Stock Opname: Pengertian dan Cara Menjalankanya

Apa Itu Stock Opname?

Stock opname merupakan proses yang dilakukan untuk menghitung jumlah persediaan barang secara fisik di gudang atau tempat penyimpanan. Proses ini penting untuk mengetahui kondisi persediaan barang, melacak perbedaan antara data fisik dengan data pada sistem, serta memastikan keakuratan data persediaan.

Mengapa Kamu Perlu Melakukan Stock Opname?

Stock opname merupakan kegiatan yang sangat penting dalam menjaga kelancaran bisnis dan memastikan keakuratan data persediaan. Berikut beberapa alasan mengapa kamu perlu melakukan stock opname:

1. Mengontrol Persediaan

Dengan melakukan stock opname, kamu dapat memastikan jumlah persediaan yang ada di gudang sesuai dengan data yang ada di sistem perusahaan. Hal ini akan membantu kamu mengontrol persediaan dengan lebih baik dan menghindari kekurangan atau kelebihan barang.

2. Mengecek Akurasi Data

Stock opname berguna untuk mengecek akurasi data persediaan yang ada di sistem perusahaan. Kesalahan dalam pencatatan data persediaan bisa menyebabkan perbedaan antara jumlah persediaan yang sebenarnya ada di gudang dengan data yang ada di sistem. Dengan melakukan stock opname, kamu bisa menemukan kesalahan ini dan melakukan perbaikan.

3. Mencegah Kecurangan

Melakukan stock opname secara rutin dapat membantu mencegah kecurangan, seperti pencurian barang atau manipulasi data persediaan. Kegiatan ini akan membuat karyawan lebih berhati-hati dan menjaga integritas dalam pengelolaan persediaan.

4. Mengoptimalkan Pengelolaan Gudang

Dalam proses stock opname, kamu akan menemukan barang-barang yang sudah kadaluarsa, rusak, atau tidak laku. Hal ini akan membantu kamu mengoptimalkan pengelolaan gudang, seperti melakukan penyusutan barang atau mengganti barang yang rusak dengan yang baru.

5. Membantu Proses Akuntansi

Stock opname juga sangat penting dalam proses akuntansi perusahaan. Data persediaan yang akurat akan membantu perusahaan dalam menghitung beban pokok penjualan, laba kotor, serta mengestimasi nilai persediaan akhir yang akan digunakan dalam laporan keuangan.

6. Meningkatkan Efisiensi Proses Bisnis

Dengan melakukan stock opname, kamu bisa mengidentifikasi masalah dalam sistem persediaan dan mengambil langkah-langkah untuk memperbaikinya. Hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi dalam proses bisnis, seperti mempercepat proses pengiriman barang atau mengurangi waktu tunggu dalam pengadaan barang.

7. Membantu dalam Perencanaan Bisnis

Data persediaan yang akurat akan membantu perusahaan dalam merencanakan bisnis, seperti menentukan target penjualan, membuat rencana pengadaan barang, atau mengatur promosi. Dengan informasi yang tepat, perusahaan bisa membuat keputusan yang lebih baik untuk mencapai tujuan bisnis.

Baca Juga: Metode Periodik: Apakah Tepat untuk Mengelola Inventory?

Dari berbagai alasan di atas, jelas bahwa stock opname merupakan kegiatan yang sangat penting dan perlu dilakukan secara rutin. Dengan melakukan stock opname, kamu bisa menjaga keakuratan data persediaan, mengoptimalkan pengelolaan gudang, serta membantu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis.

Bagaimana Cara Menyiapkan Stock Opname?

Sebelum memulai proses stock opname, ada beberapa persiapan yang harus kamu lakukan. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diperhatikan:

• Tentukan Waktu dan Jadwal Stock Opname

Pilih waktu yang tepat untuk melakukan stock opname, misalnya di akhir tahun atau setelah periode penjualan. Pastikan juga kamu membuat jadwal yang jelas agar seluruh tim terlibat dalam proses ini.

• Susun Tim Stock Opname

Bentuklah tim yang terdiri dari beberapa orang dengan peran dan tanggung jawab yang jelas. Tim ini harus terdiri dari orang yang paham tentang proses stock opname dan sistem persediaan.

• Siapkan Dokumen dan Alat yang Diperlukan

Sediakan dokumen seperti daftar persediaan, formulir stock opname, dan sistem pencatatan. Selain itu, siapkan juga alat yang diperlukan seperti komputer, barcode scanner, dan alat tulis.

Langkah-Langkah Melakukan Stock Opname

Melakukan stock opname dengan cara yang tepat sangat penting untuk mendapatkan hasil yang akurat. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu kamu ikuti saat melakukan stock opname:

1. Pembagian Tugas

Bagilah tugas kepada setiap anggota tim sesuai dengan keahlian mereka. Contohnya, kamu bisa menugaskan seseorang untuk menghitung jumlah barang, sementara yang lain bertanggung jawab atas pencatatan dan pengecekan data.

2. Penghitungan Barang

Mulailah proses penghitungan barang dengan sistematis. Kamu bisa menggunakan metode penghitungan yang sesuai dengan karakteristik barang, seperti metode penghitungan berdasarkan lokasi, jenis barang, atau nilai barang. Pastikan setiap anggota tim melakukan penghitungan dengan teliti dan akurat.

3. Pencatatan Data

Setelah penghitungan selesai, catat hasilnya dalam sistem persediaan atau lembar kerja yang telah disediakan. Pastikan pencatatan data dilakukan dengan teliti dan rapi, agar mudah untuk dilakukan pengecekan dan rekonsiliasi nantinya.

4. Pengecekan Data

Lakukan pengecekan data untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam penghitungan dan pencatatan. Jika ditemukan perbedaan antara jumlah barang yang dihitung dengan data yang ada di sistem, lakukan investigasi untuk menemukan penyebabnya dan lakukan perbaikan yang diperlukan.

5. Rekonsiliasi Data

Setelah pengecekan selesai, lakukan rekonsiliasi data untuk menyamakan jumlah persediaan yang ada di gudang dengan data yang ada di sistem. Proses ini melibatkan perubahan data persediaan di sistem sesuai dengan hasil penghitungan yang telah dilakukan.

6. Evaluasi Hasil

Evaluasi hasil stock opname untuk mengetahui keberhasilan proses ini dan menemukan area yang perlu ditingkatkan. Jika ditemukan masalah dalam sistem persediaan, segera ambil tindakan yang diperlukan untuk memperbaikinya.

7. Pelaporan Hasil

Laporkan hasil stock opname kepada pihak yang berwenang, seperti manajemen perusahaan atau tim akuntansi. Pastikan laporan disampaikan dengan jelas dan akurat, agar bisa digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dan perencanaan bisnis.

Baca Juga: Aplikasi Stok Barang: Solusi Manis Untuk Masalah Bisnis

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kamu akan dapat melakukan stock opname dengan cara yang efektif dan menghasilkan data persediaan yang akurat. Ingat, keberhasilan stock opname sangat penting untuk menjaga kelancaran bisnis dan memastikan keakuratan data persediaan.

Tips Sukses Melakukan Stock Opname

Berikut beberapa tips yang dapat membantu kamu menjalankan proses stock opname dengan sukses:

• Susun Rencana yang Matang

Sebelum melakukan stock opname, buatlah rencana yang matang. Tentukan tanggal, waktu, dan lokasi stock opname, serta susun tim yang akan terlibat dalam proses ini. Rencanakan juga cara penghitungan dan metode yang akan digunakan agar stock opname dapat berjalan efisien dan efektif.

• Lakukan Pelatihan untuk Tim Stock Opname

Agar proses stock opname berjalan lancar, lakukan pelatihan untuk tim yang akan terlibat. Pastikan mereka memahami proses, alat, dan sistem yang digunakan dalam stock opname. Dengan memiliki pemahaman yang baik, anggota tim akan dapat bekerja lebih cepat dan menghasilkan data yang akurat.

• Tetapkan Standar Prosedur

Buatlah standar prosedur yang jelas dan mudah dipahami oleh seluruh tim. Hal ini akan membantu memastikan proses stock opname berjalan efisien dan menghasilkan data yang akurat. Standar prosedur ini harus mencakup metode penghitungan, pencatatan, dan pengecekan, serta proses rekonsiliasi data.

• Gunakan Teknologi yang Tepat

Pemanfaatan teknologi, seperti barcode scanner atau sistem manajemen persediaan, dapat membantu mempercepat proses stock opname dan mengurangi kesalahan dalam penghitungan. Selain itu, teknologi ini juga dapat memudahkan dalam melacak perubahan data persediaan dan membantu dalam analisis data.

Dengan adanya aplikasi inventory dari majoo kamu gak perlu lagi bingung melakukan stock opname. Pada aplikasi ini proses rekonsiliasi posisi stok dapat dilakukan dengan mudah menggunakan opsi pilihan opname secara keseluruhan atau sebagian. Selain itu, tersedia opsi upload dalam bentuk file Excel sehingga proses rekonsiliasi dapat dilakukan secara bertahap dan akurat.

• Lakukan Pemeriksaan Berkala

Lakukan stock opname secara berkala untuk memastikan keakuratan data persediaan dan menghindari permasalahan yang lebih besar di masa mendatang. Pemeriksaan berkala ini juga dapat membantu kamu mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi pada sistem persediaan, sehingga kamu bisa segera mengambil tindakan yang diperlukan.

• Koordinasi dengan Tim yang Terkait

Koordinasi yang baik antara tim stock opname dengan tim lain yang terkait, seperti tim logistik dan tim akuntansi, akan memudahkan dalam proses stock opname. Pastikan semua tim memiliki informasi yang sama tentang jadwal dan tujuan stock opname, serta siap untuk bekerja sama dalam proses ini.

• Jaga Keamanan Data

Pastikan data yang dihasilkan dari stock opname disimpan dengan aman dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang. Hal ini akan membantu menjaga keamanan informasi dan mencegah kebocoran data yang bisa berdampak negatif pada perusahaan.

• Evaluasi dan Perbaikan

Setelah proses stock opname selesai, penting untuk melakukan evaluasi agar kamu dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan atau peningkatan. Berikut beberapa langkah yang bisa kamu lakukan dalam evaluasi dan perbaikan:

1. Menganalisis proses stock opname: Tinjau proses yang telah dilakukan selama stock opname, dan perhatikan apakah ada langkah yang perlu diperbaiki atau dioptimalkan. Misalnya, apakah metode penghitungan yang digunakan efektif, atau apakah sistem pelabelan barang sudah optimal?

2. Mengevaluasi kinerja tim: Periksa kinerja setiap anggota tim stock opname dan identifikasi area di mana mereka bisa meningkatkan kinerja mereka. Berikan umpan balik yang konstruktif dan dorong mereka untuk terus belajar dan berkembang.

3. Mengidentifikasi masalah dalam sistem persediaan: Jika kamu menemukan adanya perbedaan antara data persediaan di sistem dan hasil penghitungan, cari tahu penyebabnya dan lakukan perbaikan yang diperlukan. Hal ini bisa melibatkan pembaruan sistem persediaan, pelatihan karyawan, atau perubahan prosedur.

4. Membuat rencana perbaikan: Buat rencana perbaikan yang mencakup tindakan yang perlu diambil untuk mengatasi masalah yang ditemukan selama evaluasi. Rencana ini bisa mencakup perubahan prosedur, pelatihan karyawan, atau investasi dalam teknologi baru.

5. Implementasi perbaikan: Setelah membuat rencana perbaikan, lakukan tindakan yang diperlukan untuk mengimplementasikannya. Pastikan semua anggota tim terlibat dalam proses ini dan paham tentang perubahan yang akan dilakukan.

6. Evaluasi berkala: Setelah melakukan perbaikan, lakukan evaluasi berkala untuk memastikan perbaikan yang dilakukan efektif dan tidak ada masalah baru yang muncul. Proses evaluasi ini akan membantu kamu terus meningkatkan sistem persediaan dan menjaga keakuratan data.

• Pertimbangkan Rotasi Barang

Salah satu cara untuk memastikan stock opname berjalan lancar adalah dengan mengatur rotasi barang di gudang. Dengan mengatur rotasi barang, kamu akan lebih mudah dalam mengakses dan menghitung jumlah persediaan yang ada. Hal ini akan membantu dalam mempercepat proses stock opname dan mengurangi kesalahan.

• Konsisten dalam Pelabelan Barang

Pelabelan yang konsisten pada setiap barang akan memudahkan tim stock opname dalam mengidentifikasi dan menghitung jumlah barang. Pastikan setiap barang memiliki label yang jelas dan mudah dikenali. Selain itu, pastikan juga sistem pelabelan yang digunakan sesuai dengan standar yang berlaku di perusahaan.

• Luangkan Waktu yang Cukup

Jangan terburu-buru dalam melakukan stock opname. Luangkan waktu yang cukup agar proses ini dapat berjalan dengan baik dan menghasilkan data yang akurat. Jika kamu merasa perlu, jangan ragu untuk mengalokasikan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan stock opname. Ingat, keakuratan data adalah tujuan utama dari stock opname.

• Motivasi Tim Stock Opname

Memberikan motivasi pada tim stock opname akan membantu menjaga semangat mereka dalam bekerja. Kamu bisa memberikan insentif atau bonus jika mereka berhasil menyelesaikan stock opname dengan baik dan tepat waktu. Dengan adanya motivasi ini, tim stock opname akan lebih bersemangat dan bekerja dengan lebih efisien.

Baca Juga: Pentingnya Menjaga Persediaan Barang Dengan Safety stock

Dengan menerapkan tips-tips sukses di atas, kamu akan dapat menjalankan proses stock opname dengan lebih lancar dan menghasilkan data yang akurat. Ingat, keberhasilan stock opname sangat penting untuk menjaga kelancaran bisnis dan memastikan keakuratan data persediaan. Oleh karena itu, pastikan kamu selalu memperhatikan dan menerapkan tips-tips ini dalam setiap stock opname yang kamu lakukan.

Penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa melakukan stock opname merupakan proses yang penting untuk memastikan keakuratan data persediaan dan menjaga kelancaran bisnis. Dengan memahami pengertian stock opname, menyiapkan rencana yang matang, serta melakukan langkah-langkah yang tepat, kamu bisa menjalankan stock opname dengan sukses. Jangan lupa untuk terus melakukan evaluasi dan memperbaiki sistem persediaan agar selalu up-to-date dan menghindari permasalahan di masa mendatang.

Sumber: 

• https://dailysocial.id/post/stock-opname-pengertian-langkah-langkah-dan-contohnya

• https://store.sirclo.com/blog/cara-melakukan-stock-opname/

• https://www.dconsulting.id/blog/5-tips-melakukan-stock-opname-yang-tepat/

• https://www.prieds.com/post/tips-stock-opname-lebih-akurat-dan-efisien

• https://www.freepik.com/