Surat Keputusan Kerja? Untuk Apa dan Bagaimana Cara Buatnya?

Pikiran apa yang muncul saat mendengar istilah ‘surat keputusan’? Apakah sesuatu yang sangat formal sekali; terasa resmi dan menakutkan, mungkin?

Sebenarnya anggapan tersebut tidak sepenuhnya salah karena surat yang satu ini memang dapat digolongkan sebagai dokumen resmi yang tak bisa dibuat secara asal dan sembarangan. Namun, bisa jadi anggapan tersebut muncul karena kita sendiri yang tidak benar-benar memahami apa yang dimaksud dengan surat keputusan.

Oleh karena itu, mari kita bahas bersama-sama serba-serbi seputar dokumen yang satu ini sekaligus cara membuatnya, yuk!

Apa yang Dimaksud dengan Surat Keputusan?

Secara umum, surat keputusan adalah sebuah dokumen tertulis yang memuat ketetapan tertentu dari suatu badan, lembaga, maupun organisasi, dengan basis aturan perundang-undangan yang berlaku.

Nah, karena substansi di dalamnya dibuat berdasarkan aturan perundang-undangan, dokumen yang satu ini bersifat mengikat secara final, individu, dan juga konkret. Artinya, keputusan yang tercantum sudah tidak dapat diubah lagi kecuali ada surat keputusan lain yang dibuat setelahnya untuk menganulir keputusan tersebut.

Selain itu, pemberitahuan keputusan ini umumnya bersifat rahasia atau bukan sesuatu yang perlu diketahui secara umum, sehingga distribusinya pun dilakukan secara personal, tidak melalui saluran bersama seperti surat edaran maupun imbauan.

Mempertimbangkan sifatnya tersebut, ketetapan-ketetapan yang ingin dicantumkan ke dalam dokumen ini sebaiknya juga merupakan ketetapan yang sudah final dan tidak akan diubah dalam waktu dekat. Sifat dari keputusan yang diambil tersebut sebaiknya juga dapat menunjukkan urgensi tertentu, sehingga penerima surat dapat memahami dengan baik kepentingan yang ingin disampaikan melalui surat tersebut.

Apa, sih, fungsi sebenarnya dari surat keputusan kerja?

Fungsi Surat Keputusan Kerja

Salah satu contoh surat keputusan kerja yang paling sering diedarkan adalah surat-surat yang memuat keputusan terkait perubahan posisi maupun jabatan. Sebagai contoh, ketika seorang karyawan menunjukkan performa yang baik sehingga perusahaan memutuskan untuk menaikkan gajinya, keputusan tersebut dapat disampaikan melalui penerbitan surat keputusan kerja.

Pertanyaannya, mengapa penerbitan surat tersebut perlu dilakukan? Apa fungsi yang dimilikinya?

Seperti yang sudah disampaikan sebelumnya, ketetapan tertulis ini dibuat dengan mempertimbangkan peraturan perundang-undangan sehingga memiliki kekuatan hukum yang mengikat pemberi maupun penerima keputusan tersebut. Dengan sifat-sifat yang dimilikinya, baik karyawan yang menerima surat keputusan maupun perusahaan yang menerbitkannya dapat memanfaatkannya sebagai pegangan dalam menuntut hak yang dimilikinya sesuai dengan ketetapan yang tercantum di dalamnya.

Contohnya saja keputusan kenaikan gaji untuk karyawan tertentu, apabila tidak ditetapkan dalam sebuah dokumen formal yang tertulis, karyawan pun akan kesulitan untuk membuktikan bahwa dirinya memang berhak untuk menerima kenaikan gaji ketika staf bagian keuangan, misalnya saja, masih membayarkan gaji dengan penghitungan yang lama. Sebaliknya, apabila sudah ditetapkan dalam dokumen formal yang tertulis, karyawan pun dapat menunjukkannya kapan saja dan meminta staf bagian keuangan tersebut agar patuh membayarkan gaji sesuai dengan haknya.

Baca juga: Pengertian, Jenis, dan Tugas Karyawan

Komponen Penting dalam Surat Keputusan Kerja

Melihat sifat yang dimilikinya, tentu sudah terbayang, dong, bahwa surat keputusan kerja tak boleh dibuat secara asal. Terlebih keputusan yang tercantum dalam dokumen ini nantinya memuat ketetapan-ketetapan yang sudah final.

Oleh karena itu, dalam pembuatannya, ada beberapa komponen yang sama sekali tidak boleh terlewat. Ketiga komponen inilah yang nantinya dapat memastikan bahwa keputusan yang tercantum di dalamnya juga tidak ditetapkan secara sembarangan.

Bagi pemilik usaha yang ingin menerbitkan surat keputusan kerja, pastikan dalam dokumen yang tengah disusun terdapat komponen-komponen berikut:

1. Konsiderans

Konsiderans merupakan bagian dari surat keputusan yang dapat difungsikan sebagai fondasi dari keseluruhan dokumen. Mengapa bisa demikian? Mudah saja, karena bagian konsiderans ini merupakan pertimbangan-pertimbangan yang diambil dalam mengambil keputusan yang ingin dicantumkan.

Melalui konsiderans, penerima surat dapat memahami dasar-dasar yang diambil dalam membuat keputusan, sehingga dapat memahami pula urgensi dari pengambilan keputusan tersebut dan mengapa sifatnya mengikat. Tak jarang, bagian konsiderans ini diisi dengan peraturan perundang-undangan maupun keputusan terdahulu yang mendukung penetapan keputusan dalam surat tersebut.

Selain peraturan resmi yang secara hukum sifatnya mengikat, bagian konsiderans juga dapat diisi dengan usulan-usulan maupun pertimbangan apa pun yang dapat memaparkan alur logika yang jelas terhadap keputusan yang diambil, sehingga penetapan keputusan tersebut dapat dipahami dengan baik.

Tanpa adanya konsiderans, atau ketika bagian konsiderans diisi dengan pertimbangan yang tidak berkaitan dengan perihal yang dibahas, sebuah keputusan akan terasa semena-mena karena tidak memiliki dasar yang jelas. Untuk alasan yang sama, bagian konsiderans ini setidaknya harus memuat dua pertimbangan yang dinyatakan secara eksplisit untuk mendukung pengambilan keputusan.

2. Desideratum

Jika konsiderans merupakan dasar-dasar pertimbangan yang digunakan dalam pengambilan keputusan, bagian desideratum menjelaskan tujuan diambilnya keputusan tersebut.

Keberadaan desideratum dapat membantu penerima keputusan dalam memahami arah pengambilan keputusan tersebut, misalnya saja ketika seorang karyawan diputuskan untuk menerima kenaikan gaji, melalui desideratum ini karyawan tersebut dapat mengetahui apa yang bisa dilakukannya dengan tambahan gaji yang akan diterimanya.

Tentu saja karena tujuan pengambilan keputusan bisa diterima secara berbeda berdasarkan persepsi yang dimiliki oleh pembuat serta penerima keputusan, desideratum ini umumnya dijabarkan secara implisit atau samar, tidak seperti konsiderans yang memang harus dipaparkan secara eksplisit atau jelas. Uniknya, karena sifatnya yang cukup fleksibel, desideratum dapat disematkan pada bagian konsiderans maupun diktum.

Sebagai contoh, dalam surat keputusan, tak jarang kita membaca kalimat ‘Keputusan ini disampaikan untuk diketahui dan dilaksanakan sebagaimana mestinya’. Nah, kalimat ini sebenarnya merupakan desideratum atau tujuan pengambilan keputusan, yaitu agar penerima keputusan dapat mengetahui keputusan yang telah diambil dan menjalankannya sesuai dengan ketetapan.

Dapat kita lihat bahwa kalimat yang dijadikan contoh di atas tidak secara gamblang menjelaskan apa yang harus dilakukan oleh penerima keputusan, tetapi hanya menjelaskan sebatas ‘sebagaimana mestinya’, kan?

Baca juga: Menerapkan Format dan Contoh Slip Gaji Karyawan secara Tepat

3. Diktum

Bagian diktum dalam sebuah surat keputusan kerja merupakan bagian yang secara jelas menjabarkan keseluruhan ketetapan atau keputusan yang telah diambil terkait penerima keputusan tersebut. Dengan kata lain, diktum merupakan inti dari dokumen formal yang satu ini.

Agar diktum dapat lebih menonjol sebagai bagian inti, umumnya diktum akan diawali dengan istilah-istilah yang jelas seperti ‘menetapkan’ atau ‘memutuskan’. Tak jarang pula penulisan istilah tersebut dilakukan dengan huruf kapital sehingga penerima keputusan pun dapat langsung mengetahui poin-poin ketetapan yang harus diperhatikan dengan baik.

Untuk isi ketetapannya sendiri, diktum dapat memuat beberapa keputusan sekaligus selama masih berkaitan dengan konsiderans yang menjadi dasar pengambilan keputusannya. Untuk diktum yang berisi lebih dari satu keputusan, pemberi keputusan dapat menampilkannya dalam daftar ketetapan yang ditandai dengan poin atau nomor.

Namun, bukan berarti diktum harus ditulis dalam bentuk bullet list, lho! Jika memang surat tersebut hanya memuat satu keputusan saja, diktum dapat dituliskan dalam bentuk paragraf selama isinya memang dapat dengan mudah dipahami dan secara lengkap menjelaskan poin keputusan yang telah diambil.

Membuat Contoh Surat Keputusan Sederhana

Setelah mengetahui komponen-komponen yang dibutuhkan, sekarang saatnya kita mencoba menerapkannya dalam contoh surat keputusan sederhana berikut:

Dari contoh surat keputusan sederhana di atas, terdapat keputusan untuk meningkatkan gaji penerima keputusan sebesar 30% dengan pertimbangan performa yang telah ditunjukkannya.

Baca juga: 9 Faktor Kinerja Karyawan yang Perlu Diketahui

Membuat Contoh Surat Keputusan Kerja

Contoh surat keputusan kerja yang bisa dibuat dapat mengacu kepada komponen-komponen utama pembuatan keputusan, yaitu memiliki konsiderans, desideratum, dan juga diktum. Coba perhatikan contoh berikut:

Konsiderans, desideratum, serta diktum pada contoh surat keputusan kerja di atas disampaikan secara runut dan formal sehingga Cantika Putri dapat mengetahui dasar-dasar yang dipertimbangkan dengan keputusan untuk memindahkannya dari Marketing ke Product.

Membuat Contoh Surat Keputusan Organisasi

Contoh surat keputusan organisasi sebenarnya tak jauh berbeda dengan contoh-contoh yang sudah disampaikan di atas, karena format penulisan yang digunakan pun akan kurang lebih sama. Jikalau ada perbedaan, umumnya karena sifat sebuah organisasi berbeda dengan sifat sebuah perusahaan kerja.

Akan tetapi, dasar-dasar yang digunakan dalam menyusun contoh surat keputusan organisasi akan tetap sama, yaitu menjelaskan pertimbangan pengambilan keputusan dalam bagian konsiderans, secara implisit menyampaikan tujuan diambilnya keputusan tersebut dalam desideratum, dan menjabarkan keputusan yang diambil dalam diktum.

Nah, sebenarnya membuat surat keputusan bukanlah perkara yang terlalu rumit dan menyeramkan, kan? Jika memang dibutuhkan, jangan ragu untuk menerbitkan dokumen formal serupa, karena bagaimanapun juga, surat semacam ini dapat dijadikan landasan pula oleh karyawan dalam menjalankan tugas-tugasnya.

Agar pengelolaan karyawan dapat lebih maksimal, pemilik usaha juga dapat memanfaatkan aplikasi majoo yang sudah dilengkapi dengan berbagai fitur unggulan seperti pencatatan absensi dan juga penghitungan bonus maupun komisi karyawan. Menarik sekali, kan? Yuk, sekarang saat yang tepat untuk berlangganan layanan aplikasi majoo!

Baca juga: 7 Aplikasi Absensi Karyawan Online Beserta Manfaatnya