9 Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Singkat

Seorang pekerja hanyalah manusia biasa. Seproduktif apa pun kamu sebagai pekerja, akan ada waktunya kamu harus izin untuk tidak masuk kerja karena berbagai alasan. Saat itulah, kamu perlu membuat contoh surat izin tidak masuk kerja yang harus kamu berikan kepada pihak HRD perusahaan tempatmu bekerja. 

Beberapa alasan yang biasanya membuat seseorang harus absen dari pekerjaan antara lain adalah karena sakit, ada anggota keluarga yang meninggal dunia, melahirkan, hingga keperluan mendadak yang memang tidak bisa dihindari.

Namun, perusahaan tentunya juga memiliki peraturan tersendiri mengenai izin tidak masuk kerja. Mereka tidak bisa secara sembarangan memberikan izin. Salah satu syarat agar kamu bisa diizinkan untuk tidak masuk kerja adalah dengan memberikan kabar dan mengirimkan surat izin. 

Dalam suatu instansi, baik itu pemerintah maupun swasta pasti mempunyai suatu kebijakan tertentu yang harus ditaati oleh semua karyawan. Hal tersebut, sejalan dengan yang tertulis di UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003, bahwa setiap perusahaan harus memiliki aturan. 

Salah satu hal yang ditulis dalam aturan perusahaan tersebut adalah terkait perizinan. Perizinan untuk tidak masuk kerja dan ketentuan dokumen yang harus diberikan saat seorang pekerja tidak masuk kerja. 

Masing-masing perusahaan pun biasanya mempunyai kebijakan dan peraturan tersendiri mengenai format surat izin tersebut. Jika ternyata tidak ada format khusus dari perusahaan, kamu bisa membuatnya sendiri menggunakan bahasa yang formal dan tidak bertele-tele untuk memastikan pesanmu tersampaikan dengan baik. Sebagai referensi, berikut ini terdapat beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja dan cara membuatnya. 

Baca juga: Benarkah Fungsi Karyawan adalah Ujung Tombak Sebuah Bisnis?

Apa itu Surat Izin Tidak Masuk Kerja?

Sebelum kamu melihat beberapa referensi contoh surat izin tidak masuk kerja, sebaiknya pahami dulu apa itu surat izin tidak masuk kerja. 

Surat izin tidak masuk kerja merupakan surat yang menyatakan kamu sedang berhalangan kerja dan menjadi bahan pertimbangan untuk mendapatkan izin dari atasan untuk memohon izin tidak bekerja sementara waktu.

Surat izin tersebut dibuat oleh karyawan saat ingin mengajukan permohonan izin karena berhalangan hadir, umumnya diajukan saat ada pekerja yang sedang sakit, ada keperluan keluarga mendadak yang tidak dapat ditunda, dan masih banyak lagi alasannya. 

Tujuan pembuatan surat izin tidak masuk kerja adalah untuk memberikan informasi kepada perusahaan mengenai alasan seorang pekerja tidak dapat hadir di kantor, sehingga pihak perusahaan dapat mengetahui dengan jelas dan memberikan izin sesuai peraturan yang berlaku. 

Sebelum mengajukan atau mengirimkan contoh surat izin tidak masuk kerja, pastikan kamu mencari tahu terlebih dulu kebijakan perusahaan terkait persyaratan dan prosedur pengajuan izin tidak masuk kerja. 

Kenapa begitu? Karena ada beberapa perusahaan yang mengharuskan karyawan mengajukan surat izin tidak masuk kerja secara langsung bila berhalangan hadir. Ada pula perusahaan lainnya yang memperbolehkan karyawan mengajukan izin tidak masuk kerja cukup melalui pesan email atau pesan singkat kepada atasan, bisa juga dengan membawa surat izin tersebut nanti saat kembali masuk kerja. 

Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Pada praktiknya, banyak orang yang mengira bahwa cara membuat surat izin tidak masuk kerja itu ribet dan rumit. Harus pakai bahasa formal, ada formatnya, dan masih banyak lagi. 

Padahal, kalau kamu sudah tahu intinya, cara membuat surat izin tidak masuk kerja bisa dilakukan dengan mudah, kok. Bahkan bisa dibuat dengan ringkas dan singkat, tidak perlu panjang. Berikut tahapan dan hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat contoh surat izin tidak masuk kerja. 

Ikuti Format Surat Formal

Lantaran contoh surat izin tidak masuk kerja akan diberikan kepada pihak HRD atau manajemen perusahaan, tentunya harus dibuat dengan konsep dan format surat formal, ya. Alasannya, agar surat yang kamu kirimkan lebih terlihat resmi dan profesional. 

Menggunakan Bahasa Formal atau Baku

Dalam membuat surat izin, bahasa yang kamu gunakan haruslah formal dan baku, karena surat tersebut akan ditujukan untuk keperluan pekerjaan, sekaligus menunjukkan rasa hormat kepada bagian HRD. 

Tanggal Izin Tidak Masuk Kerja

Satu hal penting yang harus ada dalam contoh surat izin tidak masuk kerja adalah tanggal izin kerja. Pastikan kamu mencantumkan tanggal dan hari kamu izin dengan benar dan tepat. 

Identitas atau Data Diri

Selain tanggal izin, kamu juga wajib mencantumkan identitas atau data diri yang lengkap dan benar, meliputi nama lengkap, jabatan atau divisi, dan nomor induk kepegawaian. Tujuannya untuk memudahkan pihak HRD dapat mendata izin kamu dengan jelas.

Tujuan Izin Kerja

Selanjutnya adalah tujuan atau alasan kamu tidak masuk kerja. Inilah yang nantinya akan menentukan contoh surat izin tidak masuk kerja yang kamu buat diterima atau tidak. So, pastikan kamu menulisnya dengan alasan yang logis dan sebenar-benarnya. 

Durasi Izin Kerja

Jika kamu sudah memiliki jangka waktu tertentu untuk izin tidak masuk kerja, pastikan kamu mencantumkannya di dalam surat izin tidak masuk kerja. Dengan begitu, pihak perusahaan dapat mengetahui tugas apa saja yang kamu tinggalkan selam tidak masuk kerja.

Ingat, kamu tidak perlu menuliskan panjang lebar alasan mengapa kamu terpaksa tidak dapat masuk kerja. 

Pertimbangkan Memberi Alternatif

Dalam beberapa kasus, kamu dapat memberikan pertimbangan untuk menebus ketidakhadiran di tempat kerja tersebut. Misalnya, meskipun tidak dapat hadir di kantor, kamu tetap bisa bekerja secara remote dari rumah dan dapat dihubungi melalui email. 

Alternatif lain yang juga bisa kamu pertimbangkan di dalam surat izin tidak masuk kerja adalah menjelaskan siapa orang yang dapat menjadi back up atau menggantikan posisimu selama kamu tidak hadir di tempat kerja.

Ucapkan Terima Kasih

Jangan lupa untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada bagian yang bertanggung jawab (HRD atau manajemen perusahaan), sehingga akan tercipta hubungan kerja yang baik. Ucapan terima kasih itu juga akan membuat pihak atasan merasa dihargai.

Mengecek Tipografi

Sebelum kamu mengirimkannya, sebaiknya periksa kembali surat yang sudah kamu tulis. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan yang membuat surat kamu menjadi terkesan kurang professional. Perhatikan pula pemilihan kata dan struktur kalimat yang kamu gunakan, supaya strukturnya singkat, padat, dan jelas.

Kirimkan Surat

Terakhir, kamu tinggal mengirimkan surat tersebut ke instansi atau perusahaan tempat kamu bekerja. Jika ingin mengirimkannya sebagai hard copy, kamu bisa mencetaknya terlebih dahulu, kemudian baru ditandatangani. Sebaliknya, jika ingin mengirimkannya dalam bentuk digital (misalnya pdf), kamu bisa menambahkan tanda tangan digital di bagian akhir surat.

Nah, ternyata cara membuat surat izin tidak masuk kerja tidak terlalu susah, kan? 

Baca juga: 3 Contoh Surat Permohonan dan Cara Membuatnya

Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Setelah kamu mengetahui cara membuat surat izin tidak masuk kerja dengan baik dan benar, sekarang bisa kamu lihat beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja dengan berbagai alasan yang umum diberikan.

Mulai dari contoh surat izin tidak masuk kerja karena adanya urusan keluarga, izin karena akan menikah, sampai dengan izin tidak masuk kerja karena melahirkan. Beberapa contoh di bawah ini bisa kamu pakai sebagai referensi bila suatu saat kamu membutuhkannya. 

Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Urusan Keluarga

Contoh surat izin tidak masuk kerja karena urusan keluarga mungkin menjadi salah satu contoh yang paling sering digunakan. Urusan keluarga tentunya mencakup banyak hal, seperti, ada anggota keluarga menikah, meninggal, berangkat haji, dan lain-lain. 

Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Orang Tua Sakit

Kondisi lainnya yang menyebabkan pekerja perlu untuk membuat contoh surat izin tidak masuk kerja adalah saat orang tuanya sedang sakit. Jika kamu mengalami hal tersebut, berikut contoh surat izin tidak masuk kerja karena orang tua sakit yang bisa kamu jadikan acuan.

Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja PNS

Menjadi seorang PNS yang kerjanya berhubungan langsung dengan instansi pemerintah tentu tidak mudah, termasuk saat mengajukan contoh surat izin tidak masuk kerja PNS. Karena jika ada PNS yang tidak bisa masuk kerja tanpa alasan jelas, mereka bisa dikenai pinalti atau malah denda. 

Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja dengan Tulisan Tangan

Percaya atau tidak, sampai saat ini masih ada perusahaan atau instansi yang mewajibkan pekerjanya membuat contoh surat izin tidak masuk kerja dengan tulisan tangan, bukan diketik dengan komputer. Alasannya, mungkin untuk menghindari aksi copy-paste surat izin atau untuk memudahkan bagian HRD menganalisis surat izin tersebut.

Baca juga: Contoh Surat Cuti dan Pengajuannya

Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Anak Sakit

Jika kamu adalah seorang pekerja yang sudah memiliki anak, pasti akan berat rasanya bila harus meninggalkan anak yang sedang sakit untuk bekerja. Lantaran itulah, contoh surat izin tidak masuk kerja karena anak sakit juga menjadi salah satu yang cukup sering ditemui. 

Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Vaksin

Di masa pandemi Covid-19, mendapatkan vaksinasi merupakan hak seluruh warga negara yang memenuhi syarat, termasuk para pekerja. Sayangnya, jadwal mendapatkan vaksinasi antara satu pekerja dengan yang lainnya mungkin ada yang tidak sama, karena melakukannya di lokasi yang berbeda. 

Beberapa jenis vaksin yang didapatkan memang menimbulkan efek samping bagi sebagian orang, karena itulah sebaiknya kamu mengajukan contoh surat izin tidak masuk kerja karena vaksin kepada pihak HRD.

Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Mengikuti Kegiatan

Sebagai karyawan, mungkin kamu juga masih ada kegiatan lain selain di kantor. Misalnya, ternyata kamu masih kuliah. Jika benar seperti itu, saat ada kegiatan di kampus atau universitas yang dilaksanakan pada jam kerja, pastinya kamu harus mengajukan contoh surat izin tidak masuk kerja karena mengikuti kegiatan tersebut.

Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Menikah

Pekerja atau karyawan yang memiliki rencana menikah memang harus mengajukan contoh surat izin tidak masuk kerja karena menikah, dan sebaiknya disampaikan sejak jauh hari karena durasi libur yang cukup panjang.

Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Melahirkan

Selain menikah, salah satu alasan yang juga memerlukan durasi tidak masuk kerja dalam waktu yang cukup panjang adalah melahirkan. Jika kamu adalah seorang karyawan sekaligus ibu hamil yang sedang mempersiapkan proses melahirkan, sebaiknya persiapkan contoh surat izin tidak masuk kerja karena melahirkan ini jauh sebelum tanggal perkiraan kelahiran, agar pihak perusahaan bisa mempersiapkan penggantimu. 

Penutup

Itu tadi beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja secara singkat dan ringkas namun tetap mampu menyampaikan pesan dengan baik. Kamu juga bisa belajar mengenai cara membuat surat izin tidak masuk kerja dengan baik dan benar. 

Sekarang kamu tidak perlu bingung lagi ketika membutuhkan surat izin tersebut, karena kamu bisa menggunakan salah satu contoh surat izin di atas. Pada umumnya, struktur dari semua jenis surat cuti memiliki kesamaan. Oleh karena itu, kamu hanya perlu menyesuaikan isinya saja.

Ketika kamu memiliki bisnis dan terdapat karyawanmu yang berhalangan hadir atau mengambil jatah cutinya, kamu tidak perlu risau menghitung kehadiran kerjanya. Kamu dapat menggunakan aplikasi majoo dengan fitur karyawan yang akan membantumu menghitung jumlah jam kerja karyawan secara real time. So, tinggalkan cara lama dan mulai #langkahmajoo mu!