Cost Control adalah: Fungsi, Manfaat, dan Elemen

Kalau kamu sedang mencari cara bagaimana mengatur biaya produksi agar tetap bisa terkendali dan tidak kewalahan karena over budget, artikel ini pas banget buat kamu!

Pusing tujuh keliling kan, rasanya jika biaya produksi melejit gara-gara salah perhitungan anggaran?

Atau ketika kamu merasa biaya sudah sesuai namun terdapat ‘bocor halus’ di beberapa aspek produksi tapi bingung mengatasinya.

Nah, itu berarti sudah saatnya kamu perlu menerapkan cost control alias pengendalian biaya.

Cost control merupakan bagian dari cost management (manajemen biaya).

Perlu kamu ketahui bahwa cost management ini terdiri atas:

1. Cost estimate (perkiraan biaya)
2. Cost budget (penganggaran biaya)
3. Cost control (pengendalian biaya)

Jadi, dalam rangkaian cost management, cost control adalah langkah paling ujung dalam mengatur biaya agar profit maksimal dengan risiko minimal.

Penasaran? Yuk, kita pelajari lebih dalam mengenai cost control agar bisnismu terjaga dari kebocoran biaya yang menurunkan pendapatan.

Baca juga: Sustainable Business: Pengertian dan Contohnya 

Definisi Cost Control 

Kita awali dengan definisi. Ada beberapa pengertian cost control yang diungkapkan oleh para ahli. Berikut ini beberapa di antaranya:

Business Dictionary. Cost control merupakan aplikasi dari sebuah proses penyidikan yang dilakukan untuk mendeteksi sinyal penyimpangan penggunaan biaya dari yang sudah dianggarkan.

Cost control adalah prosedur pemeriksaan yang dilakukan menemukan penyebab terjadinya penyimpangan anggaran sekaligus menentukan tindakan untuk memperbaikinya.

Pengertian Cost Control Menurut Para Ahli

Bambang Hartadi 

Dalam buku Sistem Pengendalian Intern dalam Hubungannya dengan Management dan Audit. Cost control adalah sebuah upaya pengendalian struktur organisasi, cara, dan ketentuan yang saling terkoneksi pada suatu perusahaan.

Cost control menurutnya dilakukan agar dapat melindungi aset perusahaan. Khususnya dilakukan dengan cara memeriksa secara teliti, mengevaluasi kinerja akuntansi, dan meningkatkan efisiensi. Serta memastikan kebijakan perusahaan yang berlaku agar dilaksanakan dengan baik.

Sondang S. Giagian 

Dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia. Cost control adalah upaya sistematis untuk membuat standar pelaksanaan dalam penyusunan rencana, penyediaan sistem informasi, mengevaluasi pelaksanaan, dan pemeriksaan menyeluruh terhadap penggunaan biaya berdasarkan anggaran yang disepakati.

Wideman (1995) 

Dalam buku Project and Program Risk Manajemen. Cost control adalah kegiatan yang bertanggung jawab dalam menelusuri aliran penggunaan biaya yang berpatokan pada anggaran yang telah ditetapkan.

Dari definisi di atas, bisa kita simpulkan bahwa cost control adalah usaha untuk mengendalikan biaya agar sesuai dengan anggara. Biaya yang dimaksud meliputi biaya operasional, perencanaan, pelaksanaan, dan sebagainya.

Fungsi Cost Control dalam Bisnis

Bukan hanya dalam bisnis, sebenarnya dalam skala pribadi pun kita harus punya kemampuan dalam mengendalikan penggunaan biaya, kan?

Apalagi jika bicara bisnis yang membutuhkan biaya yang tak sedikit dan bentuk biayanya bermacam-macam.

Oleh karena itulah fungsi cost control perlu ada. Berikut ini merupakan beberapa fungsi dari cost control.

1. Fungsi Perencanaan

Prosesnya memang dimulai dari sejak awal, yakni sejak tahap penganggaran. Cost control membuat perencanaan anggaran menjadi lebih matang.

Cost control membantu perusahaan ‘mengawal’ perencanaan agar sebisa mungkin tak memiliki celah untuk penyimpangan. Oleh karena itu perencanaan cost control adalah kunci utama dari fungsinya.

2. Fungsi Pengawasan

Fungsi pengawasan dari cost control adalah dengan membandingkan antara pendapatan yang diraih dengan biaya yang dibutuhkan.

Kemudian, fungsi cost control ini juga memberikan gambaran perbandingan antara anggaran saat ini dengan yang sebelumnya.

3. Fungsi Koordinasi dan Keselarasan

Cost control membantu memastikan mengenai keselarasan tiap departemen dalam perusahaan apakah sejalan dengan anggaran yang sudah ditetapkan.

Cost control memperlihatkan kemajuan koordinasi dan kerja sama antardepartemen dalam mencapai tujuan perusahaan yang sudah disepakati bersama.

Manfaat Cost Control

Jangan lewatkan manfaat cost control dalam bisnismu. Penerapan upaya cost control  dalam perusahaan atau sebuah bisnis sangat bermanfaat untuk:

• Menjaga penggunaan biaya sesuai dengan anggaran. Cost control berupa pengaturan anggaran yang ketat untuk semua tim yang terlibat. Baik secara besaran biaya serta waktu penyelesaian proyek. Diharapkan dengan cost control pengeluaran biaya tetap berada dalam ‘relnya’.
• Mencegah penggelembungan biaya tak terkontrol. Seiring kemajuan sebuah bisnis, biaya akan makin banyak dan beragam. Cost control semacam pengendali ‘tarik-ulur’ layangan bisnismu agar bisnis tetap stabil tanpa ada penambahan biaya yang tak terkendali.
• Mengawal proses produksi agar laba tetap naik. Seperti halnya balon, jika tak ada kebocoran maka volumenya akan makin besar. Begitu pun bisnis, jika kebocoran penggunaan dana bisa diantisipasi maka laba akan membesar. Risiko bisnis bisa diminimalisasi.

Elemen Cost Control

Elemen cost control merupakan prinsip dasar dalam menjalankan upaya pengendalian biaya. Terdapat 5 elemen cost control yang perlu kamu pahami sekaligus jaga ketika menjalaninya.

1. Paham. Mengerti benar akan hal yang harus dikerjakan. Gunakan taksiran (forecast) dalam membuat anggaran. Lakukan secara detail serta pertimbangkan risiko. Ini adalah langkah pengendalian biaya yang utama.
2. Siapkan. Ketahui data dan laporan yang perlu dipersiapkan untuk mengetahui kegiatan apa saya yang sudah menggunakan biaya dalam anggaran dengan rinci. Laporan yang dimaksud adalah data kinerja terkini yang sesuai dengan anggaran yang detail dan tepat waktu.
3. Bandingkan. Pahami perbandingan kinerja aktual dengan norma kinerja pada umumnya. Lakukan analisis performa saat melakukan komparasi.
4. Prediksi. Coba dalami mengenai hal yang harus dilakukan, misalnya dengan memperkirakan hasil potensial dari kinerja saat ini. Atau bisa juga tindakan yang harus diambil untuk mengantisipasi risiko.
5. Identifikasi dan aplikasikan. Telaah tindakan yang harus dilakukan untuk mengontrol penggunaan biaya agar performa sebuah bisnis bisa sesuai dengan target. Jika perlu aplikasikan tindakan korektif agar anggaran digunakan dengan aman dan sesuai dengan ‘relnya.’

Faktor yang Harus Diperhatikan dalam Cost Control

Dari tadi kita bicara mengenai biaya dalam perusahaan. Sebenarnya biaya apa saja yang diawasi dalam cost control?

Nah, di bawah ini adalah beberapa faktor yang dipantau dalam upaya cost control sebuah perusahaan.

• Biaya tenaga kerja. Misalnya jumlah upah karyawan, tunjangan, dan pajak karyawan.
• Biaya bahan. Misalnya biaya semua perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan untuk suatu proyek.
• Biaya aktual adalah total biaya yang harus dikeluarkan oleh suatu proyek dari awal proyek hingga akhir.
• Varian biaya merupakan perbedaan harga antara biaya aktual proyek dan anggaran yang telah kamu tetapkan.
• Pengembalian investasi (ROI) yaitu laba sebuah proyek yang dibandingkan dengan berapa uang yang diinvestasikan dalam sebuah proyek. Memiliki ROI yang tinggi berarti proyek tersebut menghasilkan lebih banyak uang daripada biaya sebenarnya dari proyek tersebut.

Tugas Cost Control

Tim yang bertanggung jawab dalam melakukan cost control harus melakukan tugas-tugas ini:

• Memastikan setiap kebijakan dan prosedur cost control yang berlaku dalam perusahaan mudah dipahami dan diterapkan oleh seluruh tim proyek. 
• Mengawasi dan mengecek semua perhitungan biaya yang sudah dijalankan didukung oleh dokumen dan bukti transaksi yang tersedia.
• Memeriksa dan mengecek kembali setiap transaksi yang dilakukan dengan benar. Utamanya transaksi pembelian atau pengeluaran perusahaan.
• Melakukan komparasi data tiap departemen yang terlibat dalam penggunaan biaya.

Cara Membuat Cost Control

Tujuan cost control yang utama adalah melakukan usaha pengendalian biaya agar semuanya terpantau dan tepat penggunaanya sesuai yang dianggarkan.

Oleh karena itu cara membuat cost control bisa dilakukan dengan melakukan tahapan-tahapan seperti di bawah ini.

1. Penganggaran biaya. Mulailah dengan membuat anggaran yang didukung dengan sistem agar pengeluarannya bisa dikendalikan. Anggaran adalah ‘pedoman’ pada tim cost control dalam mengukur penyerapannya dalam membiayai aktivitas perusahaan.
2. Pengendalian biaya. Tim cost control membuat sistem dalam pembiayaan yang dananya diambil dari anggaran. Misalnya dengan menunjuk seorang manajer untuk tiap bagian yang bertanggung jawab atas penggunaan anggaran. Mereka harus sebisa mungkin melakukan pembiayaan yang sesuai dengan perencanaan.
3. Evaluasi biaya. Berdasarkan laporan keuangan yang dikumpulkan dari semua pihak yang terlibat dalam proyek, tim cost control bersama para manajer yang bertanggung jawab melakukan pengkajian ulang. Misalnya dengan membandingkan estimasi biaya dengan realisasinya. Serta memikirkan tindakan yang harus dilakukan jika ada biaya yang tak sesuai.

Dengan demikian, operasional bisnis dapat dapat lebih efisien. Apalagi jika anggaran dan realisasi sama atau realisasi lebih rendah dibandingkan anggaran.

Baca juga: Advance Payment Adalah: Contoh, Kelebihan, dan Cara 

Kesimpulan

Semoga penjabaran mengenai cost control di atas bisa kamu pahami dengan baik, ya. Tak perlu menunggu bisnismu besar dulu untuk mulai membuat pengendalian biaya.

Justru sebaliknya, jika kamu terbiasa melakukan cost control maka pertumbuhan bisnismu akan sehat dan baik. Mengapa? Karena sistem yang kamu bangun terbiasa dengan tindakan yang hati-hati dalam penggunaan biaya.

Jangan biarkan ‘bocor halus’ menjadi momok yang membuat bisnismu mengempis. Lebih baik mengawal setiap pengeluaran dari risiko yang menjauhkanmu dari target yang ingin dicapai.