Dalam Keuangan, Benarkah Prepaid Expense adalah Aset Bisnis?

Prepaid expense adalah sebuah istilah dalam dunia bisnis yang mungkin sudah sangat familier di telinga mereka yang bekerja di bagian keuangan. Namun, bagi kebanyakan pemilik usaha dan juga pelaku usaha lain yang mungkin tidak begitu memahami dunia keuangan, khususnya mereka yang bergerak dalam sektor usaha mikro, kecil, dan menengah, mungkin akan bingung mengapa sebuah expense atau pengeluaran dapat digolongkan sebagai aset, kan?

Tidak perlu malu apabila memang belum begitu memahaminya. Meski demikian, tidak ada salahnya untuk mengenal apa yang dimaksud dengan prepaid expense sehingga bisa benar-benar paham mengapa pos yang termasuk dalam pengeluaran ini, dalam laporan keuangan justru dicatatkan sebagai aset.

Nah, daripada berlama-lama pusing dalam pertanyaan tersebut, langsung saja kita bahas bersama-sama pengertian dari pos pengeluaran yang satu ini!

Prepaid Expense adalah

Diambil dari bahasa Inggris, terjemahan bebas dari prepaid expense adalah beban pengeluaran yang dibayarkan di muka, atau sebelum jatuh tempo pembayaran yang umumnya baru memperkirakan terjadinya pelunasan dalam waktu kurang lebih satu tahun atau dua belas bulan.

Dari pengertian di atas, mudah sekali, kan, memahami bahwa pengeluaran yang satu ini sebenarnya pengeluaran yang tidak harus terjadi. Maksudnya, apabila tidak segera dibayarkan, melainkan menunggu waktu jatuh tempo pembayaran, pemilik usaha tidak akan terkena denda maupun bunga tambahan.

Meski demikian, jenis pengeluaran ini juga tidak dapat digolongkan sebagai piutang. Mengapa demikian? Sederhana saja, kok! Seperti yang mungkin sudah kita ketahui bersama, piutang adalah uang yang kita pinjamkan kepada orang lain atau pembayaran yang mestinya kita terima dari orang lain, akan tetapi masih belum masuk waktu pelunasan.

Meski sama-sama memberikan uang kepada pihak lain dengan waktu jatuh tempo yang masih jauh, prepaid expense yang kita bayarkan bukanlah sebuah pinjaman, melainkan pembayaran untuk produk atau jasa yang memang kita beli dan gunakan, baik yang sudah diterima maupun belum. Dengan kata lain, apabila dalam piutang kita akan menerima kembali uang yang kita pinjamkan, dalam pembayaran di muka ini kita tidak akan menerima uang yang sudah kita bayarkan.

Sebagai gantinya, pihak penerima pembayaran akan memberikan produk serta jasa yang mereka tawarkan. Ini juga yang membuat pengeluaran ini cenderung dicatatkan sebagai aktiva atau aset dalam menyusun laporan keuangan, khususnya dalam laporan laba rugi.

Baca juga: Memahami Pengertian dan Contoh Biaya Bayar di Muka

Contoh Prepaid Expense adalah

Salah satu contoh prepaid expense adalah pembayaran sewa gedung yang menjadi tempat usaha. Umumnya, untuk menyewa sebuah bangunan sebagai tempat usaha, pemilik usaha tidak dapat hanya menyewa selama satu atau dua bulan saja; selain tidak efisien untuk operasional bisnisnya sendiri, pemilik gedung atau tempat usaha tersebut juga akan keberatan karena tidak bisa menjamin adanya pendapatan yang stabil.

Umumnya, pemilik gedung dan tempat usaha akan menyewakan bangunannya kepada pemilik usaha dengan masa sewa mulai dari satu hingga lima tahun. Dengan demikian, pemilik usaha pun bisa melakukan perubahan atau penyesuaian bangunan agar dapat mendukung operasional bisnisnya. Di saat yang bersamaan, pemilik gedung pun bisa memastikan adanya pemasukan dari properti yang dikelolanya tersebut hingga masa sewanya habis.

Nah, semestinya biaya yang dikeluarkan oleh pemilik usaha tersebut dihitung per bulan atau per tahun, sesuai dengan periode pencatatan keuangan. Misalnya saja, apabila seorang pemilik usaha menyewa gedung untuk tempat usahanya selama lima tahun dengan nilai sewa Rp20.000.000 per tahun, semestinya pengeluaran yang tercatat adalah Rp20.000.000 per tahun, kan?

Namun, apabila pemilik usaha tersebut melakukan pembayaran di muka Rp100.000.000 untuk sewa gedung selama lima tahun langsung di tahun pertama, otomatis dalam laporan keuangan pun harus tercatat adanya pengeluaran sebesar Rp100.000.000.

Efek Prepaid Expense dalam Keuangan adalah

Dari contoh di atas, apakah sudah terbayang apa fungsi prepaid expense? Jika belum, tidak apa-apa, kok, kita bisa membahasnya bersama-sama!

Sebagaimana banyak hal dalam hidup ini, pembayaran di muka pun dapat memberikan efek, khususnya bagi keuangan bisnis karena bagaimanapun juga, pembayaran tersebut pastinya diselesaikan dengan kas bisnis, kan? Nah, sebenarnya pembayaran di muka ini bisa saja memberikan keuntungan, tetapi juga diikuti oleh kerugian tertentu.

· Keuntungan Prepaid Expense

Salah satu keuntungan dari pembayaran di muka adalah tidak adanya beban lagi yang harus diperhitungkan dari pembayaran yang sudah dilunasi. Misalnya saja, keuntungan dari contoh prepaid expense adalah pemilik usaha sudah tidak perlu lagi mati-matian mengatur keuangannya agar dapat membayar sewa tempat usaha untuk lima tahun ke depan.

Dari contoh yang sempat diilustrasikan sebelumnya, pemilik usaha sudah melunasi sewa tempat usaha untuk lima tahun di tahun pertamanya, kan? Sehingga selama empat tahun sisa masa sewa, pemilik usaha tersebut sudah tidak perlu lagi terbebani untuk melunasi pembayaran tempat sewa. Dengan demikian, setiap keuntungan bisnis yang diperoleh pun bisa dialokasikan untuk pos-pos pengeluaran lain yang dapat mendukung pengembangan bisnisnya.

Selain itu, keuntungan yang bisa didapatkan dengan melakukan pembayaran di muka adalah mencegah terjadinya bunga pinjaman maupun pembayaran lainnya apabila pelunasan tidak dapat dilakukan tepat waktu. Dengan melakukan pembayaran di muka, artinya pemilik usaha juga tidak lagi memiliki tanggungan apa pun terkait pembayaran tersebut. Oleh karena itu, bunga atau denda akibat terjadinya keterlambatan pelunasan pun dapat dihindari semaksimal mungkin.

Baca juga: Memahami Rencana Anggaran Biaya, Termasuk Cara Membuatnya!

· Kerugian Prepaid Expense

Sekalipun demikian, pembayaran di muka bukannya tanpa kerugian apa pun. Salah satu kerugiannya adalah arus kas yang akan terganggu karena pembayaran yang seharusnya diselesaikan secara bertahap dalam kurun waktu tertentu diselesaikan dalam satu waktu.

Praktik ini kerap membuat pelaku usaha tidak memiliki cadangan kas yang bisa digunakan apabila sewaktu-waktu muncul kebutuhan di luar dugaan. Misalnya saja, dalam contoh yang disebutkan sebelumnya, dijelaskan bahwa pemilik usaha memutuskan untuk mengeluarkan Rp100.000.000 untuk melunasi pembayaran sewa tempat usaha untuk lima tahun.

Apabila di tahun kedua atau tahun ketiga tiba-tiba ada peralatan produksi yang rusak di luar perhitungan, misalnya saja karena terjadi bencana alam, pemilik usaha tersebut mungkin tidak memiliki dana segar yang bisa digunakan untuk mengganti alat produksi yang rusak. Jika sudah demikian, bukan tidak mungkin operasional bisnis pun akan tersendat dan bisnis tidak bisa menorehkan keuntungan sesuai dengan perkiraan.

Karena adanya kemungkinan situasi-situasi tersebut terjadi, umumnya pemilik usaha mikro, kecil, dan menengah yang memiliki keterbatasan modal bisnis sulit untuk melakukan pembayaran di awal agar arus kas terjaga tetap sehat dan bisnis pun dapat selalu siap apabila sewaktu-waktu terjadi pengeluaran di luar dugaan.

Baca juga: Bagaimana Cara Menentukan Biaya Overhead Pabrik?

Apakah Prepaid Expense Diperlukan dalam Bisnis?

Sebenarnya, penting tidak, sih, menyelesaikan seluruh pembayaran sebelum jatuh tempo pelunasan? Untuk menjawab pertanyaan ini, tentu pemilik usaha harus melihat kembali kondisi kesehatan keuangan bisnisnya. Apabila memang masih memungkinkan, tidak ada salahnya untuk melakukan pembayaran di muka, tetapi praktik ini jelas bukanlah sebuah keharusan.

Namun, dalam beberapa situasi, pembayaran di muka menjadi sesuatu yang sangat diperlukan dalam memastikan bisnis tetap sehat. Pembayaran premi asuransi karyawan, contohnya saja, sebaiknya diselesaikan dengan pembayaran di muka karena jasa asuransi bertanggung jawab untuk memberikan uang pertanggungan segera setelah dibutuhkan.

Coba bayangkan apabila pemilik usaha baru membayarkan premi asuransi setelah salah satu karyawannya tertimpa musibah? Tentu pihak asuransi yang ditunjuk pun tidak akan mau memberikan uang pertanggungan karena kejadian tersebut berada di luar ketentuan pertanggungan, kan?

Dengan kata lain, dalam beberapa situasi, pembayaran di muka menjadi sesuatu yang sangat diperlukan dalam memastikan operasional bisnis tetap aman, tetapi untuk situasi-situasi yang berbeda, praktik ini tidak harus dilakukan, terlebih apabila kondisi keuangan bisnis memang tidak memungkinkan. Inilah alasan melakukan prepaid expense adalah sesuatu yang harus diperhitungkan dengan baik oleh pemilik usaha dan sebaiknya tidak dilakukan secara asal.

Coba pertimbangkan terlebih dahulu kondisi keuangan bisnis saat ini, apakah masih aman atau tidak? Apabila bingung bagaimana menentukan kondisi keuangan, coba manfaatkan aplikasi majoo yang secara otomatis mencatat seluruh transaksi yang dilakukan dengan akurat dan otomatis; sehingga memonitor keuangan bisnis pun menjadi sesuatu yang sangat mudah dan sama sekali tidak membuat pusing.

Yuk, mari berlangganan layanan aplikasi majoo sekarang juga!

Baca juga: Mengapa Pemilik Usaha Harus Paham Peran Lembaga Pembiayaan?