prinsip konsistensi. Prinsip-prinsip ini membentuk dasar untuk mencatat transaksi dengan benar.

2. Metode Pencatatan

Ada berbagai metode pencatatan transaksi, seperti metode pencatatan kas dan metode akrual. Pemilihan metode tersebut akan menentukan kapan transaksi dicatat dalam buku besar dan bagaimana nilai transaksi ditentukan.

3. Pencatatan Jurnal

Transaksi awal dicatat dalam jurnal sebagai catatan kronologis. Pencatatan ini terdiri dari beberapa detail, seperti tanggal, jenis transaksi, akun yang terlibat, dan nilai transaksi.

4. Pemisahan Transaksi Bisnis

Pencatatan transaksi harus memisahkan transaksi bisnis dari transaksi pribadi pemilik atau manajemen. Ini sangat penting untuk menjaga kejelasan dan keabsahan informasi keuangan bisnis.

5. Prinsip Konservatisme

Prinsip ini menekankan untuk mengantisipasi potensi kerugian yang mungkin terjadi, tetapi hanya mengakui keuntungan yang telah direalisasikan. Dengan begitu akan dapat mencegah terjadinya pengecualian yang berlebihan terhadap nilai aset dan pendapatan.

6. Kode Akun

Penggunaan kode akun atau klasifikasi akun membantu dalam mengelompokkan transaksi sesuai dengan jenisnya. Ini memudahkan identifikasi, analisis, dan pelaporan informasi keuangan.

7. Adanya Bukti Pendukung

Setiap transaksi harus didukung oleh bukti fisik atau elektronik. Bukti transaksi tersebut harus dapat memvalidasi keaslian dan keabsahan transaksi tersebut.

8. Rekonsiliasi Periodik

Perlu dilakukan rekonsiliasi berkala antara buku besar dan pernyataan keuangan atau laporan bank untuk memastikan konsistensi dan ketepatan informasi keuangan.

Penerapan aturan pencatatan transaksi dapat bervariasi berdasarkan jenis bisnis, peraturan industri, dan prinsip akuntansi yang diterapkan. Kepatuhan terhadap beberapa aturan tersebut sangat penting untuk menghasilkan informasi keuangan yang dapat diandalkan dan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan bisnis.

Baca Juga: Berbagai Contoh Bukti Transaksi Perusahaan Jasa dan Dagang

Jenis dan Contoh Pencatatan Transaksi yang Sering Digunakan

Berdasarkan cara pencatatannya, pencatatan transaksi dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu: 

1. Pencatatan secara Manual

Pencatatan umumnya dilakukan secara konvensional menggunakan media kertas. Dalam metode tersebut, akuntan akan mencatat transaksi keuangan dalam jurnal atau buku besar secara manual. 

Salah satu keunggulan dari metode ini adalah aksesibilitas yang tinggi dan risiko peretasan informasi yang lebih rendah. Namun, pencatatan transaksi keuangan secara manual juga memiliki kelemahan, yakni rentan terhadap penyimpangan data akibat kesalahan manusia, seperti kehilangan bukti transaksi, kesalahan input angka, dan sebagainya.

2. Pencatatan secara Digital

Seiring dengan kemajuan era digital, semua kegiatan kini dapat terkomputerisasi. Termasuk proses pencatatan transaksi keuangan yang dapat dilakukan melalui software atau aplikasi khusus. 

Pencatatan yang dilakukan secara digital memberikan berbagai keuntungan, seperti kecepatan input data, akurasi laporan transaksi, keterbacaan yang mudah, serta risiko minimal terhadap kehilangan dokumen fisik, dan lainnya.

Berikut adalah contoh pencatatan transaksi secara sederhana. Contoh ini bisa dibuat secara manual maupun digital dengan bantuan software akuntansi.

Contoh Transaksi 1

Usaha konveksi ABC mendapatkan pendapatan sebesar Rp10.000.000 dari penjualan barang.

Debit: Kas atau Rekening Bank Rp10.000.000

Kredit: Pendapatan Penjualan Rp10.000.000

Contoh Transaksi 2:

Usaha konveksi ABC membayar biaya sewa gudang sebesar Rp5.000.000

Debit: Biaya Sewa Rp5.000.000

Kredit: Kas atau Rekening Bank Rp5.000.000

Kesimpulan 

Pengertian pencatatan transaksi adalah proses merekam dan mencatat setiap kegiatan keuangan bisnis. Mulai dari pencatatan perubahan aset, kewajiban, sampai dengan modal. 

Tujuan utama dari pencatatan transaksi keuangan adalah untuk dapat menciptakan catatan yang akurat, terperinci, dan terstruktur mengenai semua kegiatan keuangan yang terjadi dalam suatu usaha. Dalam operasional bisnis, sistem pencatatan transaksi harus diterapkan secara tepat agar hasil laporan keuangan yang diperoleh juga bisa akurat. 

Kalau bisnis yang kamu jalankan memiliki banyak transaksi di setiap periodenya, ada baiknya kamu mulai beralih menggunakan pencatatan secara digital. Aplikasi akuntansi majoo bisa membantu kamu membuat proses pencatatan menjadi lebih mudah, tapi tetap terorganisir dan akurat dengan minim kesalahan. Jangan ragu untuk pakai majoo! 

Sumber Data:

https://krealogi.com/pencatatan-transaksi-keuangan/