6 Tugas Customer Service, Perkuat Loyalitas Pelanggan

Customer service sangatlah penting dalam operasional bisnis ataupun perusahaan, lho! Kepuasan pelanggan menjadi faktor utama agar bisnismu tetap jalan dengan lancar. Namun, menjadi customer service bukanlah tugas yang mudah. Selain harus mengerti produk atau layanan yang akan ditawarkan ke customer, kamu juga harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan dapat mengatasi masalah yang dihadapi pelanggan.

Nah, di artikel ini, akan dikupas secara tuntas definisi customer service, tugas-tugasnya, dan skills wajib yang perlu dimiliki oleh seorang customer service. Jadi, pastikan kamu membacanya sampai selesai, ya!

Apa Itu Customer Service?

Customer service adalah usaha yang dilakukan oleh suatu bisnis atau perusahaan untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan atau konsumennya. Tujuan dari adanya  ini customer service untuk menjaga hubungan baik antara bisnis dan pelanggan, serta memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.

Dalam praktiknya, customer service melibatkan interaksi antara pelanggan dan perwakilan bisnis melalui telepon, email, obrolan langsung, atau media sosial. Perwakilan perusahaan yang bertugas sebagai customer service harus memiliki pengetahuan cukup tentang produk atau layanan yang ditawarkan. Pasalnya dengan memiliki product knowledge yang cukup tentang dapat memberikan informasi akurat dan membantu pelanggan untuk menyelesaikan masalah atau menjawab pertanyaan dari mereka.

Tugas customer service adalah mendengarkan dengan seksama masalah atau kebutuhan pelanggan, memberikan solusi yang efektif, dan menjaga komunikasi yang efisien, serta ramah. Menjadi customer service harus bisa berempati terhadap pelanggan, memahami kekhawatiran atau kesulitan yang dihadapi pelanggan, serta berusaha keras untuk menyelesaikan masalah dengan cepat, tepat, dan efisien.

Tanggung jawab customer service yaitu menangani keluhan atau masukan dari pelanggan, dengan tujuan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dan kepuasan mereka terhadap suatu bisnis.

Di era digital seperti sekarang ini, customer service juga berperan penting dalam menjawab pertanyaan atau mengatasi masalah pelanggan melalui media sosial atau platform online lainnya. Hal ini memungkinkan pelanggan untuk berinteraksi dengan bisnis secara cepat dan mudah, tanpa harus menghadapi hambatan komunikasi. 

Baca Juga: Menjadi Customer Service yang Baik? Ini Tipsnya!

Skills yang Perlu Dimiliki Customer Service

Ada beberapa skills yang penting bagi seorang profesional customer service. Berikut ini beberapa skills penting yang perlu dimiliki customer service, antara lain: 

1.    Komunikasi yang Efektif

Menjadi seorang customer service perlu memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Ini meliputi kemampuan untuk mendengarkan dengan saksama, mengungkapkan diri dengan jelas, dan menjelaskan informasi dengan tepat. 

2.    Empati

Kemampuan untuk berempati dengan pelanggan adalah kunci dalam memberikan pelayanan yang baik. Ini berarti bisa memahami dan merasakan perasaan, kekhawatiran, atau kesulitan yang sedang dialami pelanggan. Dengan berempati, seorang profesional customer service dapat memberikan dukungan dan solusi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 

3.    Penyelesaian Masalah

Seorang profesional harus mampu menganalisis situasi, mengidentifikasi akar permasalahan, serta menemukan solusi yang efektif dan memuaskan pelanggan. Selain itu, customer service harus bisa berpikir kreatif dan fleksibel untuk menemukan cara-cara baru dalam menyelesaikan masalah. 

4.    Kesabaran

Menghadapi pelanggan yang mungkin frustrasi atau marah membutuhkan tingkat kesabaran yang tinggi, bukan? Seorang customer service harus bisa tetap tenang dalam mengendalikan emosi mereka sendiri di saat menghadapi situasi yang menantang. Kesabaran akan membantu mereka untuk tetap fokus pada solusi daripada terjebak dalam konflik atau ketegangan. 

5.    Pengetahuan Produk atau Layanan

Customer service harus memiliki product knowledge yang baik. Mereka harus bisa memberikan informasi yang akurat, menjelaskan fitur atau manfaat, dan membantu pelanggan memahami cara penggunaan produk. 

6.    Keterampilan Manajemen Waktu

Customer service harus memiliki kemampuan untuk mengatur waktu dengan baik, menjaga efisiensi dalam menangani pertanyaan atau masalah pelanggan, dan mengutamakan tugas-tugas yang penting. 

7.    Keahlian Teknologi

Di era revolusi industri 4.0 seperti saat ini, keterampilan teknologi menjadi semakin penting. Seorang customer service harus bisa menggunakan alat komunikasi dan sistem manajemen pelanggan dengan baik, serta memahami platform online atau media sosial yang digunakan untuk berinteraksi dengan pelanggan.

Dengan menguasai skills ini, seorang customer service dapat memberikan pelayanan yang unggul dan membangun hubungan yang baik dengan pelanggan. 

Tugas Customer Service Online

Sebagai customer service online, ada beberapa tugas yang perlu dilakukan. Berikut adalah beberapa jobdesk customer service yang harus dijalankan, antara lain: 

1.    Menangani Pertanyaan dan Permintaan Pelanggan

Seorang customer service online harus siap untuk menjawab pertanyaan pelanggan dan memenuhi permintaan mereka. Ini bisa meliputi memberikan informasi tentang produk atau layanan, memberikan bantuan dalam memecahkan masalah, atau memberikan arahan yang diperlukan. Customer service harus responsif terhadap pesan atau komunikasi yang diterima melalui email, obrolan langsung, atau media sosial. 

2.    Menyelesaikan Keluhan dan Masalah

Seorang customer service online harus mampu menangani keluhan atau masalah pelanggan dengan profesional, cepat, dan trepat. Mereka harus mendengarkan dengan saksama keluhan pelanggan, mengidentifikasi sumber masalah, dan mencari solusi yang memuaskan. Tugas ini juga melibatkan kemampuan untuk tetap tenang dan meredakan situasi yang mungkin emosional. 

3.    Memberikan Dukungan Teknis

Jika produk atau layanan yang ditawarkan melibatkan aspek teknis, customer service online harus memiliki pengetahuan yang cukup untuk memberikan dukungan teknis kepada pelanggan. Mereka harus dapat membantu pelanggan dalam mengatasi masalah teknis, memberikan panduan penggunaan, atau menjelaskan langkah-langkah troubleshooting. 

4.    Membantu dalam Proses Pembelian

Tugas customer service online juga bertanggung jawab dalam membantu pelanggan dalam proses pembelian. Mereka harus mampu memberikan informasi terkait produk atau layanan yang ditawarkan, memberikan rekomendasi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan, serta membantu dalam proses transaksi atau pembayaran online. 

5.    Memantau dan Membalas Ulasan atau Komentar

Tugas customer service online selanjutnya yaitu memantau ulasan atau komentar yang diterima dari pelanggan di media sosial atau platform online lainnya. Customer service harus siap untuk memberikan tanggapan yang tepat terhadap ulasan atau komentar tersebut, baik itu berupa pujian, kritik, atau saran. Mereka harus menjaga komunikasi yang baik dengan pelanggan dan berusaha memperbaiki pengalaman pelanggan yang negatif. 

6.    Membangun Hubungan dengan Pelanggan

Tugas customer service online yang terakhir yaitu memberikan pelayanan yang ramah, berempati, dan responsif. Ini termasuk mengenali pelanggan secara personal, memperhatikan kebutuhan atau preferensi pelanggan, dan memberikan solusi yang memenuhi harapan pelanggan. 

Baca Juga: Kenapa Perlu Memiliki Aplikasi CRM Untuk Bisnismu?

Pentingnya Customer Service di Bisnis

Selain meningkatkan kepuasan pelanggan, membangung hubungan yang baik dengan pelanggan, terdapat alasan customer service ini penting untuk sebuah bisnis. Alasan tersebut, antara lain: 

1.    Membedakan Diri dari Pes konkuren

Pes konkuren adalah bisnis lain yang menawarkan produk atau layanan serupa dengan bisnismu bisa menjadi tantangan yang perlu dihadapi atau peluang yang dapat dimanfaatkan.

Dalam persaingan bisnis yang sengit, customer service yang unggul dapat menjadi faktor penentu dalam membedakan bisnismu dari kompetitor. Jika kamu dapat memberikan pelayanan yang lebih baik daripada kompetitor, pelanggan akan cenderung memilih bisnismu, lho! Customer service yang berkualitas dapat menjadi keunggulan kompetitif yang signifikan. 

2.    Meningkatkan Reputasi Bisnis

Customer service yang baik membantu membangun reputasi positif bagi bisnismu. Pelanggan yang puas akan berbagi pengalaman mereka dengan orang lain dan memberikan ulasan positif tentang bisnismu. Sebaliknya, pelayanan yang buruk dapat merusak reputasi bisnis dan menyebabkan kehilangan pelanggan. Mempertahankan reputasi yang baik melalui customer service yang baik adalah kunci untuk membangun brand image positif dan dipercaya. 

3.    Meningkatkan Retensi Pelanggan

Customer service juga mampu meningkatkan retensi pelanggan. Dengan menangani keluhan dan masalah pelanggan dengan efektif dan mempertahankan pelanggan yang sudah ada. Memiliki pelanggan yang tetap loyal dan terus melakukan transaksi secara teratur adalah cost effective daripada mencari pelanggan baru.

Baca Juga: Memaksimalkan Tim Customer Care dalam Pengembangan Bisnis!

Kesimpulan

Customer service adalah bagian penting dari menciptakan pengalaman pelanggan yang positif. Dengan memberikan pelayanan yang baik, responsif, dan berfokus pada kepuasan pelanggan, bisnis dapat membangun hubungan yang kuat dan berkelanjutan dengan pelanggan.

Tugas customer service melibatkan komunikasi dengan pelanggan melalui platform online, memberikan dukungan, menyelesaikan masalah, dan membangun hubungan yang baik. Dalam era digital saat ini, peran customer service sangat penting dalam memberikan kepuasan pelanggan terhadap perusahaan sehingga terjadilah loyalitas pelanggan.

Namun, untuk meningkatkan efisiensi dan keandalan dalam operasional bisnis, penting untuk memanfaatkan teknologi yang tepat, nih!

Salah satu aplikasi wirausaha online yang dapat membantu dalam operasional bisnis adalah aplikasi majoo. majoo menawarkan berbagai fitur yang dapat mempermudah pengelolaan bisnis, seperti sistem Customer Relationship Management (CRM), inventory, Point of Sales (POS), hingga analisis bisnis. Dengan menggunakan aplikasi majoo, kamu dapat mengoptimalkan operasional bisnis, meningkatkan produktivitas, dan memberikan pengalaman yang lebih baik kepada pelanggan.

Jadi, untuk mengambil langkah selanjutnya dalam memajukan bisnismu, pentimbangkanlah untuk menggunakan aplikasi wirausaha online seperti majoo. Dengan fitur-fiturnya yang lengkap dan user-friendly, majoo dapat membantu kamu dalam mengelola operasional bisnis yang lebih efektif dan efisien.

Jadi, berlangganan majoo segera, yuk!