Cash Collection adalah: Pengertian dan Siklusnya

Tantangan utama dalam manajemen keuangan bisnis atau perusahaan adalah memastikan aliran kas yang sehat dan berkelanjutan. Salah satu aspek penting dalam hal ini adalah cash collection. Cash collection adalah proses penagihan pembayaran dari pelanggan atau klien yang telah menerima barang atau jasa, tetapi belum melakukan pembayaran. 

Proses ini tidak hanya penting untuk menjaga likuiditas perusahaan, tetapi juga untuk memastikan stabilitas finansial dan operasional jangka panjang. Dalam artikel ini, kita akan membahas berbagai strategi dan praktik terbaik dalam cash collection yang dapat membantu kamu dalam meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko piutang tak tertagih, dan memperkuat posisi keuangan. 

Pengertian Cash Collection

Cash collection adalah proses pengumpulan pembayaran dari pelanggan setelah transaksi penjualan dilakukan. Proses ini penting karena berfungsi untuk memastikan bahwa perusahaan atau bisnis yang kamu jalankan menerima uang tunai yang diperlukan untuk operasional sehari-hari, membayar utang, dan mendanai investasi baru. 

Pengelolaan cash collection yang efektif akan membantu menjaga aliran kas yang sehat, mengurangi risiko kebangkrutan, dan meningkatkan profitabilitas. Cash collection lebih dari sekadar menerima uang; tahap ini melibatkan pencatatan, pelacakan, dan pelaporan setiap transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas. 

Bisa dibilang bahwa cash collection adalah jantung dari aliran kas bisnis atau perusahaan. Tanpa aliran kas yang lancar, bisnis yang kamu jalankan dapat menghadapi berbagai masalah finansial, seperti kesulitan membayar supplier, menggaji karyawan, atau mendanai kegiatan operasional sehari-hari. 

Bahkan, perusahaan atau bisnis yang tampak menguntungkan dalam laporan laba rugi bisa saja menghadapi kebangkrutan jika tidak mampu mengelola piutang dengan baik. Itulah sebabnya, proses ini harus direncanakan dengan baik dan dikelola dengan hati-hati. Dengan begitu dapat menghindari masalah seperti kehilangan uang tunai, penipuan, atau kesalahan pencatatan.

Baca Juga: Cash Management: Definisi dan Manfaatnya bagi Keuangan Bisnis

Memahami Cash Collection System 

Cash collection system adalah serangkaian prosedur dan alat yang digunakan perusahaan untuk mengelola proses pengumpulan kas dari pelanggan. Sistem ini mencakup berbagai metode dan teknologi untuk mempermudah, mengamankan, dan mempercepat penerimaan pembayaran.

Beberapa komponen utama yang ada di dalam sistem cash collection adalah:

1. Electronic Funds Transfer (EFT)

EFT memudahkan pelanggan untuk mengirim uang secara elektronik langsung ke rekening bank perusahaan. Ini akan mempercepat proses pembayaran dan mengurangi risiko keterlambatan atau kehilangan pembayaran yang mungkin terjadi jika menggunakan metode konvensional seperti cek.

2. Financial Electronic Data Interchange (FEDI)

FEDI adalah kombinasi antara EFT dan pertukaran data elektronik (EDI). Sistem ini sangat memudahkan proses transfer dana dan informasi pengiriman uang dilakukan secara bersamaan, sehingga mempercepat proses pencatatan dan mengurangi kesalahan.

3. Automated Clearing House (ACH)

ACH adalah jaringan elektronik untuk pemrosesan transaksi keuangan dalam jumlah besar. Dengan begitu, perusahaan atau bisnismu dapat menerima pembayaran secara elektronik dengan biaya yang lebih rendah dibandingkan dengan metode pembayaran lainnya.

4. Credit Card Processing

Cash collection system yang juga sering digunakan adalah credit card processing. Mengizinkan pelanggan untuk membayar menggunakan kartu kredit adalah metode lain untuk mempercepat penerimaan kas. Sistem pemrosesan kartu kredit memastikan pembayaran yang cepat dan mengurangi risiko gagal bayar. 

Baca Juga: Pahami Kredit Korporasi Adalah Solusi Keuangan Bisnis, Yuk!

Dokumen yang Diperlukan untuk Cash Collection

Proses cash collection tentunya memerlukan berbagai dokumen untuk memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan akurat dan lengkap. Beberapa dokumen yang diperlukan untuk cash collection antara lain:

1. Faktur Penjualan

Faktur berisi rincian lengkap penjualan, termasuk jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, dan rincian produk atau jasa yang dijual. Faktur adalah dasar untuk semua proses cash collection.

2. Bukti Penerimaan Kas

Dokumen ini mencatat semua penerimaan kas yang diterima oleh perusahaan, baik secara tunai, cek, atau transfer elektronik. Bukti penerimaan kas harus mencantumkan tanggal, jumlah, dan sumber pembayaran.

3. Rekening Koran Bank

Dokumen ini digunakan untuk merekonsiliasi penerimaan kas dengan catatan bank. Rekening koran membantu memastikan bahwa semua pembayaran telah diterima dan dicatat dengan benar.

4. Laporan Piutang Usaha

Selanjutnya, dokumen yang diperlukan untuk cash collection adalah laporan piutang usaha bisnis. Laporan ini mencantumkan semua piutang yang masih belum dibayar oleh pelanggan. Laporan ini membantu perusahaan memantau status piutang dan mengambil tindakan penagihan jika diperlukan.

5. Surat Penagihan

Surat penagihan merupakan dokumen yang akan dikirimkan kepada pelanggan yang belum membayar pada tanggal jatuh tempo. Surat penagihan berfungsi sebagai pengingat resmi untuk memastikan pembayaran segera dilakukan.

6. Slip Setoran Bank

Dokumen ini mencatat semua setoran kas yang dilakukan ke bank. Slip setoran harus mencantumkan jumlah yang disetor dan rincian pembayaran yang diterima secara jelas dan tepat. 

Baca Juga: Contoh Faktur Pembelian dan Cara Membuatnya

Cash Collection Cycle dalam Bisnis 

Cash collection cycle atau siklus pengumpulan kas adalah suatu metrik yang digunakan untuk mengukur efisiensi perusahaan dalam mengelola piutang dari pelanggan. Siklus ini dapat menggambarkan jangka waktu yang dibutuhkan perusahaan atau bisnis untuk mengubah piutang menjadi kas setelah penjualan barang atau jasa dilakukan. 

Cash collection cycle umumnya dimulai dari saat penjualan dilakukan hingga uang diterima dan dicatat dalam sistem akuntansi perusahaan. Siklus ini terdiri dari beberapa tahap atau komponen utama. Tahap-tahap tersebut antara lain:

1. Kebijakan Kredit dan Piutang

Menetapkan syarat kredit yang jelas dan tegas kepada pelanggan adalah langkah awal yang perlu kamu lakukan. Kebijakan ini mencakup durasi kredit (misalnya, 30 atau 60 hari), batas kredit maksimum, dan penalti untuk keterlambatan pembayaran. Kebijakan ini harus dikomunikasikan secara jelas kepada pelanggan sebelum transaksi dilakukan.

2. Penjualan dan Faktur

Ketika bisnismu menjual produk atau jasa, faktur diterbitkan dan dikirim ke pelanggan. Faktur harus berisi informasi lengkap seperti tanggal jatuh tempo, rincian barang atau jasa yang diberikan, dan jumlah yang harus dibayar. Penggunaan sistem faktur elektronik dapat mempercepat proses ini dan mengurangi risiko kesalahan.

3. Pemantauan dan Pengingat

Berikutnya, tahap penting dalam cash collection adalah pemantauan secara kontinu terhadap piutang yang jatuh tempo. Mengirimkan pengingat secara berkala kepada pelanggan yang belum membayar dapat meningkatkan peluang pembayaran tepat waktu. Bisa dilakukan melalui email, telepon, atau bahkan pesan teks.

4. Pengiriman dan Penerimaan Pembayaran

Pelanggan melakukan pembayaran sesuai dengan instruksi yang tercantum di faktur. Pembayaran dapat dilakukan melalui berbagai metode seperti cek, transfer bank, atau kartu kredit.

5. Penerimaan Kas dan Pencatatan

Setelah pembayaran diterima, kasir atau bagian piutang usaha akan mencatat penerimaan kas tersebut. Tahap ini melibatkan pengecekan keakuratan jumlah yang diterima dengan faktur yang diterbitkan.

6. Rekonsiliasi dan Pelaporan

Semua penerimaan kas kemudian direkonsiliasi dengan laporan bank dan laporan akuntansi internal. Tahap ini penting untuk memastikan bahwa semua pembayaran telah dicatat dengan benar dan tidak ada kesalahan atau penyimpangan.

7. Negosiasi dan Penanganan Piutang Bermasalah

Tidak semua pelanggan dapat membayar tepat waktu. Dalam kasus ini, kamu sebagai pemilik bisnis atau perusahaan harus memiliki prosedur untuk negosiasi pembayaran dan penanganan piutang bermasalah. Bisa termasuk penjadwalan ulang pembayaran, diskon untuk pembayaran cepat, atau tindakan hukum jika diperlukan.

8. Teknologi dan Otomatisasi

Menggunakan teknologi dalam pengelolaan cash collection adalah hal yang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi. Sistem manajemen piutang otomatis dapat melacak pembayaran, mengirimkan pengingat otomatis, dan menghasilkan laporan piutang secara real-time. Ini akan sangat membantu tim keuangan untuk fokus pada tugas strategis daripada administratif.

Baca Juga: Mengetahui Pengertian dan Contoh Cash and Carry

Kesimpulan

Cash collection adalah elemen vital dalam siklus pendapatan perusahaan. Proses ini tidak hanya memastikan penerimaan kas yang diperlukan untuk operasi bisnis, tetapi juga melibatkan berbagai metode dan teknologi untuk mengamankan dan mempercepat pengumpulan pembayaran. 

Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam proses ini membantu memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan akurat dan lengkap. Dengan mengelola cash collection secara efektif, kamu dapat mengurangi risiko finansial, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan kelangsungan bisnis jangka panjang.

Seperti tadi sudah diuraikan, kamu dapat memanfaatkan teknologi aplikasi keuangan untuk membantu pengelolaan cash collection cycle bisnismu. Aplikasi keuangan majoo memudahkan kamu melakukan integrasi antara berbagai aspek manajemen keuangan, seperti akuntansi, penjualan, dan persediaan, sehingga menciptakan aliran informasi yang lebih lancar dan transparan. 

Dengan data yang lebih akurat dan up-to-date, kamu dapat membuat keputusan strategis yang lebih baik dan mengelola likuiditas dengan lebih efektif. Jadi, jika ingin pengelolaan keuangan bisnismu lebih lancar, pastikan kamu sudah pakai Aplikasi POS majoo! 

Sumber:

https://www.mbizmarket.co.id/news/cash-collection-cycle/

https://www.paper.id/blog/tips-dan-nasihat-umkm/cash-collection-penagihan/