SOP Stock Opname Barang, Pemilik Usaha Wajib Tahu!

Dalam hal yang berkaitan dengan persediaan barang, SOP stock opname adalah unsur yang harus ada. SOP (Standard Operating Procedure) untuk stock opname adalah dokumen yang menguraikan langkah-langkah, prosedur, dan pedoman yang harus diikuti dalam melakukan penghitungan dan verifikasi stok barang atau inventaris bisnis. 

Stock opname dilakukan untuk memastikan bahwa data stok yang ada dalam sistem persediaan organisasi sudah sesuai. Baik sesuai dengan jumlah fisik barang yang ada di display maupun di gudang atau tempat penyimpanan.

Bisa dibilang, SOP stock opname adalah aturan tertulis yang mengatur tentang pencatatan data tersebut. Diperlukan untuk menjadi batasan atau koridor penyesuaian data persediaan barang. 

Dengan menjalankan SOP stock secara konsisten, organisasi dapat meningkatkan kendali mereka terhadap persediaan dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi operasional mereka.

SOP Stock Opname Secara Umum 

SOP stock opname adalah sebuah dokumen formal yang merinci serangkaian langkah-langkah, prosedur, dan pedoman saat melakukan penghitungan fisik dan verifikasi stok barang atau inventaris.  

Dalam SOP ini, setiap tahapan dari proses stock opname didefinisikan dengan jelas. Mulai dari persiapan sebelum pelaksanaan, pelaksanaan penghitungan, rekonsiliasi data, koreksi perbedaan, dan pelaporan hasil. 

SOP stock opname merupakan sarana yang sangat penting dalam menjaga ketepatan data persediaan. Dapat juga berfungsi untuk menghindari terjadinya kesalahan pencatatan, mencegah kehilangan barang, dan mendukung manajemen persediaan yang efisien. 

Berikut adalah beberapa poin penting yang biasanya ada di dalam SOP stock opname persediaan:

1. Tujuan Stock Opname Persediaan

SOP stock opname persediaan harus memuat tujuan utama dari dilakukannya stock opname tersebut. Seperti memastikan keakuratan data stok, mendeteksi kekurangan atau kelebihan persediaan, dan meminimalkan risiko kehilangan barang.

2. Peralatan dan Bahan yang Diperlukan

SOP seharusnya mencantumkan semua peralatan yang diperlukan, seperti perangkat hitung, barcode scanner (jika digunakan), formulir pencatatan, dan kalkulator. Selain juga berbagai bahan yang diperlukan, seperti daftar barang yang akan dihitung, juga harus disebutkan.

3. Persiapan Stock Opname

Penjelasan langkah-langkah persiapan sebelum pelaksanaan stock opname, termasuk penunjukan tim, penjadwalan waktu, dan persiapan daftar barang yang akan dihitung.

4. Prosedur Pelaksanaan

SOP stock opname barang juga menjelaskan langkah-langkah rinci untuk melakukan penghitungan fisik stok. Termasuk proses pencatatan hasil, dan memeriksa kondisi barang. Penggunaan barcode scanner, jika ada, serta proses pencatatan manual jika diperlukan.

5. Rekonsiliasi Data

SOP stock juga menjelaskan cara membandingkan hasil penghitungan fisik dengan data dalam sistem persediaan. Selain itu juga cara untuk mengidentifikasi perbedaan dan langkah-langkah selanjutnya jika ditemukan ketidaksesuaian.

6. Koreksi dan Pelaporan

Tindakan koreksi yang harus diambil jika ada perbedaan yang signifikan antara stok fisik dan data dalam sistem. Format dan informasi yang harus ada di dalam laporan stock opname, termasuk hasil penghitungan fisik, perbedaan yang ditemukan, tindakan yang diambil, dan rekomendasi.

7. Pemeliharaan Berkala

SOP stock opname juga biasanya mencantumkan frekuensi pelaksanaan stock opname dan kapan harus dilakukan ulang. Bukan itu saja, evaluasi SOP secara berkala dan perbarui sesuai kebutuhan pun diperlukan.

8. Tanggung Jawab

Individu atau tim yang bertanggung jawab atas setiap langkah dalam prosedur stock opname juga biasanya disebutkan dengan jelas. Proses pengendalian kualitas selama stock opname, termasuk pengawasan oleh supervisor atau manajemen juga dijelaskan secara rinci untuk menghindari adanya kesalahan.

SOP stock opname persediaan adalah unsur yang sangat penting dalam menjaga akurasi dan kendali atas persediaan bisnis. Ini akan membantu kamu untuk mencegah kerugian, meningkatkan efisiensi, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik terkait dengan manajemen persediaan.

Baca Juga: Pengertian dan Tujuan Stock Opname yang Tertata dan Akurat

Fungsi SOP Stock Opname

Mungkin banyak yang belum paham, apa perlunya ada SOP stock opname? SOP stock opname dibuat tentunya dengan berbagai alasan. Salah satunya adalah karena memang memiliki banyak fungsi yang mendukung operasional atau kegiatan bisnis.

Beberapa fungsi SOP stock opname antara lain adalah:

• Membantu memastikan bahwa data stok atau persediaan yang ada dalam sistem organisasi sesuai dengan jumlah fisik barang yang ada di lokasi penyimpanan. 

• SOP merupakan panduan yang konsisten kepada tim yang melakukan stock opname. Ini akan memastikan bahwa setiap stock opname dilakukan dengan cara yang sama, mengurangi risiko kesalahan dan ketidaksesuaian.

• Dengan mengikuti prosedur yang terstruktur, stock opname dapat dilakukan dengan lebih efisien dan dalam waktu yang lebih singkat. 

• Prosedur stock opname biasanya dirancang untuk mematuhi kebijakan internal organisasi dan peraturan eksternal yang berlaku dalam industri tertentu. Ini membantu organisasi tetap patuh terhadap aturan yang ada.

• Karyawan yang terlibat dalam stock opname akan merasa lebih nyaman jika mereka memiliki panduan yang jelas dalam melaksanakan tugas mereka. Ini dapat mengurangi kecemasan atau ketidakpastian selama stock opname.

• SOP stock opname juga membantu dalam menciptakan transparansi dan akuntabilitas dalam manajemen persediaan. Setiap langkah dalam prosedur dapat ditugaskan kepada individu atau tim tertentu, sehingga tanggung jawab dapat ditetapkan dengan jelas.

Dari penjelasan berbagai fungsi SOP stock opname tersebut, kamu bisa melihat bahwa dengan adanya SOP stock opname, kamu dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan bisnis, mengurangi risiko, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Baca Juga: Stock Opname: Pengertian dan Cara Menjalankanya

Tahapan dalam SOP Stock Opname

Berikut adalah tahapan atau langkah-langkah umum yang biasanya tercakup dalam SOP stock opname.

Persiapan

• Menunjuk tim atau individu yang akan melakukan stock opname.

• Memastikan bahwa semua peralatan yang diperlukan (misalnya, perangkat hitung, barcode scanner) tersedia dan berfungsi dengan baik.

• Mempersiapkan daftar barang atau inventaris yang akan dihitung.

• Memberikan pelatihan kepada tim tentang prosedur stock opname yang akan diikuti.

Penghitungan Fisik

• Tim melakukan penghitungan fisik barang di lokasi penyimpanan yang sesuai.

• Mencatat jumlah fisik barang yang ditemukan.

• Memeriksa kondisi barang, termasuk kerusakan atau barang yang kadaluarsa jika relevan.

Rekonsiliasi Data

• Membandingkan hasil penghitungan fisik dengan data yang ada dalam sistem persediaan.

• Mengidentifikasi perbedaan antara jumlah fisik dan jumlah dalam sistem.

• Memeriksa penyebab perbedaan, seperti kesalahan pencatatan, kehilangan barang, atau pencurian.

Koreksi dan Pelaporan

• Jika ditemukan perbedaan, mengambil langkah-langkah koreksi yang sesuai. Ini bisa berarti memperbarui catatan stok dalam sistem, melakukan investigasi lebih lanjut, atau mengajukan permintaan penyesuaian stok.

• Membuat laporan stock opname yang mencakup hasil penghitungan fisik, perbedaan yang ditemukan, dan tindakan yang diambil.

• Laporan ini biasanya diajukan kepada manajemen atau pihak yang berwenang.

Pemeliharaan Berkala

• SOP stock opname barang mencakup frekuensi stock opname berkala, misalnya bulanan, kuartalan, atau tahunan, tergantung pada kebutuhan organisasi.

• Evaluasi dan pemeliharaan terus-menerus terhadap prosedur stock opname untuk memastikan bahwa mereka tetap efektif dan relevan.

Baca Juga: Mau Stock Opname Efektif? Lakukan 5 Langkah Penting Ini!

Contoh SOP Stock Opname

Berikut ini adalah contoh SOP stock opname sederhana. Contoh diambil dari data prosedur stock opname di suatu perusahaan retail. 

SOP Stock Opname

Departemen: Gudang dan Persediaan

Tanggal Terakhir Diperbarui: 01 Januari 2023

Tujuan

SOP ini bertujuan untuk memberikan panduan langkah-langkah dalam melakukan stock opname guna memastikan keakuratan data stok barang di gudang dan meminimalkan perbedaan antara data stok fisik dan data dalam sistem persediaan.

Peralatan yang Diperlukan

Daftar barang yang akan dihitung.

Perangkat hitung atau kalkulator.

Kertas dan pena untuk mencatat hasil penghitungan.

Barcode scanner

Pegawai atau tim yang akan melaksanakan stock opname.

Prosedur

1. Persiapan Stock Opname

• Tentukan waktu dan tanggal pelaksanaan stock opname.

• Persiapkan daftar barang yang akan dihitung berdasarkan kategori atau lokasi penyimpanan.

• Pastikan peralatan yang diperlukan dalam kondisi baik dan siap digunakan.

• Tunjuk seorang koordinator untuk mengawasi dan memimpin tim stock opname.

• Berikan pelatihan singkat kepada tim tentang cara menghitung dan mencatat hasil dengan benar.

2. Penghitungan Fisik

• Tim melakukan penghitungan fisik barang di lokasi penyimpanan yang telah ditentukan.

• Pastikan setiap item yang dihitung dicatat dengan teliti, termasuk jumlahnya dan kondisinya.

• Gunakan barcode scanner jika tersedia untuk mempercepat proses pencatatan.

• Jika ditemukan barang rusak atau kadaluarsa, catat secara terpisah.

3. Rekonsiliasi Data

• Setelah penghitungan selesai, bandingkan hasil fisik dengan data stok dalam sistem persediaan.

• Identifikasi perbedaan antara jumlah fisik dan jumlah dalam sistem.

• Investigasikan penyebab perbedaan, seperti kesalahan pencatatan atau kehilangan barang.

4. Koreksi dan Pelaporan

• Jika ada perbedaan yang signifikan, ambil langkah-langkah koreksi yang sesuai. Artinya memperbarui catatan stok dalam sistem atau melakukan investigasi lebih lanjut.

• Buat laporan stock opname yang mencakup hasil penghitungan fisik, perbedaan yang ditemukan, tindakan koreksi yang diambil, dan rekomendasi untuk mencegah perbedaan di masa depan.

• Laporkan hasil stock opname kepada manajemen atau pihak yang berwenang.

5. Penyelesaian dan Tindak Lanjut

• Setelah stock opname selesai, pastikan bahwa peralatan kembali ke tempat penyimpanan yang aman.

• Evaluasi pelaksanaan stock opname dan identifikasi area yang memerlukan perbaikan dalam SOP ini.

• Jadwalkan stock opname berikutnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Baca Juga: Periksa Stock Opname di Awal Tahun? Memangnya Perlu?!

Kesimpulan

Pengertian SOP stock opname adalah sebuah dokumen formal yang merinci serangkaian langkah-langkah, prosedur, dan pedoman saat melakukan penghitungan fisik dan verifikasi stok barang atau inventaris.  

Dengan adanya tahapan dalam SOP stock opname, proses kegiatan stock opname akan berjalan dengan lancar dan tidak dilakukan asal-asalan. Semuanya harus urut dan runut sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

Agar SOP stock yang kamu terapkan hasilnya bisa lebih maksimal, kamu bisa menambahkan aplikasi inventori majoo. Dengan aplikasi ini, stok barang kamu akan di-update secara real time. Pencatatan pergerakan barang pun dilakukan secara komputerisasi sehingga memudahkan pengecekan. Dengan majoo, tidak ada lagi yang namanya ribet mencatat stok barang! Pastikan kamu sudah pakai majoo, ya!

Sumber Data:

https://www.akuntansilengkap.com/akuntansi/20-prosedur-stock-opname-fungsi-dan-teknik-perhitungan-persediaan