Proses Bisnis adalah Hal Esensial dalam Perusahaan, Mengapa?

Saat membangun usaha, kamu tentu mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Nah, proses bisnis adalah hal yang perlu kamu jalankan bila ingin mencapai tujuan tersebut. 

Bukan rahasia lagi, business goal tidak mungkin tercapai tanpa adanya proses perencanaan, penyusunan strategi, dan pemanfaatan sumber daya yang tepat.

Proses yang dilalui setiap perusahaan dalam mencapai tujuannya sudah pasti berbeda-beda. Serangkaian proses unik tersebut biasanya menjadi inti dari operasional bisnis. 

Jadi, apa yang dimaksud dengan proses bisnis? Supaya kamu memperoleh pemahaman yang lebih jelas tentang proses bisnis, mari kita simak pembahasan di bawah ini.

Baca juga: Rencana Strategis adalah: Pengertian, Konsep, dan Tujuan

Pengertian Proses Bisnis

Proses bisnis adalah rangkaian aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuannya. Secara umum, aktivitas tersebut berhubungan dengan output, yaitu produk atau jasa yang dihasilkan.

Rangkaian aktivitas tersebut diatur supaya bisa mencapai tujuan usaha secara nyata. Karena itu, perusahaan biasanya memiliki standar aktivitas bisnis atau proses.

Kadang perusahaan menjalankan proses bisnis secara berulang dengan cara standar. Namun, ada kalanya perusahaan juga terus berupaya memperbarui proses tersebut agar makin optimal.

Biasanya, rangkaian aktivitas atau proses tersebut dibagi ke dalam subproses dengan tugas masing-masing yang berbeda. Jadi, bisa disimpulkan bahwa tujuan proses bisnis adalah memenuhi kebutuhan pelanggan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan.

Namun, di samping definisi di atas, beberapa ahli memiliki pendapat tersendiri. Adapun pengertian proses bisnis menurut para ahli adalah seperti di bawah ini.

Kelly R. Rainer

Menurut pendapat Kelly R. Rainer, proses dalam bisnis adalah kegiatan yang saling berhubungan dalam upaya menghasilkan produk atau jasa yang bernilai bagi perusahaan.

Magal & Word

Senada dengan opini Kelly R. Rainer, Magal dan Word juga mengartikan proses bisnis sebagai rangkaian kegiatan untuk menghasilkan sesuatu yang setiap langkahnya dilakukan berdasarkan suatu kejadian.

Hammer & Champy’s

Sementara itu, Hammer dan Champy’s berpendapat proses bisnis sebagai aktivitas yang memerlukan satu atau lebih masukan guna menghasilkan output yang bernilai bagi pelanggan.

Rummler & Brache

Menurut perspektif Rummler dan Brache, definisi proses dalam sebuah bisnis adalah seluruh aktivitas yang dijalankan dengan tujuan menghasilkan produk atau jasa.

Weske

Sedikit berbeda dengan para ahli yang lain, Weske berpandangan bahwa proses bisnis adalah segala aktivitas yang bisa dijalankan baik dengan bantuan sistem informasi maupun secara manual.

Manfaat Proses Bisnis

Setelah memahami pengertian proses bisnis, beberapa dari kamu mungkin bertanya-tanya: Memang apa sih manfaat dari proses bisnis? Manfaat proses bisnis adalah sebagai berikut:

• Dapat menjadi acuan dalam proyeksi bisnis secara keseluruhan dan secara real time
• Memberikan informasi soal kondisi perusahaan
• Meningkatkan nilai kompetitif perusahaan sehingga bisa bertahan di tengah kompetisi bisnis dan berbagai perubahan pasar
• Memungkinkan perusahaan lebih responsif terhadap setiap tantangan yang muncul
• Membantu perusahaan lebih cepat mengidentifikasi peluang bisnis terbaru dan strategi kompetitor
• Lebih fokus pada kebutuhan konsumen
• Menempatkan tenaga kerja sesuai dengan kemampuannya sehingga menekan risiko human error
• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja, jadi operasional bisa lebih cepat
• Memaksimalkan komunikasi antara perusahaan dengan pelanggan seperti melalui riset dan menjawab feedback konsumen
• Mempermudah evaluasi sehingga perusahaan lebih mudah menemukan solusi atas permasalahan yang terjadi dan melakukan perbaikan 
• Menghindarkan perusahaan dari sikap reaktif yang dapat memicu kondisi kontraproduktif

Jenis-Jenis Proses Bisnis

Dalam pelaksanaannya, proses bisnis terbagi ke dalam beberapa kategori. Setidaknya, ada tiga jenis proses bisnis yang perlu kamu ketahui, yaitu proses bisnis utama, proses bisnis dukungan, dan proses manajemen.

Mari kita bahas jenis-jenis proses bisnis tersebut satu per satu!

1. Proses Utama 

Proses bisnis utama dikenal juga dengan sebutan proses bisnis primer. Sesuai namanya, proses ini menjadi ini dari operasional perusahaan dan berkaitan dengan aliran nilai utama dalam usaha.

Terdapat tiga fase dalam proses bisnis utama, yaitu:

• Produksi
• Marketing
• Layanan pelanggan

Ketika sebuah perusahaan menjalankan ketiga fase proses bisnis tersebut berarti perusahaan tersebut telah berhasil menambah nilai dalam penawarannya serta berhasil menyampaikannya kepada pelanggan. Dengan kata lain, operasional bisnis berjalan sesuai rencana dan selaras dengan tujuan.

2. Proses Dukungan

Jenis proses bisnis yang kedua ialah proses dukungan. Proses ini memang tidak menambahkan nilai pada produk akhir secara langsung, tetapi proses ini menyiapkan lingkungan yang mendukung agar proses utama bisa berjalan secara efektif dan efisien.

Proses dukungan atau proses sekunder memastikan operasional perusahaan tetap berjalan. Jika proses utama berkaitan langsung dengan pelanggan, proses dukungan fokus melayani internal perusahaan.

3. Proses Manajemen

Terakhir, ada proses manajemen yang mengatur seluruh kegiatan, pengelolaan serta strategi perusahaan. Maka dari itu, proses manajemen perlu keterlibatan pengawasan, perencanaan, dan pemantauan dalam pelaksanaannya.

Proses manajemen akan menentukan standar serta tujuan agar proses utama dan proses pendukung dapat terlaksana dengan efektif dan efisien. Dengan kata lain, proses ini dimanfaatkan untuk pengelolaan usaha melalui rencana strategis, rencana taktis, dan operasional.

Tahapan dalam Proses Bisnis

Dalam penerapan jenis-jenis proses bisnis di atas, ada beberapa tahapan yang perlu kamu lakukan. 

Mengapa perlu ada tahapan proses bisnis? Tujuannya supaya seluruh proses bisa berjalan secara teratur sehingga business goal yang telah ditetapkan sebelumnya tercapai. Berikut ini beberapa tahapan dalam proses bisnis.

Baca Juga: Pentingnya Dana Darurat untuk Pribadi dan dalam Bisnis

1. Analisis Aktivitas Bisnis

Setiap periode, anggap saja satu periode diukur dengan satuan satu tahun, membutuhkan strategi bisnis yang berbeda. Pasalnya, tantangan dan situasi pasar tahun sebelumnya berbeda dengan tahun yang akan datang. 

Pasar dan konsumen berubah secara konstan. Dengan demikian, bisnis pun harus terus melakukan pembaruan dalam strateginya.

Nah, tahap analisis aktivitas bisnis adalah tahap pimpinan perusahaan dan karyawan menganalisis serta merancang kegiatan yang sebaiknya dilakukan perusahaan dalam satu periode tertentu. 

Proses analisis ini cukup krusial untuk memastikan aktivitas atau inisiatif bisnis pada periode mendatang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Pengambilan Keputusan

Hampir semua pemilik usaha mengetahui bahwa mengelola bisnis memang tidaklah mudah. Tantangan hampir selalu ada, misalnya kamu dan tim sudah mencapai kesepakatan dalam tahap analisis aktivitas bisnis. Anggap saja, aktivitas bisnis X perlu dijalankan.

Hasil analisis tersebut tidak bisa langsung dijalankan, tetapi perlu masuk ke tahap selanjutnya, yaitu pengambilan keputusan. Manajemen akan menentukan aktivitas-aktivitas yang bisa dilakukan oleh perusahaan. 

Setiap aktivitas bisnis akan membutuhkan biaya operasional. Maka dari itu, manajemen menganalisis dan menentukan inisiatif bisnis yang mungkin dilakukan oleh perusahaan dalam kaitannya dengan beban biaya operasional dan proyeksi profit yang dihasilkan.

3. Pelaksanaan

Setelah penentuan aktivitas, saatnya masuk ke dalam tahap pelaksanaan. Layaknya perencanaan, realisasi atau pelaksanaan pun memegang peran yang tak kalah penting. Tentunya, rencana paling optimal sekalipun tak akan membuahkan hasil yang diharapkan jika tidak dieksekusi dengan baik.

Pada tahap pelaksanaan, pembagian peran dan tugas menjadi hal esensial. Tak hanya itu, fungsi pengawasan pun perlu dijalankan dengan baik untuk memastikan setiap tim menjalankan tugasnya masing-masing secara optimal.

4. Evaluasi

Tahapan dalam proses bisnis yang terakhir ialah evaluasi. Evaluasi merupakan tahap penting yang perlu kamu lakukan karena proses ini akan memberikan informasi tentang posisi bisnis saat ini, identifikasi gap dalam performa, dan insight strategi untuk menjaga bisnis tetap di jalur yang tepat.

Singkat kata, evaluasi memungkinkan kamu melakukan penilaian terhadap strategi bisnis dan kinerja karyawan. Kamu bisa coba ajukan beberapa pertanyaan untuk menilai bisnis, antara lain:

• Apakah strategi yang ditetapkan sudah tepat? 
• Apakah karyawan menjalankan strategi tersebut? 
• Apakah performa bisnis sudah sesuai harapan? 
• Apakah performa karyawan sudah maksimal dalam mendukung tercapainya tujuan perusahaan?

Ada banyak parameter yang bisa kamu terapkan untuk menilai kondisi bisnis dan tim. Dengan melakukan evaluasi, kamu jadi memiliki gambaran yang lebih jelas dan mempunyai dasar yang tepat untuk pengambilan keputusan selanjutnya. Karena itu, evaluasi perlu dilakukan secara berkala pada setiap akhir periode.

Peta Proses Bisnis

Sumber: ccg.co.id

Dalam penerapannya, biasanya perusahaan memerlukan peta proses bisnis yang mampu menggambarkan detail proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan dalam mencapai visi, misi, dan tujuannya.

Penyusunan peta proses bisnis harus memenuhi beberapa prinsip, antara lain:

• Definitif: Peta harus memiliki sebuah batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.
• Urutan: Terdiri atas aktivitas yang berurutan sesuai waktu dan ruang.
• Pelanggan: Pelanggan akhir menerima hasil dari proses lintas unit organisasi.
• Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah kepada konsumen.
• Konsensus subjektif: Disepakati oleh seluruh organisasi yang ada dalam ruang lingkup perusahaan.
• Sederhana dan representatif: Mewakili seluruh aktivitas perusahaan tanpa terkecuali dan digambarkan secara sederhana.
• Fungsi silang: Proses mencakup hasil kerja sama beberapa fungsi di dalam perusahaan.
• Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berjalan jika tidak terkait dalam suatu struktur organisasi bisnis.

Baca juga: Struktur Organisasi: Bagan, Jenis, dan Faktor Penentu

Sampai sini, semoga kamu sudah tidak kebingungan lagi terkait proses bisnis. Dalam kegiatan bisnis, kamu pasti sudah familier dengan contoh proses bisnis, seperti pembelian bahan baku, manufaktur, iklan, pemasaran, dan penjualan.

Agar setiap aktivitas bisnis bisa dikelola secara efektif dan efisien, pastikan kamu memanfaatkan aplikasi point of sale (POS) yang lengkap. Dengan penggunaan aplikasi yang membantu wirausaha tersebut, pengelolaan kegiatan bisnis bisa lebih optimal.

Apakah bisnismu sudah menggunakan aplikasi POS lengkap? Kalau belum, segera gunakan sekarang!