Proforma Invoice adalah: Dokumen Penting Untuk Bisnis

Dalam bisnis, dikenal istilah faktur proforma atau proforma invoice. Proforma invoice adalah faktur yang disediakan oleh pemasok (supplier) sebelum menyediakan barang atau jasa. Proforma invoice dikirimkan kepada pelanggan sebelum mereka menerima produk karena produk yang diinginkan dalam proses pengiriman atau belum selesai dikerjakan.

Bagi pelanggan, proforma invoice dapat membantu mereka dalam mengetahui update terbaru sekaligus melihat perkiraan pada transaksi seperti biaya produk, biaya pengiriman, dan biaya pemrosesan. Sehingga, secara sederhana, proforma invoice bisa diartikan sebagai invoice sementara.

Baca juga: Perbedaan antara Bon, Invoice, Kuitansi, dan Nota

Kenapa dalam bisnis butuh proforma invoice? Saat melakukan kerja sama atau transaksi dengan vendor klien, atau konsumen, kamu pasti membutuhkan adanya hitam di atas putih. Di sinilah peran dari proforma invoice dibutuhkan untuk menandai terjadinya kerja sama.

Tanpa proforma invoice yang jelas, pebisnis akan kesulitan mengingat apa saja kerja sama atau perjanjian yang dibuat. Selain itu, penagihan utang juga akan sulit dilakukan jika tidak tahu tanggal jatuh tempo. Dengan menggunakan proforma invoice, semua bisa berjalan dengan baik dan kedua belah pihak bisa menjalankan kewajibannya masing-masing.

Penerapan proforma invoice biasanya digunakan dalam bisnis yang menerapkan sistem pembayaran uang muka dan angsuran. Penerimaan pembayaran untuk proforma invoice ini dilakukan menggunakan sistem cicilan sesuai nominal yang telah disepakati bersama.

Misalnya, seorang pelaku bisnis busana muslimah mendapatkan pesanan dalam jumlah besar yang terbagi dalam beberapa tahap. Pebisnis mendapatkan uang muka sebelum proyek tersebut dimulai. Lalu, penagihan selanjutnya dilakukan bertahap sesuai dengan persentase penyelesaian pesanan. Penagihan bisa dilakukan menggunakan proforma invoice selama pesanan belum selesai dikirimkan.

Dari contoh kasus di atas, pesanan yang diberikan belum selesai atau masih berjalan, tetapi pebisnis mendapatkan uang muka untuk pesanan tersebut dan tetap mengirim tagihan sesuai tahap yang dikerjakan.

Proforma invoice adalah salah satu dokumen penting yang dibutuhkan dalam transaksi jual-beli. Proforma invoice menjadi faktur atau invoice sementara yang diberikan pihak supplier atau penjual pada pelanggannya sebelum mengirimkan barang atau jasa. Proforma invoice membantu mengingatkan pembeli untuk melunasi pembayaran dari barang atau jasa yang ia pesan atau beli.

Perbedaan Invoice dan Proforma Invoice

Secara garis besar, invoice dan proforma invoice terlihat sama. Kedua berisi informasi mengenai harga barang atau jasa yang harus dibayarkan.

Namun, selain berisikan informasi mengenai barang atau jasa yang dibeli, nilai tagihan yang harus dibayar, serta termin pembayaran yang perlu dilunasi pelanggan, invoice atau faktur biasanya dikirimkan atau dikeluarkan ketika pembelian telah diselesaikan.

Sedangkan, proforma invoice merupakan faktur yang dikirimkan pada pembeli sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa. Selain itu, proforma invoice umumnya digunakan sebagai faktur sementara dengan kutipan.

Perbedaan invoice dan proforma invoice yang paling mencolok adalah pencatatan transaksi. Pencatatan transaksi pada proforma invoice masih berupa rancangan (draft), sehingga perlu mendapat konfirmasi dari pembeli sebelum diproses menjadi invoice.

Baca juga: Pengertian dan Contoh Faktur Dalam Bisnis

Perbedaan Proforma Invoice dan Purchase Order

Seringkali, proforma invoice disamakan dengan purchase order. Kedua jenis dokumen tersebut berisi deskripsi, jumlah, harga, diskon, syarat pembayaran, dan syarat penjualan lainnya.

Namun perbedaannya, proforma invoice adalah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan oleh pihak penjual kepada pembeli. Sedangkan, untuk purchase order adalah dokumen yang dikeluarkan dan dikirimkan oleh pihak pembeli kepada penjual.

Selain itu, purchase order dapat dianggap sebagai dokumen komersial, yang berarti konfirmasi resmi penjualan. Sedangkan, proforma invoice adalah kutipan dari penjualan, bukan konfirmasi.

Itu sebabnya ketentuan dalam proforma invoice masih dapat berubah, sedangkan purchase order adalah perjanjian yang mengikat secara hukum.

Fungsi Proforma Invoice

Secara umum, ada tujuh fungsi proforma invoice yang perlu diketahui. Antara lain:

• Menjadi informasi perkiraan atau estimasi harga yang harus dibayar untuk melunasi tagihan.
• Untuk mencatat perkiraan keseluruhan produk yang akan dibeli oleh konsumen atau pelanggan.
• Untuk memperbaiki barang atau jasa, serta nilai yang dibeli jika yang tercatat tidak sesuai dengan pesanan.
• Untuk menjadi rujukan yang sah dan resmi untuk memasukkan transaksi ke dalam pembukuan keuangan.
• Untuk menjadi rujukan yang sah dan resmi jika nantinya barang atau jasa yang tercatat akan dijual pembeli ke pihak lain.
• Untuk menjadi rujukan yang sah dan resmi sebagai faktur pajak.
• Untuk menjadi rujukan yang sah dan resmi untuk mengajukan komplain jika terjadi suatu kesalahan dalam transaksi, seperti adanya kesalahan jumlah barang yang dikirimkan.

Pemakaian Proforma Invoice

Kapan perusahaan memakai proforma invoice? Apa jenis transaksi yang mengharuskan perusahaan atau pelaku usaha bisa mengeluarkan proforma invoice?

Pelaku usaha perlu mengeluarkan proforma invoice pada saat menjalankan transaksi dengan pembayaran di muka. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa pembiayaan pembelian tersebut telah dijamin sebelum menyelesaikan pemesanan.

Perusahaan atau pelaku usaha juga dapat mengeluarkan dan mengirimkan proforma invoice sebagai bentuk permintaan pembayaran pada pembeli. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa transaksi penjualan tersebut kemungkinan besar terjadi.

Manfaat Proforma Invoice

Tujuan utama dalam pembuatan proforma invoice adalah untuk memberikan informasi kepada pelanggan mengenai total harga yang harus mereka bayarkan. Sehingga, pelanggan bisa menjadi lebih percaya kepada bisnis yang kamu jalankan. Selain itu, manfaat proforma invoice adalah:

• Mengurangi kesalahan dalam perhitungan harga total.
• Menjadikan bisnis kamu menjadi lebih profesional.
• Menjaga hubungan baik dengan pihak pelanggan.
• Pelanggan bisa mengetahui harga total sebelum membayarkan.
• Mencegah keterlambatan pembayaran.

Baca juga: Pengertian, Sistem, hingga Keuntungan Pre Order

Unsur-Unsur Penting dalam Membuat Proforma Invoice

Jika ingin membuat proforma invoice, ada beberapa hal yang perlu dimasukkan ke dalam dokumen tersebut. Antara lain:

• Identitas penjual.
• Tanggal proforma invoice dikeluarkan.
• Nama dan deskripsi produk atau jasa yang dibeli.
• Harga, jumlah pembelian, tarif pajak, jumlah pajak, dan jumlah total pembelian.
• Rincian pembayaran.
• Tanggal jatuh tempo yang telah jika disepakati.
• Informasi lainnya seputar transaksi yang dianggap penting bagi pembeli, termasuk info penjualan dan pemasaran.

Contoh Proforma Invoice

Kamu bisa melihat contoh proforma invoice seperti yang tertera pada gambar di bawah ini.

Contoh Proforma Invoice (Sumber: scribd.com)

Jika dilihat sekilas, memang tidak ada perbedaan dengan invoice penjualan yang biasa dikirimkan. Namun, proforma invoice memiliki prasyarat yang biasanya tertulis di bagian bawah, yang menyatakan kebenaran isi dari tagihan yang diberikan.

Berikut ini hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat proforma invoice:

1. Perhatikan Harga

Saat membuat proforma invoice, kamu harus memperhatikan semua detail kecil, terutama dari kuantitas dan kualitas dari produk yang akan dijual. Hindari terjadinya kesalahan dalam penulisan angka ataupun huruf ketika menjumlahkan total harga.

2. Beri Harga Penawaran

Saat membuat proforma invoice, kamu juga bisa memberikan harga penawaran (Quotation) kepada pelanggan, sehingga mereka bisa menentukan apakah harga tersebut sudah sesuai dengan keinginan mereka. Namun biasanya, penawaran hanya diberikan oleh perusahaan jasa, bukan perusahaan dagang.

3. Harga dan Pengiriman

Dalam proforma invoice, kamu juga harus mencantumkan total harga yang harus dibayarkan beserta dengan kurs mata uangnya jika dibayarkan menggunakan mata uang asing. Cantumkan pula metode pengiriman yang akan digunakan sehingga kedua pihak mengetahui berapa ongkos kirim yang harus dibayarkan.

Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Keuangan Bisnis yang Wajib Dicoba

Kesimpulan

Dengan pembuatannya yang sebelum penjualan terjadi, maka informasi yang tercantum dalam proforma invoice tentu berbeda dengan faktur penjualan. Sehingga, hal yang ditekankan dari proforma invoice adalah penilaian awal pekerjaan yang akan dilakukan, bukan pada biaya tagihannya.

Untuk mempermudah menagih penjualan secara bertahap, kamu bisa memanfaatkan fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi keuangan majoo. Jika pelanggan senang, maka bisnis dijamin lancar.

Yuk, jadi majoopreneurs sekarang juga!