Cara Mudah Mengelola Absensi Karyawan Dengan Aplikasi

Di zaman era digitalisasi yang canggih seperti sekarang ini, rasanya teknologi sudah merambah ke berbagai bidang termasuk dalam bidang bisnis. Salah satu contohnya yaitu penggunaan aplikasi absensi karyawan yang sudah banyak diterapkan dalam perusahaan. Dengan adanya sistem absensi karyawan ini maka dapat memudahkan perusahaan untuk merekam absensi karyawan secara mudah, akurat, transparan, dan efisien. 

Pengertian Aplikasi Absensi Karyawan

Aplikasi absensi karyawan merupakan sebuah sistem teknologi digital yang berguna untuk memudah kan organisasi atau perusahaan dalam merekam serta mengelola absensi karyawan secara mudah, akurat, dan efisien. Sistem ini akan melacak waktu masuk dan keluar karyawan secara real time.

Aplikasi absensi karyawan biasanya mempunyai beberapa fitur dalam penggunaannya, seperti sidik jari atau pengenalan wajah yang berguna untuk melakukan verifikasi terhadap identitas karyawan. Dalam hal ini sistem akan menggunakan kamera pada perangkat karyawan guna mengenali wajah.

Penggunaan aplikasi absensi karyawan juga memudahkan para karyawan untuk melakukan check-in secara mudah hanya dengan handphone saja dan dilakukan secara real time. Terkadang, sistem aplikasi ini juga dapat diintegrasikan dengan sistem payroll supaya dapat memudahkan dalam proses pembayaran gaji. Terdapat juga fitur laporan yang berguna untuk mengevaluasi kinerja karyawan selama waktu tertentu. 

Dengan adanya aplikasi absensi karyawan maka perusahaan akan menghemat waktu serta tenaga guna melacak kehadiran karyawan. Selain itu, penggunaan aplikasi ini juga berguna untuk memastikan jika seluruh kehadiran yang tercatat akan bersifat akurat sehingga dapat memenuhi regulasi hukum guna membayar gaji karyawan yang sesuai. 

Cara Kerja Aplikasi Absensi Karyawan

Penggunaan aplikasi absensi karyawan dapat menjadi solusi bagi perusahaan dalam banyak hal. Namun, apakah kamu tahu bagaimana proses kerja yang terdapat pada aplikasi absensi karyawan? Berikut penjelasannya:

1. Registrasi

Pertama, setiap karyawan harus melakukan proses registrasi supaya dapat mendaftar untuk pembuatan akun supaya dapat menggunakan aplikasi absensi tersebut. Ada beberapa data yang dimasukkan seperti, nama, nomor identitas, dan posisi.

2. Absensi

Setelah mempunyai akun, para karyawan dapat melakukan absensi pada aplikasi setiap harinya dengan menggunakan komputer atau smartphone. 

3. Verifikasi

Di aplikasi absensi karyawan sistem akan melakukan verifikasi terhadap wajah karyawan, waktu, serta lokasi karyawan yang bertujuan untuk memastikan jika absensi yang dilakukan akurat dan tidak scam.

4. Pencatatan

Aplikasi akan mencatat secara otomatis semua data kehadiran karyawan lalu disimpan di dalam database aplikasi. Perusahaan bisa mengunduh data ini kapan saja saat dibutuhkan. 

5. Laporan

Perusahaan dapat dengan mudah untuk melihat laporan mengenai presensi karyawan setiap hari dalam bentuk grafik atau tabel. Hal ini supaya lebih mudah untuk melakukan analisa terhadap performa karyawan serta digunakan sebagai acuan pengambilan keputusan.

6. Integrasi

Aplikasi absensi karyawan juga bisa diintegrasikan dengan sistem payroll atau pembayaran gaji karyawan. Hal ini dapat membantu perusahaan supaya dapat lebih mudah untuk menentukan pembayaran serta laporan slip gaji karyawan.

Untuk memudahkan kamu dalam mengelola absensi pada perusahaan, gunakanlah aplikasi absensi karyawan terbaik bagi perusahaan yang berguna untuk memudahkan kamu dalam memantau setiap kinerja para karyawan.

Dengan aplikasi ini kamu dapat memantau kinerja, absensi, serta pemberian komisi secara mudah. Di sini komisi untuk karyawan akan dilakukan secara otomatis dan akurat.

Segera upgrade level bisnis kamu sekarang juga dengan menggunakan aplikasi Karyawan Majoo. Mudahkan dalam memantau kinerja karyawan dan bantu tingkatkan bisnis untuk mencapai tujuan. 

Baca Juga: 7 Aplikasi Absensi Karyawan Online Beserta Manfaatnya

Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Karyawan Bagi Perusahaan

Penggunaan aplikasi absensi karyawan memiliki banyak keuntungan, baik bagi perusahaan ataupun bagi karyawan itu sendiri. Segala proses kehadiran akan direkam secara otomatis oleh sistem aplikasi sehingga perusahaan dapat selalu memantau kehadiran karyawan. Berikut beberapa keuntungan menggunakan aplikasi absensi karyawan bagi perusahaan:

1. Waktu absen direkam secara akurat

Salah satu keuntungan menggunakan aplikasi absensi karyawan yaitu waktu absen akan direkam secara akurat. Hal ini berkat adanya internet yang dapat menghasilkan sinkronisasi antara waktu pada perangkat yang terhubung dalam sistem aplikasi absensi. 

Umumnya, handphone secara otomatis akan menunjukkan waktu yang tertera sesuai dengan waktu global sehingga tidak perlu lagi untuk mengaturnya. Hal inilah yang akan direkam oleh sistem aplikasi dan otomatis akan tersimpan ke dalam sistem secara akurat.

2. Hemat waktu dan efisien

Penggunaan aplikasi absensi karyawan juga menghemat dapat waktu serta efisien. Penggunaan aplikasi absensi ini mudah digunakan sehingga lebih efisien. Karyawan juga dapat mengakses aplikasi ini melalui smartphone mereka dimana saja dan kapan saja sehingga menghemat waktu.

Tidak perlu takut akan terjadinya kecurangan karena sistem ini biasanya telah dilengkapi dengan fitur keamanan yang dapat mencegah terjadinya kecurangan. 

Berbeda dengan sistem absensi manual yang sangat mudah untuk melakukan kecurangan, contohnya seperti “titip absen”. Apa lagi absensi manual hanya ada satu sehingga memakan banyak waktu untuk mengantri sehingga dapat membuat karyawan telat untuk bekerja. Karena berbagai alasan itulah, tercetuslah sebuah ide untuk membuat sistem aplikasi absensi karyawan.

3. Hemat biaya

Penggunaan sistem aplikasi absensi karyawan juga dapat menghemat biaya pengeluaran perusahaan. Mengapa? Hal ini dikarenakan sistem absensi manual wajib untuk menyediakan beberapa perangkat untuk mendukung sistem absensi tersebut, contohnya seperti mesin fingerprint.

Bagi perusahaan besar pasti harus menyediakan lebih dari satu mesin sehingga membutuhkan biaya. Belum lagi biaya yang digunakan untuk melakukan perawatan mesin secara berkala. 

Untuk itu, perusahaan dapat memanfaatkan penggunaan aplikasi absensi karyawan guna mengatasi semua masalah tersebut. Proses absensi karyawan akan menjadi lebih mudah dan hemat biaya dikarenakan prosesnya yang dilakukan pada perangkat masing-masing karyawan. Selain itu perusahaan juga tetap memonitor serta mengawasi data kehadiran karyawan secara real time. 

4. Rekapitulasi menjadi lebih mudah

Dengan penggunaan aplikasi absensi karyawan perusahaan juga akan mudah dalam melakukan rekapitulasi data absensi karyawan. Aplikasi absensi ini biasanya sudah terintegrasi sehingga semua absen karyawan akan di rekam dan dicatat secara otomatis. Hal ini akan membantu tim HR dalam melakukan rekapitulasi data dalam sistem untuk dijadikan sebagai laporan atau dasar dalam penggajian.

5. Karyawan lebih produktif

Karyawan juga akan menjadi lebih produktif dengan adanya aplikasi absensi karyawan. Hal ini dikarenakan karyawan akan mudah untuk mengajukan cuti karena tidak perlu ke kantor untuk menemui atasan. Hal ini jauh lebih efisien dan menghemat waktu.

Para karyawan akan mudah untuk mengajukan cuti hingga lembur hanya melalui smartphone saja. Hal ini akan langsung muncul pada notifikasi aplikasi atasan sehingga hanya menunggu persetujuan saja. 

Baca Juga: Manfaat Absensi Online Bagi Perusahaan dan Karyawan

6. Mengurangi risiko kecurangan

Penggunaan aplikasi absensi karyawan juga dapat mengurangi risiko terjadinya kecurangan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Hal ini karena sekarang sudah tersedia aplikasi absensi karyawan yang dilengkapi dengan teknologi biometrik dan GPS (Global Positioning System) yang berguna untuk melakukan verifikasi terhadap kehadiran karyawan secara real time.

Foto wajah karyawan akan direkam oleh kamera smartphone, lalu dicocokkan dengan data karyawan yang telah tersimpan di dalam sistem aplikasi. Sementara, untuk posisi karyawan akan muncul berdasarkan titik keberadaan karyawan yang terlacak oleh sistem GPS. 

Dengan adanya sistem ini, maka kecurangan dapat dikurangi karena data digital telah dienkripsi serta tersimpan secara aman dalam server penyedia aplikasi tersebut. 

7. Mudah dalam memantau kehadiran karyawan

Dengan hadirnya aplikasi absensi karyawan membuat perusahaan menjadi lebih mudah untuk memantau kehadiran karyawan setiap harinya secara real time. Perusahaan akan mendapatkan informasi mengenai siapa saja yang terlambat, siapa yang sedang cuti, atau siapa yang tidak masuk kerja.

Penggunaan aplikasi absensi ini juga tidak membutuhkan rekap absensi ketika data kehadiran karyawan dibutuhkan. Informasi ini dapat membantu melakukan analisa data absensi guna mengambil keputusan yang mendesak.

Penggunaan aplikasi absensi karyawan pada perusahaan memiliki banyak manfaat, diantaranya proses absen menjadi lebih mudah, akurat, dan efisien. Selain itu, penggunaan aplikasi ini juga memudahkan perusahaan dalam memantau data absensi karyawan sehingga dapat mengetahui kinerja serta sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. 

Sumber: 

• https://smartpresence.id/blog/waktu-kehadiran/keuntungan-sistem-absensi-online

• https://www.hadirr.com/blog/4-manfaat-menggunakan-aplikasi-absensi-bagi-perusahaan/

• https://voi.id/teknologi/214021/8-keuntungan-menggunakan-aplikasi-absensi-kehadiran-karyawan

• https://www.freepik.com/