Berikut Penjelasan Invoice Secara Lengkap Yang Harus Kamu Tahu

Apa Itu Invoice?

 Invoice merupakan dokumen komersial yang berisi mengenai dokumentasi transaksi beserta perinciannya yang dilakukan antara penjual atau penyedia jasa dengan pembeli.

Invoice umumnya mempunyai pengidentifikasi unik yang sering disebut dengan nomor invoice nomor faktur atau yang berguna untuk referensi internal dan eksternal. Invoice juga berisi informasi mengenai kontak penjual atau penyedia jasa jika terjadi kesalahan yang berkaitan dengan penagihan.

Biasanya invoice adalah dokumen yang dibuat dalam 3 rangkap, dimana satu untuk pembeli, yang kedua untuk simpanan penjual sebagai lampiran, dan yang ketiga disimpan untuk buku faktur atau pencatatan.

Untuk membuat invoice tidak ada format secara khusus, akan tetapi ada beberapa komponen yang tidak boleh untuk dilewatkan untuk dicantumkan, seperti nama pelanggan, identitas penjual, nomor invoice, daftar barang yang dibeli, hingga sistem pembayaran.

Perbedaan Invoice, Kwitansi, dan Nota

Mungkin banyak yang tidak tahu apa saja perbedaan antara invoice, kwitansi, dan nota. Ketiga dokumen ini memang memiliki beberapa persamaan, namun juga memiliki perbedaan. Untuk lebih jelasnya, kamu dapat melihat perbedaan ketiganya di bawah ini:

1. Waktu pembuatan

Invoice adalah dokumen yang diterbitkan setelah barang yang dibeli diterima atau bahkan setelah terjadi pemesanan. Kwitansi umumnya dibuat setelah uang diterima. Sementara, nota ditulis sebelum barang berpindah tangan kepada pembeli.

2. Bentuk

Bentuk invoice pada setiap perusahaan berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan dan keunikan dalam proses bisnis yang dijalaninya. Sementra, bentuk kwitansi dan nota biasanya cenderung sama antara satu sama lainnya.

3. Penggunaan

Dalam hal penggunaan, invoice digunakan dalam transaksi kredit. Kwitansi biasanya digunakan dalam transaksi tunai. Sementara, nota dapat digunakan untuk dua jenis transaksi tersebut, baik kredit maupun tunai, bahkan dapat digunakan sebagai bukti untuk pengembalian serta pengembalian barang ganti.

4. Pengguna

Invoice biasanya digunakan oleh perusahaan, sementara kwitansi dan nota biasanya digunakan pada bisnis kecil, contohnya seperti toko dan apotek kecil.

Jenis-Jenis Invoice

Umumnya ada tiga jenis invoice yang paling sering digunakan oleh perusahaan atau bisnis. Ketiganya ini disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Ketiga dari jenis-jenis invoice tersebut adalah sebagai berikut:

1. Invoice biasa

Invoice biasa adalah invoice yang umumnya ditemukan pada transaksi sehari-hari karena bentuk dan sifatnya yang sederhana. Pada invoice biasa hanya berisi mengenai rincian item yang dibeli atau dipesan, jumlah harga satuan barang atau jasa, dan total harga barang.

2. Invoice konsuler

Invoice konsuler adalah faktur yang diberikan ketika melakukan transaksi internasional. Jika kamu memiliki bisnis yang bergerak dibidang ekspor impor wajib dilengkapi dengan invoice yang satu ini. 

Dalam praktiknya, invoice konsuler wajib disahkan dan mendapatkan izin dari negara yang menerima impor serta kedutaan negara asal pengekspor.

3. Invoice proforma

Jenis invoice ini biasa disebut sebagai invoice sementara karena digunakan untuk pengiriman yang dilakukan secara bertahap. Setelah semua barang yang dibeli atau dipesan dikirim secara keseluruhan, maka penjual akan mengganti invoice proforma dengan invoice biasa.

Baca Juga: Proforma Invoice adalah: Dokumen Penting Untuk Bisnis

Untuk dapat mengelola invoice dengan baik, kamu dapat menggunakan Aplikasi Kasir Online dari Majoo. Aplikasi kasir online ini memiliki fitur invoice yang akan memudahkan kamu dalam melakukan transaksi.

Beberapa fitur lainnya yang juga akan mendukung operasional bisnis kamu yaitu seperti Point of Sales, jenis usaha, kas kecil dan buka tutup kasir, jenis order, metode pembayaran, invoice, hingga layanan support.

Upgrade level bisnis kamu sekarang juga dengan menggunakan aplikasi Kasir Online Majoo. Mudahkan dalam pembuatan invoice dan bantu perusahaan menjadi maju dan berkembang.

Fungsi Invoice Bagi Perusahaan

Invoice adalah salah satu dokumen penting bagi perusahaan. Keberadaan invoice memiliki peranan yang cukup penting guna jalannya bisnis pada perusahaan sehingga penggunaannya wajib untuk digunakan.

Dengan adanya invoice, maka membantu memudahkan perusahaan untuk menghitung jumlah total dari semua pembelian yang belum dibayarkan oleh pembeli. Berikut beberapa fungsi dari invoice bagi perusahaan:

1. Sebagai bukti pembayaran

Ketika kamu sebagai pembeli atau pelanggan yang akan membeli suatu barang pada pembeli, tentu akan ada sebuah bukti pembayaran yang dapat dijadikan sebagai aspek penting dalam transaksi.

Dengan adanya sebuah bukti pembayaran maka dokumen tersebut dapat digunakan sebagai dokumen instruksional, dimana dokumen ini dapat membantu proses dalam pembayaran terhadap pembelian suatu barang ataupun jasa yang telah dilakukan oleh pembeli.

Invoice atau dokumen tagihan pada dasarnya dibuat karena adanya sebuah tagihan dengan jumlah yang cukup besar sehingga keberadaan dokumen ini dapat menjadi suatu bukti yang valid. 

Invoice juga berperan penting jika kedepannya terjadi suatu kesalahan sehingga dapat dijadikan sebagai sebuah bukti. Karena itulah, disarankan kamu untuk menyimpan dokumen ini dengan baik supaya dapat menghadapi hal-hal yang tidak diinginkan kedepannya.

2. Sebagai dokumen perusahaan yang sah

Pembuatan invoice adalah dokumen yang mempunyai tujuan yang jelas dimana faktur tagihan ini akan memberikan kemudahan dalam proses pencatatan dalam pembukuan akuntansi perusahaan. 

Selain itu, faktur tagihan ini juga dapat dijadikan sebagai salah satu bukti sah, dimana dokumen ini diberikan oleh seorang penjual barang atau jasa. 

Suatu perusahaan yang mempunyai kredibilitas baik serta manajemen terstruktur tentu akan menyimpan segala bentuk bukti dari arsip transaksi keuangan yang pernah dilakukan. Biasanya perusahaan akan melakukan perincian ketika dokumen tersebut dibutuhkan.

Selain digunakan sebagai bukti dari arsip transaksi perusahaan, invoice ini juga mempunyai tujuan untuk memudahkan dalam melakukan perhitungan akuntansi keuangan perusahaan sehingga seorang tenaga kerja keuangan akan dapat dengan melakukan pembukuan secara mudah, cepat, serta efisien.

3. Sebagai bukti laporan pajak perusahaan

Membayar pajak merupakan sesuatu yang wajib untuk dilakukan, begitupun dengan perusahaan. Perusahaan akan dikenakan pajak saat beroperasi. Biasanya, perusahaan akan membayar pajak pada setiap tahun.

Untuk itulah, dengan adanya invoice adalah salah satu cara untuk membantu perusahaan dalam melakukan proses pengerjaan pembukuan semua transaksi yang telah dilakukan serta digunakan juga sebagai bukti dari laporan pajak perusahaan.

Baca Juga: Kenali Cara Mengurangi Beban Pajak Perusahaan, di Sini!

4. Bukti jika terjadi suatu masalah

Masalah dapat terjadi kapan saja tanpa ada yang tahu, begitu pula dengan perusahaan. Misalnya, ketika akan mengirimkan barang namun barang tersebut tidak sampai di tempat tujuan sehingga dengan adanya invoice ini akan membantu perusahaan dalam melakukan cross check ulang barang pengiriman yang sudah dikirim dan jumlah tagihan yang diberikan.

Komponen Utama Dalam Invoice Pembelian

Selain memiliki banyak fungsi bagi perusahaan, invoice juga memiliki beberapa komponen utama. Meskipun, pembuatan invoice ini tidak mempunyai format yang baku, namun kamu perlu mencantumkan beberapa komponen penting ini. beberapa komponen penting pada invoice pembelian adalah sebagai berikut:

1. Identitas pelanggan

Invoice adalah dokumen yang memiliki komponen utama salah satunya identitas pelanggan. Identitas pelanggan ini berguna sebagai tujuan dari penagihan total pembelian yang dilakukan.

2. Identitas penjual

Selain identitas pelanggan, terdapat juga komponen identitas penjual. Informasi ini dapat menjadi bukti jika pembeli pernah melakukan pembelian barang pada perusahaan kamu.

3. Nomor invoice

Tanpa adanya nomor invoice, maka pengiriman barang tidak akan tahu untuk dikirim kemana sehingga kamu perlu mencantumkan nomor invoice.

4. Daftar pemesanan

Kamu juga harus memasukkan daftar pemesanan yang telah dilakukan mulai dari harga satuan, hingga jumlah pajak yang harus dibayarkan.

5. Sistem pembayaran

Kamu juga perlu untuk mencantumkan sistem pembayaran yang digunakan dalam proses pembelian barang, apakah menggunakan rekening bank atau melalui kartu kredit.

6. Tempo pembayaran

Komponen penting yang harus kamu cantumkan berikutnya adalah tempo pembayaran. Invoice adalah dokumen penting terkait dengan pembayaran sehingga pembeli dapat membayar tagihan sebelum jatuh tempo.

7. Syarat dan ketentuan dalam pembayaran

Syarat dan ketentuan dalam pembayaran ini bersifat opsional. Artinya, kamu harus mencantumkan jika memang perusahaan kamu memiliki syarat dan ketentuan tertentu dalam pembayaran dan tidak perlu dituliskan jika memang tidak memilikinya.

Setelah melihat jabaran mengenai invoice maka dapat disimpulkan jika invoice adalah dokumen yang berisi tagihan mengenai transaksi penjualan yang telah dilakukan oleh perusahaan. Dengan adanya invoice ini maka perusahaan akan mudah dalam mengidentifikasi transaksi serta sebagai dasar laporan akuntansi.

Sumber :

• https://www.kosta-consulting.com/blog/perbedaan-invoice-kwitansi-dan-nota/

• https://katadata.co.id/agungjatmiko/ekonopedia/62f36b543e5b6/memahami-invoice-pengertian-fungsi-dan-manfaatnya-bagi-bisnis

• https://mekari.com/blog/invoice-pembelian/

• https://www.freepik.com/