Manajemen Perkantoran Modern: Tips dan Trik

Manajemen perkantoran merupakan bagian penting dalam jalannya suatu perusahaan. Manajemen perkantoran mencakup banyak hal, mulai dari karyawan, waktu, fasilitas, dan sebagainya. Selain itu, manajemen juga bisa berpengaruh terhadap kinerja dan pendapatan suatu perusahaan. Agar lebih paham mengenai pengertian, prinsip, dan manfaatnya, berikut ini penjelasan lebih lengkapnya.

Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran adalah proses pengelolaan dan pengaturan aktivitas-aktivitas terkait dengan operasional kantor sehari-hari, mulai dari perencanaan,  pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan tugas-tugas yang dilakukan di kantor. Manajemen perkantoran bertujuan untuk memastikan bahwa tugas-tugas dan aktivitas yang dilakukan di kantor berjalan dengan efisien, efektif, dan sesuai dengan tujuan organisasi. Manajemen perkantoran pastikan akan melibatkan pengelolaan sumber daya manusia, keuangan, dan teknologi informasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Manajemen perkantoran pastinya sudah diterapkan di setiap perusahaan meski implementasinya bisa berbeda-beda. Dalam keseluruhan, manajemen perkantoran memiliki peran yang penting dalam menjaga kelancaran dan efisiensi kantor. Mereka harus dapat bekerja sama dengan tim untuk mencapai tujuan bersama serta memastikan kebahagiaan dan kesejahteraan karyawan. Selain itu, kegiatan tersebut juga akan selalu dievaluasi dan ditingkatkan secara kontinu untuk menjaga efektivitas dan produktivitas.

Baca Juga: Prinsip Manajemen yang Perlu Diketahui oleh Setiap Manajer

Prinsip Manajemen Perkantoran

Menurut Kooritz (1972), prinsip-prinsip manajemen harus fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat dipergunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Agar lebih mudah memahaminya, berikut ini beberapa prinsip manajemen perkantoran yang umum diterapkan:

1. Efisiensi

Efisiensi merupakan hal yang penting diterapkan dalam manajemen perkantoran. Efisien menekankan terhadap pentingnya penggunaan sumber daya kantor yang tepat. Sumber daya kantor yang dimaksud berupa waktu, tenaga kerja, peralatan,  serta tugas-tugas kantor yang dapat diselesaikan dengan cepat dan efisien. Prinsip ini sangat penting karena penggunaan sumber daya kantor yang tidak efisien bisa menyebabkan pemborosan waktu, biaya, dan energi.

2. Efektivitas

Manajemen perkantoran juga menerapkan prinsip efektivitas dalam pelaksanaannya. Pengelolaan sumber daya seperti waktu, peralatan, dan manusia harus bisa dilakukan secara efektif. Manajemen perkantoran yang efektif dapat dicapai dengan menentukan tujuan yang tepat, strategi yang tepat, pemberian tugas dan tanggung jawab yang tepat, serta pengelolaan sumber daya yang tepat.

3. Koordinasi

Koordinasi dan kerjasama yang efektif merupakan hal penting dalam manajemen perkantoran. Prinsip ini berkaitan dengan pengelolaan dan pembagian tugas-tugas serta aktivitas kantor agar berjalan sesuai dengan rencana, tujuan, dan sumber daya yang tersedia. Koordinasi yang efektif bisa dicapai dengan komunikasi yang efektif, pembagian tugas yang jelas sesuai tujuan, penentuan prioritas, dan pengaturan jadwal yang efektif. Koordinasi sangat penting dalam manajemen perkantoran modern karena dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan tugas-tugas dan aktivitas kantor untuk mencapai tujuan.

4. Pengembangan karyawan

Pengembangan karyawan juga merupakan salah satu prinsip manajemen perkantoran. Pengembangan karyawan sangat penting karena berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab dari setiap karyawan. Agar kompetensi dan keahlian karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka perusahaan harus melakukan perencanaan pengembangan karyawan, pemilihan karyawan yang tepat, pelatihan dan pengembangan, evaluasi karyawan, dan memberikan apresiasi kepada karyawan. Selain itu, perusahaan sebisa mungkin juga harus menerapkan kebijakan yang adil dan budaya kerja yang positif.

5. Keamanan dan kesehatan kerja

Keamanan dan kesehatan kerja juga merupakan salah satu prinsip manajemen perkantoran yang tak boleh dilupakan. Suatu perusahaan harus dapat menjamin keamanan dan kesehatan kerja setiap karyawannya, baik sehat jasmani maupun rohani. Salah satu caranya dengan mengadakan pelatihan mengenai manajemen keselamatan dan kesehatan kerja. Tak hanya itu, perusahaan juga harus memiliki kebijakan terkait keselamatan dan kesehatan dengan jelas.

6. Evaluasi

Salah satu cara untuk mewujudkan manajemen perkantoran yang baik yakni dengan menerapkan prinsip evaluasi. Suatu perusahaan harus mampu mengukur kinerja dan tim dalam organisasi untuk mengevaluasi sejauh mana mereka mencapai tujuan dan sasaran bisnis yang ditetapkan. Agar evaluasi berhasil, pastikan evaluasi memiliki tujuan jelas, kriteria jelas, adil, teratur, umpan balik yang konstruktif, komunikasi efektif, perbaikan secara kontinu, dan pengakuan atas prestasi.

7. Pemimpin yang efektif

Kualitas seorang pemimpin sangat menentukan manajemen perkantoran. Agar pengelolaan sumber daya kantor berhasil berjalan dengan efektif dan efisien, seorang pemimpin harus memiliki visi misi yang jelas, kemampuan berkomunikasi yang baik, mampu memotivasi dan mengambil keputusan yang jelas. Selain itu, seorang pemimpin juga harus memiliki kemampuan beradaptasi, berpikiran terbuka, memfasilitasi karyawan, dan berorientasi pada hasil. 

Baca Juga: Cara Mudah Mengelola Absensi Karyawan Dengan Aplikasi

Manajemen Perkantoran Modern

Manajemen perkantoran modern berarti manajemen perkantoran dengan teknologi dan strategi mutakhir. Dalam hal ini, berarti manajemen perkantoran modern merupakan praktik dan proses pengelolaan operasional kantor yang menggunakan teknologi, sistem informasi, dan strategi manajemen terbaru untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kinerja bisnis secara keseluruhan. Meski menggunakan teknologi dan strategi mutakhir, manajemen perkantoran modern tetap memperhatikan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik, termasuk aspek-aspek seperti etika bisnis, keberlanjutan lingkungan, dan tanggung jawab sosial perusahaan. 

Manajemen perkantoran modern memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:

1. Planning

Fungsi perencanaan atau planning dalam manajemen perkantoran modern berguna untuk menentukan seluruh strategi dan tindakan untuk menyentuh seluruh target yang diinginkan. Perusahaan harus menentukan tujuan jangka pendek dan jangka panjang guna menyusun rencana dan merinci tugas untuk setiap sumber daya manusia.

2. Staffing

Staffing merupakan kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan tanggung jawabnya. Kegiatan ini mencakup banyak hal, seperti seleksi, rekrutmen, kompensasi, dan pelatihan. Tak kalah penting, dalam fungsi ini seorang manajer harus bisa menempatkan setiap orang pada posisi yang sesuai dengan kemampuan mereka sehingga tujuan perusahaan bisa dicapai. Agar lebih mudah, perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi karyawan dari majoo untuk membantu mengelola karyawan. Ini merupakan aplikasi terbaik bagi perusahaan atau bisnis untuk dapat memantau setiap kinerja para karyawan secara efektif dan efisien.

3. Commanding

Commanding atau pengarahan merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pemberian panduan, saran, pesan, dan instruksi dalam upaya untuk melaksanakan tugasnya. Fungsi ini bertujuan agar tugas yang dilakukan bisa dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

4. Controlling

Controlling atau fungsi pengendalian atau pengawasan diperlukan untuk mempertahankan sumber daya perusahaan, baik manusia maupun peralatan. Pengendalian dan pengawasan bertujuan untuk mencegah adanya penyimpangan sehingga tujuan perusahaan bisa tercapai.

Tips Manajemen Perkantoran

Agar manajemen perkantoran modern bisa berjalan dengan baik, berikut ini ada beberapa tips dalam pelaksanaanya.

• Menganalisis kinerja yang sudah berjalan

Menganalisis kinerja yang sudah berjalan berguna untuk menilai efisiensi dan efektivitas kerja yang sudah dilakukan. Hasil analisis bisa digunakan untuk strategi ke depan mengenai kinerja dan tugas yang akan dilakukan. Dengan begitu, pihak manajemen bisa mengatur tindakan dan strategi sebaik mungkin.

• Menerapkan pola kepemimpinan yang sesuai

Pola kepemimpinan menjadi salah satu hal penting dalam pengelolaan sebuah perusahaan. Karena itu,  seorang pemimpin harus bisa menyesuaikan pola kepemimpinan dengan kondisi yang ada. Selain itu, visi misi seorang pemimpin maupun perusahaan harus jelas agar lebih terarah dalam menentukan tindakan dan strategi kedepannya.

• Membuat alur kerja

Alur kerja yang jelas akan membantu anggota tim untuk lebih mudah memahami tugas-tugas yang akan mereka kerjakan. Dampaknya, pekerjaan yang dilakukan menjadi lebih teratur dan kesalahan yang terjadi dapat diminimalkan. Itu sebabnya, suatu perusahaan harus menerapkan Standard Operational Procedure atau SOP untuk setiap tugas dan  pekerjaan.

• Sharing dengan sesama tim

Sharing merupakan salah satu cara untuk memaksimalkan manajemen perkantoran. Sebab, melalui sharing anggota tim maupun pimpinan bisa menjadi lebih paham mengenai hal-hal apa saja yang terjadi. Selain itu, sharing juga bisa menjadi ajang untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan untuk masing-masing individu. Dengan begitu, kegiatan sharing menjadi salah satu strategi untuk mengoptimalkan manajemen perkantoran.

• Melakukan evaluasi

Evaluasi berguna untuk menilai dan memperbaiki terhadap kinerja dan sumber daya kantor, seperti karyawan maupun peralatan. Adanya evaluasi berguna untuk menjaga agar kinerja dari suatu perusahaan tidak merosot, bahkan dengan evaluasi harapannya suatu perusahaan bisa lebih lebih baik. Itu sebabnya, evaluasi juga merupakan salah satu cara untuk mengoptimalkan manajemen perkantoran.

Baca Juga: Evaluasi Kinerja Karyawan: Pengertian, Tujuan, Contoh

Teknologi dalam Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran modern biasanya memang sudah menggunakan teknologi yang mutakhir. Teknologi manajemen perkantoran berguna untuk membantu seluruh kegiatan perkantoran, seperti mencatat, mengolah, memperbanyak, mengirim, menyimpan, maupun lainnya. Dalam manajemen perkantoran, teknologi berguna untuk membantu mengelola sumber daya manusia, mempermudah pekerjaan, mengefisiensikan pekerjaan, dan meningkatkan mutu hasil pekerjaan. Dengan demikian, penggunaan teknologi sangat membantu pekerjaan menjadi lebih mudah, efisien, dan hemat.

Sumber:

• https://www.linovhr.com/manajemen-perkantoran/

• https://www.suratresmi.net/manajemen-perkantoran/

• https://glints.com/id/lowongan/tips-memaksimalkan-manajemen-kantor/#.ZE0eknZBzIV

• https://www.freepik.com