Memahami Pengertian dan Contoh Biaya Bayar di Muka

Bila kamu pebisnis, apakah kamu pernah membayar barang ataupun jasa bisnis sebelum menggunakannya? Jenis pembelian ini perlu perlakuan khusus dalam pembukuanmu dan istilah biaya bayar di muka juga disebut prepaid expense.

Sepertinya kamu sering mendengar istilah biaya bayar di muka, namun belum memahami arti dan perlakuannya secara detail dalam akuntansi. Maka dari itu, untuk lebih memahami biaya dibayar di muka, berikut ini pengertian, jenis, jurnal, dan contoh transaksinya.

Pengertian Biaya Bayar di Muka

Biaya bayar di muka merupakan suatu beban yang belum menjadi kewajiban perusahaan untuk membayarnya pada periode saat ini, akan tetapi perusahaan sudah membayar terlebih dahulu. Dapat dikatakan, perusahaan sudah melakukan pembayaran tunai dan belum mengakuinya sebagai beban dalam laporan laba rugi.

Biaya bayar di muka tidak segera memberikan nilai. Namun, biaya tersebut akan memberikan nilai dari waktu ke waktu—umumnya terjadi dalam beberapa periode akuntansi.

Biaya ini akan dicatat sebagai aset dan diklasifikasikan ke dalam aset lancar (current assets). Prepaid expense memang bagian dari aset lancar seperti halnya kas dan setara kas, piutang, dan persediaan. Namun prosesnya tidak secepat aset lancar lainnya.

Barang atau jasa ini tidak dapat langsung segera dibebankan. Hal ini karena biayanya tidak akan sejalan dengan manfaat yang timbul seiring berjalannya waktu dari penggunaan aset. Biaya bayar di muka akan diakui ke dalam laporan laba rugi saat perusahaan menggunakan barang atau jasa. Maka, catatlah prepaid expense ke dalam catatan keuangan bisnismu lalu sesuaikan entri jurnal di saat kamu menggunakan barang atau jasa tersebut.

Biaya bayar di muka merupakan sebuah kejadian yang dibukukan dan dilaporkan pada saat terjadi dan memiliki dampak kewajiban pada suatu entitas. Hal ini tidak semata-mata berdasarkan pengeluaran kas.

Kas yang dikeluarkan oleh suatu bisnis perusahaan pada saat ini akan memberikan manfaat ekonomi di masa depan atas aset yang disewa. Dari segi hukum, hak aset ini bukan hanya menjadi hak milik semata, namun juga dapat menjadi hak sewa, hak pakai dan hak tagih.

Perlu kamu ingat bahwa segala biaya bayar di muka yang dibebankan untuk periode-periode berikutnya tidak boleh diakui sebagai beban periode saat ini. Kamu perlu mengamortisasinya sesuai dengan masa manfaat atas prepaid expense tersebut.

Jenis Biaya Bayar di Muka

Di dalam suatu perusahaan tentunya terdapat beberapa pengeluaran yang biasa menggunakan sistem bayar di muka, misalnya asuransi dan inventaris kantor yang memberikan manfaat secara berkesinambungan terhadap perusahaan.

Berikut ini jenis biaya bayar di muka yang bisa kamu lakukan untuk bisnismu, di antaranya:

• Prepaid rent (biaya sewa gedung atau kendaraan, hal ini dibayar sebelum bangunan digunakan)
• Prepaid insurance (biaya asuransi bisnis kecil)
• Prepaid salaries (biaya untuk gaji dibayar di muka)
• Prepaid interest (biaya beban bunga dibayar di muka)
• Beban pajak
• Tagihan utilitas
• Iklan dibayar di muka
• Lisensi dibayar di muka

Intinya, semua jenis pembelian barang atau jasa yang kamu lakukan dan kamu telah membayarkan sejumlah uang sebelum menggunakannya, maka dianggap sebagai biaya bayar di muka.

Baca juga: Pentingnya Mengenal Pengertian Jurnal Penjualan dalam Bisnis. 

Jurnal Biaya Bayar di Muka

Hal yang perlu kamu lakukan sebelum menggunakan barang atau jasa dengan menggunakan biaya bayar di muka adalah membuat entri jurnal biaya bayar di muka ke dalam pembukuan. Sebelum membuat jurnal ini, kamu harus paham bagaimana setiap akun dipengaruhi oleh debit dan kredit.

Pada dasarnya, aset dan biaya akan meningkat melalui debit dan akan dikurangi dengan kredit. Ekuitas, liabilitas, dan pendapatan akan ditingkatkan oleh kredit dan dikurangi debit.

Dalam membuat jurnal pertama ini, kamu harus mendebit akun prepaid expense-mu. Mengapa demikian? Akun ini merupakan akun aset dan aset akan ditingkatkan oleh debit. Setiap debit tentunya harus ada kredit. Kreditkanlah akun yang sesuai untuk melakukan pembayaran, misalnya untuk akun kas atau cek. Mengkreditkan akun tersebut akan mengurangi  akun kas yang kamu miliki.

Jurnal biaya bayar di muka akan seperti di bawah ini:

Baca juga: Perbedaan Debit dan Kredit yang Perlu Kamu Ketahui

Pendekatan Jurnal Biaya Bayar di Muka

Dalam membuat jurnal prepaid expense, kamu dapat menggunakan 2 cara. Cara tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pendekatan Laba Rugi

Pada saat barang atau jasa dibayar di muka, maka seluruh biaya akan diakui dalam laporan laba rugi. Pada akhir periode dilakukan jurnal penyesuaian yang besaran nilainya belum bisa diakui sebagai biaya. Lalu, pada periode berikutnya akan dilakukan jurnal penyesuaian sebesar nilai biaya yang dapat diakui tersebut.

2. Pendekatan Neraca

Pendekatan ini sama halnya dengan pendekatan laba rugi, akan tetapi biaya akan dicatat dalam akun biaya dibayar di muka seluruhnya pada saat pembayaran atas biaya tersebut. Langkah selanjutnya untuk membuat jurnal penyesuaian setiap akhir periode untuk mengakui biaya yang sesuai.

Baca Juga: Cara Membuat Neraca Saldo yang Tepat secara Bisnis

Jurnal Penyesuaian Biaya Bayar di Muka

Dalam pembukuan, tentunya harus ada jurnal penyesuaian (adjusting entries). Hal ini yang akan membantu menyeimbangkan pembukuanmu. Untuk prepaid expense gunakanlah jurnal penyesuaian untuk pengeluaran aktual.

Baca Juga: Definisi, Cara Membuat, dan Contoh Jurnal Penyesuaian Bisnis

Di saat kamu sedang menggunakan barang atau jasa yang dibayar di muka, maka kurangilah akun prepaid expense dan tambahkanlah akun biaya sebenarnya. Caranya dengan mendebitkan akun biaya lalu mengkreditkan akun prepaid expense.

Berikut ini jurnal penyesuaian biaya dibayar di muka:

Proses ini kamu ulangi sampai biaya habis. Setelah kamu menggunakan barang atau jasa yang dibayar di muka, maka akun aset harus kosong, dan akun biaya harus menunjukkan nilai penuh.

Laporan jurnal penyesuaian dapat diperiksa dan dibandingkan dengan buku besar (general ledger). Laporan ini juga dapat membantumu supaya tidak terlewat dalam melakukan jurnal penyesuaian dan tercatat dengan benar pada akun yang sesuai. Terlebih lagi jika terdapat jurnal penyesuaian yang cukup banyak dan beragam.

Untuk memudahkanmu dalam menelitinya, maka laporan ini akan lebih efektif dan efisien bila dibuat dalam format excel. Kamu juga dapat membuatnya dalam kertas kerja (sheet) terpisah bila terdapat beragam biaya bayar di muka.

Laporan Jurnal Penyesuaian Biaya Bayar di Muka untuk Pengendali atas Pencatatan

Yang perlu kamu lakukan setiap akhir bulan setelah membuat jurnal penyesuaian adalah membuat laporan ayat jurnal penyesuaian. Walaupun biasanya hal ini akan diminta oleh internal audit untuk pengecekan. Namun, tidak ada salahnya kamu  membuat laporan jurnal penyesuaian, bila bisnismu tidak mempunyai internal audit. Maka kamu dapat melakukannya sebagai bagian dari pengendalian.

Cara ini dilakukan supaya biaya yang dilaporkan dalam laporan keuangan andal dan akurat, sehingga pembebanan atas biaya bayar di muka tidak sampai kurang atau salah dalam penyajian di laporan keuangan. Baik dalam laporan laporan laba rugi atau neraca.

Contoh Biaya Bayar di Muka

Penjelasan mengenai entri jurnal bayar di muka sudah yang sudah dijelaskan di atas, maka untuk membantumu dalam mencatatnya, berikut ini terdapat beberapa contoh biaya bayar di muka.

Contoh 

Kamu membeli polis asuransi untuk bisnismu dalam satu tahun, dengan harga Rp2.100.000. Kamu membayar polis asuransi ini menggunakan bayar di muka dan akan menggunakannya sepanjang tahun berjalan.

Pada saat kamu membeli polis asuransi, maka akun biaya bayar di muka berada di debit, karena menunjukkan peningkatan aset. Langkah selanjutnya, kreditkan akun kas untuk menunjukkan penurunan nilai kas yang kamu miliki.

Hal yang kamu lakukan setiap bulan adalah menyesuaikan akun dengan jumlah polis asuransi yang kamu gunakan. Jangka waktu polis asuransi tersebut adalah 1 tahun, maka total biaya Rp2.100.000 dibagi 12 bulan, sehingga kamu mengeluarkan biaya Rp175.000 setiap bulan.

Biaya polis asuransi senilai Rp175.000 akan disesuaikan di akun debit, lalu kurangilah akun prepaid expense dengan kredit. Ulangilah proses ini setiap bulannya, sehingga polis asuransi digunakan dan akun aset kosong.

Baca juga: Apa itu Laporan Keuangan? Yuk, Pahami Sama-sama!

Perbedaan Biaya Dibayar di Muka dan Biaya yang Masih Harus Dibayar

Ketika kamu melakukan biaya dibayar di muka, tentunya ada biaya yang masih harus dibayarkan, bukan? Lalu apa perbedaannya? Perbedaan yang paling utama adalah biaya dibayar di muka akan dilaporkan sebagai aset lancar di neraca dan biaya yang masih harus dibayar dilaporkan sebagai kewajiban lancar. Hal ini karena barang atau jasa yang dibayar di muka akan digunakan di masa mendatang. Biaya yang masih harus dibayar merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan akan tetapi belum dibayar pada akhir periode akuntansi.

Biaya Bayar di Muka adalah Konsep Lumrah di dalam Akuntansi

Menurut Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), beban yang kamu catat harus sama dengan manfaat yang dihasilkan aset tersebut dalam satu periode yang sama. Contohnya, jika gedung besar disewa oleh perusahaan dalam jangka waktu 12 bulan, maka manfaat yang dicatat dalam pembukuan harus ditulis secara penuh.

Akan tetapi, pencatatan pembayaran atas sewa gedung pada bulan pertama tentunya tidaklah sebanding dengan manfaat yang telah diperoleh di periode yang sama. Maka dari itu, beban ini perlu ditulis sebagai beban bayar di muka yang dialokasikan penuh dalam jangka waktu 12 bulan berikutnya.

Manfaat dari jurnal penyesuaian (adjusting entries) ini untuk memastikan hal-hal krusial jika beban yang muncul pada periode tersebut sudah diakui ke dalam pembukuan. Karena sifat barang atau jasa berbeda-beda, maka biaya bayar di muka akan selalu muncul di setiap periode pembukuan.

Kesimpulan

Nah, itulah penjelasan lengkap mengenai biaya dibayar di muka atau prepaid expense. Penting halnya kamu mengetahui biaya ini dan mencatatnya secara khusus dalam pembukuan. 

Hal ini karena biaya bayar di muka ini sangat berhubungan dengan aset yang dimiliki bisnismu. Bila kamu melakukan jurnal penyesuaian untuk biaya prepaid expense, maka akan memudahkanmu dalam melakukan pengendalian secara internal terhadap akun tersebut. Kamu juga dapat menggunakannya untuk memeriksa apakah biaya bayar di muka yang sudah kamu bayarkan memiliki kegunaan untuk tahun berikutnya dan sudah dicatat sebagai biaya bayar di muka.

Untuk kemudahan pencatatan prepaid expense dalam bisnis yang kamu jalani, kamu dapat menggunakan aplikasi majoo. Aplikasi majoo memiliki fitur lengkap yang sesuai dengan kebutuhan bisnismu. Fitur majoo ini, seperti, seperti kasir online (POS), inventori, karyawan, analisa bisnis, order online, CRM (Customer Relationship Management), dan akuntansi.

Fitur akuntansi majoo akan sangat membantu dalam mencatat aktivitas pembuatan invoice dan faktur, mencatat biaya dan pengeluaran, kas dan bank, daftar akun dan buku besar, laporan keuangan seperti neraca, rugi laba, arus kas, serta dilengkapi lebih dari 30 jenis laporan penjualan dan keuangan yang detail dengan grafik dan tabel lengkap, laporan dapat di-download dalam bentuk file excel.

Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan majoo segera! Agar kamu dapat mengatur operasional bisnismu dengan mudah.