Application Letter: Fungsi, Tujuan, dan Contoh

Layaknya persaingan, job application letter, resume atau Curriculum Vitae, dan cover letter adalah saringan pertama penerimaan kerja di sebuah perusahaan. Jika lolos, kesempatan kamu melenggang ke level berikutnya terbuka lebar.

Di sisi lain, jika kamu sebagai pemilik usaha, dokumen tersebut merupakan ‘kesan pertama’ dari seorang calon karyawan.

Ingat kan slogan iklan zaman dulu, “Kesan pertama begitu menggoda”? Nah, demikian pula dengan job application letter. Ini adalah semacam narahubung calon karyawan dengan pemberi pekerjaan sebelum bertemu muka dalam sesi wawancara.

Oleh karena itu, bagaimana cara mempresentasikan diri dalam sebuah tulisan saat membuat job application itu penting sekali. Terlebih dibuat dengan struktur yang rapi dengan bahasa yang resmi.

Artikel ini berbagi pengetahuan mengenai job application letter mulai dari fungsi, struktur, sampai contohnya agar kamu bisa memahaminya.

Baca juga: Praktis dan Mudah: Cara Membuat Contoh CV Bahasa Inggris 

Definisi Job Application Letter

Mari kita mulai dengan definisi. Sebagai dokumen resmi, sebenarnya apa itu job application letter? Kita kutip pengertian job application letter dari beberapa sumber berikut ini:

Ali dan Tanzali dalam buku Pedoman Lengkap Menulis Surat. Job application letter adalah surat permohonan resmi yang dibuat oleh pencari kerja yang ditujukan kepada badan usaha atau instansi agar mendapatkan tawaran kerja.

Thomas Means dalam buku Business Communication. Job application letter adalah sebuah pesan yang ditulis oleh pencari kerja untuk menyatakan minatnya pada sebuah posisi pekerjaan dengan tujuan mendapatkan kesempatan wawancara dari pihak pembeli kerja.

Dari definisi di atas jelas bahwa job application letter dikirimkan jika dibuka sebuah lowongan pekerjaan pada posisi tertentu.

Ingat, fokus utamanya adalah menjelaskan kemampuan diri dan pengalaman kerja yang relevan dengan posisi incaran pada sebuah lowongan pekerjaan.

Hal inilah yang membedakan dengan cover letter. Sebuah dokumen yang sering disebut sama dengan job application letter. Padahal tentu saja ada perbedaannya.

Perbedaan Job Application Letter dengan Cover Letter

Walau sama-sama berbentuk surat, job application letter berbeda dengan cover letter.

Memang, secara struktur surat keduanya tak memiliki perbedaan. Namun demikian ada poin-poin penting yang menjadikan peruntukan serta isi dari dokumen tersebut sangat berbeda.

Kami rangkumkan agar lebih mudah kamu pelajari, ya.

1. Tujuan Pembuatan

Cover letter: untuk mengidentifikasi diri sebagai pengirim lamaran, menjelaskan lebih detail poin-poin di CV yang dikirimkan bersamaan.

Job application letter: untuk menunjukkan minat terhadap posisi pekerjaan tertentu dari sebuah lowongan pekerjaan.

2. Isi Surat

Cover letter: gambaran singkat mengenai pelamar, latar belakang pendidikan, kemampuan umum yang dimiliki, pengalaman kerja yang pernah dijalani.

Job application letter: tujuan pengiriman lamaran untuk meminta sesi wawancara demi posisi pekerjaan tertentu, serta penjelasan detail mengenai kualifikasi yang sesuai dengan posisi yang diincar pelamar.

3. Waktu Pengiriman

Cover letter: ketika melamar pekerjaan walaupun tidak ada lowongan yang sedang ditawarkan.

Job application letter: ketika melamar posisi tertentu dari sebuah perusahaan saat dibukanya lowongan pekerjaan.

Struktur Job Application Letter

Pelajari struktur job application letter untuk kamu yang sedang ingin melamar sebuah posisi pekerjaan.

Struktur ini urutannya baku, tetapi penyampaiannya bisa dibuat semenarik mungkin agar pemberi pekerjaan ‘melirikmu’ sebagai calon yang layak untuk masuk ke dalam sesi wawancara.

Tulis lamaranmu mengikuti urutan struktur job application di bawah ini, ya.

1. Pembuka (Opening)

Informasi pelamar: nama lengkap, kontak, dan alamat

Tanggal penulisan surat.

Informasi penerima surat: nama penerima, posisinya di perusahaan, nama perusahaan, alamat lengkap perusahaan, dan kontak perusahaan.

Salam atau sapaan kepada penerima, misalnya: Dear, Ms….

2. Isi (Body)

Perkenalan (introduction): nama lengkap, status saat ini (fresh graduate atau kerja), posisi yang diminati pada lowongan pekerjaan yang ditawarkan, serta sumber informasi mengenai lowongan tersebut.

Promosi diri (self promotion): penggambaran yang jelas, luwes, dan logis mengenai kualitas diri agar bisa dipromosikan menjadi kandidat kuat yang mengisi posisi yang dibutuhkan perusahaan.

Kamu bisa menjelaskannya berdasarkan pembagian berikut ini:

• Kemampuan (skills), kualifikasi yang dimiliki diri yang mendukung pekerjaan di posisi yang diincar.
• Pencapaian (achievements), cerita tantangan beserta strategi yang kamu pernah lakukan dan hadapi di pekerjaan-pekerjaan sebelumnya.
• Pengalaman (experience), hal-hal yang pernah dilakukan di lingkungan kerja sebelumnya yang mendukung kemampuanmu ketika membidani posisi pekerjaan yang diincar.
• Nilai dan sumbangsih diri (value to company), hal-hal yang bisa kamu berikan kepada perusahaan, tentu saja yang mendukung perusahaan mencapai targetnya.

Kesimpulan (conclusion), intisari dari yang kamu inginkan meliputi: 

• ekspektasimu agar dikontak untuk sesi wawancara dan
• kemauan kuat untuk bisa berkontribusi di perusahaan.

Penutup (closing), bagian paling bawah dalam surat, terdiri dari:

• Salam penutup (sign off) yang bisa ditulis “Sincerely,” atau “Yours sincerely”.
• Tanda tangan (signature) sertai dengan nama lengkap di bawahnya.
• Lampiran, sertakan curriculum vitae atau resume.

Fungsi Job Application Letter

Seperti pernah disinggung di atas, bahwa fungsi job application letter adalah sebagai narahubung antara pelamar dan perekrut.

Bagi pelamar fungsi job application letter adalah semacam corong bicara agar dirinya berkesempatan dipanggil dalam sesi lanjutan, yaitu wawancara kerja.

Sedangkan bagi perekrut, fungsi job application adalah menjadi sarana untuk menilai dan mempertimbangkan mengenai layak tidaknya serta cocok tidaknya pelamar di posisi yang dibutuhkan perusahaan.

Tujuan Job Application Letter

Terdapat 4 tujuan job application letter yang selain membantu pelamar kerja juga memudahkan perusahaan dalam memahami calon karyawannya.

1. Sarana untuk Mengiklankan Keterampilan dan Prestasi

Perekrut akan lebih tertarik pada pelamar yang sangat paham terhadap kemampuan dirinya yang berhubungan langsung dengan kebutuhan perusahaan.

Oleh karenanya, job application letter adalah sarana pelamar untuk mengiklankan kemampuan diri dan pencapaiannya.

Kandidat yang memiliki kemampuan sesuai dengan yang dibutuhkan tentu saja lebih disukai oleh perekrut.

2. Menjadi Momen ‘Merayu’ Perusahaan Tujuan

Bukan, bukan rayuan gombal. Melainkan cara pelamar secara persuasif terlihat memahami tujuan perusahaan melalui kemampuan diri sekaligus keinginannya berkarya di perusahaan tujuan.

3. Menjabarkan Alasan Kelayakan Calon Pelamar

Penting untuk menjelaskan secara tajam tanpa berbelit-belit di hadapan perekrut melalui surat ini mengenai alasan-alasan mengapa kamu dianggap layak untuk dipekerjakan.

Jika alasan ini memenuhi persyaratan, diharapkan perekrut akan berpikir, “Ini layak diundang untuk wawancara langsung.” 

4. Memikat Perekrut untuk Mengenali Pelamar

Seperti yang disebutkan sebelumnya job application letter adalah ‘surat penggoda’ dari pelamar untuk menarik rekrut mengundangnya dalam sesi tatap muka langsung.

Tentu saja daya pikatnya ada di penjelasan kemampuan diri, pengalaman, dan kemungkinan kontribusi pelamar bagi kemajuan perusahaan.

Jadi, jika job application letter bisa bicara, maka ia akan berbunyi, “Kamu tertarik? Ini hanyalah ‘hidangan pembuka’ lho. Jadi undang saya untuk wawancara, ya.”

Contoh Job Application Letter

Yuk, kita perhatikan contoh job application letter yang dinukil dari scribd.id agar kamu bisa lebih memahaminya.

 Jan. 20, 2011

Baca juga: 9 Berkas Lamaran Kerja yang Perlu Kamu Siapkan! 

Kesimpulan

Sampai sini, apakah kamu sudah bisa membedakan job application letter dengan cover letter? Lalu, apakah kamu sudah punya gambaran yang jelas saat akan membuatnya?

Kami harap demikian, ya. Ikuti saja struktur dari job application letter di atas. Selanjutnya untuk bagian isi, buatlah sedemikian rupa agar kamu mampu meyakinkan perekrut bahwa kamu adalah orang yang tepat untuk dipilih.

Jangan lupa, kamu sangat disarankan untuk tidak membuat job application letter yang sama persis untuk perusahaan yang berbeda walaupun posisinya sama.

Buat versi yang lebih ‘custom’ disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan yang sedang membuka lowongan.

Apalagi jika kamu melamar di posisi yang berbeda, tentu buatlah surat yang dapat menjawab kebutuhan perusahaan. Sesuaikan pula dengan kemampuan serta pengalamanmu di setiap posisi yang kamu pilih.

Semoga beruntung dan mendapatkan pekerjaan yang diimpikan, ya!

Referensi:

• https://www.linkedin.com/pulse/differences-between-cover-letter-application-james-moore
• https://lister.co.id/blog/job-applicaton-letter-pengertian-struktur-dan-contohnya/
• https://id.scribd.com/document/420872242/Surat-Lamaran-Atau-Dalam-Bahasa-Inggris-Application-Letter-Memiliki-Beberapa-Tujuan

Sumber foto:

• Freepik