Memahami Proses Good Manufacturing Practices dalam Bisnis

Good Manufacturing Practices atau yang kerap disebut GMP merupakan salah satu konsep atau sistem yang mungkin sudah sangat akrab di telinga mereka yang bekerja di bagian produksi. Bagaimana tidak, konsep yang satu ini memang kerap dipakai sebagai bentuk jaminan mutu dari setiap produk yang dibuat dan nantinya akan diedarkan ke pasaran.

Sebenarnya apa yang dimaksud dengan GMP atau Good Manufacturing Practice ini? Apa yang perlu dilakukan oleh pelaku usaha yang ingin menerapkan konsep ini dalam sistem produksinya?

Apa Itu GMP (Good Manufacturing Practice)?

Berasal dari bahasa Inggris, sebenarnya kita dapat menerjemahkan konsep ini ke dalam bahasa Indonesia secara bebas menjadi Praktik-praktik Manufaktur yang baik.

Namun, apa arti yang sebenarnya dari Good Manufacturing Practice?

Good Manufacturing Practice atau GMP adalah sebuah konsep pengelolaan proses produksi yang dapat diwujudkan dalam bentuk prosedur maupun tata kelola yang dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan produk di mana setiap produk yang dipenuhi akan selalu mengikuti standar kualitas yang sudah ditentukan dengan tingkat kesalahan atau tingkat perbedaan yang tergolong kecil.

Sesuai dengan namanya, Good Manufacturing Practice banyak digunakan dalam bidang usaha produksi atau manufaktur. Akan tetapi, tidak semua pelaku usaha yang bergerak di bidang manufaktur dapat menerapkan GMP secara optimal, karena untuk bisa menjalankan GMP dengan baik, pelaku usaha kerap harus memperhatikan berbagai faktor yang dapat memengaruhi setiap indikator yang ingin dicapai dalam proses produksi tersebut.

Meski demikian, bukan berarti Good Manufacturing Practice merupakan sesuatu yang mustahil untuk diwujudkan. Bagi pelaku usaha yang ingin mencoba menerapkan GMP dalam proses produksi di dalam rantai bisnisnya, tak ada salahnya untuk memahami terlebih dahulu apa saja yang sebenarnya dibutuhkan dalam melakukan praktik yang satu ini; sehingga saat diterapkan nanti, praktik ini benar-benar bisa menjadi nilai tambah bagi barang hasil produksi.

Baca Juga: Mengenal Cost of Goods Sold (COGS)

Mengenal Indikator dalam Good Manufacturing Practices

Salah satu langkah yang perlu diperhatikan sebelum mulai menerapkan GMP adalah mengenali terlebih dahulu setiap indikator yang ada di dalamnya. Karena, tanpa adanya pemenuhan indikator-indikator berikut, praktik produksi yang dilakukan mungkin saja tidak bisa disebut sebagai proses produksi yang mematuhi praktik-praktik manufaktur yang baik.

Setidaknya, ada lima indikator yang dapat menentukan apakah suatu proses produksi dilakukan dengan menerapkan Good Manufacturing Practice atau tidak, yaitu:

1. Adanya Komitmen yang Sama dari Seluruh Pihak

Jangan lupa bahwa proses produksi merupakan salah satu titik di antara rangkaian panjang rantai bisnis yang saling berhubungan. Oleh karena itu, dalam praktik manufaktur yang baik, setiap pihak yang terlibat di dalamnya perlu memiliki pandangan serta nilai yang sama untuk memastikan produk yang nantinya akan dihasilkan juga sesuai dengan keseluruhan proses bisnis yang dibutuhkan.

Adanya komitmen yang sama dari staf, karyawan, manajer, hingga pemilik usaha menjadi modal yang pertama dan utama dari Good Manufacturing Practice, karena tanpa adanya hal ini, besar kemungkinan proses produksi atau manufaktur yang dijalankan hanya dilakukan sebatas kewajiban saja sehingga kualitasnya mungkin berbeda antara satu batch produksi dengan batch berikutnya karena tak ada yang mau mengeluarkan upaya ekstra untuk menjaga mutu produksi.

Komitmen yang sama dari seluruh pihak juga membantu menentukan penetapan standar kualitas yang diinginkan. Kerja sama yang baik dari setiap pihak dengan tingkat komitmen yang sama membuat standar mutu lebih mudah dicapai jika dibandingkan dengan proses manufaktur yang dilakukan secara sendiri-sendiri.

Singkatnya, setiap orang yang terlibat dalam proses produksi harus menyadari bahwa barang yang mereka produksi nantinya akan saling berkaitan dengan pihak-pihak yang bekerja di departemen berbeda, sehingga keberadaan standar yang jelas menjadi sebuah patokan yang penting untuk diikuti.

2. Adanya Tim yang Saling Mendukung

Komitmen yang sama di antara setiap pihak saja masih belum cukup untuk menjamin suatu proses produksi dilakukan dengan menerapkan Good Manufacturing Practice. Selanjutnya, pelaku usaha perlu memastikan bahwa tim yang disusun untuk menangani proses produksi tersebut harus memiliki sifat yang solid dan saling mendukung.

Untuk memenuhi indikator yang satu ini, pelaku usaha dapat memastikan terlebih dahulu setiap entitas yang terdapat dalam tim tersebut harus benar-benar memahami tanggung jawab yang dimilikinya satu sama lain dan tidak bekerja sendiri-sendiri.

Misalnya saja, apabila dalam satu tim yang dibentuk terdapat seorang manajer merangkap supervisor, staf, dan juga tenaga admin; setiap anggota tim sebaiknya benar-benar memahami cakupan tanggung jawab dari setiap peran yang ada dan tidak hanya memperhatikan cakupan tanggung jawab dari perannya sendiri. Dengan melakukan praktik tersebut, sistem kerja yang saling mendukung antara anggota tim pun dapat lebih mudah dibentuk.

Dengan memahami cakupan tanggung jawab dari setiap peran yang ada dalam suatu tim, contohnya saja, anggota tim dapat dengan mudah menentukan kepada siapa mereka perlu meminta bantuan apabila menemui masalah; siapa yang memiliki kapasitas untuk mengambil keputusan apabila secara mendadak dibutuhkan; sejauh mana bantuan yang bisa diberikan agar sistem kerja tetap efektif dan efisien.

Niat yang baik untuk membantu atau mendukung anggota lain di dalam tim sebaiknya juga diikuti dengan kapasitas serta kapabilitas yang tepat. Dengan demikian, proses produksi pun dapat dijamin kelancarannya sekalipun sewaktu-waktu terjadi masalah di tengah produksi yang dilakukan karena setiap anggota dalam tim sudah memahami apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam menghadapi situasi masing-masing.

3. Adanya Standar Mutu yang Sesuai dan Disepakati

Setelah setiap pihak yang terkait memiliki komitmen serta nilai-nilai yang sama, dan tim yang solid dan saling mendukung satu sama lain sudah dimiliki, indikator selanjutnya dalam GMP adalah penetapan standar mutu atau kualitas yang ingin dicapai dalam aktivitas atau proses produksi.

Meski secara garis besar standar ini dimaksudkan untuk menjaga mutu dari barang produksi yang dihasilkan, tetapi dalam pelaksanaannya bisa jadi standar ini akan menjadi acuan untuk beragam hal lainnya.

Sebagai contoh, praktik manufaktur yang baik tentunya membutuhkan infrastruktur atau lingkungan produksi yang mendukung. Dalam bisnis makanan, misalnya saja, lingkungan produksi harus bersih, steril, dan bebas dari hama. Apabila lingkungan produksinya tidak steril, bisa jadi makanan yang diproduksi pun akan menurun mutunya karena berbagai faktor.

Dengan demikian, meski yang menjadi tujuan utama dari penetapan standar ini adalah mutu dari proses produksi, ada banyak hal yang bisa dicakup di dalamnya, mulai dari proses produksi itu sendiri, standar terkait desain dari produk yang diinginkan, fasilitas atau infrastruktur produksi yang dibutuhkan, bahkan tempat penyimpanan bahan baku maupun barang jadi hasil produksi.

Karena standar yang akan ditetapkan ini nantinya menjadi acuan dari setiap pihak yang terlibat dalam proses produksi, dalam Good Manufacturing Practice, penting bagi pelaku usaha untuk benar-benar mengenal bagaimana proses produksi terjadi agar dapat menentukan standar apa saja yang dibutuhkan di setiap titik dalam proses produksi itu agar dapat menerapkan praktik manufaktur yang benar-benar baik.

Pelaku usaha kemudian dapat menentukan standar acuan yang dapat dijadikan patokan oleh seluruh pihak yang terlibat dan memastikan standar tersebut benar-benar diikuti dalam setiap proses produksi sehingga tidak ada produksi dengan perbedaan kualitas yang terlalu jauh.

Dengan alasan yang sama, tak jarang sebuah perusahaan manufaktur memiliki tim khusus yang tanggung jawabnya benar-benar terfokus pada jaminan mutu; yaitu dengan memeriksa setiap barang jadi yang sudah diproduksi dan memastikan kualitas setiap produk akhir itu sudah sama dan sesuai dengan takaran mutu yang ditentukan. Dengan kata lain, jangan lupa juga untuk membuat standar yang dapat dijadikan acuan oleh tim jaminan mutu, selain membuat standar untuk proses produksi itu sendiri.

Baca Juga: Apa Itu Perusahaan Manufaktur? Apa yang Perlu Diperhatikan?

4. Adanya Indikator untuk Mengukur Pemenuhan Standar

Adanya indikator di dalam indikator mungkin terdengar sedikit lucu. Namun, jika pelaku usaha sudah menetapkan standar yang harus diikuti oleh setiap pihak yang berada dalam proses produksi, lalu bagaimana menentukan bahwa proses produksi itu sendiri sudah benar-benar sesuai dengan standar yang ditetapkan?

Jawabannya adalah melalui indikator pemenuhan standar.

Selain sebagai tolok ukur untuk mengetahui seberapa jauh pemenuhan standar mutu yang terjadi, fungsi adanya indikator dalam GMP adalah untuk mempermudah pelaku usaha dalam melakukan evaluasi atas praktik manufaktur yang terjadi dalam bisnisnya. Tentunya, ini akan sangat membantu ketika dalam satu batch produksi ada kesalahan yang menyebabkan standar praktik manufaktur yang baik tak dapat dipenuhi, sehingga pada batch produksi yang berikutnya, kualitas produk dapat diperbaiki dengan menghindari kesalahan tersebut.

Umumnya, indikator ini diwujudkan dalam bentuk daftar centang yang dapat diisi oleh supervisor untuk setiap aspek produksi. Hasil dari pemenuhan, atau tidak terpenuhinya, indikator nantinya dapat menjadi acuan atau alat dalam mengidentifikasi masalah maupun tantangan-tantangan dalam proses produksi.

Tanpa adanya indikator-indikator ini, klaim pelaku usaha bahwa proses produksi yang terjadi di tempatnya sudah sesuai dengan konsep praktik-praktik manufaktur yang baik hanya akan dipandang sebagai klaim sepihak karena tidak ada tolok ukur yang bisa dijadikan bukti pembanding. Dengan kata lain, keberadaan indikator-indikator ini tidak hanya membantu proses produksi itu sendiri dalam mencapai mutu yang diinginkan, tetapi juga ke depannya, dapat digunakan sebagai branding.

5. Adanya Kepatuhan dalam Standar Good Manufacturing Practices

Masih berkaitan dengan komitmen yang wajib dimiliki oleh setiap orang yang terlibat dalam proses produksi maupun proses-proses bisnis lain yang berkaitan, ketika praktik-praktik manufaktur yang baik sudah distandardisasi melalui capaian indikator-indikatornya, tentu standar tersebut harus diikuti dengan patuh, bukan?

Kembali kepada komitmen yang patut dimiliki oleh setiap pihak yang terlibat, GMP adalah sebuah konsep jangka panjang yang membutuhkan adanya konsistensi, karenanya berkomitmen untuk patuh menjalankan dan memenuhi setiap indikator dalam praktik manufaktur yang baik tentu menjadi modal utama yang perlu dimiliki sebelum mulai menerapkan konsep ini dalam bisnis.

Pun demikian, bukan berarti karena komitmen dan kepatuhan terhadap standar yang sudah ditentukan menjadi sebuah kewajiban, pelaku usaha serta setiap pihak yang terlibat tidak dapat mengubah standar-standar tersebut. Sebaliknya, justru ketika konsep Good Manufacturing Practice diikuti dengan sesuai, evaluasi terhadap setiap standar yang ditetapkan menjadi penting dan harus dilakukan.

Evaluasi ini nantinya dapat mengukur serta membandingkan seberapa baik kinerja praktik manufaktur yang telah dilakukan dengan keuntungan bisnis atau brand awareness yang dimiliki dan kualitas produk yang dihasilkan. Karena, bagaimanapun juga, konsep praktik manufaktur yang baik awalnya diusung untuk memastikan proses produksi dapat menghasilkan produk-produk dengan jaminan mutu yang baik.

Dengan kata lain, kepatuhan terhadap pemenuhan standar GMP adalah sesuatu yang penting, tetapi sebaiknya tidak diikuti secara buta dan harus mempertimbangkan pula bagaimana praktik terbaik yang paling tepat untuk proses produksi yang dilakukan. Secara tepat mengaplikasikan konsep ini bisa memberikan nilai tambah yang sangat besar bagi bisnis, tidak hanya dari sisi penjualan saja, tetapi juga kepercayaan publik yang juga penting dalam menjalankan suatu bisnis.

Manfaat Penerapan Good Manufacturing Practices

Karena penerapan praktik-praktik manufaktur yang baik banyak berputar pada komitmen dan juga konsistensi, memahami pentingnya serta manfaat yang diberikan oleh praktik-praktik tersebut menjadi sesuatu yang bisa menumbuhkan komitmen dan juga konsistensi yang dibutuhkan.

Salah satu manfaat yang bisa menjadi nilai tambah dari GMP adalah fokusnya pada keselamatan serta kenyamanan konsumen dalam menikmati produk yang dihasilkan oleh proses manufaktur yang telah dilakukan. Tak heran konsep GMP menjadi sesuatu yang sangat umum sekali dilakukan pada industri makanan, minuman, dan obat-obatan.

Dengan adanya praktik manufaktur yang baik, konsumen dapat merasa yakin bahwa produk-produk yang dihasilkan memiliki jaminan mutu yang baik dan dapat dikonsumsi secara aman. Nilai tambah tersebut diperoleh dengan jaminan yang diberikan oleh pelaku usaha bahwa setiap proses produksi telah dilakukan dengan memenuhi berbagai standar dan dapat dibuktikan secara jelas melalui indikator-indikator yang ada.

Dengan hasil produk yang demikian, tentu konsumen akan lebih tertarik untuk membeli produk yang dipasarkan, terlebih di era yang sudah modern seperti sekarang di mana setiap produk yang dikonsumsi benar-benar diperhatikan efeknya bagi tubuh maupun kehidupan sehari-hari.

Melalui fokusnya pada keselamatan konsumen, pelaku usaha pun dapat dengan lebih mudah memperoleh kepercayaan publik terhadap setiap barang yang diproduksi dengan menerapkan praktik-praktik manufaktur yang baik ini. Di antara banyaknya kompetitor yang terus bermunculan, kepercayaan publik dapat menjadi faktor penentu yang tak dapat diabaikan dalam memastikan adanya penjualan.

Memahami pentingnya penerapan GMP bagi proses produksi serta proses bisnis secara keseluruhan, mendorong adanya praktik-praktik manufaktur yang baik dalam menjalankan bisnis tentu menjadi sesuatu yang sebaiknya tidak dilewatkan begitu saja. Terlebih apabila pengelolaan bisnis itu sendiri juga dilakukan dengan tepat, hasil yang diperoleh tentu akan berlipat ganda.

Karenanya, jangan ragu untuk memanfaatkan aplikasi majoo yang sudah dilengkapi dengan berbagai fitur yang mempermudah pelaku usaha, baik yang bergerak di bidang bisnis besar maupun usaha mikro, kecil, dan menengah, untuk mengelola bisnisnya. Fitur akuntansi dan keuangan yang dimiliki aplikasi majoo, misalnya dapat dijadikan sebagai bahan pembanding untuk mengukur kesuksesan praktik manufaktur yang baik dan telah dilakukan dari sisi penjualannya.

Di samping itu, aplikasi majoo juga sudah dilengkapi dengan fitur inventaris yang mempermudah pelaku usaha untuk memesan kembali bahan baku produksi maupun barang jadi yang siap dipasarkan sehingga proses manufaktur pun dapat dilakukan dengan tanpa hambatan. Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan aplikasi majoo sekarang!