Apa Itu Tender? Ini Pengertian, Persyaratan, dan Tahapannya!

Tender mungkin bukanlah istilah yang sering didengar oleh orang awam. Akan tetapi, tender adalah hal yang tentu cukup familier bagi para pelaku bisnis. 

Mengingat ketatnya persaingan bisnis saat ini, pemilik usaha tentu perlu gesit memberikan penawaran dan menunjukkan value lebih yang dimiliki oleh perusahaannya.

Jadi, apa itu tender proyek? Untuk memahaminya, mari baca ulasan di bawah ini selengkapnya.

Apa Itu Tender?

Dalam artikel ini kami akan membahas tender sampai detail tahapannya. Akan tetapi, sebelumnya tentu kamu perlu memahami definisi dari kegiatan bisnis yang satu ini.

Pengertian Tender Menurut Bahasa

Kalau kita melihat di KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), tender adalah tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang.

Jadi, proses tender melibatkan dua pihak, yaitu pihak perusahaan penyelenggara serta pihak perusahaan yang memberikan penawaran atau dikenal dengan sebutan vendor.

Baca juga: Mengenal Jenis-Jenis Vendor dan Fungsinya dalam Bisnis

Definisi Tender Menurut PERPRES No. 12 Tahun 2021

Di Indonesia, cara penentuan vendor melalui proses tender adalah hal yang lazim dilakukan baik oleh perusahaan swasta maupun perusahaan pemerintah seperti BUMN atau lembaga pemerintah, misalnya kementrian.

Bahkan, kegiatan bisnis ini secara resmi diatur dalam Peraturan Presiden (PERPRES). Kamu bisa menilik lebih dalam ketentuan untuk suatu tender proyek dalam PERPRES No. 12 Tahun 2021.

Dalam PERPRES No. 12 Tahun 2021 disebutkan bahwa tender adalah metode pemilihan untuk mendapatkan penyedia barang atau pekerja konstruksi atau jasa lainnya.

Cakupan tujuan pengadaan barang atau jasa melalui proses tender juga diatur dalam PERPRES tersebut, yaitu:

1. Menghasilkan barang atau jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitas, kuantitas, waktu, biaya, lokasi, dan penyedia;
2. Meningkatkan penggunaan produk dalam negeri;
3. Meningkatkan peran serta usaha mikro, usaha kecil, dan koperasi;
4. Meningkatkan peran pelaku usaha nasional;
5. Mendukung pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang atau jasa hasil penelitian;
6. Meningkatkan keikutsertaan industri kreatif;
7. Mewujudkan pemerataan ekonomi dan memberikan perluasan kesempatan berusaha;
8. Meningkatkan pengadaan berkelanjutan.

Baca juga: CSR adalah Corporate Social Responsibility, Apa Artinya?

Fungsi Tender

Memenangkan sebuah tender bukan hanya saja menguntungkan bagi sebuah perusahaan, melainkan juga suatu pencapaian. Alasannya karena tender biasanya hanya terjadi pada proyek-proyek besar perusahaan.

Secara tidak langsung, memenangkan sebuah tender adalah kesempatan untuk menaikkan value atau reputasi perusahaan. Lebih dari itu, kegiatan bisnis yang satu ini juga memiliki berbagai fungsi lainnya yang bisa mendatangkan keuntungan bagi pihak yang terlibat. Simak selengkapnya dalam poin penjelasan berikut ini.

1. Memberi kesempatan bagi perusahaan atau lembaga penyelenggara untuk mendapatkan penawaran terbaik atas barang atau jasa yang mereka butuhkan secara efektif;
2. Meminimalisasi adanya risiko bisnis, misalnya terjadinya penipuan di tengah kerja sama, sebab proses tender bersifat transparan dan terbuka;
3. Penyelenggara bisa memperoleh penawaran terbaik dengan harga yang kompetitif;
4. Potensi peningkatan omzet baik bagi vendor ataupun penyelenggara;
5. Menjadi rekam jejak atau track record positif untuk vendor yang terpilih;
6. Sebagai potensi revenue bisnis di masa depan sebab perusahaan penyelenggara cenderung akan bekerja sama dengan vendor yang kompeten dalam jangka waktu panjang;
7. Menambah relasi atau network di tengah pasar yang kompetitif.

Baca juga: Persaingan Bisnis: Teori, Contoh, dan Jenisnya 

Perbedaan Tender dan Lelang

Tidak sedikit orang yang sering keliru menganggap bahwa tender sama dengan lelang. Kedua proses tersebut memang melibatkan pihak penawar atau vendor dan pihak penyelenggara, tetapi dua kegiatan ini sebetulnya berbeda.

Dari sisi skala dan ruang lingkupnya, tender dan lelang sebetulnya merupakan dua kegiatan yang sangat berbeda.

Umumnya, tender adalah bentuk kerja sama bisnis sehingga pihak yang terlibat dalam proses ini biasanya perusahaan yang sama-sama memiliki kepentingan dalam suatu proyek bisnis.

Sementara itu, lelang bersifat lebih umum, yaitu proses menjual barang kepada pihak yang memberikan penawaran harga tertinggi dan disetujui oleh pihak pemandu lelang.

Meskipun demikian, terhitung sejak tahun 2010 pemerintah memutuskan keduanya sebagai fenomena yang sama lewat regulasi PERPRES Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Jika kamu ingin mempelajari ketentuan tersebut lebih lanjut, silakan unduh PERPRES terkait di sini.

Persyaratan yang Perlu Dipenuhi Vendor Saat Mengikuti Tender

Apakah kamu tertarik untuk menjadi vendor bagi perusahaan lain dan ingin mengikuti tender proyek? Sebelumnya, pastikan kamu sudah mengetahui persyaratan yang perlu dipenuhi oleh vendor atau pihak pemberi penawaran.

Pasalnya, tender sering kali dilakukan untuk proyek besar sehingga tidak sembarang orang atau perusahaan bisa mengikuti kegiatan tersebut. Adapun persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh vendor, antara lain:

Vendor Memiliki Legalitas Perusahaan yang Jelas

Salah satu syarat yang sangat krusial dalam penentuan vendor yang dapat mengikuti tender ialah perusahaan tersebut harus memiliki legalitas. Jadi, pihak yang dapat terlibat dalam proses ini hanyalah lembaga resmi yang keberadaannya dapat terbukti secara hukum.

Untuk mengidentifikasi hal ini, penyelenggara biasanya meninjau Akta Perusahaan, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), atau dokumen resmi lainnya.

Baca juga: NPWP adalah: Jenis, Fungsi, dan Cara Daftar

Penawaran sesuai dengan Ketentuan Kesepakatan dari Penyelenggara

Sebelum mengajukan penawaran, idealnya vendor mempelajari terlebih dahulu kesepakatan yang diharapkan oleh pihak penyelenggara. Pihak vendor perlu meninjau ketentuan kesepakatan baik dari sisi etika maupun hukum.

Apabila sudah meninjau ketentuan kesepakatan dari penyelenggara, barulah pihak vendor mengajukan penawaran terbaik yang sesuai dengan ketentuan tersebut. Tentunya, pihak vendor juga tetap perlu memperhatikan kewajaran harga sebagai daya tarik bagi pihak penyelenggara.

Sanggup Memenuhi Penawaran

Memenangkan tender proyek merupakan tanda bahwa suatu perusahaan atau vendor dapat dipercaya oleh pihak penyelenggara. 

Seperti kesepakatan lainnya, setelah terpilih menjadi vendor, pihak vendor perlu memberikan persetujuan yang menunjukkan kesanggupan dalam memenuhi penawaran yang sebelumnya diajukan.

Dengan kata lain, vendor menyetujui untuk bertanggung jawab dan memenuhi komitmen terkait penawarannya kepada pihak penyelenggara.

Tahapan Dalam Tender

Tahapan atau prosedur tender merupakan hal penting yang perlu diketahui. Pengetahuan tentang tahapan ini penting untuk menjaga proses berjalan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. 

Setidaknya, ada dua macam prosedur tender, yaitu open tendering procedure dan restricted procedure. Mari kita cermati satu per satu!

Open Tendering Procedure

Open tendering procedure atau prosedur tender terbuka sering digunakan dalam sektor publik. Prosedur ini biasanya digunakan untuk mendapatkan barang atau jasa yang cukup 'sederhana'. 

Pada prosedur ini, pihak penyelenggara mengizinkan bisnis apa pun untuk memberikan penawaran. Prosesnya terlihat seperti ini:

• Penyelenggara mengirimkan undangan dan vendor menerima undangan mengikuti tender;
• Pihak penyelenggara merilis pemberitahuan terbuka tentang penilaian dan persyaratan selama proses tender berlangsung;
• Vendor mengajukan proposal untuk menunjukkan bahwa perusahaan mereka adalah pilihan terbaik, tetapi tetap harus sesuai ketentuan yang berlaku;
• Apabila ada undangan presentasi proposal, vendor menjelaskan penawaran di hadapan pihak penyelenggara secara langsung;
• Penyelenggara mengeluarkan pengumuman terkait hasil presentasi proposal atau vendor yang lolos tahap presentasi;
• Setelah tahap evaluasi, penyelenggara memilih dan menetapkan vendor yang menang tender.

Jika kamu melakukan tender di sektor publik, pilihan akan dijatuhkan kepada vendor yang paling menguntungkan secara ekonomi atau most economically advantageous tender (MEAT).

Baca juga: Supplier atau Pemasok: Pengertian, Jenis dan Contohnya

Restricted Procedure

Restricted procedure dikenal juga dengan istilah prosedur tender terbatas. Prosedur terbatas umumnya digunakan untuk memilih komoditas yang lebih kompleks. 

Karena mereka biasanya memiliki nilai kontrak yang lebih tinggi, pihak penyelenggara menerapkan prosedur yang lebih ketat. Hal ini dilakukan dalam rangka memastikan bahwa calon pemasok memenuhi syarat untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

Dalam prosedur terbatas, pihak penyelenggara menetapkan kriteria kelayakan yang harus dipenuhi vendor agar memenuhi syarat. Tahap ini dapat disebut sebagai tahap pre-qualification questionnaire (PQQ). 

Di level global, hal ini juga dikenal sebagai selection questionnaire (SQ) atau PAS91 (khusus untuk pemilihan vendor di sektor industri konstruksi). Pada tahap PQQ atau SQ perusahaan akan ditanya terkait hal-hal tertentu, di antaranya:

• Angka turn over
• Kebijakan tentang asuransi
• Non-kolusi
• Kualifikasi dan akreditasi

Setelah itu, barulah vendor memasuki tahap seperti pada tahap prosedur terbuka, yaitu merespons undangan dengan proposal penawaran. Sekali lagi, vendor perlu merespons undangan sesuai dengan spesifikasi. 

Vendor perlu menjelaskan secara rinci cara perusahaan memberikan kontrak dan alasan perusahaan mereka adalah bisnis terbaik untuk proyek atau tender yang sedang berjalan. Jika lulus evaluasi, pihak penyelenggara akan membuat kesepakatan dengan vendor terpilih.

Kesimpulan

Sebagai salah satu proses dalam bisnis, beberapa di antara kamu mungkin sudah familier dengan istilah tender. Mengacu pada PERPRES No. 12 Tahun 2021, tender adalah metode pemilihan vendor untuk penyedia barang, pekerja konstruksi, atau penyedia jasa lainnya.

Pengadaan tender proyek ditujukan untuk memperoleh barang dan jasa berkualitas serta sesuai kebutuhan dengan penawaran terbaik. Umumnya, perusahaan pemberi penawaran akan memberikan harga yang kompetitif dibandingkan dengan harga pasar.

Proses ini terbilang simbiosis mutualisme sebab pihak penyelenggara bisa mendapatkan barang atau jasa dengan penawaran terbaik, sedangkan pihak pemberi penawaran dapat memperoleh proyek dengan nilai besar yang tentunya menguntungkan perusahaan.

Karena itu, prosedur tender biasanya dijalankan dengan ketat. Baik melalui prosedur terbuka atau terbatas, vendor tetap harus memenuhi syarat-syarat tertentu yang telah ditetapkan oleh pihak penyelenggara.

Sekarang kamu sudah mengetahui, apa itu tender? Apakah kamu tertarik untuk menjadi salah satu vendor dalam tender proyek? Kalau begitu, pastikan segala persyaratan mulai dari legalitas hingga ketentuan lain dari penyelenggara sudah terpenuhi. 

Selain itu, kamu juga perlu memastikan bisnis memiliki dokumentasi operasional sampai laporan keuangan yang baik. Jika kamu kesulitan melakukannya sendiri, manfaatkanlah teknologi seperti aplikasi POS yang menyediakan fitur lengkap!