Account Payable adalah: Definisi, Ciri-Ciri, dan Tugas

Jika kamu berprofesi sebagai akuntan, pasti sudah sering berkutat dengan Account Payable dan Account Receivable. Dua hal tersebut merupakan istilah akuntansi yang sudah sering digunakan oleh staf keuangan di perusahaan.

Selain proses produksi, faktor lain yang berperan penting dalam jalannya sebuah perusahaan adalah aktivitas jual-beli dan utang piutang yang dikenal dengan Account Payable dan Account Receivable. Secara umum, Account Receivable dapat diartikan sebagai piutang usaha, yang berisi catatan transaksi dari pihak lain dan waktu penagihannya. Sedangkan Account Payable adalah utang usaha. Oleh karena itu, apapun yang namanya hutang, maka wajib untuk dilunasi.

Baca juga: Utang adalah: Pengertian dan Jenis-Jenis Utang!

Dalam artikel kali ini, majoo akan mengajakmu untuk membahas lebih lanjut tentang apa itu Account Payable, ciri-ciri, dan tugas Account Payable Staff yang menjadi bagian dari kegiatan bisnis sehari-hari.

Pengertian Account Payable

Di samping proses produksi, Account Payable merupakan hal yang lazim diterapkan dalam bisnis. Bahkan, Account Payable cenderung dibutuhkan karena dapat memberikan keuntungan serta membantu aliran kas (cash flow).

Account Payable adalah tanggungan utang yang dimiliki oleh perusahaan kepada pihak kreditur. Utang dagang tersebut harus dilunasi sebelum jatuh tempo sesuai dengan perjanjian yang telah dilakukan sebelumnya. Karena Account Payable adalah utang dagang, maka dalam pencatatan keuangan dianggap sebagai liabilitas.

Dalam Buku Pengantar Akuntansi I, Diyah Santi Hariyani menjelaskan bahwa Account Payable termasuk liabilitas atau kewajiban di dalam laporan neraca atau balance sheet dicatat di sebelah kanan bersama ekuitas. Sementara di sebelah kiri adalah aset. Dalam persamaan dasar akuntansi, aset harus sama dengan liabilitas ditambah ekuitas (assets = liability + equity).

Baca juga: Pengertian Persamaan Dasar Akuntansi, Rumus, serta Contohnya

Kenapa bisa muncul Account Payable? Umumnya, Account Payable berkaitan dengan transaksi pembelian yang dilakukan. Account Payable dapat terjadi karena beberapa hal berikut ini:

1. Perusahaan melakukan pembelian secara kredit

Pembelian secara kredit tidak hanya dilakukan oleh konsumen pribadi, baik melalui kartu kredit maupun fitur paylater yang tengah tren belakangan ini. Namun, dalam menjalankan bisnisnya, membeli kebutuhan produksi secara kredit juga lazim dilakukan.

2. Perusahaan melakukan pembelian dengan uang muka

Disamping membeli dengan cara kredit, Account Payable atau utang dagang juga disebabkan oleh pembelian menggunakan uang muka. Pelunasan baru akan dilakukan ketika barang sudah diterima.

Lalu, Account Payable terjadi pada perusahaan apa saja? Pada umumnya, Account Payable ini biasa terjadi pada perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan atas pembelian barang jadi atau siap pakai serta industri yang membutuhkan pembelian bahan baku.

Peran Account Payable

Mengelola Account Payable adalah hal yang sangat penting dalam mengelola arus kas bisnis. Beberapa peran Account Payable adalah sebagai berikut:

1. Untuk menjadi pengingat waktu (reminder)

Salah satu peran utama Account Payable adalah untuk memberikan informasi kepada perusahaan agar bisa mengetahui jadwal pembayaran utang agar tidak terjadi penumpukan pembayaran yang dapat membuat beban perusahaan menjadi semakin besar.

2. Untuk membantu menghemat biaya pemrosesan faktur

Perusahaan-perusahaan besar umumnya memanfaatkan teknologi modern untuk merampingkan proses Account Payable mereka dan menghasilkan biaya pemrosesan faktur dengan harga lebih rendah.

3. Untuk memudahkan proses audit

Peran penting Account Payable adalah untuk memudahkan proses audit. Penggunaan perangkat lunak otomatisasi Account Payable dapat membantu staf mengatur dokumen dan memudahkan proses audit perusahaan. Otomatisasi Account Payable akan meningkatkan akurasi sehingga memudahkan dalam mendeteksi pembayaran yang error.

Tugas Account Payable Staf

Account Payable staf memiliki tugas sangat penting bagi sebuah perusahaan sehingga perlu dipantau secara teratur guna mengetahui dan memahami tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh perusahaan. Selain itu, agar perusahaan tidak menumpuk utang dagang terlalu lama yang dapat mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian.

Oleh karena itu, banyak yang menyarankan perusahaan untuk melunasi utang sesegera mungkin ketika barang diterima. Selain meringankan beban, proses bisnis dengan pihak penjual pun akan selalu lancar.

Jika pencatatan Account Payable tidak dilakukan dengan baik, seringkali perusahaan akan menanggung kesalahan yang dapat memperburuk situasi. Kemungkinan perusahaan akan mengalami kerugian. Di samping itu, hubungan dengan klien pun akan terganggu.

Untuk mengurangi adanya kesalahan ketika pencatatan, perusahaan perlu menerapkan metode pencatatan Account Payable yang praktis dan lebih mudah. Saat ini sudah marak aplikasi keuangan yang dapat melakukan pekerjaan akuntan, termasuk dalam mengelola Account Payable. Salah satu contohnya adalah aplikasi keuangan dari majoo. Dengan aplikasi majoo, kamu bisa mencatat semua pengeluaran, pemasukan hingga utang piutang yang dimiliki oleh perusahaan.

Selain menggunakan aplikasi keuangan, perusahaan-perusahaan besar kini umumnya memiliki staf atau karyawan khusus yang mengelola Account Payable. Mereka yang berperan sebagai Account Payable staf memiliki tugas-tugas sebagai berikut:

1. Melakukan koordinasi dengan bagian supply chain

Transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan pihak eksternal tentunya banyak sekali. Oleh karena itu, perusahaan memiliki beberapa divisi untuk membantu mengelola transaksi pembelian tersebut. Beberapa di antaranya adalah divisi sales, divisi procurement, divisi purchasing, divisi produksi, dan divisi warehouse.

Seorang staf Account Payable harus melakukan koordinasi dengan semua pihak tersebut. Koordinasi perlu dilakukan agar pembelian yang dilakukan sesuai dengan rencana.

Karena itu, seorang staf Account Payable harus memahami siklus supply chain supaya dapat memastikan bahwa barang yang dibeli sudah sampai di tujuan dengan selamat.

2. Melakukan analisis kegiatan pembelian

Perusahaan yang baik pastinya akan mencatat seluruh transaksi pembelian yang telah dilakukan. Salah satu tugas Account Payable adalah melakukan pengecekan serta analisis dari data transaksi pembelian yang ada. Tujuannya adalah untuk memastikan transaksi sudah dilakukan sesuai prosedur dan untuk meminimalisasi kesalahan baik besar atau kecil di dalam dokumen pencatatan tersebut agar tidak merugikan banyak pihak.

3. Melakukan pencatatan kegiatan pembelian

Tugas staf Account Payable termasuk melakukan pencatatan terhadap semua kegiatan pembelian. Langkah ini ditujukan sebagai upaya verifikasi apabila ada ketidaksesuaian antara data di dokumen dengan fakta di lapangan.

Baca juga: Bukti Transaksi adalah: Pengertian, Fungsi, Jenis, Tujuan

Detail tugas yang tidak dapat dipisahkan ketika melakukan pencatatan kegiatan pembelian adalah sebagai berikut:

• Memastikan akurasi invoice atau faktur pembelian. Staf Account Payable harus memastikan bahwa semua hal yang dibeli dengan yang ditagihkan telah sama, baik jenis barang atau harganya.
• Menandai transaksi pembelian jika ada item atau barang yang tidak biasa atau meragukan dalam faktur dan mencoba berkoordinasi dengan divisi yang melakukan pembelian untuk menyelesaikan masalahnya.
• Menjadwalkan waktu pembayaran berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak.
• Berkomunikasi dengan vendor dan menanggapi pertanyaan-pertanyaan mereka terkait transaksi pembelian.
• Memperbarui daftar vendor secara berkala. Jika ada vendor baru, maka ia bertugas memasukkannya ke dalam database.
• Mencocokkan antara jurnal dan buku besar utang untuk memastikan semua tagihan dan pembayaran dicatat dan diposting dengan benar.

4. Melakukan pembayaran pembelian

Setelah pembelian ditetapkan dan disetujui oleh vendor, tugas account payable adalah melakukan pembayaran. Ada tiga jenis pembayaran yang dapat dipilih, yaitu:

• Cash After Delivery, merupakan sebuah pembayaran yang dilakukan ketika semua barang sudah dikirimkan oleh vendor ke perusahaan. Perusahaan membayarnya secara tunai.
• Cash Before Delivery, merupakan semua pembayaran sudah harus dilunasi oleh perusahaan sebelum vendor mengantarkan barang.
• Pembayaran dua tahap, yaitu perusahaan melakukan pembayaran tanda jadi atau down payment (DP). Setelah itu, perusahaan kembali melakukan pembayaran hingga lunas saat barang sudah selesai diterima dengan baik.

Beberapa kegiatan atau tugas terkait pembayaran adalah sebagai berikut:

• Mengatur faktur termasuk mengirimkannya ke manajer untuk persetujuan pembayaran
• Memastikan pembayaran telah diterima oleh vendor
• Memverifikasi laporan pengeluaran

5. Membuat laporan dan neraca pembelian

Berikutnya, tugas account payable adalah mencatat dan membuat laporan. Laporan ini nantinya akan menjadi bahan pertanggungjawaban yang diserahkan kepada manajemen perusahaan.

Selain tugas-tugas di atas, berikut beberapa hal yang juga menjadi tanggung jawab yang wajib dilaksanakan oleh staf Account Payable::

• Mengawasi dan memastikan bahwa arus kas perusahaan dalam posisi seimbang. Hal ini diwujudkan dengan melaksanakan tugas pada poin pertama tadi, yaitu berkoordinasi dengan seluruh bagian terkait di dalam perusahaan.
• Mengarsipkan dan melakukan pengecekan seluruh dokumen yang terkait dengan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan.
• Memastikan semua aktivitas pembelian yang telah dilakukan oleh perusahaan didokumentasikan dalam bentuk laporan atau catatan.
• Bertanggung jawab atas pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan. Account Payable staff yang akan melakukan diskusi dan perjanjian dengan vendor guna menentukan sistem pembayaran yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.
• Membuat laporan transaksi pembelian yang telah dilakukan perusahaan dalam periode tertentu. Umumnya, laporan pembelian ini dibuat dalam periode bulanan dan mingguan.

Kualifikasi Staf Account Payable

Setelah melihat banyaknya tugas Account Payable yang telah dijabarkan di atas, maka terdapat beberapa keterampilan spesifik yang harus mereka miliki, antara lain:

• Memahami prinsip akuntansi dasar, terutama prinsip Account Payable;
• Memiliki keterampilan entri data yang akurat dan peka terhadap detail;
• Memiliki keterampilan komunikasi yang baik untuk menjalin hubungan baik dengan pihak lain, terutama vendor;
• Menguasai perangkat lunak komputer tingkat menengah, seperti Microsoft Excel;

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari kami tentang Account Payable, peran pentingnya dalam suatu perusahaan dan juga perbedaannya secara singkat dengan Account Receivable di dalam dunia akuntansi.

Semoga seluruh penjelasan diatas mampu memberikan pengetahuan yang mendalam dan menjadi manfaat untuk kamu yang baru ingin menjalankan suatu perusahan atau bisnis agar tidak mengalami permasalahan dalam berbagai urusan utang-piutang dengan klien.

Agar bisa lebih mudah dalam melakukan kegiatan akuntansi yang rumit tersebut, gunakan saja aplikasi keuangan majoo yang mampu membantu segala jenis kebutuhan dalam bisnis. Aplikasi keuangan majoo bisa membuat laporan keuangan yang cepat dan akurat, mulai dari neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, inventori gudang, dan lainnya. Sehingga, sudah jelas bahwa tujuan dari aplikasi majoo adalah untuk memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.

Yuk, raih kesuksesan bisnismu dengan menggunakan aplikasi keuangan majoo dari sekarang!