Apa Jobdesk dan Tugas Data Entry?

Istilah data entry mungkin sudah cukup akrab ya? Sebagai salah satu posisi dengan peran penting di perusahaan, tugas data entry adalah yang berkaitan dengan jenis pekerjaan administrasi. Pekerjaan ini umumnya melibatkan berbagai proses seperti, mengetik atau memasukkan data ke software komputer.

Jika dilihat dari jobdesk data entry, pekerjaan ini memang sepertinya cocok untuk kamu yang memiliki keterampilan mengetik, akurasi, dan tentunya untuk bekerja di bawah deadline.

Lantas, apakah hanya itu tugas data entry di perusahaan? Tentu saja tidak. Ada beberapa tugas dan tanggung jawab lainnya dalam pekerjaan data entry ini. 

Apa itu Data Entry?

Sebenarnya, data entry adalah istilah yang cukup luas karena mencakup sejumlah pekerjaan. Pekerjaan data entry meliputi banyak pekerjaan mulai dari pemrosesan data elektronik, pengetikan, pengolah kata, dan transkrip.

Secara umum, pengertian data entry adalah sebuah profesi karyawan yang memiliki tugas untuk menambah, memverifikasi, dan mengedit data menggunakan media elektronik. Sebagian besar perusahaan memang memerlukan setidaknya seorang data entry karena dianggap memiliki tugas dasar untuk menjalankan fungsi kantor sehari-hari.

Biasanya, penilaian kinerja karyawan data entry adalah dari kemampuannya untuk menuliskan catatan rapat, menambahkan data mentah ke dalam database maupun memasukkan data-data penjualan.

Lantaran profesi data entry adalah pekerjaan yang berkaitan dengan mengetik, maka tingkat pembayaran data entry biasanya didasarkan pada kecepatan mengetik. Semakin cepat kamu mengetik, semakin besar juga kesempatan kamu  untuk menghasilkan lebih banyak uang.

Jika kamu bekerja sebagai seorang data entry, kamu dapat dibayar berdasarkan proyek, pengetikan per menit, per kata, atau per jam tergantung manajemen operasional sebuah perusahaan.

Satu hal yang menarik dari profesi sebagai data entry adalah salah satu pekerjaan online terpopuler saat ini yang dapat dilakukan secara remote dari rumah karena memang sistem kerjanya tidak memerlukan kehadiran di kantor. 

Tugas data entry profesional biasanya berhubungan dengan penggunaan software pemrosesan data untuk memasukkan informasi ke dalam database atau platform dokumentasi. 

Contohnya, sebuah perusahaan manufaktur mungkin akan memerlukan data entry untuk mencatat persediaan dengan aplikasi inventaris barang atau untuk memperbarui akun pelanggan, memindai dokumen untuk disimpan di file, menemukan informasi yang ditentukan sebelumnya, mengedit dokumen, dan lain-lain.

Dari keterangan di atas, bisa disimpulkan bahwa tugas data entry adalah memasukkan data yang diperoleh dari berbagai sumber ke sistem komputer milik perusahaan. Setiap data yang dimasukkan tersebut biasanya mendetail dan bahkan ada pula yang sifatnya rahasia.

Karena itulah untuk menjadi seorang data entry, salah satu syaratnya adalah harus memiliki integritas yang tinggi dan dapat dipercaya.

Baca Tugas: Kenali Serba-Serbi Remote Working Lebih Dalam, Di Sini!

Tugas Data Entry

Berikut ini beberapa tugas data entry yang perlu kamu ketahui:

• Mempersiapkan dan menyortir dokumen sebelum datanya dimasukkan ke dalam komputer;
• Memasukkan informasi pelanggan pribadi ke dalam database yang dikumpulkan pada formulir atau spreadsheet;
• Meninjau semua data untuk dilaporkan kepada manajemen;
• Mengumpulkan semua informasi sebelum memasukkan data ke dalam program software perusahaan;
• Memindai dan mencetak dokumen yang diperlukan untuk mengumpulkan informasi terkait keperluan perusahaan;
• Membuat laporan mingguan dan bulanan mengenai informasi penjualan atau area yang akan ditingkatkan;
• Membimbing karyawan baru sesuai kebutuhan pada proses perusahaan;
• Mengarsipkan dan mengatur dokumen yang digunakan serta menyimpan catatan dokumen asli;
• Menyelesaikan perbedaan informasi dan data yang tidak lengkap;
• Membuat data cadangan yang menjadi bagian dari rencana kontingensi;
• Menerima dan memproses invoice untuk pembayaran dan memperbarui rincian invoice.

Tanggung Jawab Pekerjaan

Selain tugas data entry tadi, ada beberapa tanggung jawab pekerjaan data entry yang juga tidak kalah penting, yaitu: 

• Bekerja dengan mengikuti pedoman privasi sebagaimana ditentukan oleh undang-undang dan kebijakan perusahaan;
• Memastikan pembaruan yang tepat dari software yang diperlukan;
• Memastikan keakuratan data yang sudah dimasukkan ke dalam database;
• Menanggapi permintaan informasi dari anggota yang berwenang;
• Menguji sistem database baru dan pembaruan dari perangkat lunak;
• Mengidentifikasi dan mengoreksi kesalahan saat memasukkan data menggunakan metode kontrol kualitas yang sesuai.

Selain beberapa tanggung jawab dan jobdesk data entry seperti yang sudah disebutkan tadi, pada dasarnya data entry adalah profesi yang memiliki beberapa tugas lain tergantung dari kebijakan perusahaan.

Baca Juga: 2 Metode Pencatatan Persediaan Barang Dagang

Jenis Pekerjaan Data Entry

Pekerjaan data entry bisa digolongkan dalam dua jenis, yaitu secara remote atau in-house. Berikut penjelasan singkatnya. 

1. Remote

Di era digitalisasi seperti sekarang ini, pekerjaan data entry ternyata bisa dilakukan secara remote. Mungkin kamu pernah menemukan pekerjaan freelance data entry yang bisa dijadikan pilihan sebagai pekerjaan sampingan.

Terdapat beberapa kelebihan jika kamu menjadi seorang data entry remote, antara lain: 

• Kamu bisa mengerjakan tugas data entry di mana pun;
• Dapat memilih dan mengatur jam kerja sendiri;
• Umumnya, pembayaran yang diterima bukanlah tipe upah per jam, melainkan dibayar setelah proyek selesai;
• Memiliki kesempatan mendapatkan lebih banyak penghasilan karena bisa sekaligus bekerja di tempat lain.

Umumnya, seorang data entry yang bekerja secara remote tidak perlu memikirkan riwayat pekerjaan yang sudah dilakukan. Jadi, meskipun sebelumnya kamu belum pernah mencoba menjalani pekerjaan ini, tetap punya kesempatan untuk menjajal profesi tersebut.

2. In-house

Data entry in-house adalah mereka yang bekerja full time di sebuah perusahaan. Beberapa kelebihan dari jenis pekerjaan data entry ini, misalnya:

• Bisa mendapatkan lebih banyak penghasilan dari perusahaan.
• Berpeluang untuk mendapatkan beberapa tunjangan seperti, kesehatan, hingga cuti.
• Bisa memiliki keuntungan atau bonus dari performa kerja yang didasarkan pada keandalan, keakuratan, dan kecepatan kerja.

Bekerja penuh waktu di perusahaan tentunya memiliki beberapa keuntungan lainnya misalnya bisa bekerja dengan tim yang saling mendukung.

Skill untuk Tugas Data Entry

Untuk bisa melaksanakan tanggung jawab dan tugas data entry dengan baik, pastinya kamu memerlukan beberapa skill atau kemampuan. Berikut adalah skill data entry yang perlu kamu miliki:

Kemampuan Mengetik Cepat

Sebagai seorang data entry, tentunya kamu harus mampu memasukkan data dalam jumlah besar dalam waktu singkat. Alasannya, sebagian besar perusahaan membutuhkan karyawan data entry yang punya skill kecepatan mengetik minimum sekitar 40 hingga 50 kata per menit.

Untuk mencapai kecepatan ini, kamu harus benar-benar nyaman dan mumpuni dalam menggunakan semua jenis perangkat input seperti keyboard, mouse, dan lain-lain.

Memiliki Pengetahuan Software Dasar

Tugas data entry tentunya juga tidak lepas dari penggunaan berbagai jenis program software komputer. Lantaran itulah, kamu memerlukan pengetahuan dan pengalaman menggunakan software atau aplikasi pengolah kata dan spreadsheet, seperti Ms. Word dan Ms. Excel. 

Tidak berhenti di situ, pekerjaan data entry juga melibatkan penggunaan software database. Tergantung pada industri bisnis perusahaan, kamu sangat mungkin diminta untuk mempelajari dan menggunakan banyak jenis perangkat lunak lain, misalnya seperti aplikasi CRM.

Keterampilan Komunikasi Verbal dan Tertulis

Skill atau kemampuan data entry yang perlu kamu miliki berikutnya adalah kemampuan berkomunikasi, baik secara tulisan maupun verbal.

Secara tulisan, kualitas keterampilan menulis kamu, termasuk ejaan dan tata bahasa, haruslah mumpuni. Tugas data entry berkaitan dengan teks dan informasi, jadi kamu tidak boleh membiarkan adanya kesalahan ejaan dan tata bahasa yang tidak rapi.

Selain itu, keterampilan komunikasi dan kemampuanmu untuk berinteraksi serta berkolaborasi juga harus tinggi. Alasannya, kamu akan berkomunikasi dengan anggota tim, manajer, atau pelanggan lainnya dalam melakukan tugas dan tanggung jawab. 

Untuk beberapa spesialis, seperti data entry operator, keterampilan komunikasi verbal juga penting. Biasanya, spesialis data entry ini juga bertanggung jawab untuk merespon panggilan masuk dari pelanggan dan memberikan beberapa informasi.

Baca Juga: Soft Skill Adalah: Pengertian, Contoh, dan Cara Meningkatkan

Perhatian Terhadap Detail

Untuk mengasah kemampuan yang satu ini, artinya kamu harus terbiasa fokus pada sesuatu, baik itu tindakan maupun hal lain.

Kamu harus bisa berkonsentrasi penuh pada tugas data entry sehingga mampu melakukan input atau pengeditan data yang lebih cepat dan akurat. Kemampuan ini yang nantinya memungkinkan kamu untuk bekerja lebih baik dan meminimalisir terjadinya resiko kesalahan.

Keterampilan Organisasi dan Manajemen Waktu

Salah satu tugas data entry adalah bisa menyelesaikan banyak pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat. Di sinilah keterampilan organisasi dan manajemen waktu sangat dibutuhkan.

Kemampuan organisasi yang baik akan memungkinkan kamu untuk bisa merencanakan, memprioritaskan, dan mencapai tujuan kerja harian dengan lebih cepat dan lebih baik.

Cara yang kamu ambil dalam melakukan tugas mengetik cepat, menyortir, mengelompokkan, dan mengarsipkan file, menunjukkan bahwa kamu memiliki kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang baik.

Keterampilan Kerjasama Tim

Intinya, semakin kamu berorientasi pada kerja tim, maka semakin efektif pula pekerjaan kamu sebagai seorang data entry. Kenapa? Karena baik kamu bekerja sebagai data entry remote atau in-house, kamu tetaplah bagian dari suatu tim. 

Contoh dari keterampilan ini meliputi keterampilan mendengarkan, komunikasi efektif, menghormati orang lain, sharing, menghargai perbedaan sudut pandang dan lain-lain.

Penutup

Tugas data entry yang berhubungan dengan berbagai macam informasi dalam bentuk data membutuhkan konsentrasi yang baik dan keterampilan lainnya. 

Lantaran jobdesk data entry dan tanggung jawabnya yang cukup banyak dan kompleks, pekerjaan yang satu ini tidak bisa diremehkan begitu saja. 

Kalau kamu mungkin saat ini sedang membutuhkan jasa data entry untuk perusahaanmu, pastikan untuk memfasilitasi pekerjaan tersebut dengan software database yang juga mumpuni. Jadi, tidak perlu menunggu lama, langsung saja berlangganan layanan aplikasi majoo!